GUA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS LINEAMIENTOS GENERALES

GUÍA DE AUTO LEVANTAMIENTO DE PROCESOS

LINEAMIENTOS GENERALES Muchas ganas de aprender Procure NO utilizar el teléfono celular durante el taller No distraer al resto de participantes Cualquier pregunta, al final de la exposición

1. Registro de los participantes (5 min. ) 2. Gestión del cambio (20 min. ) 3. Introducción a la guía (5 min. ) 4. Lineamientos de la guía (10 min) 5. Marco conceptual (15 min) 6. Actividad de refuerzo (35 min) 7. Receso (10 min) 8. Metodología del auto levantamiento (115 min) 9. Preguntas y Retroalimentación (10 min) 10. Evaluación (15 min)

La Gestión por Procesos es fundamental para la mejora continua permite obtener los siguientes beneficios: Mejora la organización de sus actividades. Permite demostrar la mejora en sus resultados, con base a la medición de indicadores. Elaborar de una manera rápida y efectiva sus productos.

Brinda un mejor posicionamiento dentro de la Institución. Mejora la relación profesional con sus clientes internos/externos. Optimiza el uso de los recursos de la institución. Enfoca la cultura organizacional hacia la calidad.

INTRODUCCIÓN A LA GUÍA La Dirección Nacional de Gestión de Procesos al tener como una de sus atribuciones “Brindar asesoría en gestión de procesos Institucionales”, elabora la presente guía con el fin de proveer a los funcionarios del Ministerio de Salud Pública una herramienta de fácil conocimiento y entendimiento sobre los pasos necesarios para realizar el auto levantamiento de los procesos de manera eficiente.

LINEAMIENTOS DE LA GUÍA Uso de lineamientos y formatos establecidos Revisión técnica para identificar uso correcto de la metodología. Difusión, implementación y actualización en GPR. Asesoramiento durante la implementación del proceso Verificar la implementación de los procesos.

MARCO CONCEPTUAL Gestión Administrativa MACROPROCESO - Enviar requerimiento Generar la nota de pedido Solicitar autorizaciones Transmitir en ECUAPASS Liquidar la importación, etc…. ACTIVIDAD - Mantenimiento preventivo y correctivo Adecuación de espacios físicos Importaciones Gestión de transportes TAREA - Tomar una nota de pedido Llenar la nota de pedido Firmar la nota de pedido

MARCO CONCEPTUAL COMPETENCIAS ATRIBUCIONES DISPARADOR Responsabilidades ES Responsabilidades R O P D REvento Od. Veen descritas la. Oo A E E C D I s CLIENTE descritas enque el R DEL o t INDConstitución, n condición P e la Ley R OLegal m Estatuto e. PROCESO u u r q t s n ela In Orgánica rinicio o iócausa Ade Salud q c i e u l l d que del a. Receptor vigente. v pernoactivación me Pública, e porc. Plan del o i t o i ñ n e a aolgservicio m entrm p producto una per. Nacional proceso. e a s d del Buen s a o ( de rogenerado eisnsumo)en c el el. Vivir a l p p roceso os y Decretos l e d Presidenciales. Interno proceso /Extern Interno/Externo o

METODOLOGÍA DEL AUTO LEVANTAMIENTO Paso 1: Alineación Paso 6: Socialización e implementación Paso 2: Definición del proceso Paso 3: Identificación de elementos del proceso Paso 5: Aprobación Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso

Paso 1: Alineación Identificar la relación existente entre: Competencia Atribución Servicio Proceso Ejemplo: COMPETENCIA ATRIBUCIÓN Formular la política de vigilancia y control sanitario de instituciones, organismos y establecimientos que realizan Acceso y actividades de producción, disponibilidad de importación, exportación, medicamentos y distribución, almacenamiento, productos de transporte, comercialización, consumo humano dispensación y expendio de de calidad y seguros alimentos procesados, medicamentos y otros productos para uso y consumo humano. SERVICIO PROCESOS Inscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos Modificación en el Servicio de emisión Registro Sanitario de de registro sanitario Medicamentos de medicamentos Reinscripción en el Registro Sanitario de Medicamentos.

Paso 2: Definición del proceso Los procesos se deben identificar de manera que la secuencia cumpla con la siguiente lógica: INICIO EJECUCIÓN FIN Ejemplo: Recepción Ejemplo: Análisis Ejemplo: Certificación Adicionalmente se deberá establecer lo siguiente: 1. Nombre del proceso 2. Dueño o propietario del proceso 3. El objetivo y/o finalidad del proceso 4. Propuestas de mejoras (actualizaciones, cambios, redefiniciones, etc. ) de los procesos en caso de existir.

Paso 3: Identificación de elementos del proceso En el siguiente gráfico se puede observar la interacción entre los elementos del proceso CONTROLES P R O V E E D O R E S Procedimientos Objetivos Normas Requisitos ENTRADAS (Insumos) SALIDAS PROCESO RECURSOS Humanos Tecnológicos Financieros Materiales (Productos o Servicios) C L I E N T E S

Paso 4: Desarrollo del auto levantamiento del proceso 4. 1 Ficha de caracterización 4. 2 Diagrama de Flujo 4. 3 Procedimiento 4. 4 Definiciones 4. 5 Aprobación de la documentación 4. 6 Control de Cambios 4. 7 Anexos

4. 1 Ficha de Caracterización Ejemplo

4. 2 Diagrama de flujo Los símbolos de la herramienta utilizados para el levantamiento de procesos son: Ejemplo

4. 3 Procedimiento Deberá ser llenada con letra Arial No. 10 en el siguiente formato Ejemplo

4. 4 Definiciones Definición de términos claves del proceso que permitan un mejor entendimiento del mismo. Ejemplo: - MAIS: Modelo de Atención Integral en Salud - TAPS: Técnico de Atención Primaria en Salud 4. 5 Aprobación de la documentación La aprobación es competencia de la autoridad que haya sido designada para realizarla e irá al final de la ficha de caracterización.

4. 6 Control de Cambios Sección a través de la cual se detalla el histórico de los cambios realizados en las diferentes versiones del documento, para lo cual se utilizará el presente formato. 4. 7 Anexos Formatos establecidos en la ejecución del proceso

DIR. NACIONAL DE GESTIÓN DE PROCESOS UNIDAD REQUIRENTE Paso 5 y 6: Aprobación / Socialización e implementación o ient m a t s an Lev roceso de P

MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Articular metas y objetivos Planificación según capacidad del equipo Definir factores de riesgo Capacitación efectiva y eficiente: Que/Quién/Cuando/Donde/Como

MEJORES PRÁCTICAS DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS Conformación de recursos (Equipos de trabajo y herramientas) Determinar programa de implementación Retribuir el esfuerzo y la iniciativa Medir la implementación mediante registros de resultados. Pos implementación, Identificar mejora continua