GUIA DO UTILIZADOR SETEMBRO 2020 INTRODUO A nossa

GUIA DO UTILIZADOR SETEMBRO 2020

INTRODUÇÃO A nossa Plataforma de apoio à gestão de frota permite as seguintes funcionalidades: Todos os colaboradores: • • • Modificar a palavra-passe; Requisitar veículos em pool, efetuar levantamento e devolução; Ligação à APP XRP. Colaboradores com veículos atribuídos: • • • Registar os kms (informação obrigatória para uma boa gestão de frota, pedida automaticamente cada mês); Receber alertas para levar o veículo a inspeção periódica (IPO) e registar a decisão; Receber aviso de final do contrato; Acompanhamento de Sinistros e Multas; Consulta de consumos variáveis do veículo (cartão de combustível, via verde, …). 2

ÍNDICE TODOS OS UTILIZADORES: ACESSO E LOGIN HOMEPAGE XRP – APP MÓVEL PEDIR VEÍCULO EM POOL, EFETUAR O LEVANTAMENTO E DEVOLUÇÃO PROCURAR BOLEIA UTILIZADORES COM VEÍCULOS ATRIBUÍDOS: PROCESSOS – REGISTO DE QUILÓMETROS PROCESSOS – PEDIDO DE MANUTENÇÃO PROCESSOS – IPO’S AVISO DE FINAL DO CONTRATO PROCESSOS – SINISTROS PROCESSOS – MULTAS CONSULTA DE CONSUMOS VARIÁVEIS 3

ACESSO E LOGIN Login: User de rede Password: Para redefinir a password, clique em “Recuperar password” para obter a sua palavra-passe de acesso à aplicação. 4

ACESSO E LOGIN No ecrã para redefinir a password preencha os campos Login e introduza um PIN de segurança, de seguida clique no botão |Continuar|. O pedido fica registado e, num período máximo de 1 minuto, recebe um e-mail no endereço associado ao login que indicou. 5

ACESSO E LOGIN No e-mail recebido, deve clicar no link indicado no texto do e-mail. Esse link redireciona -o para o ecrã de login da aplicação onde deve introduzir o Login, o PIN de segurança e a nova password, seguido do botão |Continuar|. Nota: A password deverá ter entre 10 e 128 caracteres, não pode conter o login e deve ter letras maiúsculas, minúsculas e dígitos. 6

ALTERAR PASSWORD 1. Na zona “Menu” da homepage (verificar slide seguinte) clicar no icone 2. Selecionar a opção “Alterar Password” redirecionando -o para a página “Utilizador – consulta” 3. Na página “Utilizador – consulta” o utilizador terá de colocar a password anterior e escolher uma nova password (a qual terá de digitar uma segunda vez no campo de confirmação) e no final da página clicar em “Alterar” para as alterações ficarem guardadas. 7

HOMEPAGE A homepage da aplicação da frota é constituída por 3 zonas indicadas na figura seguinte. Menu Processos Links 8

ZONA MENU Voltar ao ecrã anterior. Ir para a homepage. Indicar o estado da ligação da aplicação frota com a app XRP – App não disponível. Do lado esquerdo da zona do Menu, em “Meus”, tem-se acesso às funcionalidades da aplicação. Indicar o estado da ligação da aplicação frota com a app XRP – Sem ligação. Indicar o estado da ligação da aplicação frota com a app XRP – Ligado. Aceder a notificações relacionadas com a aplicação. Aceder aos seus dados pessoais e modificar password. Sair da aplicação. 9

ZONA MEUS PROCESSOS Na zona “Processos” são listados os processos associados aos seus veículos atribuídos e cartões combustível/ via verde/estacionamento (complementos). Pode aceder a cada processo clicando sobre a linha do mesmo na listagem. Processos que podem constar nesta zona: Processo de registo de quilómetros, identificados na listagem pela abreviatura “Reg|Km”; Processo de IPO’s, identificados na listagem pela abreviatura “IPO|Alert”; Processos Pool “Proc|Pool”; Sinistros, identificados na listagem por “Sin|nº do sinistro”; Multas, identificadas na listagem por “Mul|nº da multa”. 10

ZONA LINKS A zona “Links” é constituída por botões que permitem o acesso direto a certas funcionalidades. Os botões disponíveis são, por exemplo: |Estatísticas ▼| e |Pedir Veículo Pool ▼|. Ao passar aqui o cursor são apresentados os cartões combustível e identificadores da via verde de que é responsável. O acesso ao ecrã da funcionalidade é feito selecionando a matrícula, o cartão combustível ou o identificador de via verde. Ao passar aqui o cursor são apresentadas as pools em que pode pedir um veículo. 11

XRP – APP MÓVEL A APP XRP permite as seguintes funcionalidades: • • Pedir Pool Levantar Veículo Devolver Veículo Procurar Boleia Registo de Km’s IPO’s –alerta e registo da decisão Aviso de final do contrato 12

XRP – APP MÓVEL –LIGAÇÃO AO XRP FROTAS Fazer registo: 1. Aceda ao XRP pelo link correspondente 2. Faça login e de seguida o download da app, clicando em “Download app” e utilizando o QR Code para android/ios conforme o dispositivo que pretender utilizar. 3. Abra a app (Android) 13

XRP – APP MÓVEL – LIGAÇÃO AO XRP FROTAS Ligação ao site XRP Frotas: No site de Gestão de Frotas, entre em “Dados pessoais” através do ícone Homepage; no canto superior direito da De seguida aproxime o seu telemóvel para permitir a leitura do QR Code: Introduza a palavra-passe e clique em |continuar| 14

PROCESSOS - POOL - PEDIR Se for utilizador de pools, (utilizador com perfil Pool-Utilização), tem acesso à funcionalidade de criação de processos pool. Pode PEDIR um processo pool através de duas formas: Pelo Link |Pedir Veículo Pool ▼| da homepage. Ao passar com o rato sobre o link rápido são apresentadas as pools onde pode fazer a requisição do veículo. O acesso ao ecrã de criação de um processo pool é feito clicando sobre a pool pretendida; Pelo menu Meus > Processos Pool, através do botão |Criar Processo| 15

PROCESSOS - POOL - PEDIR No computador Na App 16

PROCESSOS - POOL – LEVANTAR VEÍCULO Quando levanta o seu veículo deve registar na aplicação: No computador pelo menu Meus > Processos Pool, selecione a linha do seu processo pool e de seguida o botão |Levantar|. Na App selecionando a linha correspondente ao processo. Nota: O campo “Km levantamento” vem pré-preenchido, sendo possível levanter o veículo com esses km’s ou introduzir outro valor. No computador Na App 17

PROCESSOS - POOL – DEVOLVER VEÍCULO A Devolução do Veículo é efetuada pelo computador através do menu Meus > Processos Pool, clicando em |Levantar| e procedendo ao registo do campo “Km”, seguido de |Fechar|. Na App selecionando a linha correspondente ao processo. No computador O processo passa assim para o estado “Fechado”. Na App 18

PROCESSOS - POOL – CONSULTAR PROCESSOS ATIVOS A CONSULTA de um processo pool criado pode ser feito: Pela zona “Processos” da homepage, identificado pela abreviatura “Proc Pool”, clicando sobre a linha do processo; 19

PROCESSOS - PEDIR POOL - HISTÓRICO Através do menu Meus > Processos Pool, na zona “Menu” vai ter acesso à página “Processos Activos Pool”. Pelo botão |Pesquisar Processos| do ecrã dos processos pool ativos que dá acesso ao ecrã |Pesquisar Processos Pool| pode consultar todos os processos pool que utilizou. 20

PROCURAR BOLEIA As Boleias estão disponiveís: • • No computador –No ecrã “Boleias - oferta” da Homepage Na App – Selecionando procurar boleia acederá ao ecrã “Pesquisa de Boleias” No computador Na App 21

PROCESSOS – REGISTO DE QUILÓMETROS Um processo de registo de quilómetros tem por objetivo pedir-lhe o número de quilómetros do seu veículo numa determinada data. Este registo é importante para a gestão do contrato associado ao veículo. O acesso a um processo de registo de quilómetros criado pode ser feito: Pela zona “Processos” da homepage, clicando sobre a linha do processo (abreviatura “Reg|Km”); 22

PROCESSOS – REGISTO DE QUILÓMETROS Ao aceder ao ecrã do processo, deve indicar os quilómetros do veículo no campo “Km”. Caso a data da leitura dos quilómetros não corresponda à data indicada no campo “Data da Leitura” deverá introduzir a data correta. Após fazer o seu registo deve clicar no botão |Fechar|. No computador Na App 23

PROCESSOS – REGISTO DEQUILÓMETROS – CRIAR Um processo para o registo de quilómetros é desencadeado pela gestão da frota, mas poderá também criar um novo para registar os quilómetros, se for responsável do veículo ou condutor habitual e se esta funcionalidade se encontrar ativa. No computador, selecionando a matrícula pelo link rápido disponível na homepage. Na App pelo link “Criar Reg. Utilização” e de seguida selecionar a matrícula. No computador Na App 24

PEDIDO DE MANUTENÇÃO Para fazer um pedido de manutenção utilize o botão |Manutenção| da zona de links diretos da homepage. Ao passar com o rato sobre o link rápido são apresentados os seus veículos. O acesso ao ecrã de criação de um processo de manutenção é feito clicando sobre o veículo pretendido. Neste ecrã necessita de colocar o motivo, os km atuais e a data indicativa para que pretende a manutenção. O serviço é selecionado através do botão localizado na Linha Serviços. Após introdução destes campos clique em |Criar|. 25

PEDIDO DE MANUTENÇÃO O processo de manutenção encontra-se agora criado e é-lhe apresentado o seguinte ecrã: Após autorização do Gestor de Manutenção, a manutenção passa para o estado “Autorizada”. Neste estado se a reparação do veículo for superior a 3 dias deverá clicar em |Em reparação| quando deixar o veículo na oficina. Quando o for levantar clique em |Manut. Ext. Efectuada|. Caso o período de reparação seja inferior a 3 dias clique em |Manut. Ext. Efectuada| caso não tenha assinalado quando deixou o veículo na oficina. Ao clicar no botão |Manut. Ext. Efectuada| o processo ficha fechado. Nota: Para colocar em reparação é necessário preencher o campo “Data de início de reparação”. Para fechar o processo introduza a “Data de conclusão de reparaçao” 26

PROCESSOS – IPO’S O utilizador é notificado sempre que um veículo está prestes a atingir a data limite de inspeção. Estas notificações aparecem na zona “Processos” da Homepage com a nomenclatura “IPO|Alert”. Para se saber mais detalhes sobre um processo IPO, basta clicar sobre o processo a analisar. 27

PROCESSOS – IPO’S Quando a inspeção for realizada, deverá fechar o processo. No ecrã do processo, indique o "Estado da Inspeção", a "Data da Inspeção" e, se necessário, "Observações". De seguida, clique no botão |Fechar|. Poderá também adicionar o comprovativo da inspeção através do campo “Ficheiro”. No computador Na App 28

AVISO DE FINAL DO CONTRATO O utilizador é notificado sempre que um veículo está prestes a atingir a data final do contrato. Estas notificações aparecem na zona “Processos” da Homepage com a nomenclatura “Aviso|Cont|”. Para se saber mais detalhes sobre um processo em Aviso de Contrato, basta clicar na linha do mesmo. 29

AVISO DE FINAL DO CONTRATO Após escolha do processo em aviso de final de contrato, poderá consultar o mesmo, clicando, no computador, em “Ver contrato”. Na App recebe o aviso de final de contrato. No computador Na App 30

PROCESSOS – SINISTROS Participar um sinistro: Quando tiver um sinistro deverá efetuar a participação na homepage da aplicação pelo link Para participar o sinistro bastará preencher os dados pedidos e depois de criado anexar o documento com a Declaração Amigável, caso tenha preenchido. Acompanhar o sinistro: Depois de participado o sinistro, poderá acompanhar o processo na aplicação. Os sinistros são apresentados na zona “Processos” da homepage, com a nomenclatura “Sin|nº do sinistro”. Clicando sobre a linha do Sinistro é apresentado o seguinte ecrã: 31

PROCESSOS – MULTAS As multas serão colocadas pela gestão de frota e passarão a ser encaminhadas através da aplicação. Cada multa terá um processo individualizado. De acordo com a tipologia de multas poderão chegar-lhe pedidos para: . Efetuar o pagamento (ex: multas de estacionamento); . Identificar o condutor (ex: excesso de velocidade). De acordo com a tipologia da multa cada multa a aplicação pedir-lhe-á a informação necessária. As Multas são disponibilizadas na zona “Processos”, designadas por “Mul|nº da multa” Selecionada a linha de uma Multa é apresentado o seguinte ecrã: 32

CONSULTA DE CONSUMOS VARIÁVEIS O acesso aos consumos do veículo pode ser feito de duas formas: 1 Na zona “Links” da homepage, utilizando o botão |Estatísticas ▼| 2 Selecionando a matrícula do veículo pelo menu: Meus > Veículos > Meus Veículos, selecionando a linha do veículo e clicando no botão |Estatísticas| do ecrã do veículo. 33

CONSULTA DE CONSUMOS VARIÁVEIS O ecrã das estatísticas dos consumos disponibiliza dois tipos de informação: 1. Consumos acumulados: Tabela + Gráfico 2. Consumo mensal de um período de 6 meses: (Aparecem por defeito os últimos 6 meses a partir do mês atual). Pode também aceder aos detalhes do consumo clicando no botão |Detalhes|. NOTA: Um campo indicado com o valor “n/d”, significa que não existe informação disponível para o valor do campo. 34

CONSULTA DE CONSUMOS VARIÁVEIS NOTA: Ecrã dos detalhes dos consumos do veículo para o serviço Portagem. Neste ecrã, deve selecionar os serviços cujos consumos pretende consultar detalhadamente e o período de tempo. Os detalhes dos consumos selecionados podem ser visualizados no ecrã, clicando na lupa, ou exportados para um ficeheiro excel (clicando no ícone de excel). 35

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