Gteborgs universitet frnyas Implementeringsarbete ny administrativ organisation och
Göteborgs universitet förnyas Implementeringsarbete – ny administrativ organisation och nytt arbetssätt Fakultetsperspektivet Kompetensutveckling Rektors chefs- och prefektmöte 2012 -06 -11 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg • Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013 -2020 • Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012 • Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande Arbetsordning och Delegationsordning samt funktionell administrativ organisation Maj-sep 2011 A-D Input Okt-dec 2011 Utforma Arbetsordning Input 1/7 2012 Resultat • Arbetsordning • Delegationsordning Okt 2011 apr 2012 Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav Resultat • Beskrivning av framtida gemensamma arbetssätt • Definition av kompetenskrav Input Mar-apr 2012 Utforma struktur för den administrativa organisationen Apr-maj 2012 Specificera befintlig kompetens Resultat • Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum Resultat • Beskrivning av befintlig kompetens Resultat • Nya dekaner • Nya prefekter 1/1 2013 Vår-sommar 2012 Etapp 2, 5 Resultat • Insikt om respektive förändringsresa • Acceptans • Detaljerad plan för hösten • Ta emot resultaten • Bedöma resursbehov i processerna • Genomföra riskanalys • Specificera respektive nuläge • Definiera eventuellt kompetensgap • Utforma modell för bemanning Göteborgs universitet förnyas - implementering Höst 2012 Implementering Resultat • Nytt arbetssätt • Realisera 2021 -06 -16 www. gu. se
Tidplan 2012 Apr Implementering Maj Jun Jul 2013 Aug 26/4 Information i styrelsen Rektors beslut om ny administrativ organisation Sep Okt Nov Dec Budgetarbetet startar Q 1 Q 2 Ny administrativ organisation Förutsättningar inför implementering Implementering av organisation och arbetssätt • Nya chefer valda/utsedda • Detaljering av organisationsförslag • Samordna administrativ organisation och stödprocesser • Genomföra kompetenskartläggning • Definiera konsekvenser och skapa förutsättningar • Utforma utbildningspaket • Beslutsunderlag om processverktyg • Utforma tillvägagångssätt för bemanning av administrativ organisation • Genomföra riskanalys • Formera organisation för realisering, samordning och införandegrupper • Information till berörda nyckelpersoner • Bedöma resursbehov i processer och organisation • Definiera eventuellt kompetensgap • Bemanna organisationen • Etablera administrativ organisation • Etablera roller och arbetssätt för processutveckling, inkl. processansvar • Genomföra utbildning • Fortsatt utveckling av stödprocesser Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Syfte och kännetecken • • • Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar Ändamålsenliga samordningsfunktioner Effektiva ledningsfunktioner Stöd till processorienterat arbetssätt Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet • Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Universitetsledning Implementeringsorganisation Ledningsrådet Samordningsledare Samordningsgrupp Samordningsforum • Förvaltningschef/ samordningsledare • Kanslichefer/samordnade chefer Införandegrupper Gemensamma förvaltningen Fakultet Kanslichef Fakultet Administrativ organisation Kanslichef Modell för bemanning FUS PEM INFRA STAB Institution Administrativ chef Göteborgs universitet förnyas - implementering Information och utbildning 2021 -06 -16 www. gu. se
Samordningsgrupp • • Lars Nilsson Anna Lindholm Håkan Berg Marina Ghersetti Peter Kim Hannah Saldert (student) Karoline Axelson Ytterligare stödresurser kan adjungeras efter behov Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Rektors beslut 2012 -05 -02 och 2012 -05 -23 • Beslut om principer för ny administrativ organisering av stödprocesser inom Göteborgs universitet • Dekaner, prefekter och förvaltningschefen ges i uppdrag att organisera stödverksamheten för respektive nivå • Samordningsgruppen ansvarar för att en mer detaljerad beskrivning tas fram i samverkan med institutioner, fakulteter och den gemensamma förvaltningen • Att införandet av den nya administrativa organisationen ska påbörjas snarast och vara genomförd senast i januari 2013 samt • Hantering av övergångsperioden 1 juli till 31 december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Prefekt Institution Proprefekt Viceprefekt Administrativ chef Ledningsgrupp Institutionsråd • • • Ekonomi PA/HR Utbildning/forskning/samverkan Kommunikation Infrastruktur Allmän administration Teknisk chef Ämnen/verksamhetsindelning Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Dekanus Fakultet Prodekanus Vicedekanus Kanslichef • • • Prefektråd Ledningsgrupp Fakultetsstyrelse Institution Strategisk verksamhetsplanering och budget Utbildning Forskning/samverkan Kvalificerat stöd till lärarförslagsnämnden Kommunikation Övrig fakultetsrelaterad administration Institution Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Övergripande uppgifter • Samordning • Normering • Effektivisering • Expertis • Planering Gemensamma förvaltningen Förvaltningschef Samordnande chef Forskning/Utbildning/ Samverkan • Forskningoch innovation • Samverkan • Rekrytering av studenter • Antagning • Examina • Studie- och karriärvägledning • Kommunikation • Internationalisering • Analys och utvärdering Samordnande chef Personal/Ekonomi/ Myndighet • Personal • Ekonomi • Kommunikation • IT-stab • Projektkontor • Miljöenhet • Myndighetsstöd Samordnande chef Infrastruktur • IT-avdelning • Servicecenter • Lokaler • Investeringar • Vaktmästeri • Facility Management • Säkerhet • Lokalvård • Kommunikation Göteborgs universitet förnyas - implementering Chef Universitetsledningens stab • Samordning • Kommunikation • Verksamhetsplanering • Intern styrning och kontroll • Ägarstyrning • Stöd till universitetsledningen 2021 -06 -16 www. gu. se
Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss Forskningsservice/Utbildning/ Samverkan Personal/Ekonomi/Myndighet 3. Vid behov tar teamet frågan vidare. F P 2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan. Team 1. Institutioner och fakultetskanslier vänder sig till sitt team. U S Team FK Inst Team 1 • Personal • Ekonomi Inst E Team 2 • Personal • Ekonomi FK Infrastruktur M I Team 3 • Personal • Ekonomi Inst Team Inst Göteborgs universitet förnyas - implementering IT Servicecenter L Campus Inst 2021 -06 -16 www. gu. se
Verksamhet PERSPEKTIV LEDNING OCH STYRNING Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur Linje Forum Roller Individ/kompetens Vision och mål Beställning ORGANISATION Direktiv Utförande Begäran om åtgärd Leverantör Kund Input Output PROCESS STÖD Abc. . . Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Tid- och aktivitetsplan för implementeringen • • • Avstämning i ledningsrådet 2/5 AC/KC-möte 4/5 Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5 Kompetenskartläggningen genomförs 14/5 -27/5 Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5 Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5 Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och 28/5 Samordningsforum har sitt första möte 29/5 Resultat av kompetenskartläggningen MBL-samverkan om bemanning m. m. Rektors chefs- och prefektmöte 11/6 Erbjudande om informations- och dialogmöten tillträdande prefekter m. fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen Göteborgs universitet förnyas - implementering Dessa möten kan ni boka här idag! 2021 -06 -16 www. gu. se
Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning • • • Kommunikationsarbetet i den nya organisationen Tjänstebenämningar i den nya organisationen Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast 20/6 Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6 Samordna stödprocesser och administrativ organisation Normerande beslut succesivt från och med 1 juli • Beslut om processverktyg och processansvariga i september för fortsatt utveckling av stödprocesser • Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/september • Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning • • • Chefsseminarium 10 -11/9 Utbildningspaket för olika roller framtagna i september 2012 Bemanningsarbetet fortsätter augusti-oktober 2012 Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober 2012 E-handelssystem implementeras med start i oktober Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Information och kommunikation • • Fortsatt information och nyheter via www. gu. se Fortsatt information via rektors nyhetsbrev E-postadress direkt till samordningsgruppen gufornyas@adm. gu. se Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna en gång per vecka Boka • Informationsmöten för chefer och administrativ personal har idag! genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5 • Tillgänglighet för prefekter och dekaner m. fl. efter 11/6 • Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna. Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles till ”bemanningsgruppen” GF Fak Rutin för transparent bemanning Inst Omdisponering inom Institutionen/motsvarande Flera alternativ: • Komptensutveckling • Intern annonsering • Extern annonsering • Kompetenskartläggningen • Annat Åtgärder t ex: • Medarbetarportalen • Introduktions-/utvecklingsåtgärd • Till Dekan för beslut om extern annonsering Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia. Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Andra frågeställningar • Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar Fortsatt dialog mellan rektor och dekan • Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter). Arbete pågår IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen • Vi har ett ”nyrekryteringsstopp” Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och en slags övertalighet Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Kontroll över utvecklingen Vi har tagit fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och där vi kan mäta efter • SUHF: s ekonomiredovisning nedbrutet på institution/avdelning • andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda per institution/motsvarande • BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av kompetensflöden • Instrument för fortlöpande kostnadskontroll av stödverksamheten ska finnas framme i december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Fakultetsperspektivet • Några tankar och erfarenheter utifrån Handelshögskolan och dekanus Per Cramér Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Kompetenskartläggningen • • Resultat 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %) Flest svar från Handelshögskolan (82 %) Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl. forskarutbildning (77 %) Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %) Intresse av att byta arbetsplats (26 %) Genom kompetensutveckling (43 %) Vill inte ta ställning nu (42 %) • Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet. Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Kopmetensutvecklingsfrågor Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Ledar- och kompetensutveckling • Obligatoriska chefsutbildningar • Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen • Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds • Individuellt stöd till chefer/ledare Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Ledar- och kompetensutveckling Obligatoriska chefsutbildningar: • Arbetsmiljö för chefer – 2 dagar • Arbetsrätt för chefer – 2 dagar • Förvaltningskunskap för chefer – 2 dagar • Ekonomi för chefer – 2 dagars ekonomispel Chefsutvecklingsprogrammet, ca 13 dagar under ett läsår Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Ledar- och kompetensutveckling Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen: • Arbeta i ledningsgrupp • Leda och kommunicera i förändring • Arbetsgivarrollen (¾ dagar) Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Ledar- och kompetensutveckling Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds: • • Chef, ledare eller både och – vad innebär det för mig? (4 dagar) Konflikthantering för ledare – 1 heldag och 5 halvdagar Nödvändiga (svåra) samtal Utvecklingssamtal Grupputveckling Att arbeta i styrgrupp Beställa projekt • Affärsjuridik (planeras) Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Ledar- och kompetensutveckling Individuellt stöd till chefer/ledare: • Handledning/coaching/stödsamtal (Coachingpool finns – interna och externa personer) ---- • Kartläggning av ledningsgrupp (GDQ) • Stöd i ledningsgruppsutveckling Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Ledar- och kompetensutveckling Utbildning för administrativ personal: • • • Utbildningsadministration HR Ekonomi Kommunikation Ledning (administrativa chefer på institution) Ledning inom utbildning (studierektorer) Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Ledar- och kompetensutveckling Mer info och anmälan på: http: //www. pa. adm. gu. se/kompetensutveckling Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
Kom i håg! Boka informationsoch dialogmöten idag! Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration – Processöversikt – Nivå 1 -beskrivning – Nivå 2 -beskrivning • Administrativ organisation; förslag – Institution – Fakultet – Gemensamma förvaltningen, struktur – Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen Frågor Göteborgs universitet förnyas - implementering 2021 -06 -16 www. gu. se
- Slides: 31
