Grip op Inhuur Best Value Aanbesteding Inhuur Externe

‘Grip op Inhuur’ Best Value Aanbesteding Inhuur Externe Medewerkers NEVI Inkoopdag - 23 juni 2016

Even voorstellen Gerrit Plette • Projectleider Hogeschool Utrecht • Metric: üProject Verbeteren Instroom Proces Personeel Jos Vlecken • 3 jaar Programmamanager Yacht Inhouse Services • Metrics: ü 4 Best Value trajecten gegund ü 4 Implementaties - 100% binnen tijd en budget 2

Hogeschool Utrecht 36. 000 studenten 6 Faculteiten & 9 Thema’s 3 3. 600 medewerkers 11 Locaties HU Diensten & Faculteiten Ongeveer 50 externe medewerkers 7 t/m 16 OBP ICT, F&C, HRM, M&C, Inkoop, Huisvesting & Facilitair, Overig Eén programma 100% compliant

BV Opdracht doelstellingen 36. 000 studenten 3. 600 medewerkers 6 Faculteiten & 9 Thema’s 11 Locaties HU Diensten & Faculteiten Kwaliteit, continuïteit & flexibiliteit 4 Verlaging kosten Ong. 50 externe medewerkers 7 t/m 16 OBP ICT, F&C, HRM, M&C, Inkoop, Huisvesting & Facilitair, Overig In control rechtmatig, fiscaal, financieel & arbeidsrechtelijk Eén programma 100% compliant Duurzaam

Aanleidingen (vanuit proces, risico, kosten) Geen inzicht in aantrekkelijkheid als opdracht-/werkgever Onvoldoende up-to-date recruitmentkennis Geen tariefafspraken Inhuurprocessen en -procedures worden niet nageleefd Geen grip op inhuurkosten Geen inzicht in inlenersrisico’s Geen 100% screening kandidaten en leveranciers Verschil inhuur vs. advies diffuus Geen 100% contractuele vastlegging Geen beeld van totale inleenvolume Wildgroei aan leveranciers 5 Sprake van veel voorkeurskandidaten

Aanleidingen (vanuit wettelijk kader) Veranderde wetgeving inzet ZZP (DBA) Nieuwe Richtlijnen: verdwijnen onderscheid 2 A- en 2 B-diensten Beloningsregeling Opdrachtgever Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) WAADI (ketenaansprakelijkheid) 6 Wet Werk en Zekerheid (WWZ) Wet Normering Topinkomens (WNT)

HU kiest voor integrale oplossing Compliant aan wet- en regelgeving Inkoop Foutloos factureren Vinden en vasthouden van talent Ontzorgen Kwaliteit en expert profielen Kortere ‘time to hire’ Legal/Finance The best fit Kosten besparen ’ Integrale oplossing Beperking inlenersrisico’s Budgetbewaking Compliant proces Contract compliance Medewerker tevredenheid Grip en transparantie Business/ Inhurende manager 7 HR/Recruitment

Fases in Best Value Contract Aanbestedingsfase Doel concretiseringsfase: Beoogd opdrachtnemer toont aan de projectdoelstellingen te kunnen realiseren ->Verificatie! 8

Concretiseringsfase: Inhuurscan Huidige inleen • • Gesplitst naar functies Gesplitst naar afdelingen Aantal aanvragen per maand Aantal leveranciers Potentiële kostenbesparingen • • Benchmark tarieven Variatie tarieven naar functie en leverancier Indirecte kosten Risicoscan

Concretiseringsfase: deliverables • Inhuurscan (nulmeting) • Benutting kansen • Plan van Aanpak – Scopebeschrijving – Procesoptimalisatie – KPI’s – Financiële onderbouwing (incl. besparingen) – Implementatieplan (-planning) – Juridische vormgeving • Raamovereenkomst • Weekrapportage, incl. KPI rapportage & risico mitigatieplan Duur: 8 weken 10

Uitvoering: dienstverlening ‘inhouse’ Supplier management Inhurende HU Resource managers Center Eén proces van aanvraag tot factuur Recruiting & pro-actief Powered by talent management Rapportage, analyses & kwaliteit Compliance & riskmanagement Borging van kwaliteit, continuïteit, flexibiliteit en capaciteit, verlaging van kosten, conform wet- en regelgeving

Van belasting inhurende manager naar… Vacature Start nieuwe externe Periodieke administratie • • • • 12 stellen nieuwe vacature goedkeuring nieuwe vacature uitzetten leveranciers bellen en mailen over kandidaten inplannen gesprekken selectiegesprekken kandidaten definitieve keuze kandidaat terugkoppeling leveranciers terugkoppeling kandidaat onderhandelen over tarief startdatum afstemmen • • • aanmelden bij HU Resource Center documenten opvragen controle juiste documenten en certificering contracteren toegang regelen ontvangst eerste werkdag bespreken algemene informatie HU bespreken urenregistratie bespreken regels en voorschriften HU wegwijs maken op de werkplek terugkoppeling naar leverancier • • ontvangst en controle urenregistratielijsten ontvangst en controle facturen leveranciers contact met leveranciers over facturen correcties facturen beantwoorden vragen over urenregistratie documenten up to date houden opdrachtbeoordelingen uitvoeren en vastleggen rapportages

……ontzorging inhurende manager Vacature Start nieuwe externe Periodieke administratie • • • • 13 stellen nieuwe vacature goedkeuring nieuwe vacature uitzetten leveranciers bellen en mailen over kandidaten inplannen gesprekken selectiegesprekken kandidaten definitieve keuze kandidaat terugkoppeling leveranciers terugkoppeling kandidaat onderhandelen over tarief startdatum afstemmen • • • aanmelden bij HU Resource Center documenten opvragen controle juiste documenten en certificering contracteren toegang regelen ontvangst eerste werkdag bespreken algemene informatie HU bespreken urenregistratie bespreken regels en voorschriften HU wegwijs maken op de werkplek terugkoppeling naar leverancier • • ontvangst en controle urenregistratielijsten ontvangst en controle facturen leveranciers contact met leveranciers over facturen correcties facturen beantwoorden vragen over urenregistratie documenten up to date houden opdrachtbeoordelingen uitvoeren en vastleggen rapportages

Performance indicatoren Kwaliteit, continuïteit & flexibiliteit • 100% Aanvragen voorzien (95% binnen afgesproken tijd) • Max. 5% ongewenst verloop • Beoordeling externen ieder jaar +10% t. o. v. nulmeting – doel: cijfer 8 • Beoordeling dienstverlening KTO ieder jaar +10% t. o. v. nulmeting – doel: cijfer 8 14 Verlaging kosten • Besparing >5% • Maximaal ontzorgen inhurende managers • Reductie van inhuurketens In control rechtmatig, fiscaal, financieel & arbeidsrechtelijk • Mitigatie van inhuur risico’s • Van 50 naar 1 factuurafzender • Alle vormen van flex. arbeid in één programma Duurzaamheid • Bestaande leveranciers en ZZP’ers mee in programma • HR cyclus voor externe medewerkers • Lokaal werven • Doel: minimaal 80%

Next step: verdiepingsfase Huidige inleen • • Gesplitst naar functies Gesplitst naar afdelingen Aantal aanvragen per maand Aantal leveranciers Potentiële kostenbesparingen • • Benchmark tarieven Variatie tarieven naar functie en leverancier Indirecte kosten Risicoscan Arbeidsmarktscan • Schaarste indicatie • Salaris benchmark • Relatieve aantrekkelijkheid branche en werkgever

Yacht Insights on Professionals 16

Yacht Insights on Professionals 17

Vragen Neem de whitepaper Grip op Inhuur mee 18

Werkproces Werving Selectie Vacature Selectie Administratie Goedkeuring Inhurende Manager Goedkeuring Distributie vacature Leveranciers Aanleveren CV’s Pré-selectie & Shortlist CV’s On-boarding Factuur Overeenkomst Factuur ZZP’ers Externe medewerker Registratie in systeem Uren verantwoording