Gjvik Trondheim lesund Status for fusjonsarbeidet oktober 2015

Gjøvik – Trondheim – Ålesund Status for fusjonsarbeidet, oktober 2015 1. januar 2016 slår NTNU seg sammen med høgskolene i Ålesund, Gjøvik og Sør-Trøndelag. Det gir oss et mer komplett studietilbud og større forskningsmiljøer. Sammen lager vi Norges mest spennende, innovative og største universitet.

Vi fusjonerer fordi… …vi har en målsetning om å heve kvaliteten i hele bredden av virksomheten. …vi sammen kan være en enda bedre partner for utvikling av næringsliv og samfunn i hele landet, enn vi klarer hver for oss. …det gir et mer enhetlig studietilbud, med mulighet for høyere kvalitet og større samfunnsrelevans. …det gir større muligheter i konkurransen om forskningsmidler. …det setter oss bedre i stand til å utvikle vår nasjonale rolle innen teknologisk og naturvitenskapelig forskning og utdanning. …det øker mulighetene til å få gjennomført en helhetlig campusutvikling og styrker studiebyene Trondheim, Ålesund og Gjøvik. 2

Milepæler i fusjonsprosjektet 24. november: Første møte i nytt NTNU-styre. Januar 2015: Fire styrer vedtar at de ønsker fusjon (Hi. G 27. 10. 14, Hi. ST 16. 1, HiÅ 19. 1 og NTNU 28. 1) Februar: Fusjonsprosjektet opprettes. Styringsgruppa møtes første gang 18. 2 i Ålesund. . Q 1 2015 1. . august: Dekaner tilsatt. 19. juni: Fusjonen formelt vedtatt av Kongen i statsråd Høsten 2016: Innplassering av adm. ansatte. 1. januar: Offisiell oppstart for nye NTNU. Q 3 Q 2 16 -18. august: Første felles immatrikulering i tre byer. Q 4 Vår 2016 Høst 2016 Sikker drift (12. 3 – 31. 12. 2015) Fusjonsplattform (18. 3 - 19. 8. 2015) Faglig organisering (28. 4. 15 – februar 2016) Example Text Administrativ organisering (14. 8. 2015 – juni 2016) 2017: Jan: Instituttstruktur vedtas 1. 8: Instituttledere tiltrer Se detaljert tidsplan på www. ntnu. no/fusjon/tidsplan 3

Viktige hendelser oktober - januar 15 -23. 10 Valg av studentrepresentanter til NTNU-styret og Studenttinget. 20. 10 Workshop om administrativ organisering. Oktober Opplæringsplan for nye datasystemer klar. Beg. av november Omstillingsavtale og omstillingshåndbok klar. 26 -28. 10 Valg til utvidet NTNU-styre. Ansatte på høgskolene skal velge to representanter. Se detaljert tidsplan på www. ntnu. no/fusjon/tidsplan 4 24. 11 Første møte i styret for nye NTNU. 1. 11 -15. 1. 2016 Siste høringsrunde forslagene til faglig organisering. 1. 2 Forslag til hovedmodeller for adm. organisering legges fram. . Januar Fusjonen trer formelt i kraft 1. 1. . En rekke felles datasystemer tas i bruk.

Styringsgruppe Referansegrupper: Rektorene + organisasjonsdirektør NTNU Representant for arbeidstakere og studenter Lederfora Arbeidstakerorganisasjoner Prosjektleder sekretariat Arbeids-/læringsmiljøutvalg Hovedverneombud Gruppe faglig organisering Gruppe fusjonsplattform Arbeidsgrupper for faglig utvikling Gruppe administrativ organisering Studentting/studentparlament Prosjektgruppe Arbeidsgrupper administrative forhold Studentsamskipnadene Gjøvik – Trondheim – Ålesund Prosjektorganisasjon

Styringsgruppa har i oppgave å forberede og gjennomføre prosjektet. Gruppa møtes normalt en gang i måneden. Medlemmer: • Rektor Gunnar Bovim, NTNU • Rektor Helge Klungland, Hi. ST • Rektor Marianne Synnes, HiÅ • Rektor Jørn Wroldsen, Hi. G • Organisasjonsdirektør Ida Munkeby, NTNU • Arbeidstaker-representant Øystein Risa, Tekna - NTNU (møter for de ansatte ved alle fire læresteder) • Studentrepresentant Morten Djupedal, Hi. ST (møter for studentene ved alle fire læresteder) Sekretær: Prosjektleder Trond Singsaas. Økonomidirektør Ingrid Volden fra Hi. ST møter fast. I aktuelle saker møter også direktør Inge Øystein Moen, Hi. G, og direktør Roar Tobro, HiÅ. 6

Prosjektgruppa planlegger, forbereder og organiserer fusjonsarbeidet og setter opp detaljerte framdriftsplaner og milepæler innenfor rammene satt av styringsgruppa. Gruppa møtes normalt annenhver uke. Medlemmer: • Trond Singsaas (prosjektleder) • Økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen, NTNU • Økonomidirektør Ingrid Volden, Hi. ST • Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, Hi. G • Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ • Arbeidstaker-repr. Sturla Søpstad, NTL – NTNU • Arbeidstaker-repr. Anne Hilde Nymoen, Parat – Hi. G • Arbeidstaker-repr. Gunnhild Furnes, Forskerforbundet – HiÅ • Arbeidstaker-repr. Anita Brækken, YS – Hi. ST • Studentrepresentant Jone Valen Trovåg – NTNU Varamedlemmer: • Arbeidstaker-repr. Gry Alterskjær, Forskerforbundet – NTNU • Arbeidstaker-repr. Thomas Misje, NITO – NTNU 7

Gruppe faglig organisering Gruppa skal lage forslag til hvordan universitetet bør organiseres. Gruppa skal legge fram forslag til faglig organisering 1. november 2015. Medlemmer: • Gruppeleder Prorektor Berit Kjeldstad, NTNU • Dekan Marit Reitan, NTNU • Dekan Ingvald Strømmen, NTNU • Dekan Solrun Valen, Hi. ST • Dekan Camilla Nereid, Hi. ST • Dekan Hans Petter Hildre, HiÅ • Dekan Nils Kalstad Svendsen, Hi. G • Student Maria Honerød, NTNU • Student Kaja Meling Holmesland, HiÅ, • Arbeidstakerrepresentant Kristian Steinnes, Forskerforbundet – NTNU Vararepresentanter for arbeidstakerne er Terje Tvedt, Tekna HiÅ og Ronny Kjelsberg, NTL Hi. ST 8

To aktuelle konsepter for faglig organisering Gruppe faglig organisering la 26. juni fram et notat med beskrivelse av fire ulike konsepter for organisering på nivå 2. Etter å ha fått om lag 50 ulike innspill på forslagene skar gruppa ned til to konsepter (se under). 1. november legger gruppa fram sine endelige forslag, som deretter sendes ut på høring til 15. januar 2016. I begge forslag legges det til grunn at Vitenskapsmuseet bør fortsette som enhet på nivå to, men uten status som fakultet. Merk at modellene her bare er beskrevet med en opplisting av fagmiljøer. Dette er ikke forslag til fakultetsnavn. 1. Smal fakultetsstruktur (fem fakulteter) • • • 9 Ingeniørvitenskap og arkitektur Matematisk-naturvitenskapelige fag og IKT Medisin og helsefag Humanistiske fag og kunst Samfunnsvitenskap 2. Bred struktur (åtte fakulteter) • • Ingeniørvitenskap og arkitektur Naturvitenskap Informatikk, datateknikk og matematikk Medisin Helse- og sosialfag Økonomi og ledelse Humanistiske fag og kunst Samfunnsvitenskap og utdanningsvitenskap

Arbeidsgrupper for faglig utvikling Under gruppe for faglig organisering er det opprettet sju arbeidsgrupper innen ulike fagområder. Hver gruppe er sammensatt av 30 – 50 ansatte, studenter, ledere og tillitsvalgte fra alle fire institusjoner. Ved behov kan det også bli opprettet undergrupper med enda flere deltakere. Les artikkel om arbeidsgruppene. Ledere av arbeidsgruppene: 1. Helse- og sosialfag: Instituttleder Riina Kiik, NTNU 2. Økonomi og ledelse: Instituttleder Monica Rolfsen, NTNU 3. Læring og utdanningsvitenskap: Førsteam. Torunn Klemp, Hi. ST 4. Teknologi: Leder av FUS NTNU, Roger Midtstraum 5. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi: Dekan Geir Øien, NTNU 6. Kunstfag: Dekan Frederik Shetelig, NTNU 7. Disiplinfag: Professor Torberg Falch, NTNU NB: Riina Kiik erstattet Roger Lian som gruppeleder høsten 2015. 10

Gruppe administrativ organisering Gruppa skal foreslå den framtidige administrative organiseringen ved NTNU fra 1. januar 2017. Les mer om hva gruppe for administrativ organisering skal gjøre. Medlemmer: • Dekan Anne Kristine Børresen, NTNU (leder) • Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ • Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, Hi. G • Avdelingsdirektør Gunnar Bendheim, Hi. ST • Prodekan Hans Marius Eikseth, Hi. ST • Adm. koordinator Liv Alfhild Unhjem, NTNU • Adm. leder Hege Ertzaas Fossland, NTNU • Ansatterepr. Gry Alterskjær, Forskerforbundet NTNU • Ansatterepr. Gunnhild N. Furnes, Forskerforbundet HiÅ • Ansatterepr. Iver Johnsen, NTL NTNU • Ansatterepr. Kjerstin Tobiassen, Akademikerne Hi. ST • Student Ole-Jakob Oosterhof, Hi. G • Student Marte Øien, Hi. ST 11

Dilemmaer i administrativ organisering I sin første rapport 1. oktober drøfter prinsipper som bør kjennetegne en god administrasjon. Moderne administrative tjenester må oppfylle krav til kvalitet og brukernærhet, strategisk evne, effektivisering, teknologi og digitalisering og fleksibilitet. I notatet presenteres også noen dilemmaer, som gruppa mener må avveies når administrasjonen skal organiseres: • • 12 Standardisering vs. fleksibilitet Sentralisering vs. brukernærhet Enhetlig ledelse vs. fagadministrativ ledelse Linje vs. matrise Generalister vs. spesialister Menneske – maskin i en kunnskapsorganisasjon IT - Fellesløsninger vs. lokale systemer

Milepæler i arbeidet med administrativ organisering 1. oktober 2015: Om prinsipper for administrativ organisering • • Innspillsrunde i oktober om alternativer Bidrag til arbeidet med faglig organisering 1. november 2015: Alternativer for faglig organisering • • Inkludert: vurdering av administrativ organisering Høringsrunde 1. februar 2016: Forslag til administrativ organisering – hovedmodeller • • • Innspillsrunder januar Styret: Administrative konsekvenser av alternativer for faglig organisering Styret: Prinsipper/modeller for administrativ organisering Juni: Forslag til administrativ organisering for nye NTNU • • • Styret: detaljert forslag om administrativ organisering Grunnlag for bemanningsplaner Forslag til implementeringsplan Høsten 2016: Innplasseringer av ansatte med nye arbeidsoppgaver 13

Fusjonskostnader anslått til 250 mill. i perioden 2015 -2017 • Gjennomføring av IKT-tiltak beregnet til 120 mill. kr i 2015 -2017 – – – • Organisasjonsmessige tiltak beregnet til 50 mill. i 2015 -2017 – – • Frikjøp / vikarordninger, medvirkning og reisekostnader utgjør ca. 40 av de 50 mill. kr Ekstra ressurser til konvertering og opplæring utgjør ca. 10 av de 50 mill. kr. Usikkerhetsmargin – – 14 Fusjonskritiske tiltak og tiltak som reduserer risiko og forenkler migreringsarbeidet. Sikker drift / harmonisering utgjør ca. 80 av de 120 mill. kr Modernisering utgjør ca. 40 av de 120 mill. 60 mill. kr i usikkerhetsmargin på IKT-tiltak 20 mill. kr i usikkerhetsmargin på organisasjonsmessige tiltak

Mange IT-endringer for høgskolene i januar Det er vedtatt å etablere felles administrative basis-systemer fra 1. januar. Det vil si: • Paga tas i bruk som felles lønnssystem • Oracle tas i bruk som felles økonomisystem • e. Phorte tas i bruk som felles sak-arkiv system • NTNUs publiseringsløsning for web (Liferay) og NTNUs løsning for eksternweb og intranett (Innsida) åpnes som felles web/intranett • Felles løsning i Felles studentsystem (FS) tas i bruk 15. 3. 2016 Forutsetningene for å få til dette er at følgende må på plass til 1. januar: • Brukerkonto på NTNU for alle • Felles domene for alle, dvs www. ntnu. no • NTNU-epost for alle • NTNU-kalender for alle • Felles Helpdesk-system og kontaktpunkt for førstelinje • Felles klientdrift og utskriftstjeneste • Forberedt for harmonisering og modernisering (digitalisering) av tjenester 15

Etter fusjonen vil 1300 nye ansatte og 15000 nye studenter ved høgskolene få tilgang til NTNU IT-systemer Før fusjon Nye NTNU 5085 årsverk 23442 studenter FS itslearning PAGA ORACLE e. Phorte Liferay 830 årsverk 8853 studenter FS itslearning Agresso SAP P 360 NTNU Hi. ST HiÅ Hi. G 6400 årsverk 38000 studenter 224 årsverk 2250 studenter FS Fronter Agresso SAP P 360 NTNU Hi. ST HiÅ 308 årsverk 3391 studenter FS itslearning Fronter PAGA ORACLE e. Phorte Liferay Hi. G FS Fronter Agresso SAP P 360 16 © 2015 Deloitte AS

Sikker drift Sannsynlighet -> - overordnet risikobilde (okt. 2015) 1 3 6 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 2 2 4 1 3 5 Ressursknapphet /overbelastning nøkkelpersoner Dataflyt og grensesnitt mellom systemer og tjenester feiler Konverteringsarbeider gjennomføres ikke etter plan Presentasjon av felles studieportefølje ikke klar innen frist Manglende beslutningsfullmakter Stort samtidig endringsvolum Konsekvens -> 4 5

Risikoer beskrevet i rapport 1. oktober etter ekstern gjennomgang fra konsulentselskapet Deloitte Observasjoner Målbildet for Sikker drift i nye NTNU er ikke tilstrekkelig beskrevet og kommunisert, spesielt basistjenester, dataflyt og grensesnitt for studieadministrative systemer og Innsida Sikker drift er for lite sentralt koordinert og styrt, spesielt aktiviteter knyttet til basistjenester, dataflyt og grensesnitt for studieadministrative systemer og Innsida Det er for lite fokus på og kapasitet til endringsledelse Konsekvenser Feil eller manglende tilganger til informasjon og systemer Manglende brukerkompetanse og forståelse av arbeidsoppgaver Manglende endringskapasitet Manglende bevissthet om fusjonssynergier Effekter Feil og stopp i arbeidsoppgaver Redusert omdømme Fusjonssynergier utløses ikke, eller for sent Fokus på Sikker drift gir for lite arbeid med fusjonssynergier © 2015 Deloitte AS

Felles opptak i 2016 I 2016 blir søkerne presentert for en felles portefølje av studieprogram, som ble tilgjengelig på www. ntnu. no/studier 1. oktober 2015 (unntatt etter- og videreutdanning). Tilbudet er stort sett identisk med dagens studietilbud hos de tre høgskolene og NTNU. Det vil trolig bli få endringer i studieprogram og –tilbud det første året, men studentene blir registrert i en felles database. Immatrikuleringen av de første studentene som er tatt direkte opp i nye NTNU vil skje i Trondheim 16. august 2016, Gjøvik 17. august og Ålesund 18. august. 19

Nye NTNU starter med ledelse fra dagens NTNU Dagens rektorat, organisasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør ved NTNU fortsetter i sine stillinger i det fusjonerte universitetet i 2016. Ledere ved høgskolene fortsetter også i hovedsak som før. De som mister sine stillinger har fått tilbud om andre jobber i den nye organisasjonen. Hi. STs rektor blir prorektor faglig integrasjon i NTNU, mens rektorene ved Hi. G og HiÅ blir viserektorer ved disse studiestedene. Dagens dekaner og instituttledere hos alle fire institusjoner beholder sine jobber inntil det nye organisasjonskartet er tegnet og nye dekaner tiltrer 1. januar 2017 og nye instituttledere er på plass senest 1. august 2017. Gunnar Bovim fortsetter som rektor for det sammenslåtte NTNU i overgangsåret 2016. 20

Midlertidig organisering nye NTNU pr. 1. 1. 2016 STYRET REKTOR Stedlig leder ---NTNU Gjøvik Økonomi og eiendomsdirektør Driftsavd. Campus og drift (tidl. Hi. ST) Øk. avd. Prorektor faglig integrasjon Økonomi (tidl. Hi. ST) Studieavd. Prorektor for utdanning Studie og bibliotek NTNU UB (tidl Hi. ST) Prorektor forskning Kommunikasjonsavdeling en Prorektor for nyskaping Kommunikasjon Personal avdeling en Stedlig leder ---NTNU Ålesund Personal adm. og organisa sjonsutv. Organisasjonsdirektør ITavdeling en HMSavdeling en Administra sjonstjenesten (tidl. Hi. ST) Fakultet for arkitektur og billedkunst (AB) 21 Det medisinske fakultet (DMF) Det humanistisk e fakultet (HF) Fakultet for informasjons teknologi, matematikk og elektroteknikk (IME) Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi (IVT) Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT) Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse (SVT) Fakultet for helse- og sosialvitens kap (FHS) Fakultet for lærer- og tolkeutdanni ng (FLT) (tidl. Hi. ST) Fakultet for teknologi (FT) Handelshøy skolen i Trondheim (HHi. T) (tidl. Hi. ST) Inst. for inform atikk og elæring (tidl. Hi. ST, uavkla rt plasse ring) NTNU Vitenskapsmuseet

Midlertidig organisering nye NTNU - pr. 1. 1. 2016 Campus Gjøvik Campus Ålesund Stedlig leder Administrativ leder Studie og forskinin gsseksjo nen Avdeling for helse, omsorg og sykepleie 22 Avdeling for informatikk og medieteknik k Personal seksjone n Økonomi og drfitsseksj onen Avdeling for teknologi, økonomi og ledelse Administrativ leder Bibliotek seksjone n ITseksjone n Bibliotek Avdeling for internasjona l business Personal - og organisa sjonssek sjonen Avdeling for ingeniør- og realfag ITseksjonen Avdeling for maritim teknologi og operasjoner Økonomi - og driftssek sjonen Avdeling for biologiske fag Fo. Useksjone n Studiese ksjonen Avdeling for helsefag

Antall registrerte studenter 2014 40 000 [VERDI] 35 000 30 000 23 442 25 000 20 000 15 000 8 853 10 000 5 000 2 249 3 391 HiÅ 23 Hi. G HIST NTNU Samlet

Antall ansatte 2014 7 000 6 447 6 000 [VERDI] 5 000 4 000 3 000 2 000 830 1 000 224 308 - 1 HiÅ 24 Hi. G HIST NTNU Samlet

Studenter fordelt på fagområder (2013) 100% 90% 80% 42 545 1386 2017 50% 3435 2173 70% 60% 718 545 2711 6251 3195 Arkitektur 3195 6573 25 HF Teknologi 8381 11208 10% 0% Helse Samfunnsvitenskap 30% 20% Lærer Mat. Nat 3972 40% Annet NTNU Samlet

Økonomi (2013) 8 000 7 000 1 139 804 6 000 630 848 5 000 4 000 1 017 671 Annet BOA 607 240 EU NFR Bevilgningsøkonomi 3 000 5 192 034 2 000 3 962 246 1 000 - 26 NTNU Samlet

Meninger om fusjonen? Engasjerte ansatte og studenter er selve fundamentet for en vellykket fusjon, har rektor Gunnar Bovim skrevet i sin blogg. Alle inviteres til å komme med forslag og tanker om hvordan det nye NTNU bør bygges. Prosjektet tilbyr flere kanaler for deg som har meninger eller spørsmål: • Et åpent diskusjonsforum på prosjektets nettside. • Et skjema for å sende spørsmål og kommentarer til prosjektledelsen. • En Twitter-konto som heter NTNUfusjon. Bruk hashtag #NTNUfusjon. • To Facebook-sider; en side for studenter og en annen for ansatte. 27

28