GUIA PRTICO PARA CONDUO DA MELHORIA DE PROCESSOS

GUIA PRÁTICO PARA CONDUÇÃO DA MELHORIA DE PROCESSOS DA SEFAZ P: DASAAPDI - RESERVADODesenvolvimento_OrganizacionalModelo_OperacionalGUIA PRATICO P_CONDUCAO MELHORIA PROCESSOS

Assunto: Orientações práticas para condução de melhoria de processos. O que? Quem? Como? Facilitador: Assessor de negócio da área, gestor da unidade ou técnico da AGIN Facilitador: Caso não exista a matriz de negócio definida: • Solicitar para cada membro da equipe descrever em 01 folha o que considera que seja: Inicio Validar com a equipe a matriz de processos (missão, processo, produtos, clientes, insumos e fornecedores) 1) A razão da existência da unidade = MISSÃO 2) as tarefas da unidade = PROCESSOS 3) O resultado das tarefas que executa = PRODUTOS 4) Os clientes, fornecedores e insumos da cada produto. • Validar com a equipe cada item acima a fim de chegar ao consenso • OBS: Caso exista a matriz de processos definida, considerar a validação a partir da referida matriz. Identificar os processos prioritários que necessitam melhorias Facilitador: • Orientar que devem ser evidenciados aqueles produtos vitais para a sobrevivência do negócio, que necessitam melhorias. Como: A • • • Produtos tem custo de produção elevado. O índice de rejeição do produto é elevado. O risco de acidentes com o produto é alto. As reclamações dos clientes são constantes. Existem atrasos para entrega do produto.

O que? Quem? A Identificar as necessidades dos clientes dos processos prioritários, que necessitam melhorias Identificar os itens de controle dos processos prioritários, que necessitam melhorias, e suas metas. Elaborar gráfico de gestão à vista Elaborar o plano de ação para os processos prioritários, que necessitam melhorias B Facilitador: Como? Facilitador: • Orientar a equipe a procurar seu cliente visando ouvi-lo pessoalmente • Deverá classificar os clientes em 3 níveis: superior hierárquico, usuário e equipe e procurar identificar as necessidades do produto: 1) Qualidade intrínseca 2) Custo 3) Prazo (entrega) 4) Segurança Facilitador: • Orientar a equipe para identificar o item de controle atual e o ideal para os processos prioritários; • Descrever a(s) meta(a) dos processos prioritários. • Conceito item controle: São características numéricas sobre as quais é necessário exercer o controle (gerenciamento). • São estabelecidos sobre os resultados. A partir do acompanhamento do item de controle e sua meta, elaborar o gráfico e colocá-lo em local visível de toda equipe. Orientar a equipe a descrever todas as ações necessárias para o atingimento da meta.

O que? Quem? Como? B Elaborar o macrofluxo e fluxograma dos processos prioritários Padronizar cada tarefa ou as que julgar mais importantes Fim Facilitador: Macrofluxo: • Representar a seqüência das principais etapas do trabalho realizado para gerar o produto. • Cada etapa do macrofluxo é um processo. Fluxograma: • Representar cada processo do macrofluxo, ou aqueles que julgar mais importantes; • Cada processo corresponde a um conjunto de tarefas. Facilitador: Reunir todos os executantes da tarefa a ser padronizada para descrever o(s) procedimento(s) operacional(s) padrão(s).

ANEXO A IDENTIFICAÇÃO: UNIDADE: FORNECEDORES ELABORADO POR: ELABORAÇÃO: INSUMOS REVISÃO: PROCESSOS APROVADO POR: PRODUTOS EDIÇÃO: CLIENTES PÁGINA:

ANEXO C LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES / INDICADORES DE DESEMPENHO IDENTIFICAÇÃO: ÁREA DE ORIGEM: RESPONSÁVEL: ELABORAÇÃO: REVISÃO: Produto Prioritário: Necessidades para o produto: (Qualidade Intrínseca, custo, prazo, segurança) IC Situação Atual Meta SUPERIOR HIERÁRQUICO USUÁRIO/ CLIENTE EQUIPE ELABORADO POR: APROVADO POR: EDIÇÃO: PÁGINA:

ANEXO D IDENTIFICAÇÃO: PLANO DE AÇÃO ELABORAÇÃO: META: RESPONSÁVEL: ITEM DE CONTROLE: SITUAÇÃO ATUAL: MEDIDAS (O QUE) ELABORADO POR: RESP. (QUEM) PRAZO (QUANDO) JUSTIFICATIVA (POR QUE) APROVADO POR: REVISÃO: SIT. DESEJADA: PROCEDIMENTO (COMO) EDIÇÃO: RECURSOS NECESSÁRIOS (QUANTO CUSTA) PÁGINA:

ANEXO E IDENTIFICAÇÃO: DESCRIÇÃO DE SISTEMAS ELABORAÇÃO: ÁREA DE ORIGEM: RESPONSÁVEL: MACROFLUXOGRAMA PROCESSO CRÍTICO: ELABORADO POR: REVISÃO: ÁREA(S) CRÍTICA(S): APROVADO POR: EDIÇÃO: PÁGINA:

ANEXO F DOCUMENTO ANEXO F DO SISTEMA DE PADRONIZAÇÃO

RELATÓRIO NÃO-CONFORMIDADE Problemas Causas 1. 2. 3. 4. . . . Medidas 1. 2. 3. 4. . . . Resp. 1. 2. 3. 4. . . . Prazo 1. 2. 3. 4. . .

FACILITADOR: 1. Orientar a unidade a realizar a acompanhamento sistemático da(s) meta(s); 2. Encaminhar à AGIN para digitação nos modelos específicos e disponibilização na INTRANET • Matriz de PROCESSO (processo, missão, produtos, clientes, insumos e fornecedores); • Macrofluxo(s) e fluxograma(s) do(s) produto(s) prioritário(s); • Procedimento(s) operacional(s) padrão(s). 3. Maiores detalhamentos do método, vide Regulamento do Gerenciamento da Rotina (Modelo Gestão Fazendária).