Gteborgs universitet Upphandling och inkp 2011 03 16

Göteborgs universitet Upphandling och inköp 2011 -03 -16 - Inledning - Exempel objektsupphandling - Direktupphandlingar - Ramavtal - Varför upphandling? - Muta och bestickning - Tips för att göra bra inköp J www. gu. se

Ekonomiavdelningen, gruppen Upphandling och inköp • Öka andelen upphandlade inköp och verka för en bättre totalekonomi inom GU som helhet. Våra roller inom GU: • Strategiskt arbete med ansvar för samordnad upphandling av ramavtal m. m. Planering och uppföljning, styrning av inköp till regelrätt upphandlade leverantörer och produkter. • Projektledare med hög kompetens i operativt inköpsoch upphandlingsarbete. • Service och support, besvara frågor om avtal och leverantörer. Strategiskt arbete Projektledare Service och support J www. gu. se

Inköpsroller, exempel från en institution Anställd som har behov Inköpsansvarig Beställare Inköpssamordnare (fakultet) J www. gu. se

Ska du köpa varor eller tjänster? Sök i Avtalsdatabasen Finns avtal? Ja Köp från avtalsleverantör Nej Belopp under 287 000 kr Ja Köp från valfri leverantör Nej J Upphandling ska genomföras. Kontakta upphandling och inköp www. gu. se

Sant eller falskt? • ”Forskare på andra universitet behöver inte göra upphandlingar” – Falskt! Samma regler gäller för alla svenska Uo. H, även t. ex. KI, CTH • ”Internationella finansiärer som t. ex. EU kräver inte upphandling” – Falskt! Det är en självklarhet för EU att hushålla med offentliga pengar. De ska användas på ’ekonomiskt mest fördelaktigt’ sätt • ”Vetenskapsrådspengar kan man använda som man vill” – Falskt! Självklart gäller Lagen om offentlig upphandling (LOU) • ”Det blir inte bra om vi måste upphandla” – Falskt! Tvärtom blir många nöjda med upphandling. Tack vare konkurrensutsättning kan priset bli bättre, får mer för pengarna, bra serviceavtal och längre garanti, nya leverantörer, nya metoder och lösningar som man inte tänkt på m. m. • ”Upphandling är bra för forskare, lärare, studenter och administratörer på Göteborgs universitet!” – Sant! G www. gu. se

Att genomföra en upphandling, ett exempel 1. Forskare har fått pengar, och ett behov uppstår: köp ska ske av ett avancerat mikroskop 2. Uppskattat belopp => upphandling krävs (flödesschemat i inköpshandboken) 3. Prefekt i samråd med institutionsekonom tillstyrker inköpet, beställning av upphandling skickas (blankett) 4. Upphandlingen genomförs som ett projekt 5. Projektledare och forskare tar gemensamt fram underlag 6. Projektledaren ansvarar för administrativa och juridiska delar, annonsering, anbudshantering m. m. 7. Forskare och projektledare utvärderar gemensamt anbuden och beslut fattas om valt anbud G 8. Institutionsadministratör informeras om villkoren för köpet, t. ex. betalningsvillkor, rabattsatser www. gu. se

Det var en gång… • Ronny Tikkanen, institutionen för socialt arbete • Forskning kring ungdomar • Pengar från Socialstyrelsen G www. gu. se

Beställning av upphandling G www. gu. se

Upphandlare påbörjar processen • • • Pratade med beställaren Diskuterade förutsättningarna med upphandling Ronny berättade om undersökningen och syftet Vi kom överens om tillvägagångssätt och tidplan Bokade in möten G www. gu. se

Möten • Referensgrupp – Representant från institutionen – Representant från regionen – Representant från finansiären • Utifrån forskarens kravspecifikation över tjänsten visade upphandlaren förslag på: Jonna Abelsson är sexualupplysare – Administration född i Trollhättan. Känd från P 3 – Förfrågningsunderlag Christer. Skilsmässobarn, – Utvärdering lillasyster, indiepoppare och myntare av uttrycket ”skräcksvett”. • GU: s onlineverktyg, Tend. Sign, användes i alla steg G www. gu. se

Vad ska ett förfrågningsunderlag innehålla? • • Del 1 Inledning och bakgrund Del 2 Administrativa bestämmelser Del 3 Anbudshandläggning/Tilldelning av kontrakt Del 4 Leverantörskvalificering (krav på leverantör) Del 5 Kravspecifikation (krav på produkt) Del 6 Kommersiella villkor Del 7 Bilagor G www. gu. se

Att tänka på för dig som köpare! • Formulera kravspecifikation – Vilka krav har ni på utrustningen? – Obligatoriska krav – Utvärderingskrav (önskemål) • Vad är viktigt när ni ska välja utrustning? – Pris, leveranstid, garantier, serviceavtal, funktioner, användarvänlighet mm. • Prioritera och värdesätt (%) respektive utvärderingskriterie. G www. gu. se

Annonsering och anbud • Annonstid under tröskelvärdet: ca 3 veckor • Annonstid över tröskelvärdet: minst 40 dagar • 4 anbud G www. gu. se

Utvärdering av anbud och beslut • Kvalificering av leverantör • Referensgruppen bedömde tjänsten utifrån underlagets utvärderingskriterier (lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga) • Beslut • Avtalsspärr • Avtal G www. gu. se

Den upphandlade tjänsten blev verklighet! Ung. KAB 09 (kunskap, attityder och beteende) – Sveriges största studie om sex och hälsa, för dig som är 15 -29 år. Enkäten genomförs av Göteborgs universitet. G www. gu. se

Upphandlingsprocessen enligt oss… Behovsanalys Marknadsanalys Förfrågnings underlag Annonsering Anbudsöppning Tilldelningsbeslut Avtalsspärr Avtalstecknande Leverans Uppföljning Kvalificering Anbudsutvärdering G www. gu. se

Upphandlingsförfarande – värdet styr (om ramavtal inte finns) Man ska se till det totala beloppet för kontraktet. Belopp Typ av förfarningssätt Vem genomför? Under 287 000 SEK Direktupphandling Genomförs av respektive institution 287 000 SEK - 1 243 375 SEK Förenklad Urval Genomförs av Upphandling och Inköp i samarbete med beställare Över 1 243 375 SEK Öppet Selektiv Förhandlat Konkurrenspräglad dialog Genomförs av Upphandlings och Inköp i samarbete med beställare, annonsering inom EU L www. gu. se

Att tänka på vid direktupphandling • Begär in offerter skriftligt • Konkurrensutsätt köpet - vänd dig om möjligt till tre leverantörer • Leveransvillkor – när och vart ska varan/tjänsten levereras? • Betalningsvillkor – begär betalning 30 dagar netto efter mottagen faktura. Köper du avancerad utrustning? Dela då upp betalningen: 80 % efter godkänd installation och därefter 20 % efter godkänd testperiod. Då betalar du inte förrän du har säkrat funktion och användbarhet. • Pris – tänk på att begära ett totalpris! Om du vet att du kommer att behöva extra garantier, kompletterande utrustning, reservdelar etc. så fråga efter detta på en gång. • Avtalsvillkor – vad är viktigt att ha med när ni skriver avtal? Garantier, utbildning i handhavande, installation, service etc. L www. gu. se

Otillåtna direktupphandlingar • Exempel – Ett renodlat direktköp (trots att den borde ha annonserats) – Uppdelning av avtal i mindre delar – Förlängning av upphandlat avtal utan giltig option – Avrop av varor och tjänster som inte ingår i ramavtal – Avrop från ramavtal trots att inte ursprungligen part – Anser sig inte lyda under LOU, LUF L www. gu. se

Ogiltighet av avtal • En förvaltningsdomstol kan ogiltigförklara ett avtal • Retroaktiv ogiltighet – alla prestationer som hunnit utbytas mellan avtalsparterna ska återgå • Om prestationerna inte kan återgå ska förmögenhetsläget återställas. • En leverantör som varit i god tro kan i sin tur begära skadestånd mot myndigheten. L www. gu. se

Upphandlingsskadeavgift • Konkurrensverket kan ansöka om upphandlingsskadeavgift • Avgiften är lägst 10. 000 kronor och högst 10. 000 kronor, dock högst 10 % av kontraktets värde. • Särskild hänsyn till överträdelsens allvar, i ringa fall ska ingen avgift utgå • Avgiften tillfaller staten • Observera! Inga centrala medel finns enligt Lars Nilsson, ek. direktör. L www. gu. se

Avbrytande av upphandling • Rättspraxis har ändrats. Ett avbrytande kan prövas i domstol enligt reglerna om överprövning och skadestånd. • Sakliga skäl för att avbryta en upphandling: – En felaktig utvärderingsmodell har använts. – Bristande konkurrens eller för få anbud. – Ändrade förutsättningar hos den upphandlande myndigheten. – Anbudens giltighetstid har löpt ut. L www. gu. se

LOU 5 kap. – ramavtal I LOU stadgas tre olika typer av ramavtal: 1. Ramavtal med en leverantör (5. 4) 2. Ramavtal med flera leverantörer där samtliga villkor för senare tilldelning av kontrakt är fastställda (5. 6) = ex. rangordning 3. Ramavtal med flera leverantörer där samtliga villkor för senare tilldelning av kontrakt inte är fastställda (5. 7) = förnyad konkurrensutsättning S www. gu. se

Exempel rangordning och förnyad konkurrensutsättning S www. gu. se

Mervärden av att följa avtalen Böcker ØFraktfritt ØBevakning av produkter S www. gu. se

Mervärden av att följa avtalen Frysar -86° C ØLeverans och installation ØBorttransport av emballage ØGaranti S www. gu. se

Mervärden av att följa avtalen Resor ØSäkerhet ØFörsäkring ØService ØKontroll över resemönster S www. gu. se

Mervärden av att följa avtalen Miljö ØMiljö – Kontorsmaterial och papper ØMiljö – -86° C frysar S www. gu. se

…vi köper allt: Anatomiska modeller Vi köper inte bara böcker… Resor Ubåt SUB-fighter 4500 Laboratoriekemikalier S Flytttjänster Helautomatiserat ELISA-syst Infrared Imaging System Datainsamlingstjänst Kabelnät för IT inom fastighe Biomekanikutrustning för torq Flödescytometer Arbetsglasögon Apparat för industning av lös High Content Screening Flou Cellular Imager Avfallshantering Inredningsarkitekttjänster Inkassotjänster Kaffe Books Kryoultramikrotom Automater för pausdrycker Laser Scanning Confocal Mic IT-stöd för e-handel Konsult Ledarskapprogram Copyprinters Leverans och drift av e-postt LIMS system Hydrografiwinsch www. gu. se

Varför upphandling? Inte för att ställa till problem! • Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar all offentlig upphandling i Sverige och gäller sedan den 1 januari 1994. En större förändring genomfördes emellertid i början av 2008. • Lagen bygger på EG-direktiv. • Gemenskapsrättsliga principer påverkar också. • GU: s skyldighet som statlig myndighet att följa LOU vad det gälller all anskaffning av produkter (varor, tjänster och entreprenader). • Få ut så mycket som möjligt för våra skattepengar och anslag. • Ta hänsyn till miljö- och sociala krav. J www. gu. se

Introduktion till lagstiftningen • Redan på 1800 -talet fanns det inom det militära bestämmelser för hur upphandling skulle gå till • Det "definitiva genombrottet" för offentlig upphandling kan dateras till 1920 års upphandlingsförordning. Svensk vara • 1952 – affärsmässighet, sysselsättning • 1973 – upphandlingskungörelsen, tjänster • 1986 – upphandlingsförordning uppgradering • 1994 – Lagen om offentlig upphandling • 2008 – nya Lagen om offentlig upphandling J www. gu. se

Relevant lagstiftning exklusive LOU • Lag (1915: 218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område (Avtalslagen) • Köplagen (1990: 931) • Offentlighet- och sekretesslagen (2009: 400) • Förvaltningslagen (1986: 223) • Kommunallagen (1991: 900) • Arkivlagen (1990: 782) J www. gu. se

Regelverk offentlig upphandling • Lag (2007: 1091) om offentlig upphandling - LOU • Lag (2007: 1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster – LUF • Lag (2008: 962) om valfrihetssystem - LOV ---------------------------------------------------------------- • Förordning om offentlig upphandling och upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, SFS 2007: 1099 • Förordning om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt, SFS 2006: 260 • Förordning om statlig inköpssamordning, SFS 1998: 796 • Tillkännagivande (2008: 32) av tröskelvärden vid offentlig upphandling, SFS 2008: 32 • EG-direktivet för de klassiska sektorn, Europaparlamentets och Rådets direktiv 2004/18/EG • EG-direktivet försörjningssektorerna, Europaparlamentets och Rådets direktiv 2004/17/EG • EG-förordning om gemensam terminologi (CPV), Kommissionens förordning 2195/2002 • EG-förordning om standardformulär vid annonsering, Kommissionens förordning 1564/2005 • Direktiv om rättsmedel - överprövning och skadestånd, 89/665/EEG och 92/13/EEG ---------------------------------------------------------------- • Lag (1992: 1528) om offentlig upphandling (ÄLOU) J www. gu. se

Lag (2007: 1091) om offentlig upphandling • • • • • lagens innehåll och tillämpningsområde samt allmänna bestämmelser (1 kap. ) definitioner (2 kap. ) tröskelvärden (3 kap. ) upphandlingsförfaranden (4 kap. ) ramavtal (5 kap. ) tekniska specifikationer och särskilda kontraktsvillkor i förfrågningsunderlag m. m. (6 kap. ) annonsering av upphandling (7 kap. ) tidsfrister för att komma in med anbudsansökningar och anbud m. m. (8 kap. ) kommunikation, information och dokumentation (9 kap. ) uteslutning av leverantörer (10 kap. ) kontroll av leverantörers lämplighet och val av deltagare m. m. (11 kap. ) tilldelning av kontrakt (12 kap. ) byggkoncessioner (13 kap. ) projekttävlingar på tjänsteområdet (14 kap. ) upphandling som inte omfattas av direktivet (15 kap. ) avtalsspärr, överprövning och skadestånd (16 kap. ) upphandlingsskadeavgift (17 kap. ) tillsyn (18 kap. ) + Bilagor J www. gu. se

Gemenskapsrättsliga principer • Icke-diskrimineringsprincipen – diskriminering p. g. a. nationalitet, t. ex. lokala eller svenska krav • Likabehandlingsprincipen – lika behandling och förutsättningar för alla leverantörer, t. ex. förtydligande • Transparensprincipen – öppenhet, förutsebarhet, t. ex. hur upphandling ska utvärderas • Proportionalitetsprincipen – rimliga krav, t. ex. omsättning • Principen om ömsesidigt erkännande – intyg från andra EU/EES-länder OK LOU 1: 9 Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. J www. gu. se

Miljöhänsyn och sociala hänsyn • Det införs en målsättningsbestämmelse i LOU om att miljöhänsyn och sociala hänsyn bör beaktas där upphandlingens art motiverar detta. Bestämmelsen syftar till att uppmuntra upphandlande myndigheter att utnyttja de möjligheter att ta sådana hänsyn som finns i LOU. • Art 26 Villkor för fullgörande av kontrakt: ”En upphandlande myndighet får ställa särskilda krav på hur kontraktet skall fullgöras under förutsättning att de är förenliga med gemenskapsrätten samt att de anges i meddelandet om upphandlingen eller i förfrågningsunderlaget. Dessa krav får bland annat omfatta sociala hänsyn och miljöhänsyn. ” • (Se även LOU 6 kap. 13 §) J www. gu. se

ISO 26 000 Definition av socialt ansvarstagande En organisations ansvar för effekterna som dess beslut och aktiviteter har på samhället och miljön så att dessa, genom ett öppet och etiskt uppträdande: - Leder till hållbar utveckling, hälsa och samhällets välfärd - Tar hänsyn till intressenternas förväntningar - Följer gällande lagstiftning och är i överensstämmelse med internationella uppförande normer - Genomsyrar organisationen och praktiseras i dess relationer. www. gu. se

Uppförandekod för leverantörer – VGR, SLL, Region Skåne • Våra leverantörer (avtalspartners) ska respektera grundläggande sociala krav i sin verksamhet. Produkter som levereras till landstinget/regionen skall vara framställda under förhållanden som är förenliga med: – ILO: s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182 – FN: s barnkonvention artikel 32 – Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet – Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet Mänskliga rättigheter Leverantören ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN: s definition. J www. gu. se

Korruption korruption (lat. corru´ptio 'fördärvat tillstånd', 'förfall', 'bestickning', av corru´mpo 'fördärva', 'förstöra', 'vanställa'), missbruk av förtroendeställning till egen vinning, främst genom tagande av mutor. Korruption är stort problem i länder där det saknas tradition av lojalitet mot uppdragsgivare. I Sverige finns regler för i vilken utsträckning gåvor får tas emot av befattningshavare inom privat och offentlig tjänst. Brottsbalken (Br. B) innehåller två straffbestämmelser om korruptionsbrott: bestickning, som är givarens brott, och mutbrott, som är mottagarens brott. Nationalencyklopedin, www. ne. se J www. gu. se

Muta eller bestickning? Muta Mutbrott föreligger om en viss person, tar emot, utlovas eller begär en muta eller annan otillbörlig belöning för sig själv eller för annan för sin tjänsteutövning. Med muta menas en belöning, förmån eller gåva. Den kan bestå av kontanter, men det kan också vara fråga om varor, resor, tjänster, rabatter, presentkort eller gästfrihet av olika slag. Bestickning föreligger om en viss person, lämnar, utlovar eller erbjuder en muta eller annan otillbörlig belöning till en arbets- eller uppdragstagare för denne själv eller annan för tjänsteutövningen. J www. gu. se

Tillbörlig eller otillbörlig belöning eller förmån Gränsen mellan en tillbörlig och en otillbörlig belöning eller förmån är flytande och kan växla från tid till annan liksom mellan olika verksamhetsområden. En belöning kan vara otillbörlig även om den inte ges för att mottagaren ska handla på ett visst sätt. Den som är offentliganställd bör betrakta varje förmån som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen. J www. gu. se

Felaktig uppfattning Det finns inga beloppsgränser gällande vad som är muta och/eller bestickning. Värdet för mottagaren är styrande. Det finns dock beloppsgränser för när en gåva kan anses som skattefri. Gåvor från arbetsgivaren är enligt huvudregeln skattepliktiga. Under vissa förutsättningar är jul-, jubileums- och minnesgåvor skattefria. Skattefriheten gäller inte för kontanta medel. Gåva i form av presentkort som inte kan bytas mot pengar är skattefri. En gåva är skattefri så länge gåvans värde (=marknadsvärde inklusive moms) inte överskrider vissa beloppsgränser, se nedan. Om värdet överstiger gränsbeloppen är gåvan skattepliktig från första kronan. Julgåva är skattefri om värdet inte överstiger 400 kronor. Jubileumsgåva är en gåva till en anställd när företaget firar 25 -, 50 -, 75 - eller 100 - årsjubileum. Värdet får inte överstiga 1 200 kronor inklusive mervärdesskatt. Minnesgåva är en gåva av minneskaraktär för anställd vid exempelvis högtidsdagar, t. ex. den anställdes 50årsdag, längre tids anställning eller när anställningen upphör. Minnesgåvor är skattefria om värdet inte överstiger 10 000 kronor och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid anställningens upphörande. Skatteverket, www. skatteverket. se J www. gu. se

Frågor som du bör ställa dig om du erbjuds något av en utomstående part är: Är detta en förmån och varför erbjuds den mig? Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning? Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd? Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som erbjuder förmånen? J www. gu. se

Slutsats Ett bra sätt att undvika svåra gränsdragningsproblem är naturligtvis att helt undvika att ta emot gåvor och förmåner. J www. gu. se

GU: s Inköpspolicy - Mål och ansvar är styrande Mål • behovsprövade kostnadseffektiva inköp • ett enhetligt, förenklat och rationellt arbetssätt vid inköp • kvalitetssäkrade inköp med hänsyn tagen till miljömässiga och etiska aspekter Ansvar Samtliga medarbetare inom universitetet ansvarar för att: • informera sig om universitetets inköpsrutiner • beställa inköp genom av prefekten/motsvarande utsedd inköpare Samtliga inköpare inom universitetet ansvarar för att: • planera och genomföra sina inköp så att de uppfyller målen i Inköpspolicyn • alltid göra miljömässiga och etiska val vid köp av vara och tjänst där så är möjligt • agera i enlighet med universitetets inköpshandbok • inköp är godkända av prefekt/motsvarande (enligt institutionens/enhetens gällande delegationsordning) innan beställning görs S www. gu. se

Stöd till att göra bra inköp… S www. gu. se

A-Ö Hemsida www. ea. adm. gu. se/ upphandling eller A-Ö, sök t. ex. ”Avtalsdatabas” ”Inköp” ”Ramavtal” ”Upphandling” S www. gu. se

Avtalsdatabas A-Ö, sök ”Avtalsdatabas” S www. gu. se

S www. gu. se

GU: s kontaktperson Lämna kommentarer! Vägledning till beställning S www. gu. se

Miljötips vid inköp S www. gu. se

Inköpshandboken http: //www. ea. adm. gu. se/handbocker/ekonomihandboken/ Tips! Sök i pdf-filen! S www. gu. se

Inköpsnytt Prenumerera via hemsidan eller GU: s brevlistor G www. gu. se

Frågor? www. gu. se

Tänkvärt ”Det är ingen rättighet att handla, däremot en skyldighet att handla på rätt sätt” G www. gu. se

Upphandling och inköp Hör av dig till oss! Johan Pettersson Staffan Sjöholm Sussanne Hulthén Ulrica Carlsson • E-post (allmänna frågor): upphandling@gu. se Elin Alm (vikariat) Ebba Melchior Ulf Lamberg • www. ea. adm. gu. se/upphandling Gustav Bertilsson Uleberg (tjänstledig) Linnéa Almqvist (vikariat) Camilla Stiller (vikariat) Maria Hedlund (föräldraledig) www. gu. se