Gli strumenti per la descrizione archivistica Padova 24

Gli strumenti per la descrizione archivistica Padova 24 aprile 2007 a cura di Anna Guastalla

*Obiettivi della descrizione archivistica n n n conoscere l’archivio (1) rappresentarlo utilizzando regole condivise: q della storia istituzionale del soggetto produttore (contesto di creazione, storia amministrativa, organizzazione, procedure documentarie) q del complesso documentario del soggetto (struttura e relazioni documentarie) orientare l’utente nel labirinto della documentazione d’archivio, dei processi non lineari di sedimentazione e conservazione, dei molteplici interventi (“rivolgimenti e sconvolgimenti”) operati dagli archivisti nel tempo (M. Dall’Acqua, in Archivio di Stato di Parma, Synopsis ad invenienda. L’Archivio di Stato di Parma attraverso gli strumenti della ricerca (1500 -1993), Parma, PPS editrice, 1994, p. 16)

La descrizione archivistica deve tener conto che …

*La descrizione archivistica non è… n n la rappresentazione diretta del contenuto dei documenti un’attività normalizzata con regole astratte

*Descrizione archivistica come “storia della tradizione documentaria” n La descrizione archivistica è quindi anche descrizione della “storia segreta della singola amministrazione, così com’è documentata dal suo archivio” attraverso i segni specifici della tradizione documentaria riconoscibili solo nel lavoro di ordinamento e esprimibili criticamente nell’attività descrittiva (“antiche segnature, precedenti numerazioni, annotazioni su buste, fascicoli e documenti” ma anche il “disordine, l’estrapolazione di una pratica, l’inserimento di un documento in cartelle non pertinenti, lo stesso spessore differente secondo i periodi di attività, la creazione di miscellanee, di documentazione personale di impiegati, le errate diciture sulle cose delle filze, la non corrispondenza a protocolli o altri sistemi di registrazione o forme di classificazione equivoche e depistanti, ecc. ”, cfr. M. Dall’Acqua, Synopsis…cit. , p. 20): attraverso l’analisi della documentazione l’archivista è in grado di individuare e ricostruire anche tracce rilevanti della storia dell’istituzione

Obiettivi e metodi della descrizione n n n Programmare i lavori archivistici con l’obiettivo di rendere fruibili i documenti creare guide ed elenchi. Studiare accuratamente la storia istituzionale e la sedimentazione delle carte. Descrivere utilizzando metodi formalizzati (ISAD e ISAAR) dopo aver progettato l’intervento.

*Descrizione ed ordinamento… n n NO! SI’: 1. Ordinamento = individuazione delle unità archivistiche, aggregazioni, relazioni strutturali 2. Descrizione = rappresentazione del contesto storico-istituzionale e documentario per interpretare correttamente l’entità descritta con l’insieme delle relazioni di natura amministrativa e documentaria

*Strumenti per la descrizione: i mezzi di corredo archivistici n n n Sono “strumenti di accesso all’archivio che possono riflettere una maggiore o minore consapevolezza dell’autore, una volontarietà nella redazione che corrisponde ad una presa di coscienza, conoscenza e/o esperienza dell’organizzazione del fondo archivistico” (M. Dall’Acqua, Synopsis…, cit. , p. 17). Sono “il frutto di un sapere archivistico”, tipici di una “consolidata tradizione scientifica” in grado di individuare e descrivere le relazioni tra le parti dell’archivio e i suoi numerosi contesti. Lo strumento per eccellenza è l’inventario, che dipende dall’intervento di riordinamento operato, comunque basato sui principi archivistici espressi dalla scuola toscana (Bonaini) del “metodo storico” e perfezionati da Cencetti, successivamente ridiscussi da Pavone e Valenti negli anni Settanta.

*La tipologia degli strumenti di corredo n n n Strumenti coevi, predisposti nella fase di formazione dell’archivio corrente (registri di protocollo, repertorio dei fascicoli, schedari, rubriche, indici) Strumenti di versamento predisposti per il trasferimento in archivio di deposito o storico: elenchi di versamento/deposito con la finalità di attestare/provare giuridicamente l’avvenuto trasferimento. Sono strumenti che hanno livelli diversi di dettaglio e di qualità. Sono spesso usati negli archivi storici come strumenti per la ricerca. Sono utilissimi ai fini dell’ordinamento, anche se vanno sempre sottoposti a un esame critico Strumenti di ricerca primari (Romiti) predisposti dagli archivisti nel caso di archivi storici. La disciplina si concentra su questa tipologia di mezzi poiché si descrive con maggiore analiticità e attenzione scientifica ciò che è stato accumulato (e possibilmente già ordinato) per la conservazione permanente.

*I mezzi archivistici di corredo diventano gli strumenti per la descrizione e la ricerca n Mezzi archivistici primari q Elenchi archivistici q Guide (fondi/serie) q Inventari analitici/sommari (serie e unità ) q Inventari topografici (unità di conservazione/collocazione) n Mezzi archivistici sussidiari q Indici, rubriche, repertori

*Le tipologie degli strumenti: l’elenco (1) n n E’ introdotto per la prima volta da Paola Carucci. E’ strumento ambiguo, di difficile definizione: lista di unità (archivistiche o di conservazione) non necessariamente ordinate al fine di fotograre in modo superficiale e senza regole precise la documentazione descritta. Prescinde dallo stato di ordinamento e fornisce informazioni sulle unità archivistiche in stretta correlazione con le unità di conservazione. E’ generalmente predisposto per ragioni di gestione (anche se non esclusivamente), ma può svolgere una funzione di primo orientamento alla ricerca, soprattutto negli istituti di concentrazione e nel caso specifico di serie organiche per la cui descrizione analitica non esistono risorse sufficienti. Non ha mai alle spalle uno studio storico-scientifico.

*Le tipologie degli strumenti: l’elenco (2) n n n Elenco di consistenza: lista che indica la quantità dei pezzi conservati (in generale per serie organiche o per gruppi omogenei di unità) Elenchi di versamento/deposito: lista delle unità versate/depositate compilata dall’ente versante o depositante (la denominazione cambia in base alla natura giuridica del trasferimento dei documenti). Ha una rilevante funzione giuridica (certezza degli elementi versati/depositati) e per questa ragione deve essere sottoscritto dagli enti che versano/depositano e ricevono. Ha un ruolo importante per il successivo lavoro di riordinamento, di cui costituisce un primo strumento di riferimento. Esempio elenco archivio dell’Ospedale S. Chiara di Trento

*Le tipologie degli strumenti: la guida (1) n E’ un mezzo di corredo archivistico di altissimo rilievo tecnico -scientifico. Insieme all’inventario costituisce l’espressione più elevata del lavoro archivistico di descrizione. Ha il compito di orientare la ricerca e costituisce perciò un vero e proprio strumento di ricerca, sia pure agile e finalizzato all’accesso a più fondi non sempre ordinati. Richiede lo stesso lavoro qualificante di ricerca e un dell’inventario e un progetto scientifico coerente e rigoroso nelle regole, con la differenza di: q prevedere note introduttive di storia istituzionale e archivistiche meno ampie e dettagliate q di non richiedere il lavoro di riordinamento

*Le tipologie degli strumenti : la guida (2) n n Le guide descrivono la situazione a una certa data e contribuiscono talvolta a dare prime informazioni su complessi archivistici sconosciuti. Le partizioni di una Guida dovrebbero includere: q informazioni di orientamento q introduzione generale per ciascun fondo (storicoistituzionale e archivistico) q descrizione sintetica delle partizioni fino al livello di serie o di gruppi di unità archivistiche q note bibliografiche strettamente legate ai soggetti descritti.

*Le tipologie degli strumenti : la guida (3) n n Guide generali: descrivono sistematicamente l’insieme dei fondi archivistici conservati in una rete di istituti che hanno la stessa natura istituzionale (es. la Guida generale degli archivi di Stato italiani, la Guida agli archivi degli istituti storici della Resistenza, la Guida degli archivi storici diocesani, ecc. ) Guide particolari: descrivono l’insieme dei fondi di un determinato istituto archivistico (es. L’Archivio di Stato di Venezia. Indice generale storico-descrittivo e analitico del Da Mosto, Inventario del r. Archivio di Stato di Lucca, o ancora Guida dell’Archivio storico della Camera dei deputati). Se di uso interno secondo l’ordine di collocazione guide topografiche

Esempi di felice navigazione in una Guida on line: l’Archivio della Camera dei Deputati (1) L’ARCHIVIO E’ UN SERVIZIO AL CITTADINO!!! n n Camera dei Deputati - Archivio storico - Pubblicazioni. htm Camera dei Deputati - Archivio storico - Informazioni sugli archivi Informazioni sugli archivi Home Servizi ai cittadini Archivio storico Consultazione degli archivi Per navigare nel sito l’indirizzo è: http: //www. camera. it/serv_cittadini/309/1158/documentot esto. asp

*Le tipologie degli strumenti : la guida (4) n n Guide settoriali: descrivono tutti i fondi esistenti per la medesima tipologia degli enti produttori, spesso circoscritti ad un ambito territoriale e come conseguenza di un’attività di censimento (es. Gli archivi comunali dell’Emilia Romagna; Le istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza dell’Umbria) Guide tematiche: descrivono una pluralità di fondi (o parti: serie o gruppi di unità) , conservati in uno o più istituti, che si riferiscono a un determinato settore o tema di ricerca (es. Guida alle fonti per l’America Latina)

Le tipologie degli strumenti: esempio di guida (5) n Guida ai fondi degli Archivi di Stato italiani (http: //www. maas. ccr. it/cgiwin/h 3. exe/aguida/findex_guida)

*Le tipologie degli strumenti di ricerca: l’inventario (1) n n E’ stato definito come “guida all’archivio” in contrapposizione alla descrizione del contenuto dei singoli documenti. E’ uno strumento complesso, considerato l’espressione più qualificata del lavoro archivistico. Richiede più livelli di intervento e di ricerca. In particolare oltre alla conoscenza storica generale e istituzionale del periodo considerato, implica: q q lo studio dell’istituzione (competenze, vicenda evolutiva, organizzazione amministrativa, delle procedure e della prassi burocratica) o della biografia dell’individuo la conoscenza dell’archivio, della sua struttura, della sua evoluzione, dei criteri organizzativi, della storia del fondo.

*Le tipologie degli strumenti di ricerca: l’inventario (2) n n Richiede un archivista professionalmente preparato, ma anche le conoscenze acquisite nel corso dell’ordinamento, oltre alla capacità di sintesi e di equilibrio nel dosare le informazioni nel rispetto della funzione e della finalità delle diverse partizioni dell’inventario. E’ un progetto complessivo di lavoro che richiede allo stesso tempo competenza scientifica e capacità operativa e organizzativa.

*Le tipologie degli strumenti di ricerca: l’inventario (3) n n Finalità generale: descrivere l’archivio per la ricerca di qualunque natura. E’ caratterizzato da un approccio imparziale. I criteri variano in base alla natura archivistica dei documenti, non alla loro importanza: anche all’interno dello stesso inventario si possono avere parti descritte più o meno sinteticamente, ma la scelta dipende: q q dall’esistenza di altri strumenti originari (es. registri di matricola che non richiedono la descrizione analitica dei fascicoli personali) dalla necessità di rendere intelligibili i materiali e le relazioni con maggior dettaglio descrittivo

*Le tipologie degli strumenti: l’inventario (4) n n CODEX Inventario dei manoscritti medievali della Toscana (http: //codex. signum. sns. it/Isis/servlet/Isis? Conf=/ usr/local/Isis. Gas/codex. Conf/codex_n. syst. file) Perizie del Genio Militare (http: //www. archivi-sias. it/index. asp)

* Gli elementi della descrizione delle unità archivistiche: (1) n Non tutte le unità o le serie devono essere descritte con lo stesso livello di dettaglio (ad es. serie di registri della stessa natura si può descrivere in modo sommario: q Cfr. Camera dei Deputati p. es. (http: //www. camera. it/serv_cittadini/309/1158/docume ntotesto. asp)

* La descrizione delle unità archivistiche: gli elementi (2) Si distinguono: 1. descrizione interna : numero di corda, titolo interna/esterna, originale/moderna), integrazione della intitolazione (se necessaria a chiarire titoli originali insufficienti) ed eventualmente del contenuto, date estreme, eventuali allegati di cui si ritiene essenziale la segnalazione in modo sistematico 2. descrizione esterna (natura del condizionamento, consistenza con particolare attenzione ai problemi della cartulazione originaria, stato di conservazione) 3. annotazioni: eventuali vecchie segnature

* Elementi descrittivi delle unità archivistiche di un inventario nella tradizione nazionale n n numero di identificazione (segnatura archivistica originaria che può includere anche la classificazione): in alcuni casi coincide con il numero di corda (numero progressivo non originario attribuito dall’archivista alle unità archivistiche a conclusione del lavoro di ordinamento e inventariazione) denominazione (sintesi del contenuto giuridico): titolo originale tra virgolette (di preferenza), eventualmente integrato (: ) o elaborato dall’archivista descrizione integrativa relativa agli aspetti: q interni (di contenuto dell’unità, non dei singoli documenti) q esterni (rilegatura, descrizione fisica dell’unità) estremi cronologici: identificano le date archivistiche dell’unità, cioè le date dei documenti acquisiti dal soggetto nel corso della sua attività. Si devono distinguere – con criteri redazionali – le date relative ai documenti allegati, ai documenti in copia, a documenti pervenuti successivamente, ecc. : “con docc. al”, “con docc. dal”, “con docc. in copia dal”, ecc. consistenza: quantità dei documenti, ad esempio nel caso del fascicolo nella forma di numero delle carte per ciascuna unità (foglio, non pagina)

* Elementi descrittivi delle unità archivistiche di un inventario - esempio n Linee Guida per inventario – Pier Luigi Feliciati (http: //eprints. rclis. org/archive/00007261/01/man uale. SIAS 3 -02. pdf)

La descrizione dell’archivio corrente, di deposito e storico n n Archivio come “unicum” Strumenti efficaci se: q q q non hanno età restano intelleggibili nel tempo non soffrono di obsolescenza tecnologica sono utili nei versamenti dal corrente al deposito e dal deposito allo storico sono a “portata” di tutti, sono condivisi anche con professionalità diverse

Gli strumenti dell’archivio corrente n Strumenti dell’organizzazione: q q q n Organigramma Funzionigramma Regolamenti di organizzazione ecc. Strumenti archivistici: q q q Titolario di classificazione (esempio APSS TN) Anagrafiche Oggettario (esempio APSS TN) Repertori dei fascicoli Manuale di gestione (esempio APSS TN)

Il titolario di classificazione n E’ un indice numerico di cifre romane e arabe (es. XVIII. 9. 2) che consente di organizzare i documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri di uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti amministrativi o materie dell’unità organizzativa.

Il repertorio dei fascicoli n n Elenca con un numero progressivo annuale tutti i fascicoli inerenti una medesima classificazione (aperti o chiusi in un determinato anno) Nel repertorio va annotata anche l’ubicazione dei fascicoli (inventario topografico) e lo spostamento fisico degli stessi da un ufficio all’altro e da questo all’archivio di deposito.

Esempi repertorio fascicoli (1) n n UNIPD- modello repertorio dei fascicoli Comune La Spezia - modello di repertorio dei fascicoli (http: //www. comune. sp. it/comune/Archivio_Generale/7_mode llo_di_repertorio_dei_fascicoli. PDF) n Comune Cuneo - modello di repertorio dei fascicoli (http: //www. comune. cuneo. it/ced/docinfo/docs/02_all 2%20 re pertorio%20 fasc. pdf)

Esempi repertorio fascicoli (2) n n Normativa di Ateneo (UNITS) Sezione Affari Generali e Documentali - Ripartizione Affari Generali Gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all'archivio storico per le strutture didattiche, scientifiche e di servizio SID 2 Capo IV - Disposizione sui flussi documentali Art. 30 - Repertorio dei fascicoli q 1. I fascicoli sono annotati nel repertorio dei fascicoli. Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe. Nel repertorio sono riportati i seguenti elementi: n q a) anno d’istruzione b) classificazione completa (titolo e classe) c) numero di fascicolo (ed eventuali altre partizioni) d) data e anno di chiusura e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto di sottofascicoli, inserti, etc. ) f) annotazione del passaggio all’archivio storico o, in alternativa, l’avvenuto scarto. 2. Il repertorio dei fascicoli, conforme al modello descritto nell’allegato al presente regolamento, ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Esempi repertorio fascicoli IZSLER (3) n n n ART. 14 - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Ogni documento, una volta classificato e assegnato alla struttura organizzativa di competenza, va fascicolato a cura del responsabile del procedimento. Per fascicolazione si intende l’inserimento di un documento in un apposito fascicolo. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo e del sottofascicolo secondo l’ordine cronologico di sedimentazione, cioè secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, secondo la propria data. Ogni fascicolo ha una copertina - conforme al modello descritto nell’allegato n. 3 – su cui devono essere trascritti: estremi della classificazione (categoria, classe, sottoclasse); numero progressivo del fascicolo; data espressa con gli anni d’inizio e di chiusura del procedimento; oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo; eventuale presenza di sottofascicoli. Il numero progressivo del fascicolo e dell’eventuale sottofascicolo è individuato dal responsabile del procedimento, secondo quanto previsto per la tenuta del repertorio dei fascicoli. La data di chiusura del fascicolo coincide con la data del documento che conclude il rispettivo procedimento amministrativo. A cura del responsabile del procedimento alla chiusura dell’affare o del procedimento e in ogni caso prima del versamento del fascicolo nell’archivio di deposito, devono essere eliminate le copie di atti già conservati in originale, le eventuali copie in sovrannumero dello stesso documento, gli atti interni totalmente privi di valore amministrativo e non più utili a ricostruire l’iter seguito dal procedimento.

Esempi repertorio fascicoli IZSLER (4) ART. 15 - REPERTORIO DEI FASCICOLI 1) Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli aperti annualmente in ciascuna voce di classificazione. 2) I fascicoli in genere devono essere numerati progressivamente all’interno di ogni voce di classificazione secondo l’ordine cronologico di apertura. Possono essere previste serie particolari il cui ordinamento sia differente da quello cronologico/numerico (ad es. alfabetico nel caso di fascicoli nominativi ecc. ). 3) Ciascuna struttura organizzativa provvede all’elencazione dei fascicoli di propria competenza nel registro di repertorio. 4) Tale registro è predisposto con strumenti informatici. 5) Nel repertorio, accanto alla classificazione, al numero e all’oggetto del fascicolo devono essere annotati: q Il passaggio del fascicolo dall’archivio corrente all’archivio di deposito; q l’indicazione degli estremi del provvedimento di scarto di documenti eventualmente operato.

Esempio oggettario

*Conclusione: la descrizione archivistica è un processo organico e dinamico n n n La descrizione archivistica è un processo dinamico: l’utilizzo diffuso di strumenti informatici ha reso evidente questo principio che peraltro non avrebbe avuto bisogno di specifiche dimostrazioni oltre alla presenza di una molteplicità di strumenti di ricerca nelle sale di studio e negli archivi degli archivi. La dinamicità è dovuta alla possibilità di approfondire nel tempo la conoscenza del contenuto e del contesto di produzione dei materiali documentari e, quindi, alla capacità di predisporre strumenti informativi sempre più raffinati e precisi. La descrizione archivistica è anche un processo organico (non frammentato) che si misura con un insieme di oggetti complessi che deve essere in grado di comunicare a un pubblico di utenti sempre più differenziato e non specialista