Guide daccompagnement Dmarche pour structurer un changement dans

Guide d'accompagnement : Démarche pour structurer un changement dans votre organisation Colloque sur les nouvelles technologies Fédération des établissements d'enseignement privés Vincent Tanguay 28 novembre 2001

Plan de la présentation 1. Une démarche, mais pourquoi? 2. Quelques rappels 3. Une approche de gestion du changement 4. Rappel des événements clés dans le temps 5. Les éléments de la démarche institutionnelle 6. L'organisation de la démarche institutionnelle La conclusion © AGTI SERVICES CONSEILS

1. Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? . . . ? ? ? © AGTI SERVICES CONSEILS

1. Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? » Amener les personnes vers quelque chose de nouveau, vers de nouveaux sommets » Intégrer les personnes dans le processus » Les sensibiliser » Les motiver » Les accompagner Pour respecter notre personnel et être conscient que le changement se construit de bas en haut © AGTI SERVICES CONSEILS

1. Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? "Pour créer un espace éducatif qui valorise tout le personnel et les amène vers de nouveaux sommets" © AGTI SERVICES CONSEILS

1. Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? » Pour structurer le changement, l'inscrire dans un continuum » Pour mieux gérer le processus et contrer l'improvisation » Pour se féliciter de nos victoires et évaluer le chemin à parcourir » . . . © AGTI SERVICES CONSEILS

2. Un rappel: la courbe du changement Visibilité. Motivation. Inflation des attentes Leader en avant Mieux qu'avant Prise de conscience de l'effort et de la complexité Gestion efficace du changement Désillusion Temps Courbe d'intégration d'une technologie de Gartner © AGTI SERVICES CONSEILS

La gestion du changement: La démarche telle que présentée en juin. Elle a été améliorée pour inscrire davantage le processus de changement dans un continuum (voir acétate suivante) Accompagnement dans la gestion de la transition Impacts sur l'organisation du travail Impacts sur les profils de compétences: imputabilité, . . . Plan de Communication: sensibilisation, information, . . . Plan de transfert de connaissances: coaching, . . . Stratégie © AGTI SERVICES CONSEILS rôles, habilitation, Organisation formation, laboratoire, Réalisation Évaluation

3. Une approche en gestion du changement : schéma général Stratégie i at Se ib s n MOYENS ilisa tion Gestion des impacts et des résistances Formation et transfert des connaissances és dh A n tio a gr io n té Mise à niveau des ressources humaines Appropriation Réalisation Gestion de la transition Organisation Communication In Évaluation ilis Mob on

3. Une approche gestion du changement : 1 re phase Stratégie i at ilis Se ib s n Mob on ilisa MOYENS tion vision objectifs orientations n té In enjeux io és A n io dh at gr bénéfices Appropriation Adaptation au contexte et au besoin Gestion de la transition

3. Une approche gestion du changement : 2 e phase i at ilis Se ib s n Mob on ilisa MOYENS tion n io és dh A Gestion des impacts n tio a gr té In Mise en place de la gestion de la transition Appropriation Gestion de la transition Organisation Établissement d'un cadre de gestion

3. Une approche gestion du changement : 3 e phase i at ilis Se ib s n Mob on ilisa tion MOYENS Élaboration et actualisation n g té In des opérations n A dh tio ra és io de mise en œuvre Appropriation Réalisation Gestion de la transition

3. Une approche gestion du changement : 4 e phase i at Se ib s n ilisa MOYENS tion Définition des mesures de suivi n io és A io dh at gr té n Évaluation de la stratégie de gestion du changement : appropriation, satisfaction, bénéfices retirés In Évaluation ilis Mob on Appropriation Gestion de la transition

3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement Stratégie gr a tio n n té A In Information Employés peuvent nommer et expliquer les changements. Possibilités confusion et rumeurs tion Appropriation Réalisation Gestion de la transition Organisation Évaluation n Se MOYENS ilisa és io sib Mob dh il n io t isa

3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement Stratégie io n n io gr at és té Dialogue et échange Employés comprennent les motifs, voient les bénéfices et les enjeux du changement dh In MOYENS tion A Se ib s n ilisa Appropriation Réalisation Gestion de la transition Organisation Évaluation a li is Mob n tio

3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement Stratégie n Appropriation Réalisation Gestion de la transition Organisation io at gr Changement est implanté Employés sont en transition. Feedbacks nombreux et positifs io MOYENS tion és Se té In Évaluation ib s n a li is ilisa dh Mob n it o

3. Une approche gestion du changement : les cycles du changement Stratégie Appropriation Réalisation Gestion de la transition n io Organisation n io at gr té Ce que l'on fait apparaît comme normal Ajustements, habiletés à parfaire pour que les gens se sentent en maîtrise tion és MOYENS ilisa dh n Se Mob A sib In Évaluation il n io t isa

3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement ilisa MOYENS n A io Appropriation Réalisation Gestion de la transition Organisation Changement est opéré, fait partie du contexte. Comment a-t-on pu faire autrement? Retour à la stabilité. Amorce d'un nouveau cycle de changement tion io n n Se isa l Mob n tio dh és i sib at gr té In Évaluation Stratégie

3. Une approche gestion du changement : moyens ou leviers io n tion Gestion des impacts et des résistances Communication Mise à niveau des ressources humaines Appropriation Réalisation Gestion de la transition io n Formation et transfert des connaissances és at MOYENS ilisa dh ég r Mob A Évaluation nt Stratégie Organisation Objectifs: • faciliter la transition vers la situation cible • mettre en œuvre les n stratégies pour gérer io t les impacts surilla isa culture et lessib n ressources Se humaines • engager l'institution dans une démarche d'amélioration continue I

Une démarche sur la gestion du changement, est-ce trop complexe? . . . ? ? ? © AGTI SERVICES CONSEILS

4. Rappel des événements clés dans le temps Gestion du changement Besoins . Vision Capacités changement Meilleures pratiques Contraintes Choix possibles Orientations stratégiques Vision Illustration du changement Objectif: novembre 2001 © AGTI SERVICES CONSEILS Ma rs Capacités investissement des personnes et de l'institution 20 02 Équipes de Impacts Faisabilité Ju in Stratégie d'implantation projet 20 02 Plan d'action An 1 Budget disponible An 2 An 3 Gestion de la transition

5. La démarche institutionnelle STRATÉGIQUE TACTIQUE OPÉRATIONNEL Planifie, organise et orchestre les actions-clés du changement Mission Vision Vérification régulière de la présence des indicateurs de succès Évaluation Plan d'action Plan de la transformation Capacité et volonté Développement Gestion du changement * Accompagnement © AGTI SERVICES CONSEILS Implantation du changement

5. Démarche institutionnelle: plan de la transformation Voir le plan d'ensemble de la démarche Définir un Plan d'action Dégager une vision Préciser des actions à court terme Actions structurantes Plan d'action An 1 Plan d'action An 2 Plan d'action An 3 Actions opérationnelles Comité de projets Comité directeur 2002 © AGTI SERVICES CONSEILS 2005

5. Démarche institutionnelle troisième étape: plan de la transformation. Éléments à considérer Les valeurs 8 Culture organisationnelle 8 Qualités des services 8 Relations élèves Les attentes Les cibles 8 Relations parents et besoins retenues 8 Relations avec personnel. . . 8 Collaborations internes 8 Formation et externes 8 Situation d'apprentissage 8 Accès 8 Soutien logistique 8 Gestion des 8 Soutien pédagogique connaissances 8 Information VISION 8 Éléments à intégrer à la 8 Communication interne démarche et externe d'apprentissage 8 Collaboration 8 Formation 8 Gestion des ressources humaines 8 Autonomisation, formation 8 Imputabilité Vers un nouveau 8 Profil de compétence 8 Rôles et modèle responsabilités organisationnel Le personnel © AGTI SERVICES CONSEILS

. 6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Ceux avec lesquels il est possible de construire Bien connaître son école Identifier le groupe dominant dans l'école 1. Entrepreneurs 2 Craintifs 3. Chercheurs de reconnaissance 4. Réticents © AGTI SERVICES CONSEILS Contexte de projet • Ouvrir des forums avec les élèves • Connaître les attentes des élèves • Revoir les processus de fonctionnement internes • Créer des communautés de pratiques internes et externes

. 6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Créer un consensus Bien connaître son école 1. Deux cultures 2. Deux présomptions 3. Faire preuve de leadership pour gérer les tensions 4. Les bottines suivent les babines Deux façons de voir Technologues leadership - communications © AGTI SERVICES CONSEILS Académiques

. 6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Créer un consensus Bien connaître son école Manager la complexité dans la transformation de l'environnement Contrôle Influence Structure commune Processus différents Renforcer et soutenir la coopération Recycler et réutiliser Encourager la diversité © AGTI SERVICES CONSEILS

. 6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Créer un consensus Bien connaître son école Manager la complexité dans la transformation de l'environnement Modifier les rôles et responsabilités Prépare le chemin et guide par une utilisation intelligente et mesurée © AGTI SERVICES CONSEILS Rôle du matériel Rôle de l'enseignant (guide) Rôle de la communication Responsabilités et manière Parents - école École-parents Enseignants-élèves Élèves-élèves

Vous visez là ! Conclusion Gérer le changement et la transition J C'est une approche de plus en plus utilisée J Ce n'est pas magique J C'est engageant et exigeant J C'est la seule formule gagnante J Un défi à relever en équipe Vous êtes ici ! J Avec un vrai leader Accessible, mais ne pas brûler les étapes