Gianni Penzo Doria La selezione dei documenti e

Gianni Penzo Doria La selezione dei documenti e la relazione della Corte dei conti sulla spending review ASMantova, Scuola APD, 16 marzo 2016 Gianni Penzo Doria

La selezione dei documenti è… (in una climax di importanza) 1 Un problema lessicale 1 Un problema di dignità professionale 1 Un problema di metodo Gianni Penzo Doria

Una precisazione iniziale. . . Non si deve parlare più di scarto, di eliminazione, ma di selezione Gianni Penzo Doria

. . . un problema lessicale Nomina sunt consequentia rerum 1 Il termine “scarto”, come già è accaduto per il termine “spurgo” deve sparire, se non come risultato operativo Gianni Penzo Doria

“Selezione” è un termine già noto J. H. Collingridge (1956): The selection of archives for permanent preservation Gli scarti d’archivio Gianni Penzo Doria

Alcuni interrogativi 1 È possibile una giustificazione teorica della selezione documentaria? 1 Siamo pavidi o pusillanimi in Italia (Pivot, NL)? 1 Perché non esiste un lessico tecnico proprio o non mutuato (spurgo, epurazione, desherbage)? Gianni Penzo Doria

La posizione crociana Nei pubblici archivi non solo si raccolgono e si serbano gelosamente le carte, formandone gli inventari, ma anche si lavora ad eseguirne lo scarto. . . E con quale criterio logico si compie la scelta? Con nessuno: non v’ha criterio logico che possa assegnarsi per determinare quali notizie o documenti siano o no utili e importanti, appunto perché qui ci aggiriamo nella cerchia pratica e non già nella cerchia scientifica. B. Croce (1927) Gianni Penzo Doria

Alle origini di un errore Il problema degli scarti è stato dalla recente dottrina archivistica abbinato a quello della formazione degli archivi moderni: a mio modo di vedere l’impostazione del problema non è esatta. Noi Archivisti di Stato non dobbiamo occuparci della formazione degli archivi moderni, ma solo della futura conservazione: quindi vigilanza su tutti gli archivi. Ogni archivio ha una sua vita particolare che gli viene data dall’Ente che lo crea; ha una sua sistemazione che deriva dalle funzioni dell’Ente: potremmo noi Archivisti conoscere tutte le funzioni di tutti gli Enti oggi in attività? No, certamente. A. Lombardo (1956) Gianni Penzo Doria

La soluzione all’errore La salvaguardia materiale degli archivi prima ancora che passino in quelli di Stato, la selezione di ciò che merita di essere conservato, la possibilità di facilitare tale selezione con accorgimenti da porre in atto fin dall’impostazione iniziale degli archivi correnti, l’ordine stesso di tali archivi sono tutti problemi cui gli Archivi di Stato non possono dichiararsi indifferenti, pena la perdita di contatto con quella realtà che spetta loro trasferire sul piano dell’interesse scientifico. C. Pavone (1964) Gianni Penzo Doria

Definizioni sullo scarto q q q Un “male necessario” Un compromesso Il paradosso della conservazione La selezione qualificata delle fonti Un ossimoro dottrinale apparente Gianni Penzo Doria

Massimario di selezione nel rapporto causa - effetto Causa Effetto Scarto Selezione Distruzione Conservazione Archivio storico (documenta selecta) Gianni Penzo Doria

… un problema di dignità professionale 1/3 1 L’archivista non deve partecipare a “Commissioni di scarto”, ma a “Commissioni di organizzazione archivistica” 1 Non ha senso critico “scartare” solo in presenza di problemi di spazio Gianni Penzo Doria

… un problema di dignità professionale 2/3 1 Non ha senso critico “scartare” senza porre mano alla riorganizzazione della Registratura e “dominare” la selezione dei documenti (Brenneke) Gianni Penzo Doria

… un problema di dignità professionale 3/3 1 Serve un approccio e un lessico multidisciplinare per medesime categorie logiche di beni culturali: q Archivisti, bibliotecari e archeologi 1 Qualsiasi intervento conservativo è anche distruttivo: «un bon archiviste est aussi un destructeur» (Delsalle, 2000) Gianni Penzo Doria

… un problema intellettuale 1/4 La selezione è un’operazione intellettuale attraverso la quale l’archivista “valuta” il materiale di un soggetto produttore d’archivio per stabilire di determinati documenti: 1 la conservazione illimitata 1 lo scarto Gianni Penzo Doria

… un problema intellettuale 2/4 La selezione prevede le operazioni di scarto esclusivamente quando: q i documenti hanno pressoché esaurito la propria rilevanza giuridico-probatoria anche ai fini procedimentali q i documenti non risultano avere un apprezzabile interesse storico Gianni Penzo Doria

… un problema intellettuale 3/4 Il criterio generale è quello di tener presente due esigenze. Quella dell’ufficio al quale appartengono le carte, il quale sulla scorta di massimari e di norme interne è in grado di valutare la necessità o meno della conservazione di taluni tipi di documenti piuttosto che di altri, ai fini burocratici propri. Accanto ad essa, si devono tener presente le esigenze della cultura storica, la quale - incitata dalla dolorosa esperienza di lacune provocate dall’ignoranza e dalla incuria dei secoli passati - si preoccupa di valutare le carte come le fonti di possibili ricerche future. A. D’Addario, 1960 Gianni Penzo Doria

… un problema intellettuale 4/4 La selezione è una operazione delicata e rischiosa: q anche solo l’insinuarsi del dubbio se procedere o meno allo scarto di una unità archivistica, propende a favore della sua conservazione. Gianni Penzo Doria

L’insinuarsi del dubbio. . . (1842) [il capo delle operazioni di scarto] dovrà avvertire in generale i suoi dipendenti di dover riguardare i documenti, sui quali cadesse un qualche dubbio, come atti che devono essere conservati. Regno Lombardo-Veneto, Direttorio generale dei conti, 1842 Pubblicata integralmente da Maria Grazia Bevilacqua, Lo scarto degli atti contabili nel Lombardo. Veneto, “Archivi per la storia”, XI/1 (1998), pp. 119 -136 Gianni Penzo Doria

La qualificazione professionale (1842) Poiché la ricerca, l’esame e la classificazione delle molte e svariate qualità di scritture e documenti esige di per sé cognizione degli affari ed un sano criterio, è chiaro perciò che vi devono essere occupati individui che non siano semplicemente principianti, ma bensì tali, che se anche non sono da annoverarsi fra gli impiegati più esperti, che non possono essere tolti all’esaurimento degli affari correnti, tuttavolta abbiano abbastanza rotina degli affari. Ad ogni modo però saranno da scegliere soggetti di tutta fiducia, i quali verranno posti sotto la direzione di un impiegato conoscitore del servigio, affinché né l’erario regio, né i privati non vadano esposti alla perdita dei loro titoli di credito atteso un troppo affrettato scarto di atti tuttavia necessari e importanti. Regno Lombardo-Veneto, Direttorio generale dei conti, 1842 Gianni Penzo Doria

L’insinuarsi del dubbio. . . (1980) Nei casi di dubbio o dissenso, sarà sempre meglio conservare anzi che distruggere. Virgilio Giordano, 1980 Gianni Penzo Doria

Regola aurea: il principio della funzione esercitata Lo scarto viene effettuato in base alle funzioni esercitate, non presunte. Registro presenze (non per eventuale dimostrazione di una presenza a fronte di indagini) Gianni Penzo Doria

http: //www. archives. gov/about/ Scartiamo ancora troppo poco. . . Gianni Penzo Doria

Gli strumenti di corredo sono fondamentali Gianni Penzo Doria

Gli strumenti di corredo sono fondamentali Gianni Penzo Doria

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Un principio limpido Gli archivi ordinati producono risparmio come effetto. La causa è la selezione dei documenti, cioè l’eliminazione legale (o “scarto”) dei documenti dichiarati inutili Gianni Penzo Doria

Il mondo ha ancora bisogno degli archivisti E il mondo digitale ne avrà sempre di più. La selezione è probabilmente la funzione più delicata tra tutte quelle che riguardano la gestione, tenuta e tutela dei documenti, proprio nella piena consapevolezza della sua irreversibilità. Gianni Penzo Doria

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Grazie per l’attenzione Università degli Studi dell’Insubria gianni. penzodoria@uninsubria. it Gianni Penzo Doria