Grupo Interdisciplinario Grupo Interdisciplinario El grupo interdisciplinario es

Grupo Interdisciplinario

Grupo Interdisciplinario El grupo interdisciplinario es un órgano colegiado que se encargara de coadyuvar en la elaboración y análisis de los procesos técnico – operativos que presente ante este órgano colegiado el área coordinadora de archivos, dichos procesos son: - Fichas de Valoración Documental - Catalogo de disposición Documental - Fichas técnicas de Prevaloración - Plazos de Conservación - Criterios de Valoración Coadyuvar: Contribuir o ayudar a la consecución de una cosa.

Ley General de Archivos ( DOF 06 -06 -2019) TÍTULO TERCERO DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS (Grupo Interdisciplinario) Artículos 50 a 54

Grupo Interdisciplinario ARTICULO 50. El grupo interdisciplinario estará conformado por los titulares de las siguientes áreas: I. Jurídica II. Planeación y/o mejora continua III. Coordinación de archivos IV. Tecnologías de la información V. Unidad de Transparencia VI. Órgano Interno de Control VII. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.

Grupo Interdisciplinario Articulo. 50, párrafo II Y III … El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza y objeto social del sujeto obligado. El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de educación superior o de investigación para efectos de garantizar lo dispuesto en el párrafo anterior.

Grupo Interdisciplinario ARTICULO 51. El responsable del área coordinadora de archivos propiciará la integración y formalización del grupo interdisciplinario, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.

Grupo Interdisciplinario Articulo 52, párrafo II. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios: a) Procedencia. Considerar que el valor de los documentos depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe estudiar la producción documental de las unidades administrativas productoras de la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento; b) Orden original. Garantizar que las secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe respetarse el orden en que la documentación fue producida;

Grupo Interdisciplinario c) Diplomático. Analizar la estructura, contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes; d) Contexto. Considerar la importancia y tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera directa e indirecta en las funciones del productor de la documentación;

Grupo Interdisciplinario e) Contenido. Privilegiar los documentos que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del sujeto obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene en otro, así como los documentos con información resumida, y f) Utilización. Considerar los documentos que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de los mismos. Sugerir, cuando corresponda, se atienda al programa de gestión de riesgos institucional o los procesos de certificación a que haya lugar.

Grupo Interdisciplinario Artículo 54. El Grupo Interdisciplinario para su funcionamiento emitirá sus reglas de operación.

Jurídica Coordinación de archivos Unidad de Transparencia Planeación y/o mejora continua Grupo Interdisciplinario Tecnologías de la información Órgano Interno de Control Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación

Valoración documental

Valoración Documental • “La fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial” (Diccionario de terminología archivística, “Normas Técnicas de la DAE”, nº 1, Madrid, 1993) • “A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental” (Ley General de Archivos, Articulo 4, fracción LIX) Disponer: Colocar o poner personas o cosas de una manera determinada; Poner las cosas convenientemente y hacer lo necesario para un fin determinado.

¿Cuál es el fin de la Valoración Documental? “La valoración surge como una respuesta a los problemas de acumulación y explosión de documentos. Sus propósitos centrales son establecer los criterios, métodos e instrumentos que coadyuven a la mejor administración de los documentos resultantes de los procesos de gestión de las organizaciones, así como a la construcción de su patrimonio histórico documental” (Metodología para la valoración y disposición documental: aspectos teóricos e instrumentales, José Antonio Ramírez Deleón; Colección Cuadernos Metodológicos AGN- IFAI, 2011. )

El ciclo vital del documento

Para establecer: ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Análisis de: Conceptos relacionados con la valoración documental VALORACIÓN VALORES DOCUMENTALES PRIMARIOS PLAZO DE CONSERVACIÓN TRANSFERENCIA PRIMARIA BAJA DOCUMENTAL VIGENCIA DOCUMENTAL CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL GRUPO INTERDISCIPLINARIO DESTINO FINAL TRANSFERENCIA SECUNDARIA

1. Normatividad archivística

Normatividad Debe considerarse toda la aplicable, tanto en materia de archivo y de cada uno de los procesos del sujeto obligado, directa a cada uno así como la supletoria y complementaria. La aplicación supletoria de una ley respecto de otra procede para integrar una omisión en la ley o para interpretar sus disposiciones y que se integren con otras normas o principios generales contenidos en otras leyes Las leyes y normas complementarias son un instrumento de planeamiento que regula aspectos no previstos o insuficientemente desarrollados en los planes generales y las normas principales.

Normatividad Artículo 12. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus archivos en el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables. (Ley General de Archivos DOF 06 -06 -2019)

Normatividad Lineamiento Vigésimo Tercero. Además de lo establecido en el artículo 19 de la Ley, el responsable del área coordinadora de archivos en coordinación con los responsables de los archivos de trámite y de concentración de la Dependencia o entidad de que se trate, deberán elaborar un calendario de caducidades, que le permita programar las transferencias y las bajas documentales que permitan el aprovechamiento de los espacios. (Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal DOF 16 -03 -2016)

2. Criterios de Valoración

¿Cuáles expedientes se deben conservar? Los expedientes que tienen evidenciales o informativos. valores secundarios: testimoniales, Estos valores se refieren a las pruebas documentales de una acción, hecho o proyecto institucional que se crearon en el cumplimiento de atribuciones y funciones institucionales. Independientemente de las funciones sustantivas o comunes de la serie por valorar.

Valores secundarios Evidenci al Cualidad por la cual un documento demuestra la existencia o la veracidad de un hecho, acto u ordenanza inherentes a las funciones operativas de una organización o institución. Testimonial Es el valor que revela el origen, organización y desarrollo, evolución y transformación de la Institución a través de su historia documental. Informativo Es el valor que presentan los documentos cuando sirven de instrumento de referencia para el usuario, la entidad productora y como fuente para la investigación política, económica, social, demográfica. 23

El Catálogo de Disposición Documental Dentro de la valoración documental este instrumento de control archivístico nos proporciona datos que sirven de guía para determinar previo al proceso de valoración documental- el posible destino final de los expedientes. Nos permite saber a primera vista, sobre el proceso por el cual se generan los expedientes, para posteriormente, hacer un análisis más profundo del contenido de los mismos.

El Catálogo de Disposición Documental

Valoración de Funciones Institucionales La importancia de las funciones puede ser evaluada comparándola con factores tales como la importancia del organismo y de sus programas dentro de la estructura administrativa general (es decir, el gobierno o la organización en conjunto); el tamaño del personal y el presupuesto del organismo; el impacto de sus programas en el sistema político, económico y social; y el grado de interacción entre los programas y otros organismos, países, empresas, organizaciones e individuos.

Valoración Análisis Institucional Historia y esquemas organizacionales de la entidad o institución Análisis Normativo Legislación, Normatividades, Manuales de Operación Análisis de la Unidad Generadora Análisis de los procesos comunes y sustantivos Análisis físico (Expediente) Revisión Documental para identificar: • Actor • Contexto

3. Procesos Técnicos de la Valoración Documental

3. 1 Inventarios

Inventarios Los tres elementos para iniciar el trabajo de valoración documental son: • Archivo de Concentración (lugar de trabajo): transferencias primarias liberadas (Cajas y Expedientes), Criterios de valoración (emitidos por el Grupo Interdisciplinario). • La base para identificar y separar los expedientes serán los inventarios de transferencia primaria. • Los inventarios propuestos, tanto para transferencia secundaria como para baja documental, son los entregables de nuestro proceso de valoración documental.

Inventarios

Inventarios Inventario de Transferencia Secundaria Tramite de Transferencia Secundaria Inventario de transferencia Primaria Inventario de Baja Documental Tramite de Baja Documental

3. 2 Documentos y Expedientes

Únicos Los documentos con los que trabajamos Son considerados así, ya que no son múltiples como los libros o revistas. Orgánicos Son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una persona o institución que los produjo y sólo alcanzan sentido relacionándose entre sí Los documentos de archivo poseen un carácter triple, lo que los hace: Seriados Se producen uno a uno y se van acumulando de modo natural en los archivos, formando series.

Características de documento con valor Administrativo -Logo de la dependencia -Lugar y fecha -Titulo del documento -Asunto -Firmas autógrafas

Caracteristicas de documento con valor Legal -Logo de la dependencia -Lugar y fecha -Titulo del documento -Asunto -Firmas autógrafas al final del documento o en los costados del mismo.

Características de documento Fiscal o Contable -Logo o nombre del prestador de servicio o vendedor -Lugar y fecha de emisión -Titulo del documento -Detalles del pago o cobro -Firmas autógrafas (si el documento así lo requiere)

Procesos técnicos de la valoración documental, consideraciones: o Datos que identifican el expediente como parte de la serie documental a trabajar (checklist) o Identificación de la procedencia del expediente o Para un manejo mas practico de los expedientes verificar si las guardas son uniformes o Estado físico de los expedientes o El expediente esta separado en legajos y si está foliado o Tienen documentos anexos, en papel u otros formatos (cd´s, publicaciones, fotografías, etc. )

Tipos de Documentos con Valores Secundarios, algunos ejemplos: ü Conjuntos de actas, documentos e informes de comités internos y de comités intersecretariales o interinstitucionales. ü Documentos relativos a la formulación de legislación y políticas derivadas de las funciones básicas del organismo. ü Documentos que establecen antecedentes o hechos importantes en las funciones, la organización, los procedimientos de trabajo, las actividades de la entidad o institución. ü Información referente a convenios institucionales nacionales o internacionales.

Tipos de Expedientes con Valores Secundarios, algunos ejemplos: ü Expedientes que deben ser preservados por alguna disposición legal ü Expedientes que testimonian derechos u obligaciones continuas del Estado, del organismo o de terceras partes bajo las leyes nacionales o internacionales ü Instrumentos legales como escrituras de terrenos, alquileres, testamentos, convenios y contratos; ü Expedientes relativos a la formulación de legislación y de políticas derivadas de las funciones básicas del organismo ü Expedientes que testimonian orígenes, antecedentes o evolución

3. 3 Cajas

Procesos técnicos de la valoración documental, consideraciones: Ø Ubicación topográfica de las cajas propuestas para valoración Ø ¿Son uniformes los tipos de caja donde se resguarda la documentación? Ø Verificar el numero secuencial de cajas y estado físico Ø Al cruzar la cuenta física con la cuenta de inventario ¿Coincide el numero de cajas? Ø En caso de no coincidir infórmese a Responsable del archivo de Concentración Ø Detectar cajas que necesiten reforzarse Ø Observar si la caja cuenta con una o varias etiquetas Ø ¿Existe algún tipo de escritura con plumón, pluma o lápiz en las cajas?

Procesos técnicos de la valoración Documental consideraciones

Procesos técnicos de la valoración Documental consideraciones

3. 4 Área de trabajo

Procesos técnicos de la valoración documental, consideraciones: v El tipo de valoración que realizaremos: expediente por expediente, cualitativo, cuantitativo, aleatorio o por muestreo. v Muebles, estantes o anaqueles donde se resguardara la documentación ya trabajada v Suficiente espacio de maniobra para la manipulación de cajas y expedientes (área de trabajo) v Material adecuado para el manejo de la documentación: guantes de látex, gafas, cubrebocas y bata v El número de equipos de computo disponibles para la valoración

Por su atención, gracias. Lic. Tlatoani Luis Alberto Muñoz Benítez tmunoz@agn. gob. mx Subdirección de Desarrollo Archivístico

“La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua. ” - Octavio Paz “Un hombre no es otra cosa que lo que hace de sí mismo. ” - Jean Paul Sartre