Grundlagen Projektmanagement l Inhalt l Durchfhrung Lehrgesprch Diskussion

Grundlagen Projektmanagement l Inhalt: l Durchführung: Lehrgespräch, Diskussion l Ergebniserwartung: Vertrautwerden mit PM-bezogener Terminologie, Entwicklung einer grundlegenden Vorstellung von PM WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen des Projektmanagements - Begriffsbestimmungen - Ansätze - Methoden - Instrumente - Systemdenken Grundlagen Projektmanagement 1

Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen l Projekt: Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen gekennzeichnet ist (DIN 69901), wie z. B. : l Zielvorgabe l zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzung l Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben l projektspezifische Organisation Ein Projekt verbraucht Einsatzmittel und verursacht Kosten. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 2

Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen Der Projektbegriff: In der Projektmanagement-Literatur hat sich bisher E. Dülfer am meisten mit dem Projektbegriff auseinandergesetzt. Aus zahlreichen Definitionen filterte er folgende Projektmerkmale heraus: l l l l Merkmal der aufgabenmäßigen Determinanten, Zielvorgabe Merkmal der zeitlichen Determination Merkmal der Einmaligkeit Merkmal der Neuartigkeit Merkmal der Komplexität Merkmal des aufgabenbezogenen Budgets Merkmal der rechtlich-organisatorischen Zuordnung Maddaus fügte noch zwei weitere Merkmale hinzu: l Interdisziplinarität l Außergewöhnlichkeit WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 3

Genereller Ablauf eines Projektes Situationsanalyse: Analyse der eigenen und Ausgangssituation und gegebenenfalls Benchmarking durchführen. L K T Ziele bestimmen: Hauptziele und Nebenziele (have to have, nice to have) sowie Verfahrens- und Ergebnisziele bestimmen und dokumentieren. Aktivitäten bestimmen: Was muß getan werden, um die Hauptziele zu erreichen? Aktivitäten in einer Liste sammeln und daraufhin strukturieren. Phasenmodell, Projektstrukturplan, Vorgangsliste erstellen. Einsatzmittelplanung (insbesondere Personal): Sind Personal, Räumlichkeiten, Maschinen, Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe und Vorprodukte in genügender Kapazität (quantitativ und qualitativ) vorhanden? Können Kapazitäten selbst gestellt werden oder müssen bzw. können gegebenfalls Lieferanten / Subkontraktoren einbezogen werden? Vorgehen anhand der Vorgangsliste. Dauern und Kosten festlegen: Wie lange wird das Vorhaben dauern und wieviel wird es kosten? Anhand der Vorgangsliste jede einzelne Aktivität bezüglich der Dauern und Kosten bewerten und Ergebnisse aggregieren zu Gesamtdauer bzw. Gesamtkosten des Projektes. Bewertung von Risiken: Können Situationen eintreten, die zum Nichterreichen der Hauptziele führen oder dieses nur durch zusätzlichen Aufwand erreichen lassen (Lieferantenausfall, Qualitätsmängel, Illiquidität des Kunden usw. )? Projektsteuerung: Überwachung der Umsetzung und Eingriff bei nicht tolerierbaren Abweichungen von der Planung (siehe Regelkreis). Change Management und Contract Management als wesentlicher Faktor (auch zur Verringerung der Nachwirkungen eigener Fehler). Evaluation: Die nachträgliche Bewertung des Projektes soll in erster Linie als Lerneffekt betrachtet werden. Was wurde falsch gemacht und was könnte wie verbessert werden? Hier entsteht eine individuell zugeschnittene Basis für künftige Projekte. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 4

Grundlagen PM: Begriffsbestimmungen Projektdefinition: Festlegen der Aufgabenstellung und des Durchführungsrahmens eines Projektes (DIN 69 901). Projektmanagement: Gesamtheit der Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und- mitteln für die Realisierung eines Projektes (DIN 69901). WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 5

Warum Projektmanagement? Der permanente Wertschöpfungsprozess in einem Unternehmen unterliegt einer ständigen Änderung der internen und externen Bedingungen. Bestehende Strukturen müssen diesen Bedingungen angepaßt werden und dies erfordert in gewissen Zeitabständen die Durchführung von Organisationsprojekten. Zur Gewährleistung einer möglichst reibungslosen Realisierung derartiger Vorhaben ist die Anwendung von Projektmanagement ein hervorragendes Mittel. Eine standardisierte Planung des Vorhabens und genaue Überwachung des Umsetzungsprozesses mit gegebenenfalls erforderlichen Änderungen der Vorgehensweise aufgrund von wechselnden (internen und externen) Bedingen und neuen Erfahrungen stehen im Mittelpunkt der Disziplin. Nachfolgende Projektevaluationen beinhalten Erfahrungen aus dem abgeschlossenen Projekt und Verbesserungsvorschläge für folgende Projekte. Bei der Aufnahme neuer Vorhaben kann auf die dokumentierten Vorgehensweisen, Erfahrungswerte und Verbesserungsvorschläge zurückgegriffen werden. Ebenso verhält es sich mit anderen Projektarten, wie z. B. Konstruktionsprojekte von Anlagen. Insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Anwendung von Projektmanagement oft als unnötiger zusätzlicher Aufwand angesehen und somit vernachlässigt. Sicherlich ist im Vorfeld auch ein zusätzlicher Aufwand erforderlich, jedoch gewährleistet die Anwendung von Projektmanagement auf vielerlei Weise Vorteile, die durch ihren hohen Nutzen in der Regel die Aufwendung erheblich übertreffen. Generell sollte folgende Überlegung angestellt werden: “Lieber zweimal planen als einmal zu früh beginnen und später dreimal ändern. ” Insgesamt sollte jedoch bei jedem Vorhaben der Planungsaufwand im Vorfeld bestimmt werden. Damit kann ein sinnvolles Verhältnis von Aufwand (Umfang) und Nutzen des Projektmanagements situativ festgelegt werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 6

Projektparameter im Projektverlauf L T K Pl. St. Ko. Start Projekt-Ablauf Störung Übergabe Projekt-Lebensweg WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 7

Definition: „Projektmanagement“ Projekt: l l l festgelegtes, bewertbares Ziel Abschlußtermin einmaliger Ablauf komplexe Struktur Budget Management: l Zielsetzung l Planung l Entscheidung l Organisation l Einwirkung l Steuerung Projektmanagement: l Konzept, Methoden, Werkzeuge WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 8

Projektmanagement- Funktionen l Aufgaben-Struktur (PSP): Was ist zu machen ? l Aufbau-Organisation: Wer macht was ? l Ablauf-Organisation: Wer arbeitet mit wem ? l Termin-Planung: Wann ist was fertig ? l Kapazitätsplanung: Wieviel Ressourcen für was ? l Kosten-Planung: Wieviel kostet was ? l Finanz-Planung: Woher kommt welches Geld ? Wann wird was bezahlt ? l Controlling: Wer hält welches Budget und welche Termine warum nicht ein ? l Fortschrittsplanung: Was wurde erreicht, was nicht ? Was ist zusätzlich zu tun ? l Qualitätssicherung: WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Welche Gesetze, Auflagen wurden wie erfüllt ? Grundlagen Projektmanagement 9

Projektmanagement-Funktionen Projekt. Organisation Bedarfsermittlung Fach. Planungs. Lösungskonzeption und Projekt- manage. Steuersteuerung manageungsment Lösungsment manageentwicklung ment Dokumentation u. Konfigurationsüberwachung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Lösungsrealisierung Grundlagen Projektmanagement 10

Ausgewählte Projektarten Investitionsprojekte: Bau eines Flughafens Bau einer Entsalzungsanlage Neubau einer Produktionshalle Umbau bestehender Fertigungseinrichtungen Forschungs- und Entwicklungsprojekte: Entwicklung von Softwareprogrammen Entwicklung neuer Produkte Entwicklung eines neuen Marketingkonzeptes Organisationsprojekte: Vorbereitung der Olympischen Spiele Umorganisation eines Betriebes Vorbereitung der Serienfertigung eines neuen Autotyps Umsetzung einer Unternehmensstrategie WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 11

Ausgewählte Projektarten: Vergleich der Parameter Bedingungen der Projektarten hinsichtlich der Zielgrößen Ziele Ergebnisse Termine Kosten Ressourcen Investition fest variabel fest Forschung & Entwicklung variabel fest variabel Organisation fest variabel fest WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 12

Hauptaufgaben des Projektmanagements Projekt-Ziele: Definition richtiger, eindeutiger, erreichbarer und abgestimmter Ziele als Basis aller Aktivitäten Projekt-Organisation: Aufbau einer zeitlich befristeten Projektorganisation mit klarer Definition aller notwendigen Rollen, Verantwortungen und Kompetenzen. Projekt-Planung: Planung realistischer Kosten und Termine des Projektes, der Meilensteine und der Arbeitspakete. Projektablauf: Bestimmung des technisch und wirtschaftlich geeigneten Projektablaufs mit eindeutigen Zwischenergebnissen Projektziele Projekt. Organisation Projekt. Planung Führung Projektablauf Projektsteuerung Projekt-Steuerung: Laufende Überwachung und rechtzeitige Steuerung der Abweichungen bei Ergebnissen Kosten und Terminen. Führung: Motivation, Engagement und Zusammenarbeit aller Betroffenen in einer geeigneten Projektkultur. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 13

Mängelanalyse: Subjektiver Lösungsansatz ? Ziel WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 14

Das magische Dreieck im Projektmanagement Leistung Termine Kosten WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 15

Phasenmodelle, Netzpläne, Strukturpläne Der erste Planungsschritt: Orientierung im Phasenmodell Der zweite Planungsschritt: Projektstrukturplan Der dritte Planungsschritt: Netzplan (Aufbauplan) (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement . . . und weitere Planungsschritte folgen Grundlagen Projektmanagement 16

Grundlagen: Phasenmodelle Eine Projektphase ist ein “zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist” (DIN 69900). Arbeitsaufwand / Einsatz Realisierung Projektphasen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Zeit (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 17

Meilensteine in Phasenmodellen Wichtiger Bestandteil der Phasenmodelle sind Meilensteine. Wie auch im allgemeinen Sprachgebrauch werden darunter “Ereignisse besonderer Bedeutung” verstanden (vgl. DIN-Norm 69900). l Meilensteine kennzeichnen in erster Linie das Ende einer Phase bzw. den Beginn einer neuen Phase. l Sie können auch bei besonderen Ereignissen innerhalb von Phasen gesetzt werden, wobei zu beachten ist, daß diese Ereignisse immer anhand eines konkreten Ergebnisses feststellbar und kontrollierbar sein müssen. l Bei dem Erreichen eines Meilensteines steht häufig auch die Entscheidung bezüglich der Fortführung der weiteren Aktivitäten an. Zu diesen Zeitpunkten wird über die Freigabe der Folgephase, die gesamte oder teilweise Wiederholung der vergangenen Phase oder sogar über den Abbruch des Projektes entschieden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 18

Projektstrukturpläne Legende: Projekt TP: Teilprojekt TA: Teilaufgabe AP: Arbeitspaket : kritisch TP TA AP AP Vorgänge Ablaufplan Vorgänge Terminplan Zeit (aus RKW: PMF) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 19

Meilensteine im Phasenmodell Typ 1 (Entwicklungsmodell) Phasen 1 2 Zeit Meilensteine: Freigabe der Folgephase mögliche Meilensteine: 1: erste Auswahl technischer Lösungen 2: abschließende Auswahl der technischen Lösungen PMF, Bild 10 / 2 WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 20

Mängelanalyse: Unklare Projektverantwortlichkeit Projektsteuerer ? ? Projektkoordinator ? Projektleiter WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 21

Mängelanalyse: Fehlende Projektmitglieder Abteilung A ? Abteilung B Abteilung C WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 22

Mängelanalyse: Ungenügende Problemlösungsansätze Entscheidung Probleme ? A B C D WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 23

Mängelanalyse: Falsche Risikobewertung Projekte A Risiken y B X C D DM WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement ? Grundlagen Projektmanagement 24

Mängelanalyse: Fehlende Projektstrukturierung / Projektorganisation systematisch intuitiv WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 25

Mängelanalyse: Ungenügende Problemlösungsansätze DM Ist abgeschlossenes Projekt Soll Zeit DM Terminverzug und Kostenüberschreitung heute laufendes Projekt Zeit WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 26

Hauptursache von PM-Problemen Hauptursache: Qualifikations- und Qualifizierungsdefizite l l l l Mangelhafte organisatorische Gestaltung der Arbeit Mangelhafte Zusammenarbeit bei der Realisierung Wenig Wissen über technisch-organisatischen Zusammenhang Fehlende wechselseitige Akzeptanz und Toleranz Fehlende Kompetenz zur Analyse, Problemlösung und strukturierten Bearbeitung Mangelnde Kenntnis der Aufgaben der anderen vor- und nachgelagerten Stellen und Mitarbeiter Wenig Know-how hinsichtlich der aufgabengerechten und benutzergerechten Produktgestaltung Verstärkung der speziellen Probleme von Führungskräften (Vorgesetzten): - Vorbehalte gegenüber einer anderen als der eigenen berufsspezifischen Aufgabe (technisch, kaufmännisch) - Eigenverständnis als der „beste Sachbearbeiter“ - Mangelnde Sozialkompetenz WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 27

Mögliche Qualifikations- und Qualifizierungsdefizite l Mangelnder Anwendungsbezug l Fehlendes Know-how bezüglich EDV l Nichtverwendungsfähige Methode aus der Großindustrie l Vernachlässigung internationaler (z. B. europäischer) Aspekte l Lediglich bruchstückhaftes Know-how über Projekte und Management l Sofern PM geschult wird, kaum Verwendung aktiver Lehr- und Lernmethoden (CBT, PM-Software, Kleingruppenarbeit, praktische Fallstudien) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 28

Qualifikations- und Qualifizierungsbedarf l Übung im PM (Vorgehensmodelle, Methoden, Werkzeuge, Koordination) l Lernen, in komplexen Systemen zu denken und zu handeln l Denken in vielen von einander unabhängigen Ursache-Wirkungsbeziehungen l Einübung der Einbettung des Problemlösungsprozesses in die übrigen Aufgaben und Abläufe l Fähigkeit, Probleme systematisch zu strukturieren l Fähigkeit, den Problemlösungsprozess zu planen und zu steuern l Managementerfahrung in Leistungskompetenz l Andere fachübergreifenden Kompetenzen wie z. B. zur - Initiative und Selbstorganisation - Gruppenarbeit und Kommunikation - Moderation, Visualisierung und Präsentation - Kritik und Toleranz, Konfliktbewältigung - Fähigkeit, mit verschiedenen beruflichen Bereichen umzugehen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 29

Das projektorientierte Unternehmen Projektorientierte Unternehmen haben spezifische projektorientierte Strategien, Strukturen und Kulturen, die erfolgreiche Führung von Projekten unterstützen. „Management by Projects“ als Strategie Flexible Organisationsstrukturen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Das projektorientierte Unternehmen Grundlagen Projektmanagement. Kultur 30

Das strategische Dreieck nach Ohmae Eigenes Unternehmen Projektmanagement Kunde WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Wettbewerber Grundlagen Projektmanagement 31

Erfolgsfaktoren unternehmerischen Handelns Kundenorientierung Effizientes Führungssystem Strategie Unternehmenserfolg Innovation Strategie orientierte Organisation WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Nutzung der Mitarbeiterpotentiale Informationssysteme Grundlagen Projektmanagement 32

Projektmanagement-Organisation in objektorientiertem Umfeld Warum Projektmanagement ? Für Vorhaben innerhalb von Unternehmen und / oder Abteilungen, die eine andere Form der Bearbeitung fordern, da alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen betroffen sind und daher auch beteiligt werden sollten. PL PL WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 33

Projektmanagement-Organisation in funktionsorientiertem Umfeld Warum Projektmanagement ? Für die Lösung von Aufgaben und Problemen, für deren Bearbeitung die bestehenden Organisations- und Erscheinungsformen zu umständlich und schwerfällig sind, zum Finden und Entwickeln von ungewöhnlichen Lösungen. PL PL WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 34

Projektmanagement: Anwendungsfelder Auftragsprojekte Verwaltung Reorganisation Marketing Joint-Venture Förderung DV-Projekte Forschung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement Produktinnovation 35

Vorteile des Projektmanagements bei Auftragsprojekten l Kundenorientierung l Früherkennung von Konfliktpotentialen l Beachtung der Aufgaben l Klare Erfassung von Zuständen l Qualitätsorientierung l Termineinhaltung l Effizienter Ressourceneinsatz l Kosteneinhaltung l Effiziente Koordination l Realisierung von Synergie-Effekten (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 36

Nutzen des Projektmanagements bei Produktentwicklungsprojekten l Schnellere Projektrealisierung l Ganzheitliche Lösungen l Effizienter Ressourceneinsatz durch phasenorientiertes Vorgehen l Termineinhaltung l Kosteneinhaltung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 37

Vorteile des Projektmanagements bei Organisationsentwicklungs- / EDV-Projekten l Interne Kundenorientierung l Klare Zielformulierung l Sicherung der Akzeptanz der Beteiligten l Systematisches und ganzheitliches Denken (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 38

Vorteile des Projektmanagements auf Unternehmensebene l Klare Prioritätensetzung l Personal- und Führungskräfteentwicklung l „Neue“ Karrierechancen und Motivationen l Verantwortungsübernahme durch Teams l Effizienter Ressourceneinsatz l Nutzung von Erfahrungen (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 39

Management-Ansätze l Funktionaler Ansatz, Schule des klassischen Managements l Erfahrungs-Ansatz, Schule des Empirismus l Verhaltens-Ansatz, Schule des Human Behavior l Ansatz der sozialen Systeme l Entscheidungs-Ansatz, Schule der Entscheidungstheorie l System-Ansatz, Management-System-Schule (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 40

Einwände gegen Projektmanagement Der Einsatz von Projektmanagement kann Nachteile und Schwierigkeiten mit sich bringen. Bei richtiger Anwendung lassen sich zwar keine Einwände gegen den Einsatz des Projektmanagements finden - gerade hier liegt aber das Problem: Richtige Anwendung heißt nicht nur, formale Bedingungen zu erfüllen oder Regeln einzuhalten. Projektmanagement ist zunächst als Situation wirksam, als Organisationsbedingung. Als Instrument formt es sich selbst erst bei seiner Anwendung. l Unklare Zielsetzungen und diffuse Aufgabenstellungen gefährden Projektverlauf. l Hand- und „Rezeptbücher“ bergen Gefahren. l Projektmanagement bringt keine Vorteile, wenn sein Verhältnis zur Hierarchie nicht geklärt ist. l Hierarchieverhalten und Projektmanagement können sich widersprechen. l Projektmanagement verlangt nach Managementqualifikationen. l Projektmanagement ist ein gravierender Eingriff in die bestehende Organisation. Im Allgemeinen neigen aber alle sozialen Systeme zum Konservatismus, d. h. Organisationen können erheblichen Widerstand gegen Veränderungen leisten. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 41

Projektmanagement: Chancen l Erhöhte Flexibilität und „Manövrierfähigkeit“ des Projektteams l Aufgabenangemessene Sachergebnisse von hoher Qualität l Vernetztes, abteilungsübergreifendes Denken l Realisierung von Synergieeffekten l Integration von Einzelergebnissen in den Gesamtzusammenhang l Entlastung der Dienststellenleitung l Entscheidungen fallen dezentral, problem- und zeitnah l Größeres Verantwortungsbewußtsein l Unternehmerisches Denken und Engagement WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 42

Projektmanagement: Risiken l Unklare Kompetenzverteilung in der Gruppe l Zersplitterung der Aktivitäten l Anbindung an die Dienststelle nicht hinreichend eindeutig l Machtkonflikte durch neue Weisungsstrukturen l Betriebliche Unruhe durch Neuordnung der Machtverhältnisse l Verselbständigung der Projekte l Überlastung der Mitarbeiter durch weiter wahrgenommene Linienfunktionen l Probleme bei der Rückkehr zum Alltagsgeschäft WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 43

Trend der Projektarbeit Von Zu Auftragsrealisierung, Forschung und Entwicklung, Angebotserstellung, Marketing, PR, Personalentwicklung, Organisationsentwicklung, Investitionen wenige große Projekte viele kleine, mittlere und große Projekte mit externen Auftraggebern Projekte mit externen und Projekte mit internen Auftraggebern WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 44

Wandel der Themenschwerpunkte Die Probleme im Projektmanagement gewinnen an Aktualität, werden zur Routinearbeit oder verlieren an Bedeutung. Neue Problemfelder und Themen kommen zum Fragen-Spektrum des Projektmanagement hinzu. Die Auswertung einer Literaturdatenbank, die neben der normalen Literatur auch Beiträge von internationalen Proceedings und Zeitschriften enthält, ergab unter Verwendung einer ABC-Analyse folgende A-Schwerpunkte: l l l Systemtechnik, Effizienz, Risikoanalyse Netzplan-Technik-Verfahren, Terminplanung, Ressourcenplanung, Cost Control Implementierung von Projektorganisationen Projekt-Software Rolle des Projektmanagers, Ausbildung und Training Branchen / Sektoren: Bauindustrie, Entwicklungsländer WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 45

Grundgedanken des Projektmanagements 1 2 Ganzheitliche Betrachtungsweise oder „Denken in Systemen“ Phasenweiser Projektablauf Der Systemansatz schafft die Möglichkeit, interdisziplinäre und komplexe Vorhaben zu strukturieren Strategische Vorgehensweise: „Makro-Prozeß“, der eine Betrachtung der Gesamtproblemebene zuläßt und Entscheidungen und damit wie Abbruch, Wiederholung beherrschbar zu machen. und Weiterführung ermöglicht. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 46

Systemdenken: Inhalt und Aufgabe Systemdenken Die Zusammenhänge zwischen System und Übersystem (Umwelt) einerseits und den einzelnen Elementen des Systems andererseits zu erfassen, zu verstehen und hinsichtlich bestimmter Ziele zu gestalten, ist Absicht und Aufgabe des Systemdenkens. Den wesentlichen Inhalt des Systemdenkens bildet die Systemstrukturierung sowie die gedankliche Durchdringung über Systemhierarchie- und Teilsystembetrachtung. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 47

Bestimmung des Systems Das System: l l eine gegenüber der Umwelt abgegrenzte Ganzheit besteht aus einzelnen Elementen es existieren festgelegte Beziehungen bestimmte Funktionen werden erfüllt Schnittstellen Motor Fahrwerk Karosserie Elektronik Getriebe Systemgrenze Systemumfeld WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 48

Systemtheorie: Begriffsbestimmungen l System: „Ein System besteht aus einer Menge von Elementen, welche Eigenschaften besitzen und welche durch Beziehungen miteinander vernetzt sind. “ l Systemmerkmale: Systemmerkmale dienen zur Klassifizierung von verschiedenen Systemen, wie z. B. das Merkmal „Strukturierung“, das sowohl einfach als auch komplex sein kann. l Systemtypen: - Zielsysteme Handlungsträgersysteme Handlungsobjektsysteme WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement z. B. : Projektziele, Projektdefinition z. B. : Projektstrukturplan, Projektablaufplan z. B. : Projektorganisation als Institution z. B. : Projektgegenstand, Produktqualität Grundlagen Projektmanagement 49

Systemtheorie: Begriffsbestimmungen l l Systemstrukturen: - Aufbaustruktur (hierarchische Gliederung) z. B. : Projektstrukturplan - Ablaufstruktur (prozessorientierte Gliederung) z. B. : Netzplan Systemumwelt: Systeme sind offen und haben somit Wechselbeziehungen mit ihrer Umwelt (Systemumwelt). l Systemgrenze: Die Systemgrenze wird im Rahmen der Zielsystemerstellung ermittelt. Sie bestimmt zudem den Systemgestaltungsprozess, indem festgelegt wird, was in das System gehört und was nicht. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 50

Systemmerkmale Elementeart Sachlichkeit Entstehungsart Systemmerkmale Veränderlichkeit Vorher. Bestimmbarkeit WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Komplexität Grundlagen Projektmanagement 51

Systemmerkmal: Sachlichkeit Es wird zwischen körperlichen und gedanklichen Systemen unterschieden: l Logische Systeme: Sie bestehen aus abstrakten Elementen und sind durch abstrakte Beziehungen miteinander verbunden. Beispiele: Zahlen, Programmiersprache, Nummernsystem l Materielle Systeme: Diese Systemart besteht aus konkreten Elementen mit erkennbaren Beziehungen. Beispiele: Maschine, Fahrrad, Computer (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 52

Systemmerkmal: Veränderlichkeit Folgende Systemarten werden nach der Eigenveränderlichkeit des Systems, also danach, ob eine Systemänderung ohne äußere Einflüsse erfolgen kann, unterschieden: l Statische Systeme: Im Zeitablauf verändern sich diese Systeme nicht. Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Nummernsystem l Dynamische Systeme: Diese Systemart ist durch ihre eigenständige Veränderung im Zeitablauf gekennzeichnet. Beispiele: Unternehmen, Familie, Baum (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 53

Systemmerkmal: Vorherbestimmbarkeit Folgende Systemarten werden nach der Vorherbestimmbarkeit des Systemverhaltens differenziert: l Deterministische Systeme: Das Verhalten des Systems ist von vornherein eindeutig erkennbar. Jede Ungewißheit ist ausgeschlossen. Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Planetensystem l Stochastische Systeme: Bei dieser Systemart ist das Systemverhalten nur mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit vorherzubestimmen. Beispiele: Unternehmen, Familie, Roulette (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 54

Systemmerkmal: Komplexität Die Komplexität eines Systems ist eine Funktion von: l l Art und Zahl der Systemelemente Art und Umfang der Systembeziehungen Danach werden folgende Systemarten unterschieden: l Einfache Systeme: Beispiele: Fahrrad, Zahlen, Hammer l Komplexe Systeme: Beispiele: Programmiersprache, Werkzeugmaschine, Planetensystem l Hochkomplexe Systeme: Beispiele: Unternehmen, Zentralnervensystem, Computer (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 55

Systemmerkmal: Enstehungsart Folgende Systemarten werden nach der Art ihrer Entstehung unterschieden: l Natürliche Systeme: Darunter werden naturgegebene Systeme verstanden. Beispiele: Planetensystem, Baum, Zentralnervensystem l Künstliche Systeme: Das Ergebnis menschlicher Gestaltungshandlungen sind künstliche Systeme. Diese Systemart unterliegt in der Regel der menschlichen Planung, Steuerung und Überwachung. Beispiele: Unternehmen, Fahrrad, Programmiersprache (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 56

Systemmerkmal: Elementeart Folgende Systemarten werden nach der Art ihrer Systemelemente unterschieden: l Soziale Systeme: Bei dieser Systemart sind vornehmlich Menschen als Systemelemente bestimmend. Beispiele: Partei, Verband, Verein l Technische Systeme: Diese Systemart besteht aus künstlichen Systemelementen. Beispiele: Fahrrad, Werkzeugmaschine, Computer l Soziotechnische Systeme: Diese Systemart stellt eine Mischform dar, die zumindest einen Menschen als Systemelement enthält. Beispiele: Unternehmen, bemannte Mondrakete (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 57

Systemdeterminanten Systemverhalten Systemziele Systemelemente WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Systembeziehungen Grundlagen Projektmanagement 58

Systemdeterminanten: Systemziele Mit künstlichen Systemen werden üblicherweise Ziele verfolgt, für deren Ausprägungen vor allem Qualität und Quantität von Bedeutung sind. Die Ziele eines Systems sind bei der Systemanalyse Gegenstand der Untersuchung und bei der Systemgestaltung die Vorgabe, nach der die Gestaltung des neuen Systems vorgenommen werden muß. Das System ist so zu gestalten, daß es eine möglichst große Zielannäherung erreicht. (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 59

Systemdeterminanten: Systemelemente Um eine genaue Bestimmung der Systemelemente vornehmen zu können, sind diese bei der Analyse und Gestaltung eines Systems vor allem nach ihrer Art, Zahl und Bedeutung zu differenzieren. l Die Art der Systemelemente ist durch ihre charakteristischen Merkmale und Eigenschaften zu beschreiben. In einem System können auch unterschiedliche Arten von Systemelementen vorhanden sein. l Ferner wird ein System durch Systemelement-Arten bestimmt. l Die Bedeutung einzelner Systemelemente kann gleichwertig sein. Der Einfluß der Systemelemente kann jedoch auch eine wesentlich unterschiedliche Bedeutung haben. die Zahl der unterschiedlichen (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 60

Systemdeterminanten: Systembeziehungen l Externe Systembeziehungen Als externe Systembeziehungen bezeichnet man die Beziehungen zwischen dem System und seiner Umwelt. Da es kaum geschlossene Systeme, d. h. Systeme ohne Beziehungen zu ihrer Umwelt gibt, bestehen üblicherweise Beziehungen dieser Art. l Interne Systembeziehungen Unter internen Systembeziehungen versteht man Systembeziehungen der einzelnen Systemelemente untereinander. Eine Beziehung zwischen zwei Systemelementen liegt vor, wenn der Output eines Elements zum Input eines anderen Elements wird. (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 61

Systemdeterminanten: Systembeziehungen Für Systembeziehungen sind vornehmlich folgende Faktoren von Bedeutung: l die Art der Systembeziehungen l der Umfang dieser Beziehungen je Art l die Frequenz und der Zeitpunkt der Beziehungen l die Richtung der Beziehungen (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 62

Systemdeterminanten: Systemverhalten l Das Systemverhalten bedarf eines Beurteilungsmaßstabes. l Eine absolute Beurteilung kann nicht immer erfolgen. l Als Beurteilungsmaßstäbe kommen nur die Systemziele in Betracht. l Daher sind Systemverhalten und -ziele mit identischen Maßstäben zu messen. l Aus diesem Grund sollten Systemziele quantifiziert werden. (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 63

Notwendigkeit einer systematischen Denkweise Eigenschaften von heutigen Problemstellungen: l Neuartigkeit l Komplexität l Bedeutung Die systematische Denkweise soll eine bessere Methodik sein, der Komplexität unserer Welt gerecht zu werden und somit die auftretenden, schwer erfassbaren Vernetzungen einschließlich deren Dynamik und Unbestimmtheit zu bewältigen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 64

Notwendigkeit einer systematischen Denkweise l Reduktionismus wird zum Expansionismus Mechanismus zum Evolutionismus Reduktionismus: Das Ganze wird in seine Teile zerlegt, um aus der Analyse der Teile das Ganze begreifen, klassifizieren und bewerten zu können. l Expansionismus: Die Eigenschaften des Systems als Ganzes lassen sich nur aus den Wechselwirkungen der in ihm enthaltenen Komponenten sowie mit der Systemumwelt erklären. l Mechanismus: Phänomene werden ausschließlich durch die Analyse der zwingenden Ursache. Wirkungs-Relation geklärt. l Evolutionismus: Betrachtet werden nicht nur Ursache-Wirkungs-Prinzipien, sondern Zweckorientiertheit von Systemen, das „Auf-ein-Ziel-Ausgerichtet-Sein“. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 65

Argumente für den Systemansatz l Ganzheitliche Problemschau und dadurch Verringerung des Risikos einer System-Fehlplanung. l Methodengestützte Bewältigung der Problemkomplexität, indem die Zusammenhänge im System und die Zusammenhänge des Systems mit seiner Umwelt berücksichtigt werden. l Betrachtung von Prozessen wie Zielfindungsprozesse, Organisationsprozesse, Gestaltungsprozesse und Implementierungsprozesse, die als Bestandteil des Problemlösungsprozesses angesehen werden. l Betrachtung der Handlungsträgersysteme als komplexe, selbstorganisierende Systeme und damit Abkehr von einem mechanistischen Ansatz. (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 66

Vorteile des Systemdenken l Das Risiko von Fehlplanungen wird durch ganzheitliches Denken verringert. l Interdependenzen können besser berücksichtigt werden. Komplex erscheinende Zusammenhänge können durch Erhöhung des Betrachtungszeitpunktes zu „Black Boxes“ reduziert werden. l Die abstrakten Begriffe und Zusammenhänge des Systemansatzes können auch in mathematischer Sprache ausgedrückt werden, was Optimierungen von Systemen mittels mathematischer Verfahren erlaubt (Operations-Research-Modelle). l Die abstrakt-formale Denkweise läßt sich auf jeden Bereich menschlichen Wissens anwenden. l Der Systemansatz kann als gemeinsames Verständigungselement bei interdisziplinär zusammengesetzten Teams verwendet werden. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 67

Systemdenken als PR-Lösungsprozeß Systemansatz manifestiert als systemorientiertes Denken Strukturieren Vorgehen Problemlösungsprozess beliebige Phasen des Projektlebenszyklus betreffend Problem l l l Anforderungsermittlung Design Realisierung Methoden der Systemgestaltung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Implementierung l Nutzung l Außerdienststellung l Lösung Methoden des Projektmanagements Grundlagen Projektmanagement 68

Projekteinflüsse Technische Umwelt (bestehende Systeme und Technologien) Politische Umwelt (Behörden, Gesetze Verordnungen) Projektmitarbeiter (Leiter, Team) Natürliche Umwelt (Bürgerinitiativen) Ökonomische Umwelt (Märkte, Bewerber) Unternehmensleitung (Stammorganisation) Sozio-kulturelle Umwelt (Medien, Öffentlichkeit) Projekt Subauftraggeber (Lieferanten, Berater) Auftraggeber (Kunde, Produkt-Nutzer) Konsortialpartner WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Projekteinflüsse Kapitalgeber (Unternehmenseigentümer, Finanzier) Grundlagen Projektmanagement 69

Regelkreis der Führungsfunktionen Zielkorrekturen: - andere Ziele - andere Gewichtung 3 Vorkoppeln 6 Entscheiden Ziele setzen 4 5 12 Planen an den / die Auftraggeber Abweichungen analysieren D>T (Toleranzwert) 11 Vergleichen Reaktion, D=<T D = Soll - Ist Versorgungsgrößen: Personal (Arbeitsmarkt) Informationen (Kunden-/Info-Markt) Betriebsmittel (Lieferantenmarkt) Material (Lieferantenmarkt) Energie (Lieferantenmarkt) Kapital (Kapitalmarkt) 8 7 Einwirken { 1 Organisieren Ist 10 Ist-Ermitteln Regelperson(en) leistungserbringende reglergelenkte Kontrollieren Soll 10 + 11 + 12 0 13 Rückmelden Regler-externe Vorgaben, Vereinbarung, Vertrag, Gesetze 2 Regler (Führungsperson/-kraft/-stelle) (Regelobjekte) Ergebnis. Leistungen (Produkte, Dienste, Wissen); Verhaltens. Leistungen STÖRUNGEN durch Regler (Führungskraft) / Regelperson(en) / Umwelt (-Einflüsse) (nach Dworatschek, IPMI Universität Bremen 3 / 97) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 70

Verteilung von Zuständigkeiten Das Zusammenarbeiten in einem Unternehmen erfordert eine klare Definition der Zuständigkeiten, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Dieses wird über die Aufbauorganisatíon erreicht. Jedoch kann allein eine gute Aufbauorganisation den Erfolg eines Projektes noch nicht sicherstellen. Eine falsche Organisation verhindert aber in jedem Fall den Erfolg. Eingang Ausgang Eine mögliche Konsequenz bei der falschen Verteilung von Zuständigkeiten. . . WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 71

Organisationsgliederung Die Gesamtaufgabe des Unternehmens wird einerseits in spezielle Aufgabengebiete aufgeteilt, die meist funktionaler Natur sind. Andererseits wird bei hoher Komplexität der Aufgabenstellung eine hierarchie- und verantwortungsorientierte Strukturierung notwendig. Durch eine Kombination beider Strukturierungsarten wird das gesamte Aufgabenspektrum in überschaubare und kontrollfähige Organisationseinheiten aufgegliedert. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 72

Der Kreislauf des Organisierens Problemerkennung Projektauslösung Systemeinführung Projektteam Systemanalyse Systemgestaltung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 73

Systemanalyse l Ist-Aufnahme: Bei der Ist-Aufnahme sind die Gegebenheiten des bisherigen Systems und die Anforderungen an das neu zu gestaltende System zu ermitteln. l Ist-Analyse: Aufgabe der Ist-Analyse ist, das bisherige System im Hinblick auf seine Mängel zu untersuchen und die Anforderungen auf ihre Notwendigkeit zu überprüfen. (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 74

Systemgestaltung l Groborganisation: In einem ersten Schritt ist ein Sollvorschlag bzw. ein Systemkonzept auszuarbeiten, wobei die wesentlichen Merkmale des neuen Systems gestaltet werden. l Detailorganisation: Wurde die Entscheidung für ein bestimmtes Systemkonzept getroffen, so muß es nun detailliert organisiert werden. Das Ergebnis dieser Detailorganisation ist der einführungsreife Entwurf. Sollen Teile dieses Entwurfs mit der elektronischen Datenverarbeitung arbeiten, so ist für diese Systemteile eine ausführungsreife Programmvorgabe zu erstellen. l Programmierung: Die von der elektronischen Datenverarbeitung zu übernehmenden Aufgaben müssen programmiert und die Programme bis zu ihrer Einsatzreife getestet werden. Heute werden jedoch häufig erworbene Programme eingesetzt. (nach Patzak, Rattay) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 75

Systemeinführung l Einführungsvorbereitung: Da das einzuführende System bisher nur als Plan vorliegt, sind für die Umsetzung Vorbereitungen wie z. B. die Beschaffung von Organisationsmitteln oder die Schulung der Mitarbeiter erforderlich. Diese Vorbereitung der Systemeinführung wird auch als Implementierung bezeichnet. l Systemanlauf: In dieser Phase wird das System eingesetzt und in den betrieblichen Ablauf eingebunden. l Systemkontrolle: Hat das neue System seine anlaufbedingten Schwierigkeiten überwunden, so muß die Zielerreichung überwacht werden. (nach Patzak) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 76

Unternehmensführung, Management Der Wirtschaftsprozeß einer Unternehmung bedarf entsprechender Gestaltungskräfte, damit er zielgerecht in Gang gesetzt werden kann und koordiniert abläuft. Die hierfür erforderlichen Impulse und Steuerungsmaßnahmen machen den Kern dessen aus, was als „Unternehmensführung“ oder „Management“ bezeichnet wird. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 77

Management als Institution beinhaltet die Unternehmensführung, d. h. alle leitenden Instanzen. Strategische Entscheidungen Oberste Leistung (Top Management) Mittlere Leitung (Middle Management) Untere Leitung (Lower Management) Anordnungen Dispositive Entscheidungen Realisation Anteil der Arbeitszeit Verhältnis zwischen Entscheidungs- und Realisierungstätigkeit in Abhängigkeit von der Leitungsebene (nach Grochla) (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 78

Management als Funktion umfaßt alle zur Steuerung einer Unternehmung notwendigen Aufgaben (Planung, Organisation, Führung und Kontrolle). Drei Dimensionen des Managements: feed forward Prozessuale Dimension Planung Entscheidung Durchsetzung Kontrolle feed back Strukturelle Dimension fallweise Regelung (Disposition) generelle Regelung (Organisation) Personelle Dimension partizipativer Führungsstil autoritärer Führungsstil (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 79

Phasenstruktur des Managementprozesses Die Entscheidungen in prozessualen Managementaktivitäten sind keine punktuellen Wahlakte, sondern bedeuten einen Entscheidungsprozeß. Die einzelnen Phasen dieses Prozesses zeigen einen Zusammenhang und bilden einen komplexen, sich wiederholenden Managementzyklus. Der Managementzyklus ist durch Vor- und Rückkoppelung gekennzeichnet. Planung Prognose Entscheidung Durchsetzung Realisierung Soll Ist Kontrolle Informationsspeicherung Bewertung Rückkoppelung (feed back) (zusätzlich) Problemerkennung Alternativensuche Informationsgewinnung Vorkoppelung (feed forward) Zielbildung Abweichungsanalyse (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 80

Organisation als Managementfunktion Organisation als Funktion ist als Strukturieren von Daueraufgaben (von Vorgängen mit Wiederholungscharakter) gekennzeichnet. Es werden generelle Regelungen getroffen, nach denen sich die Vorgänge jetzt und in der Zukunft vollziehen sollen. Im Ergebnis ergibt sich ein Gebilde, das gleichfalls als Organisation bezeichnet wird. Disposition (als Gegensatz) als Funktion kennzeichnet fallweise verfügende Anordnungen, die nur für den Einzelfall getroffen werden. Individuelle Dispositionen ersetzen stets eine fehlende Organisation bzw. treten dort an deren Stelle, wo jene nicht realisiert werden kann oder soll. Die Möglichkeit und zugleich Zweckmäßigkeit generell regelnder Organisation hat insbesondere zwei Ursachen: wiederholende Aufgaben l arbeitsteiliger Wirtschaftsprozeß der Unternehmung (wer, wann, wie. . . ) l WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 81

Organisation als Managementfunktion Um einen Organisationsprozeß in Gang zu setzen ist ein iterativer Prozeß notwendig: l In der Vorstudie wird der Organisationsauftrag präzisiert und geprüft, ob das Vorhaben wirtschaftlich sinnvoll ist. l Mit der Hauptstudie werden vom Groben ins Detail vorausschreitend isoliert zu bearbeitende, integrationsfähige Problemfelder in ihren Abhängigkeiten bestimmt und grobe Lösungskonzepte entwickelt. l Anschließende Teilstudien ergeben Lösungen für Teilbereiche und Basissysteme. l Mit dem Systembau werden die Konzepte verwirklicht, Stellenbeschreibungen, Zeitpläne usw. aufgestellt werden. indem Organigramme, l Die mit entsprechender Schulung und Information der Betroffenen einherzugehende Einführung beinhaltet die Umsetzung der Lösung in die Praxis, wobei es drei Möglichkeiten der Einführung gibt: - schlagartige Einführung - stufenweise Einführung - parallele Einführung (alte und neue Lösung bestehen zeitweise nebeneinander) l Während der Laufzeit einer organisatorischen Lösung treten Aufgaben der Erhaltung auf, zu der Überwachung und Pflege (= Aktualisierung und Anpassung der Lösung) zählen. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 82

Zusammenhang von Organisationsprozeß und -zyklus Die ersten drei Stufen des Organisationsprozesses weisen im wesentlichen eine Struktur auf, die der Ablaufstruktur des Willensbildungsprozesses im Rahmen des bereits beschriebenen allgemeinen Managementprozesses (Managementzyklus) entsprechen. Deshalb wird mit der gleichen Begründung wie hier auch vom Organisationszyklus gesprochen. Organisationsprozeß Vorstudie Hauptstudie Teilstudie Systembau Einführung Erhaltung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement Auftrags- und Vorgehensplan Auswahl Bewertung Synthese Konzeptentwurf Konzeptanalyse Kritische Würdigung Erhebung und Analyse Auftrags- und Vorgehensplanung Organisationszyklus 83

Führung und Management ist mit Führung gleichzusetzen. Führung als Fachfunktion des Managements (Planung, Organisation und Kontrolle): d. h. Einfluß auf die Mitarbeiter ausüben, der sie veranlaßt, die erwarteten Beiträge der Unternehmensziele zu erbringen (Produktivitätsund Leistungsaspekt). Führung als Personalfunktion (Menschenführung): d. h. Bedingungen schaffen, die es ermöglichen, daß Mitarbeiter auch ihre persönlichen Ziele realisieren können (Zufriedenheitsaspekt). WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 84

Verhaltensgitter (Managerial Grid) hoch von Blake / Mouton 1964/1968/1980 9 niedrig Personenorientiert (People) 8 7 Country Club Management (1, 9) Team Management (9, 9) Die weitestgehende Befriedigung sozialer Bedürfnisse der Mitarbeiter führt zu einer gemütlichen, freundlichen Arbeitsatmosphäre und entsprechend gemütlichem Arbeitstempo. Hohe Arbeitsleistung ist das Ergebnis einer ausgewogenen Abstimmung von aufgaben- und personenbezogenen Bedürfnissen, die bei der Erreichung der organisatorischen Ziele in gleicher Weise befriedigt werden. Middle of the Road Management (5, 5) 6 Eine befriedigende Arbeitsleistung wird durch ständige Kompromisse zwischen den Leistungsanforderungen der Organisation und den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter aufrechterhalten. 5 4 Task Management (9, 1) Impoverished Management (1, 1) 3 2 1 Menschen werden ähnlich wie Maschinen behandelt. Die Arbeitsleistung wird dadurch erreicht, daß die Arbeitsbedingungen so angeordnet sind, daß „Störungen“ durch individuelle und soziale Bedürfnisse der Mitarbeiter minimiert werden. Eine befriedigende Arbeitsleistung ist nicht zu erreichen, da einerseits die Mitarbeiter faul, gleichgültig und des interessiert sind und andererseits auch keine befriedigenden sozialen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern zu erreichen sind 1 2 niedrig WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement 3 4 5 6 7 8 Leistungsorientiert (Production) Grundlagen Projektmanagement 9 hoch 85

Führungsstile 100 % Willensbildung beim Miarbeiter / bei der Gruppe Willensbildung beim Vorgesetzten 0% Charakterisierung Benennung Vorgesetzter entscheidet, setzt durch notfalls Zwang autoritär Vorgesetzter Gruppe entscheidet, informiert, entwickelt setzt mit Meinungs- Vorschläge, Manipulation Überzeugung äußerung Vorgesetzter durch der wählt Betroffenen aus patriarchalisch informierend beratend kooperativ Gruppe entscheidet in vereinbartem Rahmen autonom partizipativ Gruppe entscheidet autonom, Vorgesetzter als Integrator, Koordinator demokratisch Autoritärer Demokratischer Führungsstil (nach Schierenbeck: Grundzüge BWL) WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 86

Innovation Unter „Innovation“ versteht man in der allgemeinen Wissenschaftstheorie jenen Prozeß, in dessen Verlauf neues Wissen und neue Wissenschaften entstehen. Verfolgt man das Wort bis zum Ursprung zurück, dann stößt man auf das lateinische Adjektiv „novus“, was soviel wie „jung und neu“ bedeutet. Das davon abgeleitete Substantiv „novum“ wird durch „Neuigkeit“ korrekt wiedergegeben. Im Plural steht es für „Neuerungen“. Erst bei Cicero lassen sich die Bildungen „innovus“ und „novatio“ belegen. Das Adjektiv „innovus“ enthält die Vorsilbe „in“, was in diesem Fall die Bedeutung um die Komponente „hinein“ erweitert. Die Nachsilbe „atio“, die aus dem Adjektiv ein Substantiv ableitet, kennzeichnet eine Tätigkeit oder das Ergebnis einer Tätigkeit. So bedeutet „novatio“ das Neu- und Jungwerden bzw. Ergebnis: die „Neuerung“. Mit „in“ erwidert wird daraus die „Erneuerung“. Diese Form ist mit ihrer Bedeutung im dreizehnten Jahrhundert ins Französische als „innovation“ eingegangen und von dort auch ins Englische und Deutsche gelangt. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 87

Innovation Im deutschen Sprachraum war der Begriff „Innovation“ bis ins 20. Jahrhundert hinein als Fachterminus auf die Bereiche Prozeßrecht und Botanik beschränkt. Erst nach dem zweiten Weltkrieg wurde der Begriff immer häufiger für Neuerungen im wissenschaftlich-technischen Bereich verwendet. Außerdem setzte er sich vor allem im Zusammenhang mit der internationalen Rezeption nationalökonomischer Theorien in einzelnen Sozialwissenschaften durch, z. B. in den Disziplinen Psychologie, Pädagogik und im gesamten künstlerischen Bereich. Die „Innovation“ spielt besonders in den Wirtschaftswissenschaften als empirisch kontrolliertes Prinzip der wirtschaftlichen Entwicklung eine zentrale Rolle. Beispielsweise die Basis- bzw. Schlüsselinnovation: Darunter versteht man Neuerungen, die zu noch nie dagewesenen, völlig komplexen Systemen wie Kommunikationsnetzen geführt oder ganze Wirtschaftszweige verändert haben: die Mikroelektronik. Heute spricht man oft von „innovativen Lösungsansätzen“, „innovativen Technologien“, „Engagement, Kreativität und Innovationsfähigkeit“ und „Innovation und Kreativität“. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 88

Management-Definition (nach Staehle 1994) 1. Umfangreiche Aufgaben können nicht von einem Individuum bewältigt werden. Dies führt zu einem Zusammenschluß von Personen und zu einer Arbeitsteilung. Das Resultat ist ein soziotechnisches System, das bestimmte Ziele verfolgt. 2. Um die Ziele zu erreichen werden Ressourcen benötigt, die beschafft, kombiniert, koordiniert und genutzt werden müssen. 3. Diese Aktivitäten bezeichnet man als Management. „Einmal muß die Struktur des Systems planvoll entwickelt werden, zum anderen muß der Ablauf der Arbeits-, Kommunikations- und Entscheidungsprozesse sowohl innerhalb des Systems als auch über die Systemgrenzen hinaus organisatorisch gestaltet werden. “ 4. „Die Organisation als soziotechnisches System bietet den Rahmen innerhalb dessen das Management (als Institution) seine Aufgaben (Management als Funktion) durchführen kann. “ WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 89

Management by Projects (nach Gareis) Projektorientierte Unternehmen führen gleichzeitig interne und externe, einmalige und repetitive, kleine und große Projekte unterschiedlichen Inhalts durch. Mit anderen Worten: Projektorientierte Unternehmen sind durch Projekte geprägt. Projekte stellen im Rahmen dieses Ansatzes nicht nur Instrumente zur Erfüllung komplexer Aufgaben dar, sondern sind eine strategische Option bezüglich der organisatorischen Gestaltung von Unternehmen. Für Projektorientierte Unternehmen ist „Management by Projects“ die zentrale Managementstrategie. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 90

Management by Projects: Merkmale l Steigerung der organisatorischen Flexibilität und Dynamik l Delegation von Managementverantwortung l Sicherung der Qualität der Ergebnisse und der Qualität des Arbeitsprozesses durch eine ganzheitliche Projektdefinition l Sicherung des zielorientierten Arbeitens l Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterschiedlicher Fachbereiche und unterschiedlicher Unternehmen in Projekten l Sicherung organisatorischen Lernens und einer kontinuierlichen Organisationsentwicklung durch Projekte l Strukturelle und kulturelle Weiterentwicklung des Unternehmens WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 91

Struktur eines vernetzten Unternehmens WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 92

Projektnetzwerk Projekt A Projekt F Projekt C Projekt D Projekt B Projekt E WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 93

Projektnetzwerke l Projektnetzwerke sind Netzwerke aus relativ autonomen Projekten, die lose oder eng gekoppelt sind. l Projektnetzwerke sind das wesentliche Integrationsinstrument projektorientierter Unternehmen. l Ziel des Managements von Projektnetzwerken ist es, die Projekte hinsichtlich der Unternehmensziele zu koordinieren und das Netzwerkgesamtergebnis zu optimieren. WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 94

Management-Formen Bürokratisch-administratives Management Innovativ-strategieorientiertes Management Schwachstellen ausmerzen l Auf Stärken konzentrieren l l Offensiv reagieren l Defensiv reagieren l Die richtigen Dinge tun (strategisch konzentrieren) l Die Dinge richtig tun (perfektionieren) l Bedarfs- und Verhaltensorientierung l Material-, Produkt- und Verfahrensorientierung l Die eigene Alternative zum entwicklungsbestimmenden Parameter der Umwelt machen l Stabilität gegenüber Störungen aus der Die vorhandene Lösung überflüssig machen l Die vorhandene Lösung verbessern, l Erträge vorbereiten, investieren l Erträge ernten, Kosten senken l Qualitativer Zuwachs l Quantitatives Wachsen l Dynamische Sicherheit l Statische Sicherheit l „navigate a ship“ l „run a ship“ l Umwelt bewahren modifizieren, renovieren Quelle: Schierenbeck WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement Grundlagen Projektmanagement 95