GLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI NELLA SCUOLA

GLI ACQUISTI DI BENI E SERVIZI NELLA SCUOLA Il Processo degli acquisti EMERA Consulenze Informazione e formazione Dott. Ermes Ghiddi ®. 1

• La funzione acquisti come centro di utilità e efficacia ed efficienza del sistema scolastico • Gli acquisti come leva strategica • Responsabilità degli acquisti • Riduzione costo totale di proprietà o costo totale di possesso • I compiti di indirizzo • La richiesta di approvvigionamento ü Il budget acquisti ü Le diverse tipologie di budget (materiali, investimenti, costi di struttura etc. ) ü Pianificazione del budget e monitoraggio • Budget materiali e valutazione scostamenti • Il costo effettivo della fornitura • I compiti gestionali: La determina dirigenziale 2

PROCEDURA ACQUISTI 1 – SCOPO Procedere ad acquisti necessari per corretto funzionamento didattico ed amministrativo in conformità delle norme in materia di acquisti da parte delle amm. ni pubbliche definire responsabilità e modalità per assicurare che il prodotto/servizio acquistato sia conforme ai requisiti specificati; fare in modo che i requisiti identificati siano definiti in modo chiaro nell’ordine, siano corredati della necessaria documentazione per la loro definizione e siano stati completamente accettati dal fornitore. 3

4 - COMPETENZE a) DIRIGENTE SCOLASTICO – Approva l’elenco del materiale da acquistare, procede alla scelta dei contraenti, firma gli ordini di acquisto, – Procede agli acquisti eccedenti il limite dei 2000€. nel rispetto della normativa vigente sugli acquisti anche attraverso le convenzioni attivate dalla CONSIP. b) DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI ED AMMINISTRATIVI: Ha la responsabilità per tutta l’attività istruttoria legata agli acquisti. Può essere delegato dal Dirigente Scolastico ad occuparsi di singole attività negoziali. E’ consegnatario di tutti i beni dell’Istituto. 4

c) SUBCONSEGNATARIO: è il personale che procede alla proposta di acquisto. Ha il compito di collaborare con i responsabili degli acquisti, per la definizione delle specifiche tecniche dei prodotti da acquistare, indicando eventualmente anche le ditte da contattare e i costi medi dei materiali. d) UFFICIO TECNICO, Verifica la coerenza della richiesta con le attività didattiche, procede alla verifica delle migliori offerte, controlla l’esatta fornitura con quanto ordinato, procede ai necessari collaudi. e) ASSISTENTE AMMINISTRATIVO: Ha il compito di coadiuvare il Direttore amministrativo per la raccolta delle richieste di acquisto, per verificare che la richiesta sia stata valutata positivamente dal Dirigente e dal Direttore; quindi emette i buoni d’ordine dopo avere predisposto la necessaria richiesta di offerta o preventivo. Prima dell’emissione del buono d’ordine, verifica che vi sia la dichiarazione da parte del fornitore di rispetto delle condizioni previste dal l D. Lgvo. n. 50/2016. 5

5 - MODALITÀ OPERATIVE 1. Ai fini di una corretta gestione dell’attività di approvvigionamento è necessario innanzitutto che la richiesta di acquisto definisca in modo chiaro ed esaustivo i requisiti dei beni e dei servizi che devono essere acquistati. 2. la richiesta di acquisto da parte del personale dovrà avvenire avvalendosi del modulo di richiesta On-line all’ndirizzo http: //www. ---- utilizzando le credenziali personali di accesso fornite. L’apertura della funzione è stabilita a far data dal _________. La richiesta viene registrata direttamente presso l’ufficio il quale con cadenza settimanale la sottopone alla valutazione del Dirigente. 6

3. I richiedenti possono essere: • docenti • assistenti tecnici ed amministrativi i quali formulano proposte di acquisto per l’acquisizione di beni di varia natura e l’ufficio deve operare nel rispetto della normativa in vigore. Per quanto riguarda il materiale di cancelleria e di pulizia la richiesta è presentata dall’Ufficio di segreteria. 4. Gli assistenti amministrativi addetti raccolgono le richieste e provvedono ad inoltrarle al Direttore amministrativo. 5. A seguito della raccolta delle richieste Il Direttore amm. vo valuta la completezza delle richieste e verifica l’esistenza della disponibilità di fondi a bilancio e quindi di fattibilità della spesa; il Dirigente Scolastico, con il concorso dell’Ufficio Tecnico, determina la necessità degli acquisti e vista il documento per dare corso agli acquisti. In caso di richieste non complete, sarà data comunicazione al richiedente 7

6. L’ufficio Tecnico, fatta salva la possibilità di rifornirsi presso il mercato elettronico ex lege, deve richiedere offerte ad almeno cinque fornitori qualificati almeno 3 per affidamenti di modico valore (es. inferiori a €. 1. 000, 00) Le offerte devono essere valutate dalla Commissione acquisti, formata di volta in volta dal Dirigente, da un responsabile dell’ufficio tecnico, dal richiedente e dal Direttore dei servizi generali ed amministrativi. L’ufficio tecnico ha il compito di compilare il prospetto comparativo delle offerte da sottoporre alla validazione del Dirigente Scolastico. 8

7. Concluse positivamente le verifiche contabili, legislative e regolamentari, l’assistente amministrativo provvede a. alla compilazione del provvedimento di assunzione dell’impegno di spesa con indicazione del CIG, b. all’acquisizione della firma del dirigente scolastico, c. all’invio al fornitore dell’ordinativo di spesa. All’atto dell’invio del buono d’ordine per acquisti di beni/forniture di servizi nell’ambito di procedure di gara, l’ufficio di Amministrazione dovrà acquisire il certificato di regolarità contributiva DURC sia in sede di stipula che di successive tranche di pagamento. Nell’ordine di acquisto devono essere identificati in modo univoco i beni/servizi richiesti dalla scuola in modo che non vi sia possibilità alcuna di errore. 9

Il soggetto abilitato alla presentazione della proposta di acquisto, e/o l’Ufficio tecnico, verifica la corrispondenza del materiale pervenuto con il Buono d’Ordine emesso. Il materiale sarà quindi consegnato al richiedente. FINE PROCEDURA 10

La rilevanza degli acquisti pubblici E’ utile ricordare alcuni numeri significativi dell’incidenza degli acquisti pubblici sul PIL delle nazioni. Il settore pubblico esprime richieste d’acquisto che nell’Unione Europea, secondo Eurostat, rappresentano circa il 20% del PIL europeo, mentre in Italia tale incidenza è stimata intorno al 16%. Secondo i dati pubblicati dall’ANAC – e in precedenza dall’AVCP – nella Relazione Annuale nel 2014 sono stati pubblicati bandi, nei settori speciali e ordinari, per circa 103 miliardi di euro. Tale dato è in netto aumento rispetto alla media di circa 85 miliardi di euro osservata nei 5 anni precedenti, con un’inversione di tendenza anche per i lavori pubblici. Purtroppo i dati sull’aggiudicato sono ad oggi meno raffinati dei dati sul pubblicato, tuttavia secondo l’ANAC in media solo il 47% dei bandi trova esito nel periodo osservato. La figura mostra tale trend e la ripartizione per oggetto (forniture, beni e servizi). 11

Convenzioni Le Convenzioni sono contratti quadro stipulati da Consip, per conto del Ministero dell’Economia e delle Finanze (art. 26 Legge 488/99) nell’ambito dei quali i fornitori aggiudicatari di gare - esperite in modalità tradizionale o smaterializzata a seguito della pubblicazione di bandi - si impegnano ad accettare ordinativi di fornitura emessi dalle singole Amministrazioni che hanno effettuato l'abilitazione al sistema Acquisti in Rete. Tale modalità di acquisto, più idonea per approvvigionamenti di beni e servizi con caratteristiche standard, grazie all’aggregazione della domanda, permette di ottenere rilevanti economie di scala sia in termini di processo sia di risparmi sugli acquisti. 12

Accedendo alla Vetrina delle Convenzioni o navigando sul catalogo prodotti è possibile verificare l’offerta di beni e/o servizi offerti in Convenzione. L'invio on line degli ordini permette, non solo di velocizzare il processo di acquisto, ma anche di monitorare direttamente sul Portale lo stato degli ordinativi effettuati. I principali vantaggi delle Convenzioni Per le Amministrazioni: • semplificazione del processo di acquisto • riduzione dei costi unitari e dei tempi di approvvigionamento • aumento della trasparenza e della concorrenza • abbattimento dei costi legati alla gestione dei contenziosi • miglioramento della qualità della fornitura di prodotto e di servizio 13

Da un punto di vista qualitativo, aumenta la varietà di ciò che viene acquistato, al punto che le PA richiedono sempre più spesso la gestione completa di alcuni servizi fino ad acquistare le competenze e il know-how dei fornitori esternalizzando la gestione d’intere funzioni. un utilizzo evoluto degli appalti pubblici : 1. rappresenta una leva di competitività e innovazione per i fornitori, 2. Migliora in modo “organico” la spesa pubblica, 3. comporta una maggiore economicità. 14

Un processo multidisciplinare e multi-professionale Gli acquisti pubblici rappresentano un processo gestionale che si articola in una serie di fasi, tutte essenziali: 1) di rilevanza “interna” all’organizzazione che le svolge, quali ad esempio, una fase istruttoria o di studio dei fabbisogni, del mercato dell’offerta, delle esperienze pregresse, delle soluzioni innovative di definizione del perimetro di acquisto, sia in termini quantitativi/di volume, sia in termini di composizione/aggregazione di prodottiservizi diversi o di sommatoria di enti appaltanti che ritengono opportuno aggregarsi per acquistare, 2) di rilevanza esterna, quali la fase di indizione della gara e di aggiudicazione, 3) di rilevanza gestionale, in altre parole di monitoraggio del contratto e di performance dei fornitori. 15

La legge di stabilità 2013, che ha apportato alcune modifiche alla Legge n. 95/2012, con l’articolo 1, cc. 149 e 150 ha modificato la disciplina dell’obbligo di ricorso ai mercati elettronici prevedendo il ricorso anche a sistemi telematici, ed ancora ha modificato l’ambito soggettivo dell’obbligo di ricorso a convenzioni inserendo anche le scuole. E’ stato esteso a tutte le Amministrazioni Pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, Decreto Legislativo n. 165/2001 l’obbligo di usufruire delle convenzioni quadro e degli accordi quadro messi a disposizione da Consip S. p. A. e dalle centrali di acquisto regionali in specifici ambiti merceologici: - energia elettrica gas carburanti combustibili per riscaldamento telefonia, 16

Possibilità di esperire proprie autonome procedure è stata fatta salva la possibilità di procedere ad affidamenti, a patto che: - gli stessi siano conseguenti ad approvvigionamenti da altre centrali di committenza - Si operi a procedure di evidenza pubblica - Vengano offerti corrispettivi inferiori a quelli riportati nelle convenzioni e accordi quadro messi a disposizione da Consip S. p. A. o dalle centrali di committenza regionale. 17

“tabella obbligo-facoltà” Si tratta di uno schema elaborato da Consip con il MEF, con lo scopo di fornire alle Pubbliche Amministrazioni un rapido accesso alla normativa applicabile in base Ø alla propria categoria di appartenenza (amministrazione centrale, regionale, territoriale, ente del servizio sanitario nazionale, scuola/università, organismo di diritto pubblico), Ø alla tipologia di acquisto (sopra la soglia comunitaria o sotto la soglia comunitaria) Ø alla categoria merceologica a cui appartengono i beni o servizi oggetto di acquisto 18

articolo 1 del Decreto Legge n. 95/2012 E’ statuita la nullità: a. dei contratti stipulati in violazione dell’obbligo di ricorrere alle convenzioni quadro o ai parametri prezzo qualità fissati da Consip S. p. A. e dalle centrali regionali, b. di tutti i contratti che siano stati stipulati in violazione delle norme recanti obblighi di ricorrere agli strumenti di acquisto messi a disposizione dalla Consip, compresi gli obblighi di approvvigionamento tramite il mercato elettronico della P. A. , per gli acquisti sotto soglia. Tale violazione, causa di responsabilità amministrativa ed erariale, costituisce a tutti gli effetti un illecito disciplinare 19

la legge di stabilità 2013, all’articolo 1, comma 154, ha escluso la nullità e la responsabilità per i contratti stipulati dalle Amministrazioni statali ad un prezzo più basso di quello derivante dal rispetto dei parametri prezzo-qualità degli strumenti di acquisto resi disponibili da Consip, purché tra la P. A. e l’impresa fornitrice non siano sorte contestazioni circa l’esecuzione di contratti stipulati precedentemente. Dal 6 giugno 2014, Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza non potranno più accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea. E’ stato istituito il servizio di supporto alla fatturazione elettronica per tutte le piccole e medie imprese abilitate al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione, onde poter assistere le piccole e medie imprese fornitrici della P. A. a generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche nel formato previsto dal Sistema di interscambio ai sensi del Decreto Ministeriale n. 55 del 3 aprile 2013. 20

Sezione Regione Emilia Romagna della Corte dei Conti parere n. 286 del 17 dicembre 2013 Si prefigura legittimo l’acquisto fuori dal Me. PA qualora l’Amministrazione: • dimostri l’effettiva convenienza economica della scelta • corredi dettagliatamente e analiticamente la motivazione dell’atto La Corte dei Conti ha specificato che nel caso in cui il mercato libero offra prezzi inferiori rispetto a quelli catalogati sul Me. PA, è nella possibilità della stazione appaltante, nell’ambito del sistema del mercato elettronico, procedere all’acquisto, non tramite un ordine diretto, bensì attraverso la procedura di richiesta di offerta, negoziando con il fornitore prezzi e condizioni migliori dei prodotti/servizi pubblicati sui cataloghi on-line 21

Le linee guida ANAC L’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) ha pubblicato le Linee Guida di attuazione del D. Lgs. 18 aprile 2016, n. 50 • n. 2/2016 – indicazioni operative per il calcolo dell’OEPV “Offerta economicamente più vantaggiosa ”. • n. 3/2016, «Nomina, ruolo e compiti del responsabile unico del procedimento per l’affidamento di appalti e concessioni» • n. 4/2016 - “Procedure per l’affidamento dei contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, indagini di mercato e formazione e gestione degli elenchi di operatori economici”. 22

La procedura (più ricorrente nelle scuole) articolo 30: Per quanto concerne gli affidamenti al di sotto di 40. 000 Euro, la stazione appaltante procede alla valutazione comparativa dei preventivi di spesa forniti da due o più operatori economici al fine di soddisfare gli oneri motivazionali: Ø economicità dell’affidamento Ø rispetto dei principi di concorrenza la procedura prende avvio con • la determina a contrarre • ovvero con atto ad essa equivalente L’atto deve contenere: 1. tutti i requisiti previsti da un atto amministrativo (l. 241/1990 e smi) 2. l’indicazione della procedura che si vuole seguire con una sintetica indicazione delle ragioni. Il contenuto dei predetti atti può essere semplificato in determinate situazioni, come nel caso dell’ordine diretto di acquisto sul mercato elettronico o di acquisti di modico valore per i quali sono certi il nominativo del fornitore e l’importo della fornitura. 23

La procedura si divide concettualmente in tre fasi: 1. l’indagine di mercato e l’elenco dei fornitori 2. il confronto competitivo 3. la stipula del contratto. 24

indagini di mercato ed all’elenco dei fornitori le amministrazioni possono dotarsi, nel rispetto del proprio ordinamento, di un regolamento in cui vengono disciplinate: a) le modalità di conduzione delle indagini di mercato, eventualmente distinte per fasce di importo; b) le modalità di costituzione dell’elenco dei fornitori, eventualmente distinti per categoria e fascia di importo; c) i criteri di scelta dei soggetti da invitare a presentare offerta (manifestazione di interesse) Le indagini di mercato sono svolte secondo le modalità ritenute più convenienti dalla stazione appaltante, differenziate per importo e complessità di affidamento, secondo i principi di adeguatezza e proporzionalità, anche tramite la consultazione dei cataloghi elettronici del mercato elettronico propri o delle altre stazioni appaltanti, nonché di altri fornitori esistenti. 25

1. La stazione appaltante assicura l’opportuna pubblicità dell’attività di esplorazione del mercato 2. Gli operatori economici invitati devono possedere i requisiti generali di moralità di cui l’art. 80 del d. lgs. 50/2016 ed i requisiti speciali richiesti dall’avviso 3. L’invito deve contenere tutti gli elementi che consentono alle imprese di formulare un’offerta informata Elementi minimi 26

a) l’oggetto della prestazione, le caratteristiche tecniche e prestazionali e il suo importo complessivo stimato; b) i requisiti generali, di idoneità professionale e quelli economico-finanziari/tecnico -organizzativi richiesti per la partecipazione alla gara o, nel caso di operatori economici selezionati da un elenco, la conferma del possesso dei requisiti speciali in base ai quali sono stati inseriti nell’elenco; c) il termine di presentazione dell’offerta ed il periodo di validità della stessa; d) l’indicazione del termine per l’esecuzione della prestazione; e) il criterio di aggiudicazione prescelto, nei limiti di quanto disposto dall’art. 95 del Codice. Nel caso si utilizzi il criterio del miglior rapporto qualità/prezzo, gli elementi di valutazione e la relativa ponderazione; f) la misura delle penali; g) l’indicazione dei termini e delle modalità di pagamento; h) l’eventuale richiesta di garanzie; i) il nominativo del RUP j) la volontà di procedere alla verifica dell’anomalia dell’offerta ai sensi dell’art. 97, comma 8, d. lgs. 50/2016, (valutazione della conformità di ogni offerta, che in base ad elementi specifici, appaia anormalmente bassa); k) lo schema di contratto ed il capitolato tecnico, se predisposti. l) il criterio di aggiudicazione prescelto, motivando adeguatamente nel caso di applicazione del criterio del minor prezzo, di cui all’art. 95, comma 4, del Codice. 27

Il confronto competitivo La Scuola (stazione appaltante) è tenuta al rispetto del principio di rotazione degli inviti. L’invito all’affidatario uscente ha carattere eccezionale e deve essere adeguatamente motivato. Nel caso in cui non sia possibile procedere alla selezione degli operatori economici da invitare sulla base dei requisiti posseduti, si può procedere al sorteggio, a condizione che ciò sia stato debitamente pubblicizzato nell’avviso di indagine esplorativa o nell’avviso di costituzione dell’elenco. La stazione appaltante invita contemporaneamente tutti gli operatori economici selezionati. L’invito contiene tutti gli elementi che consentono alle imprese di formulare un’offerta informata e dunque seria, tra cui almeno quelli indicati al paragrafo 4. 2. 6. delle Linee guida. La stazione appaltante verifica il possesso dei requisiti da parte dell’aggiudicatario e può effettuare verifiche nei confronti degli altri operatori economici invitati, conformemente ai principi in materia di autocertificazione di cui al d. p. r. n. 445/2000. 28

CIG - Delibera ANAC n. 1/2017 Dal 16 febbraio 2017 è in vigore la Delibera ANAC n. 1 dell’ 11 gennaio 2017, che obbliga tutte le stazioni appaltanti, compreso le scuole, a perfezionare i CIG richiesti sul sistema SIMOG. Per il mancato perfezionamento, nei casi previsti dalla stessa deliberazione, sono previste sanzioni amministrative pecuniarie ai sensi dell’art. 213, commi 9 e 13, del D. Lgs 50/2016 Un atto che obbliga il RUP a perfezionare il CIG richiesto al sistema SIMOG entro il termine massimo di 90 giorni dall’acquisizione dello stesso. 29

Poiché la sola acquisizione del codice non garantisce che la procedura di selezione del contraente sia stata effettivamente avviata, sono state emanate regole più rigorose che, in caso d’inadempimento, comportano responsabilità e soprattutto sanzioni a carico del RUP. (Si tratta di sanzioni amministrative pecuniarie ai sensi dell’art. 213, commi 9 e 13, del D. Lgs 50/2016). Obbligo di inserimento nell’apposita schede dei seguenti dati: 1. la data di pubblicazione del bando, 2. la lettera di invito in caso di procedura negoziata, o comunque la data della manifestazione della volontà di procedere all’affidamento dell’appalto 3. la data di scadenza della presentazione delle offerte 4. eventuale cancellazione del CIG nel caso in cui la stazione appaltante non abbia ritenuto di andare avanti con la procedura, con le modalità ivi indicate, entro la data di scadenza della presentazione delle offerte. 30

L’obbligo di perfezionamento vale anche per i CIG acquisiti attraverso il SIMOG in date antecedenti l’entrata in vigore della Delibera n. 1 del 2017. Pertanto, entro il 16 maggio 2017 è obbligatorio perfezionare tutti i CIG acquisiti precedentemente alla data del 16 febbraio 2017 sul sistema SIMOG. Al fine di agevolare il controllo e la trasmissione delle informazioni, l’ANAC introdurrà messaggi automatici in forma di “avvertimento” che agiranno in due momenti temporali distinti: 1. ricorso ad una finestra pop-up a comparsa automatica all’atto dell’acquisizione del CIG, con il fine di attirare l’attenzione del RUP circa l’obbligo di perfezionare il CIG entro il termine massimo di novanta giorni, 2. l’invio di un messaggio via mail, all’indirizzo che il RUP ha registrato in anagrafe, che lo avvisa con 15 giorni di preavviso dell’approssimarsi della scadenza del novantesimo giorno, rammentando l’urgenza di agire (perfezionando o cancellando il CIG acquisito). 31

In caso di mancata comunicazione all’Autorità delle informazioni entro il termine ivi previsto, il sistema SIMOG procede automaticamente alla cancellazione del CIG non perfezionato, inviando apposito messaggio via mail al RUP. Dalla data della cancellazione, l’utilizzo del CIG da parte della stazione appaltante determinerà ovviamente violazione delle norme sulla trasmissione delle informazioni obbligatorie all’Autorità, sulla contribuzione di gara e sulla tracciabilità dei pagamenti. (Come risaputo, ai fini della tracciabilità dei flussi finanziari, gli strumenti di pagamento devono riportare il CIG, in relazione a ciascuna transazione posta in essere dalla stazione appaltante). 32

Eventi e formazione Per facilitare l’utilizzo degli strumenti di acquisto e delle iniziative presenti sul Portale Acquisti in Rete, sono organizzati periodicamente eventi di formazione, sia in aula sia on line, per Amministrazioni e per Imprese. Per l’iscrizione agli eventi - ove prevista - è necessario: • effettuare il login, inserendo utente e password in alto a destra • selezionare il link "Eventi" presente nel Cruscotto dell’Area personale nella sezione "I servizi" • scegliere l’evento di formazione di interesse e iscriversi on line. https: //crm. acquistinretepa. it/Eventi_formazione/start. swe? SWECmd=S tart&SWEHo=crm. acquistinretepa. it 33