Groupware zur Untersttzung neuer Organisationsformen in der Industrie

Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisation im virtuellen Unternehmen Dipl. -Inform. Carsten Huth IT-Messe „Zukunft & Beruf“ 6. -10. März 2001

Übersicht Groupware zur Unterstützung neuer Organisationsformen in der Industrie: Aufbau und Prozessorganisationim virtuellen Unternehmen Groupware und das GCC Neue Organisationsformen? virtuelle Unternehmen? Aufbau und Prozessorganisation?

Groupware und das GCC Ø Virtuelle Gemeinschaften am GCC: Ø Ø Ø Office-Umgebungen Lehr- und Lernumgebungen Projektkoordination Workflow-Umgebungen Internet-Präsenz (gcc. uni-paderborn. de) "We live Groupware"

Neue Organisationsformen und virtuelle Unternehmen Ø Traditionelle und neue Organisationsformen: Ø Globale Teams Ø Netzwerkorganisationen Ø Virtuelle Unternehmen: . . . zeitlich begrenzte Kooperations- oder Leistungsverbünde, die in schnelllebigen Märkten ebenso unmittelbar entstehen, wie sie auch wieder verfallen können. Ziele: . . . Überwindung räumlicher und zeitlicher Begrenzungen, [. . . ] die Erschließung der Vorteile verteilten Operierens, dezentral verteilten Wissens und lokaler Präsenz. Anforderungen: . . . prozessübergreifende, permanente Kommunikation zwischen allen Beteiligten und Zuhilfenahme innovativer und angepasster Informations- und Kommunikationstechnologie

EDV Systeme vs. Informations und Wissensmanagement

Aufbauorganisation

Prozessorganisation

Visualisierung

Fragen, Anmerkungen & Diskussion Carsten. Huth@notes. upb. de gcc. uni paderborn. de

Projektabfolge am GCC universitäre Forschung 1990 kommerzielle Produkte Group. Office 1992 Group. Project Group. Flow 1994 1996 Group. Orga WAGS PAVONE Espresso 1998 Group. Process 2000 PAVONE Enterprise Office ONEStone Prozessware Lotus Domino Work. Flow

2. Motivation/Ausgangpunkt (1/2)

2. Motivation/Ausgangspunkt (2/2) q Workflows häufig nur für Kernprozesse q Design von WF fast ausschließlich von Spezialisten q Durchführung von Ad hoc Prozessen in der Praxis mit derzeit existierenden, verschiedenen Medien, häufig E Mail q Ex post Analyse von ablaufenen Prozessen oft nicht möglich è Wissen aus Ad hoc Prozessen und damit der Prozessbeteiligten kann nicht weiter genutzt werden q Praktische Erfahrungen aus der täglichen Arbeit in einer groupware basierten Office Umgebung

3. Ziele Group. Process (1/2) q Groupware basiertes Ad hoc Workflow Management System für Office Umgebungen q Implizites Prozesswissen in explizites Prozesswissen transformieren q Integration der Ad hoc Komponente in ein traditionelles Workflow Management System q Übergang von Ad hoc Workflows in strukturierte/ vordefinierte Workflows

3. Ziele Group. Process (2/2) q Zur Nutzung von synergetischen Effekten aus prozessbezogener Sicht kann die fehlende Verbindung zwischen Office , Workflow , und Knowledge Management Systemen hergestellt werden

3. Group. Process Kontinuum Grad der Strukturiertheit von Prozessen Tendenz der zeitlichen Entwicklung von Prozessen

Tabellarischer Editor

Design Werkzeug für Ad hoc Workflows 1. Tabellarischer Editor 2. Prozessmodellierungswerkzeug 3. Kombinationen aus 1. und 2. 4. E Mail Tracking q Store and forward Prozess verfolgen und für ex post Analyse und weitere Verwendung ablegen

5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen q Partizipatives, verteiltes Design q Simultane Ausführung q Build Time = Run Time q Übergang von konkreter zu abstrakter Modellierung

Phasen des Workflow Managements

5. Konzeptionelle Ansätze / Herausforderungen q Partizipatives, verteiltes Design q Simultane Ausführung q Build Time = Run Time q Übergang von konkreter zu abstrakter Modellierung

6. Architektur Group. Process

6. Architektur: Dokumente/ Message Objekte

6. Technologische Aspekte q User Interface q Modellierung von Ablaufbestandteilen und Personen bzw. aufbauorganisatorischen Bestandteilen auf einem Screen q Ansicht des Prozessmodells während des Ablaufs q Technologische Aspekte für Werkzeuge q Keine separate Installation von Modellierungswerkzeugen q Nutzung der Modellierungswerkzeuge per Web Browser und Lotus Notes Client q Versenden von Message Objekten mit integriertem Modellierungswerkzeug q Java als Technologie für das graphische UI

Einsatzgebiete (Prozessarten) q Ad hoc Prozesse q Neu entstehende Prozesse q Zunächst als Ad hoc q Später evtl. strukturiert, vordefiniert q Überführung von Ad hoc Workflows in strukturierte Workflows q WFM Aspekt q Teilaspekt: Überführung von konkretem zu abstraktem Workflow Design q Ad hoc Ausnahmeprozesse von größeren strukturierten, vordefinierten Prozessen

Einsatzgebiete (Anwendungsfelder) q Office Management q B 2 B oder B 2 C E Commerce q Verbindung von Web und Workflows im Intranet q Knowledge Management q Depot von Ad hoc Prozessen q Lernen aus bisherigen Prozessabläufen und Nutzen des Wissens für neue Prozesse

Herausforderungen für aktuelle WFMS q Zeitraubende Planungs und Designphase q Paradigma: Build time und Run time q Planung von teilweise nicht ex ante planbaren Prozessen 1. Zeitpunkt der Planung ist oft problematisch q Einsatz von Workflow Spezialisten q Im allgemeinen sind Spezialisten notwendig, um Prozessdesign und implementation durchzuführen (Umkehrschluss für hier vorgestelltes Projekt ist nicht zulässig)

Kontext

Praktische Erfahrungen aus Office Umgebungen q Ad hoc Prozesse werden oft EMail basiert durchgeführt q Ex post Analyse der abgelaufenen Prozesse ist oft schwierig q Das Wissen, das in den Prozessen enthalten ist, kann nicht für weitere Prozesse genutzt werden q Wissen der beteiligten Personen wird nicht zum Prozessdesign genutzt q Sehr großer Anteil der Prozesse ist vom Typ Ad hoc q Wiederum ist ein großer Anteil linear mit geringer Anzahl Ausnahmen q Typischer Fall: 3 7 Knoten

4. Querverbindungen zu anderen Projekten q Group. Orga q Konzepte: q "Partizipatives und verteiltes Organisationsdesign" q hier: "Partizipatives und verteiltes Prozessdesign" q "Dynamisches und organisches Organisationsdesign“ q hier: "Dynamisches und organisches Prozessdesign" q Prototypen: Java basierte Werkzeuge q WAGS q Konzepte: Inter organisationale Workflows für das Group. Process Konzept adaptieren (Message Objekte) q Prototypen: Java basierte Werkzeuge

5. Architektur/Technologische Aspekte q Designwerkzeuge für Ad hoc Workflows q Ad hoc Workflow Engine

Herausforderungen für aktuelle Ad hoc WF Systeme q Geringe Flexibilität q Ausschließlich lineare Prozesse, q keine parallelen Prozesse q keine Alternativen q Keine Schleifen q Prozesse nicht wiederbenutzbar q Keine graphische Visualisierung q Keine Transformation in strukturierte Workflows möglich