Gospodarka magazynowa obejmuje dziaalno techniczn ekonomiczn organizacyjn w

Gospodarka magazynowa obejmuje działalność: techniczną, ekonomiczną, organizacyjną, w zakresie przyjmowania, składowania, kompletacji, wydawania i ewidencjonowania materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych i opakowań oraz kontroli ich stanu

Magazynowanie to proces logistyczny, którego zadaniem jest stworzenie możliwości gromadzenia i przechowywania zapasów. Proces magazynowania składa się z następujących czynności magazynowych: • • przyjmowanie składowanie (przechowywanie materiału) kompletacja wydawanie Proces ten realizowany jest głównie w jednostkach organizacyjnych nazywanych magazynami.

Definicja magazynu Poprzez magazyn należy rozumieć: • wyodrębnione pomieszczenie zamknięte (budynki), • przestrzeń zadaszoną (wiatę), • otwarte składowisko na wolnym powietrzu • urządzenie specjalne (silos, basen), • zespół takich pomieszczeń, przestrzeni i urządzeń odpowiednio zabezpieczonych oraz wyposażonych w urządzenia przeznaczone do przechowywania materiałów, półfabrykatów lub wyrobów gotowych.

Podział magazynów Ze względu na występowanie w podsystemach logistycznych przedsiębiorstwa magazyny dzielimy na: – magazyny surowcowe – w podsystemie zaopatrzenia, – magazyny produkcyjne – w podsystemie produkcji, – magazyny dystrybucyjne – w podsystemie dystrybucji Ze względu na rodzaj budowli magazynowej: – magazyny otwarte, przystosowane do składowania produktów odpornych na działanie czynników atmosferycznych np. place składowe, – magazyny półotwarte, częściowo zasłonięte, przeznaczone do przechowywania produktów o ograniczonej odporności na warunki atmosferyczne np. wiaty, zadaszenia, zbiorniki otwarte – magazyny zamknięte, służące do magazynowania produktów, które muszą być chronione przed wpływem warunków atmosferycznych, wymagają odpowiedniej temperatury i wilgotności np. budynki zbiorniki zamknięte, silosy, chłodnie

Zadania magazynów: – racjonalne przechowywanie zapasów materiałów na cele zaopatrzenia produkcji oraz wyrobów gotowych w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą lub utratą wartości użytkowych – współdziałanie w zakresie racjonalnego kształtowania poziomu zapasów, kontrola obrotu materiałami i wyrobami gotowymi stanowiącymi podstawę do wewnętrznych i zewnętrznych rozliczeń – wykonywanie innych czynności np. transportu wewnętrznego, kompletacji i ekspedycji wyrobów Zalecenia szczegółowe dla organizacji magazynów – położenie nacisku na przyjmowanie, kompletację i wydawanie materiałów – koncentracja magazynów zamiast ich rozpraszania – sprawna organizacja procesów informacyjnych dotyczących zużycia materiałów i kształtowania się zapotrzebowania służących do planowania i rozliczania kosztów

Infrastruktura magazynowa i manipulacyjna Do infrastruktury magazynowej i manipulacyjnej zalicza się: – budowle magazynowe. – techniczne środki manipulacji i transportu wewnętrznego, – urządzenia magazynowe – urządzenia do składowania, pomiarowo – kontrolne, przeciwpożarowe, wentylacyjne, – środki techniki obliczeniowej stosowane w procesach informacyjnych

Rozmieszczenie wyrobów w magazynie Wyroby w magazynie należy tak rozmieścić, aby: – rozmieszczenie magazynowanych wyrobów było przejrzyste: • była zapewniona kontrola optyczna wszelkich składowanych materiałów • nie było możliwości utworzenia „kryjówek”, w których wyroby mogłyby się zapodziać • ciągi komunikacyjne były wyraźnie wyznaczone i nie było możliwości nawet czasowego składowania na nich przedmiotów magazynowanych – została zachowana zasada FIFO (pierwsze weszło - pierwsze wychodzi) – wyroby były tak rozmieszczane, żeby spełnić wymogi ich podziału wg analizy ABC (wyroby o największym poziomie obrotów powinny znajdować się najbliżej miejsc ich wytwarzania i frontów ładunkowych, w następnej kolejności powinny być rozmieszczane te wyroby, które mają mniejszą wartość obrotu) – zapewnić maksimum elastyczności w celu umożliwienia zmian organizacji magazynu w przyszłości – zapewnić minimum przeładunków – drogi transportowe przebiegały tak, aby przebiegi strumieni ładunków jak najmniej się krzyżowały (jednokierunkowy przepływ materiałów)

Składowanie i rynek powierzchni magazynowych w Polsce i w Europie

Składowanie Proces polegający na przechowywaniu produktów w pomieszczeniu lub miejscu otwartym tak długo, aż będą potrzebne w danym celu.

Czynniki określające zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na składy: • składy prywatne czy publiczne • wielkość i liczba składów • lokalizacja składów • rozplanowanie i konstrukcja składów

Rynek powierzchni magazynowych Takie czynniki, jak: • rozszerzenie Unii Europejskiej, • rozwój infrastruktury, • rozwój sieci transportowej, • rozwój technologii, • odmienne koszty pracy w poszczególnych krajach mają niebagatelny wpływ na europejskie rynki magazynowe i logistyczne.

Charakterystyka rynku powierzchni magazynowych w Polsce • najbardziej rozwinięty rynek powierzchni magazynowej w Europie Środkowowschodniej. • zasoby powierzchni magazynowych ok. 3, 15 mln mkw. • 1, 10 mln mkw. w budowie • Udział Warszawy w łącznych zasobach kraju wynosi 54% • dynamiczny rozwój pozostałych regionów

Rozmieszczenie powierzchni magazynowych w Polsce

Średnie ceny najmu • Warszawa 3, 00– 5, 00 € za m 2 • Poza Warszawą 2, 75– 3, 50 € za m 2

Cushman & Wakefield Panattoni Park Poznań Dane techniczne: • Siatka słupów 12 x 24 m • Wysokość netto 10 m • Nośność posadzki 5 T/m 2 • Klapy dymowe - Tak • Bocznica kolejowa - Nie • Tryskacze - Tak • Crossdock - Nie • Telewizja przemysłowa - Nie Bramy / Doki załadunkowe • Standardowo jeden dok z rampą hydrauliczną na 1. 000 m 2 powierzchni magazynowej. Place manewrowe / Parkingi • Place manewrowe przy budynku Parkingi dla TIR i samochodów osobowych Dostepność • 7. 000 m 2 dostępne od listopada 2013 Najemcy • Hennes & Mauritz, Dachser, Me-Fa, Ostsped, Desa, Piotr i Paweł, Arvato

Polska na tle innych Państw

Charakterystyka rynku powierzchni magazynowych w Europie • Nadal najmniej rozwinięty rynek, mimo szybkiego tempa rozwoju • Wzrost eksportu przyczyną rozwoju rynku • Pionierami są Wielka Brytania i Francja o około 60 mln m 2 powierzchni magazynowej o około 20 bilionów Euro przychodu z najmu powierzchni magazynowych

Łączna powierzchnia magazynowa w Europie

Kluczowe lokalizacje

Oferta usług transportowych na zasadzie Outsorcingu:

"Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić taniej, wydajniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, abyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić kogoś, kto zrobi to lepiej niż my. „ Henry Ford, 1923

Tak więc Henry Ford już w początkach lat 20 ubiegłego stulecia odkrył zalety outsourcingu – sposobu efektywnego zarządzania zasobami firmy we współpracy z wyspecjalizowanymi firmami.

Outsourcing transportowy w praktyce Dzięki umowie outsourcingowej można osiagnąć: • znaczące obniżenie kosztów transportu poprzez: – zaliczenie usługi w całości do kosztów prowadzenia działalności, – obniżenie kosztów pracowniczych bezpośrednich, – obniżenie kosztów pracowniczych pośrednich (kadrowe, administracji, nadzoru), • prosty sposób kalkulacji kosztów transportu - przewidywalne koszty usługi, • brak problemów kadrowych, • możliwość skupienia się na właściwej działalności firmy i podniesieniu efektywności pracy, • odciążenie logistyczne kierownictwa – problem transportu sprowadza się do jednego telefonu/e-maila/faksu, • pewność, że usługa zostanie wykonana. • Jak skalkulować co się bardziej opłaca - zatrudnienie pracownika i zakup samochodu czy też outsourcing? W teoretycznym rozważaniu trudno jest przewidzieć wszystkie czynniki, niemniej jednak postanowiliśmy przygotować taką kalkulację na konkretnym przykładzie.

Kalkulacja opłacalności outsourcingu transportowego Na kolejnych slajdach wyliczenie kosztu utrzymania samochodu dostawczego zakupionego w leasingu za kwotę ok. 80. 000 zł netto. Przyjęto, że spłata ma trwać 3 lata a obowiązkowe przy leasingu ubezpieczenie OC i AC wliczono w ratę.

TABELA 1. Koszt utrzymania samochodu przy przebiegu rocznym 120000 km.

TABELA 2. Koszt utrzymania samochodu przy przebiegu rocznym 60000 km.

WYKRES 1. Porównanie stosunku kosztów stałych do zmiennych przy przebiegu miesięcznym 10000 km.

WYKRES 2. Porównanie stosunku kosztów stałych do zmiennych przy przebiegu miesięcznym 5000 km.

Wniosek jest prosty - im niższy przebieg miesięczny tym wyższy jest udział kosztów stałych w całkowitych kosztach utrzymania samochodu. W tym przykładzie wynoszą one 5805, 00 zł miesięcznie bez względu na to, czy samochód jeździ czy stoi. Oprócz wyżej wymienionych należy dodatkowo uwzględnić koszty niewymienione powyżej, bo trudne do wyliczenia takie jak: • • • koszty nadzoru, administracji, kadrowe, koszt urlopów, chorobowego, itd.

WYKRES 3. Koszt 1 km transportu przy przebiegu miesięcznym 1000 – 10000 km.

* Ponieważ koszty stałe są niezależne od przebiegu i miesięcznie wynoszą w naszym przypadku 5 805 zł netto, mają one największy wpływ na koszt przejechania jednego kilometra. Dlatego w przypadku przebiegu 1 000 km koszty stałe wynoszą 5, 80 zł/km natomiast przy przebiegu 10 000 km już tylko 0, 58 zł/km. Z drugiej strony koszty zmienne są proporcjonalne do przebiegu i wynoszą 0, 53 zł/km. Suma tych dwóch składników stanowi koszt całkowity przejechania jednego kilometra.

Usługa outsourcingu transportowego jest bez wątpienia ciekawą alternatywą dla własnego taboru. Ten staje się efektywny ekonomicznie dopiero przy przebiegach znacznie powyżej 10000 km miesięcznie na jeden samochód – to dużo. Już przy 10000 km miesięcznie dzienny przebieg to ok. 455 km. To oznacza w naszych warunkach ponad 9 godzin pracy „za kółkiem” (rzeczywista średnia prędkość miasto/trasa ok. 50 km/h). Do tego należy doliczyć czas potrzebny na: • załadunek i rozładunek, • przerwy na odpoczynek i posiłek, • czas na objazdy (ostatnio częste na naszych drogach). I tak czas pracy kierowcy wzrasta do ok. 11 -12 godzin

UMOWA OUTSORCINGOWA co powinna zawierać !!! Zawarcie właściwego kontraktu jest podstawą egzekwowania od dostawcy wcześniejszych ustaleń, poczynionych w trakcie rozmów sprzedażowych. Już na etapie podpisywania umowy outsourcingowej firma musi mieć pewność, iż jej interesy zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób.

Konstruktorzy umowy Już na samym wstępnie trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że prawnik firmy weryfikujący umowę najczęściej nie ma pełnej wiedzy dotyczącej przedmiotu umowy. Może on tylko nanieść zmiany, wynikające z uregulowań kodeksu cywilnego. O stronę merytoryczną umowy powinny więc zadbać osoby, odpowiedzialne za realizację projektu - prezesi, dyrektorzy personalni czy finansowi. Warto wziąć pod uwagę również sugestie pracowników operacyjnych, delegowanych do bezpośrednich kontaktów z firmą outsourcingową. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, kiedy firma ma niestandardowe potrzeby wynikające, np. z raportowania korporacyjnego. W takim przypadku tylko jej pracownicy są w stanie określić szczegółowe oczekiwania firmy wobec zewnętrznego dostawcy.

Zawartość umowy outsourcingowej Umowa przedstawiona przez dostawcę usług outsourcingowych jest jedynie propozycją, dlatego warto dokonywać w niej wszelkich zmian, które stanowić będą pełne zabezpieczenie firmy – Klienta. Mimo tego, iż umowy outsourcingowe mogą różnić się konkretnymi sformułowaniami, zawsze zbudowane są według określonego schematu i zawierają: wstęp, zakres umowy, zakres odpowiedzialności, klauzulę poufności, wynagrodzenie oraz zapis dotyczący rozstrzygania sporów.

Wstęp Część wstępna wymienia strony umowy czyli nazwę firm wraz z wszelkimi ich danymi adresowo-rejestrowymi oraz osoby reprezentujące firmę wraz z podaniem nazwy stanowiska. Warto sprawdzić, czy osoby wymienione w umowie mają prawo do reprezentowania firmy i są wymienione w KRS. Można również zażądać kopii KRS, która następnie zostanie dołączona jako jeden z załączników do umowy.

Zakres umowy W zakresie umowy należy zawrzeć szczegółowo wszystkie czynności wchodzące w skład realizowanej umowy. Często zdarza się, iż przedstawiona oferta zawiera kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt punktów, a umowa przedstawiona przez firmę outsourcingową, często jednym zdaniem traktuje przedmiot naszej umowy. Wskazanie szczegółowych czynności w umowie, nawet jeśli w momencie jej podpisywania wydaje się zbędne, stanowi gwarancję na wypadek, gdyby dostawca usług outsourcingowych zażądał dodatkowego wynagrodzenia za czynności, które obejmowała umowa. Za wszystkie dodatkowe działania, które nie zostały wskazane jako przedmiot umowy, firma outsourcingowa może obciążyć klienta dodatkowymi kosztami.

Dodatkowe usługi – dodatkowa opłata Istnieją firmy outsourcingowe, których polityka cenowa opiera się na niskiej cenie podstawowej za standardowy pakiet usług. Wszelkie usługi dodatkowe są natomiast kalkulowane w oparciu o bardzo wysokie stawki godzinowe. Dlatego warto zapisać w umowie wszelkie możliwe usługi towarzyszące. Jeśli w firmie świadczącej usługi outsourcingowe podlegają one dodatkowej opłacie, przy zawieraniu umowy koniecznie określić trzeba stawkę kwotową, którą klient będzie płacił za dodatkowe usługi. Przy zawieraniu umowy klient zdecydować się może również na stawki godzinowe (a nie określenie konkretnej kwoty za wykonanie konkretnej, dodatkowej usługi) za dodatkowe usługi, np. za przygotowanie niestandardowego raportu. Decydując się na takie rozwiązanie trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że weryfikacja czasu potrzebnego na wykonanie dodatkowego zlecenia jest praktycznie niemożliwa. Wówczas pozostaje tylko ufność w uczciwość dostawcy, który nie będzie żądał za swoją pracę zawyżonego wynagrodzenia. Inną ważną korzyścią wynikającą z wynagrodzenie kwotowego jest możliwość zabudżetowania i zaplanowania pełnych kosztów. Jest to bardzo istotne, np. w sytuacji przygotowania druków dotyczących kapitału początkowego.

Kiedy z góry znana jest kwota wynagrodzenia, można podjąć decyzję, czy faktycznie koszty te są adekwatne do wartości usługi. Może okazać się bowiem, iż raport czy dokument, który firma zewnętrzna wycenia na kilkaset złotych, klient jest w stanie samodzielnie przygotować w ciągu kilkunastu minut. Należy także zwrócić uwagę, aby w umowie określone były również wszystkie dodatkowe koszty projektu. W przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego, usługami dodatkowo płatnymi może być wystawianie PIT-11 lub PIT-8 B, wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i wysokości wynagrodzenia, przygotowanie druków do kapitału początkowego (Rp-6, Rp-7, Kp-1), przygotowanie korekt deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego z winy Zleceniodawcy, przygotowanie niestandardowych raportów (np. rezerw na odprawy emerytalne). Jeśli w momencie zawierania umowy dokona się odpowiednich zapisów odnośnie przedmiotu umowy, (np. wspomniane zaświadczenia i druki wchodzą w skład wynagrodzenia podstawowego), uniknie w przyszłości dodatkowych kosztów.

Zasady świadczenia umowy W punkcie dotyczącym zasad świadczenia umowy warto określić termin rozpoczęcia świadczenia usług oraz miejsce świadczenia usługi. Wiele firm outsourcingowych stara się możliwie długo ukrywać to, iż faktyczne usługa realizowana będzie przez specjalistów firmy, pracujących kilkaset kilometrów od siedziby głównej. Dlatego, jeśli chcemy mieć pewność, że dostawca usług outsourcingowych będzie elastyczny wobec indywidualnych potrzeb, dostarczając np. w ciągu godziny wymagane dokumenty, warto sprawdzić i następnie zapisać w umowie, gdzie fizycznie będzie świadczona usługa. W przypadku decyzji firmy o zmianie miejsca świadczenia usługi, mamy prawo rozwiązać umowę.

Osoby świadczące usługi outsourcingowe Jeden specjalista przydzielony do obsługi firmy, znający specyfikę swego klienta jest w stanie świadczyć usługi na wyższym poziomie niż stale zmieniający się specjaliści. Niestety na rynku działają firmy outsourcingowe, gdzie specjalistów obsługujących klientów określa się mianem produkcji. Nie przydziela się specjalistów, a obsługą zajmują się przypadkowe osoby, które w danym momencie mają „wolne moce”. Przed tego typu sytuacją można zabezpieczyć się również, dokonując odpowiednich zapisów w umowie. Dlatego bardzo ważne jest wskazanie w umowie konkretnych osób kontaktowych za pośrednictwem, których firma outsourcingowa będzie świadczyła swoje usługi. Bardzo ważne jest, aby osoby te zostały wymienione z imienia i nazwiska, wówczas firma – klient będzie miała pewność stałej obsługi przez jedną konkretną osobę. Jest to również istotne z punktu widzenia poufności. Każdej firmie zależy na tym, aby do jej danych poufnych miało dostęp możliwie jak najmniej osób. Warto także wpisać do umowy osobę, która będzie zastępować przydzielonego specjalistę, w czasie urlopu czy choroby. Pozwoli to zapobiec przykrym sytuacjom, kiedy przydzielony specjalista jest nieobecny w pracy, a klient wie, kto mógłby udzielić mu jakichkolwiek wyjaśnień. Osoba zastępująca, wymieniona w umowie, powinna również znać specyfikę firmy klienta. Dlatego też odpowiednie procedury zastępstw specjalistów warto wpisać do umowy współpracy.

Odpowiedzialność Szczegółowe zapisy dotyczące odpowiedzialności są jednym z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej. W przypadku administracji kadrowopłacowej, która wiąże się z odpowiedzialnością karno-skarbową w umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący ponoszenia pełnej odpowiedzialności (w tym również materialnej) przez dostawcę, za wszystkie szkody wynikające z niewłaściwego świadczenia usługi. Warto pamiętać, iż firmy outsourcingowe nie przejmują jednak w całości odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa od czasów jego powstania a jedynie za okres świadczenia usługi. Niestety, decydując się na outsourcing zwalnia się często zasoby kadrowo-płacowe i po kilku latach nie ma już nikogo, kto mógłby wyjaśnić kwestie z okresu poprzedzającego współpracę z firmą outsourcingową. Warto zdawać sobie sprawę, że w sytuacji kontroli – Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS-u, to zleceniodawca ponosi odpowiedzialność. Dlatego jeśli klient nie ma pewności, co do okresów wcześniejszych poprzedzających współpracę z firmą outsourcingową, warto już w umowie współpracy zawrzeć klauzule dotyczące przygotowania korekt deklaracji i z góry ustalić odpowiednie wynagrodzenie za tę pracę.

Odpowiedzialność za przekazywanie bieżących dokumentów po stronie klienta Jeśli firma outsourcingowa nie otrzyma odpowiednich informacji od swego klienta, nie będzie w stanie uwzględnić ich w przygotowywanych dokumentach. Dlatego firmy outsourcingowe zastrzegają, iż nie ponoszą odpowiedzialności za nieterminowe bądź niekompletne dane otrzymywane od klientów. Tego typu sytuacje często mają miejsce w firmach wielodziałowych, gdzie co miesiąc dostarczane są dane dotyczące np. prowizji od sprzedaży od kilkunastu czy kilkudziesięciu koordynatorów sprzedaży. W tej sytuacji firma musi wprowadzić wewnętrzne procedury dotyczące zakresu i terminów przekazywania danych firmie zewnętrznej. Bez ścisłej współpracy z osobą po stronie klienta, przekazującej wszelkie dane zmienne, outsourcing nie ma szans powodzenia.

Poufność Jedną z przesłanek outsourcingu kadrowo-płacowego jest zapewnienie pełnej poufności wynagrodzeń pracowniczych dlatego warto zawrzeć zapis, iż dostawca usług outsourcingowych zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności wszelkich otrzymywanych i przetwarzanych danych. Ważny jest również punkt, iż zobowiązanie do zachowania poufności nie ma ograniczeń czasowych i nie wygasa po rozwiązaniu umowy. Jest możliwe również wpisanie do umowy kary umownej, jeśli klient chce mieć całkowitą pewność zachowania poufności danych. Należy jednak pamiętać, iż w sytuacji faktycznego naruszenia poufności, firma składająca pozew do sądu będzie musiała udowodnić, że to firma outsourcingowa naruszyła zasadę poufności. Dlatego istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposób komunikacji. Jeśli z punktu widzenia firmy niedopuszczalne jest przekazywanie informacji poufnych przez telefon lub e-mail, warto zawrzeć to w umowie. Firma outsourcingowa musi dopasować się do narzuconych standardów. Jeśli pracownicy firmy outsourcingowej nie zastosują się do tego, klient ma prawo żądać odszkodowania.

Wynagrodzenie przysługujące dostawcy outsourcingowemu Zawierając umowę na świadczenie usług outsourcingowych należy dokładnie określić kwotę wynagrodzenia za realizowane usługi, wymienione w przedmiocie umowy. Najlepiej, aby kwoty zawarte liczbą, zapisać również słownie.

Kary umowne Niezależnie od odpowiedzialności materialnej firmy outsourcingowej wobec Urzędu Skarbowego, ZUS czy PFRON tytułem niewłaściwego naliczenia składek i w związku z tym konieczności zapłaty odsetek, klient może również zażądać wprowadzenia dodatkowych kar.

Weryfikacja nierzetelnych dostawców Propozycja wprowadzenie kar umownych ze strony klienta może być doskonałą metodą weryfikacji dostawców usług outsourcingowych. Firmy nierzetelne nie będą chciały dokonać tego zapisu w umowie, obawiając się utraty znacznych korzyści finansowych. Wówczas należy je odrzucić już na etapie ofertowania.

Inne postanowienia umowy Ścisła współpraca outsourcingowa może także prowadzić do sytuacji kiedy jedna ze stron umowy zaproponuje prace osobom z firmy współpracującej (Częściej dotyczy to sytuacji, w której pracownikom firm outsourcingowych składa się ofertę pracy u klienta). Już na etapie umowy można zabezpieczyć się przed taką sytuacją i zapobiec ewentualnym przejściom własnych pracowników do firmy outsourcingowej. Dlatego warto zdecydować się na klauzulę, iż strony zobowiązują się do niepodejmowania działań, mających na celu pozyskanie któregokolwiek członka personelu drugiej strony w formie zatrudnienia.

Czas obowiązywania umowy i tryb jej rozwiązania Dla firmy outsourcingowej ważne jest, aby okres wypowiedzenia był jak najdłuższy, ponieważ gwarantuje to ciągłość dochodów. Przeciwny jest natomiast interes klienta, który chce mieć gwarancję szybkiego rozstania się z dostawcą, jeśli ten nie spełni zakładanych oczekiwań. Dlatego nie powinno zawierać się umów okresowych, np. na rok czasu, ponieważ uniemożliwia to klientowi szybkie rozstanie z partnerem outsourcingowym.

Postanowienia końcowe Umowę outsourcingową kończą postanowienie końcowe, gdzie określa się ilość egzemplarzy umowy, oraz ilość załączników na dzień podpisania umowy.

Załączniki do umowy regulują szczegółowe ustalenia dotyczące trybu i częstotliwości przekazywania informacji. W przypadku outsourcingu wynagrodzeń bardzo cenne jest zamieszczenie harmonogramu przygotowywania dokumentacji płacowej uwzględniającej dni świąteczne w ciągu roku. Dzięki temu obydwie strony umowy mogą zaplanować swój czas pracy na każdy rok kalendarzowy. W przypadku outsourcingu kadrowego warto zamieścić procedury przygotowywania dokumentacji przez firmę zewnętrzną tj. , czas reakcji specjalisty firmy outsourcingowej w zakresie przygotowania wszelkich dokumentów tj. umowy o pracę dla nowego pracownika, czy wystawienia świadectwa pracy. Ważne jest również przekazanie pełnomocnictwa w kontaktach z Urzędem Skarbowym i ZUS firmie outsourcingowej, w postaci kolejnych załączników do umowy. Zawarte są w nim dane personalne osób upoważnionych do reprezentowania firmy klienta oraz składania wszelkich deklaracji i oświadczeń.

Podsumowanie Umowa outsourcingowa zostaje przedłożona przez zewnętrznego dostawcę, który ma znacznie większe doświadczenie niż firma korzystająca z outsourcingu i dlatego należy przeanalizować każdy punkt umowy. Warto mieć na uwadze, iż przedłożona umowa jest zawsze jedynie projektem, a nie ostatecznym dokumentem, który musi zostać przez klienta podpisany. Wersja umowy, na której składa się podpis może znacznie różnić się od standardu, najważniejsze aby osoba podpisująca ją była pewna zabezpieczenia swoich praw. Osoba ta bowiem będzie odpowiadać za ostateczny wynik rozwiązania outsourcingowego. Pamiętać należy, że umowę zawiera się nie tylko po to, aby rozpocząć współpracę z firmą outsourcingową, ale i co ważniejsze na wypadek rozstania z nią. Jeśli nie ureguluje się w niej wszystkich ważnych kwestii na początku - w czasie jej podpisywania, można być pewnym pojawienia się problemów w przyszłości.