Guida alla Pubblicit ed allaccesso agli Atti della

Guida alla Pubblicità ed all’accesso agli Atti della Scuola A cura di Cinzia Olivieri 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 1

Indice DPR 416/74 Pubblicità degli atti CM 105/75 Regolamento tipo Il rilascio copie prima della L 241/90 sul procedimento amministrativo L 241/90 modalità di accesso L 241/90 Diniego o differimento all’accesso Costi di riproduzione e imposta di bollo Accoglimento della richiesta di accesso Dlgs 297/94 Pubblicità degli atti DPR 275/99 Reclamo DPR 184/06 Commissione per l’accesso Semplificazione e trasparenza Limiti in materia di privacy Ricorso al TAR Modello di istanza di accesso 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 2

Dpr 416/74 Pubblicità degli atti Già il Dpr 416/74 prevedeva (Art. 27) la Pubblicità degli atti del consiglio di circolo o di istituto “in apposito albo della scuola” escludendone solo “gli atti concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato”. I regolamenti interni potevano disciplinare quanto non previsto dal decreto come disposto dall’Art. 37 che precisava che gli organi della scuola “operano sulla base di regolamenti tipo predisposti dal Ministero”. Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 3

CM 105/75 Regolamento tipo Il “regolamento tipo” predisposto dal Ministero, la CM 105/75, ha quindi previsto all’art. 13 che “La pubblicità degli atti del consiglio di circolo o di istituto, deve avvenire mediante affissione in apposito albo di circolo o di istituto, della copia integrale - sottoscritta e autenticata dal segretario del consiglio - del testo delle deliberazioni” (dunque non del verbale), “entro il termine massimo di otto giorni dalla relativa seduta del consiglio e la durata della stessa per un periodo di 10 giorni” Si ribadisce il divieto per “gli atti e le deliberazioni concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato” Inoltre, “i verbali e tutti gli atti scritti preparatori” (ancora distinguendo tra delibera e verbale) sono depositati in segreteria “e - per lo stesso periodo – esibiti” (senza particolare ritualità) “a chiunque ne faccia richiesta” Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 4

Il rilascio copie prima della L 241/90 La CM 193/77 richiama la L 390/71 per la disciplina sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e l'autenticazione di firme Già la Nota del 21 maggio 1980 aveva precisato che “gli atti degli organi collegiali della scuola devono essere tenuti a disposizione dei membri degli organi stessi; di essi può essere rilasciata copia ai membri predetti, in relazione alla funzione che sono chiamati a svolgere” Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 5

L 241/90 sul procedimento amministrativo La L 241/90 nel dettare “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” dispone che (art. 1) “L’attività amministrativa … è retta da criteri di economicità, di efficacia, di imparzialità, di pubblicità e di trasparenza” (art. 3) Ogni provvedimento amministrativo generalmente dovrà essere motivato Inoltre (art. 22) tutti i documenti amministrativi sono accessibili, con la sola eccezione di quelli indicati dalla stessa legge all’art. 24 (che disciplina i casi di esclusione) e con i limiti poi previsti dal Dlgs 196/03 (cd. Legge privacy) Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 6

L 241/90 sul procedimento amministrativo Per l’esercizio del diritto di accesso, cioè per “prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi; ” occorre avere un interesse, “diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso; ” che non comprometta il diritto alla riservatezza di eventuali controinteressati” (art. 22 L 241/90 ) 03. 2015 Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti 7

L 241/90 modalità di accesso “Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi”. “L'esame dei documenti è gratuito”. “Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura” Possono aggiungersi i diritti di autentica “La richiesta di accesso ai documenti deve essere motivata. Essa deve essere rivolta all'amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente” “Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell'accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti dall'articolo 24 e debbono essere motivati” (estratto dall’art. 25) 03. 2015 Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti 8

L 241/90 Diniego o differimento all’accesso L’art. 25 prevede che “Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta” “In caso di diniego dell'accesso, espresso o tacito, o di differimento, il richiedente può - presentare ricorso al tribunale amministrativo regionale - Chiedere il riesame al Difensore Civico per gli atti delle amministrazioni comunali, provinciali e regionali - Presentare istanza alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi per gli atti delle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti Torna all’indice 9

Costi di riproduzione e imposta di bollo La visione è gratuita Per quanto invece riguarda il rilascio copie, successivamente alla L 241/90 sono intervenute alcune circolari ministeriali a disciplinare l’esercizio del diritto di accesso fissando il rimborso dei soli costi di riproduzione mediante marche da bollo (ora contrassegni telematici). Tra queste la CM 94/94, avente ad oggetto il “Pagamento dell'imposta di bollo sull'istanza di accesso e sulle copie di documenti amministrativi rilasciate ai sensi della Legge 241/90” È stabilito che non è dovuta l'imposta di bollo tanto sulla richiesta di accesso, quanto sulla copia informe eventualmente rilasciata È invece assoggettabile a bollo la copia conforme eventualmente richiesta cioè quando la copia spedita - su richiesta dell'interessato - in forma autentica Si richiamano per gli importi il DMEF del 24. 05 ed il DMEF del 05. 01. 2012 La materia dovrebbe essere regolamentata dai singoli enti. Sebbene la DIRETTIVA 28 FEBBRAIO 1994, n. 27720/1749 sembra indicare che la marca sia apposta sulla copia, il DPR 115/02 all’art. 285 dispone, in materia di spese di giustizia, che la marca sia apposta sull'istanza o in particolare sull'originale, che viene fotocopiato con il bollo 03. 2015 Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti 10

Costi di riproduzione e imposta di bollo Per gli atti richiesti in copia conforme, dovranno essere corrisposte le necessarie marche da bollo da € 16, 00 per ogni 4 facciate (un foglio) Per gli atti richiesti in copia semplice, in generale l’interessato deve corrispondere i costi di riproduzione e cioè per il rilascio di copie in carta semplice il costo è di 0, 26 centesimi per le prime due copie e 0, 52 per le due copie successive e così di seguito Per gli atti in sola visione senza estrazione o rilascio copia, l’accesso è gratuito La Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, nella seduta del 13 settembre 2011 ha stabilito che normalmente “I diritti di ricerca e di visura possono essere richiesti legittimamente dall’Ente in sede di rilascio di copie in quanto per costo – secondo la giurisprudenza amministrativa (cfr. C. d. S. , Sez. V 25 ottobre 1999, n. 1709), alla quale si è allineata anche quella della Commissione (cfr. parere 1 luglio 2008) – non deve intendersi solo quello di riproduzione del documento, ma anche tutti gli altri sostenuti dall’amministrazione, quali, per esempio, quelli concernenti la ricerca dei documenti e/o l’istruzione della pratica, ma in questo caso l’importo (che non può essere predeterminato a livello generale, ma deve costituire oggetto di responsabile valutazione da parte di ogni singola amministrazione) deve essere equo e non esoso, in quanto la richiesta di un importo elevato costituisce un limite all’esercizio del diritto di accesso, stante il dettato dell’art. 25, comma 1 della legge n. 241/90, in forza del quale l’esame dei documenti è gratuito e il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura. ” (DPR 642/72 come modificato dal DPR 955/82 ; CM 163/93 e Direttiva 19 marzo 1993, n. 27720/928/46 -UCA): Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 11

Accoglimento della richiesta di accesso L’atto di accoglimento della richiesta di accesso deve contenere l’indicazione dell’ufficio e delle sede a cui rivolgersi nonché di un congruo tempo, non inferiore a 15 giorni, per la visione e la copia L’accoglimento della richiesta di accesso ad un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti in esso richiamati o relativi allo stesso procedimento L’esame avviene dal richiedente o persona da lui indicata presso la sede indicata nelle ore di ufficio alla presenza eventuale di personale addetto Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 12

Dlgs 297/94 Pubblicità degli atti Il Dlgs 297/94 ribadisce all’art. 43 il principio di pubblicità degli atti del consiglio di circolo o di istituto “in apposito albo della scuola”, sempre con l’esclusione degli “atti concernenti singole persone, salvo contraria richiesta dell'interessato” precisando altresì che “Si osservano inoltre le disposizioni in materia di accesso ai documenti amministrativi, di cui alla legge 7 agosto 1990 n. 241”. Infatti per il Consiglio di Stato (sent. N. 7283/03) il diritto di accesso non è soddisfatto con la sola pubblicità dell’atto Il successivo art. 40 rinvia ancora ai “Regolamenti tipo” predisposti dal Ministero per la disciplina di quanto non previsto dal decreto. L’unico resta la CM 105/75 Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 13

DPR 275/99 Reclamo La pubblicità dell’intero provvedimento è importante e necessaria anche ai fini del “reclamo”. Infatti l’art. 14 comma 7 del Dpr 275/99 stabilisce: “I provvedimenti adottati dalle istituzioni scolastiche, fatte salve le specifiche disposizioni in materia di disciplina del personale e degli studenti, divengono definitivi il quindicesimo giorno dalla data della loro pubblicazione nell'albo della scuola. Entro tale termine, chiunque abbia interesse può proporre reclamo all'organo che ha adottato l'atto, che deve pronunciarsi sul reclamo stesso nel termine di trenta giorni, decorso il quale l'atto diviene definitivo. Gli atti divengono altresì definitivi a seguito della decisione sul reclamo”. Pertanto i “provvedimenti” (neanche qui si parla di “deliberazioni”) devono essere pubblicati affinché chi abbia interesse possa averne conoscenza ed impugnarli nel termine che decorre appunto dalla pubblicazione 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti Torna all’indice 14

DPR 184/06 Commissione per l’accesso Ulteriori chiarimenti in materia di accesso agli atti sono stati introdotti dal DPR 184/06 “Regolamento sull’accesso ai documenti amministrativi” che ha sostituito il DPR 352/92 che all’Art. 12 ha disciplinato le modalità di ricorso alla Commissione per l'accesso istituita dall’art. 27 della L 241/90 presso la Presidenza del Consiglio dei ministri avverso il diniego espresso o tacito dell'accesso ovvero avverso il provvedimento di differimento Il ricorso – anche utilizzando il modulo presente nel sito - è trasmesso mediante raccomandata con avviso di ricevimento indirizzata alla Presidenza del Consiglio dei Ministri ovvero anche a mezzo fax o per via telematica e notificato agli eventuali controinteressati, entro trenta giorni dalla conoscenza del provvedimento impugnato o dalla formazione del silenzio rigetto sulla richiesta d'accesso. Il ricorso deve contenere a) le generalità del ricorrente; b) la sommaria esposizione dell'interesse al ricorso; c) la sommaria esposizione dei fatti; d) l'indicazione dell'indirizzo al quale dovranno pervenire, anche a mezzo fax o per via telematica, le decisioni della Commissione. E devono essere allegati: a) il provvedimento impugnato, salvo il caso di impugnazione di silenzio rigetto; b) le ricevute dell'avvenuta spedizione, con raccomandata con avviso di ricevimento, di copia del ricorso ai controinteressati In caso di mancata risposta entro 30 giorni, il ricorso si intende respinto; ove invece la Commissione rilevi l’illegittimità del provvedimento lo comunica all’autorità che lo ha emanato la quale nei successivi 30 giorni può confermarlo motivatamente Tale ricorso è alternativo o successivo a quello al TAR (sull’argomento Tar Lazio n. 3675/08) 03. 2015 Torna all’indice bozza - sono graditi suggerimenti 15

Semplificazione e Trasparenza Innovazioni in materia di pubblicità e trasparenza della Pubblica Amministrazione sono state introdotte dalla L 69/09 In particolare l’art. 32 ha stabilito che, dal 1º gennaio 2011, “gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione” nei siti informatici Sempre in attuazione al principio di trasparenza il Dlgs 150/09 all’art. 11 ha dato disposizioni in materia Torna all’indice 03. 2015

Limiti in materia di privacy Limiti alla pubblicità degli atti, per bilanciare l’interesse all’accesso e quello alla riservatezza, sono introdotti dal Dlgs 196/03 (Codice In Materia Di Protezione Dei Dati Personali) che stabilisce restrizioni al trattamento di sensibili (es. di tipo sanitario o giudiziari) Nel sito del Garante per la protezione di dati personali sono pubblicate le Linee Guida che forniscono indicazioni in relazione al trattamento di dati personali In caso in cui l’accesso sia negato o differito per motivi inerenti i dati personali di terzi la Commissione per l’accesso decide sentito il Parere del Garante che si pronuncia entro 10 giorni dalla richiesta. Sul rapporto tra accesso e riservatezza si è espresso il Consiglio di Stato con la sentenza n. 2511/08 Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 17

Ricorso al TAR Come previsto all’art. 23 del Codice del processo amministrativo in caso di ricorso in materia di accesso il ricorrente può stare in giudizio personalmente senza l’assistenza di un avvocato Tuttavia vi è obbligo di notifica ad almeno un controinteressato che possa subire pregiudizio dalla conoscenza dei documenti oggetto dell’accesso Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 18

Modello di istanza di accesso Un modello di accesso agli atti: Al Dirigente Scolastico Dell’Istituto ________ OGGETTO : Istanza di visione/copia di documenti amministrativi ai sensi della Legge 241/1990 e successive modifiche Il/la/i sottoscritto/a/i _________ , nato/a a _________Il ________ residente in _________ alla Via _______________ in qualità di (genitore dell’alunno/a______ iscritto/a per l’as____ alla classe _____ sez. ____ di codesto istituto ovvero rappresentante della classe ____; consigliere; membro di giunta ecc. ) CHIEDE ai sensi della Legge 241/1990 e successive modificazioni ed integrazioni di poter esaminare ed eventualmente ottenere copia semplice o autentica – i cui relativi costi saranno posti nel caso a carico del/la/i sottoscritto/a/i - della seguente documentazione : …………………. I motivi della suddetta richiesta sono: _____________, li…………… Firma _____________ Torna all’indice 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 19

Guida alla Pubblicità ed all’Accesso agli Atti della Scuola Grazie per l’attenzione A cura di Cinzia Olivieri cinzia_olivieri@yahoo. it Sportello Genitori Studenti e Scuola http: //www. edscuola. it/archivio/famiglie/famsportello. html 03. 2015 bozza - sono graditi suggerimenti 20