Gr tanke til handling VIA University College Forpligtende

Gør tanke til handling VIA University College Forpligtende aftaler - og loyalitetsaftaler Ved Gerly Rimmer, indkøbschef, VIA University College 19. december 2021 1

Bring ideas to life VIA University College Overvejelser og forberedelse ved tilslutning til forpligtende aftaler Indkøbsafdelingen • undersøger aftalemuligheder hos SKI og Statens Indkøb. • Går i dialog med de medarbejdere, som har interesse i området (brugerindflydelse). • Forklarer, hvorfor vi skal tilslutte os de forpligtende aftaler. 19. december 2021 2

Bring ideas to life VIA University College Opfølgning • Indkøbsafdelingen informerer ud i organisationen, når en aftale er indgået. • Afholder opstartsmøder med leverandøren. • Afholder info-møder med relevante medarbejdere/afdelinger. • Udarbejder analyser af, om aftalerne bliver overholdt - hvis ikke, bliver chefen for afdelingen kontaktet. 19. december 2021 3

Bring ideas to life VIA University College Gevinster/besparelser ved forpligtende aftaler • Sparer resurser, ved ikke selv at gå i udbud. • Minimalt resurseforbrug til implementering af aftalen. • Store administrative lettelser, da der typisk kun er en leverandør at henvende sig til. 19. december 2021 4

Bring ideas to life VIA University College Udfordringerne Medarbejderne føler sig begrænset: Vi kan ikke købe de produkter, vi plejer. Vi kan købe det billigere ved andre leverandører! Ja - men har du økonomi til selv at gå i EU -udbud? Og tror du på , du kan få det billigere? Leverandører vil gerne sælge sortimentet uden for aftalerne: Leverandører forsøger at sælge alt andet, end de udbudte produkter på aftalen (det vender jeg tilbage til). 19. december 2021 5

Bring ideas to life VIA University College SKI-aftalerne • SKI tilgodeser mange af de indkøbsbehov, som de selvejende institutioner har. • Aftalerne er blevet bredere, så vi har mere at vælge imellem. • Priserne er rigtig gode, når der vurderes på hele sortimentet - og ikke på enkelte produkter. 19. december 2021 6

Bring ideas to life VIA University College Uanset om det er en lille eller stor institution, s er der både penge og resurser at spare ved at benytte – SKI-aftalerne - og især de forpligtende aftaler. 19. december 2021 7

Bring ideas to life VIA University College Loyalitetsaftale VIA forpligter aftale-leverandørerne på at agere loyalitet i forhold til VIA aftale-forpligtelse. Møbelindkøb som eksempel 19. december 2021 8

Indkøb af møbler på en aftale Indkøb af udbudte produkter kan være meget svært, da der ikke er forpligtigende aftaler på alle områder. Hos VIA er der 4 interessenter: • • Leverandøren (ønsker at sælge alt!) Medarbejderne (ønsker nogle gange møbler uden for aftalen) Indkøbsafdelingen (ønsker høj compliance) SKI (ønsker, at institutionerne er aftale-belagte) 19. december 2021 9

Hvilke muligheder har vi • SKI 50. 30 - Indkøb af kontormøbler – Scan Office • SKI 03. 13 – Indkøb af kontormøbler (delaftale 1) 1. Duba B 8 A/S 2. K 4 Office 3. Scan Office A/S 19. december 2021 10

Hvilke muligheder har vi • SKI 03. 13 – Indkøb af Kantine og loungemøbler (delaftale 2) 1. Duba B 8 A/S 2. Scan Office A/S 3. Holmris Designbrokers A/S 19. december 2021 11

Hvilke muligheder har vi • SKI 03. 13 – Indkøb af Undervisningsmøbler (delaftale 5) 1. Lekolar Leika A/S 2. Højer Møbler A/S 3. UNIQA A/S 19. december 2021 12

Mange leverandører udtaler: Vi kan levere alle møbler. Vi er på en SKIaftale. … men … kan leverandøren levere de ønskede møbler, som har været i udbud, og har de et SKI-varenummer? 19. december 2021 13

Loyalitetsaftalen Derforharvibesluttetat indgåloyalitetsaftalermedvoreleverandører: • VIA ønsker at købe produkter, som har været i udbud. • Med en loyalitetsaftale skal der bruges mindre tid på at undersøge, om leverandørerne tilbyder de udbudte produkter på aftalen. Næste slide er en kopi af en loyalitetsaftale, VIA har indgået med Scan Office. 19. december 2021 14

Loyalitetsaftale vedr. kontormøbler på SKI 50. 30 Da VIA University College (VIA) ønsker at være loyal over for vore indkøbsaftaler, forventer vi også at vore leverandører er loyale over for VIA ønsker kun at købe produkter, som har været udbudt i forbindelse med rammeaftaler, indgået af SKI, Statens indkøb, eller ved eget udbud. I forbindelse med rammeaftale 50. 30 ønsker VIA at benytte de produkter med godkendte varenumre, som er eller kommer på aftalen, indtil rammeaftalen udløber den 31. august 2020. Supplerende produkter. Hvis ingen af produkterne på aftalen, kan opfylde de ønskede behov, kan VIA benytte SKI aftale 03. 13 som omfatter et bredere sortiment på fx større mødemode mv. 19. december 2021 15

(Leverandør) accepterer hermed kun at tilbyde VIAs enheder produkter som er på aftale 50. 30. Tilbydes andre produkter, skal disse altid godkendes af VIA Indkøb, inden tilbud og ordre tilsendes VIAs enheder. Hvis der leveres produkter, som ikke er på aftalen eller godkendt af VIA Indkøb, forbeholder VIA sig ret til at annullere ordren senest tre måneder efter levering og eller fakturadato. (Leverandør) skal uden omkostninger for VIA afhente det leverede og sende en kreditnota på det eventuelt fakturerede beløb. Ved overtrædelse af aftalen forbeholder VIA sig ret til at udtræde af aftale 50. 30 uden omkostninger, og der kan ikke anlægges sag mod VIA. Med venlig hilsen __________ VIA University College Gerly Rimmer ______ dato ____________ Leverandør Indkøbschef 19. december 2021 16

Spørgsmål ? 19. december 2021 17