GGY 448 Toplu Yap ve Tanmaz Ynetimi Dr

GGY 448 Toplu Yapı ve Taşınmaz Yönetimi Dr. H. Murat ÇEKİCİ

6 -Toplu Yapı Yönetim-Yönetici-Malik-Personel İlişkileri

KAT MÜLKİYETİ • Kat Mülkiyeti Kanunu, tamamlanmış bir yapının veya yapılmakta veya ileride yapılacak olan bir yapının, yapı tamamlandıktan sonra geçilecek kat mülkiyetine esas olmak üzere, kat, daire, iş bürosu, dükkân, mağaza, mahzen, depo gibi bölümlerinden ayrı ve başlı başına kullanılmaya elverişli olanları üzerinde, tamamlanmış gayrimenkulün maliki veya ortak malikleri tarafından, bağımsız mülkiyet hakları kurulması veya arsa maliki veya arsanın ortak malikleri tarafından irtifak hakları kurulması bu hakların kullanılması ve ortak yaşamın kurallarını tanımlayan kanundur.

KAT MÜLKİYETİ • Kat mülkiyeti veya kat irtifakı ile kurulan, binaların belirli kural ve kanunlara göre yönetilmesi için oluşturulan plana yönetim planı denir. Günümüzde artan konut sayısının karşılanması için apartmanlar ve toplu konutlar inşa edilir. Yönetim planı ile burada ikamet eden kişilerin uyması gereken kurallar belirlenir. Bir sözleşme değerindedir ve yönetim tarzı, araç ve gereçlerin kullanılması, uyulması gereken kurallar gibi maddeler ile şekillenebilir. Yönetim planları içerisinde zemin kat, birinci kat, diğer katlar ve teras katları ile ilgili madde başlıkları yer alır. Yasaklar, anlaşmazlıkların çözümü, yönetim organları, toplantı zamanları, oy hakkı, karar defteri, yönetici seçimi ve görevleri gibi madde başlıkları yönetim planı içerisinde yer alır.

KAT MÜLKİYETİ • Yönetim planları, binalar, siteler, toplu yapılar, bina grupları, karma kullanımlar, tek amaçlı kullanımlar gibi gayrimenkul yatırımlarının nasıl yönetileceğine dair kurallar bütünü ve anayasasıdır. Bu kurallar bütününün uygulanabilir olması için belirli işlem, karar, tescil vb. süreçlerin tamamlanmış olması gereklidir. Öncelikle bir bina/binalar projelendirilmelidir, inşa edilmelidir ve tamamlanarak hayata geçirilmelidir. Bu süreç içerisinde öncelikle imara uygun şekilde projelendirmeden başlayarak, proje, inşaat ve işlemlere ilişkin izin, onay ve tesciller gerekmektedir. Bu süreç içerisindeki bazı kavram ve tanımların yapılması konunun anlaşılabilir olmasını sağlayacaktır.

TOPLU YAPI • Nüfusun hızla artması, arsa fiyatlarının özellikle şehirlerde küçük müstakil ev yapımına imkân vermemesi gibi nedenlerle 23. 06. 1965 tarihinde 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu kabul edilmiş ve kanunla tek parsel üzerinde birden çok bağımsız bölümü içeren (bina) yapı kurulmasına cevaz verilmiş ve bu şekildeki oluşum tek yapı olarak kabul edilmiş, bu yapı içerisinde bulunan bütün ortak yer ve tesislerin idaresi ve kullanımı ile ilgili kurallar getirilmiştir.

TOPLU YAPI • Nüfus artışının hızlı bir biçimde devam etmesi, kırsal kesimden şehirlere yönelik göçün hızla artması, şehir nüfusunun çok kısa sürede büyük artışlar kaydetmesi gibi nedenlerle bir parsel üzerinde birden fazla yapının inşası ihtiyacını doğurmuş, tek parsel üzerinde birden fazla blok yapıların ortaya çıkması sonucunda yukarıda ifade ettiğimiz Kat Mülkiyeti Kanunuyla getirilen düzenleme de yetersiz kalmış, 13. 4. 1983 tarihinde kabul edilen 2814 sayılı kanunla "Birden çok yapılarda uygulanacak özel hükümler" düzenlenmiştir.

TOPLU YAPI • 14. 11. 2007 tarihli 5711 sayılı Kat Mülkiyeti Kanununda toplu yapı kavramı “Toplu yapı, bir veya birden çok imar parseli üzerinde, belli bir onaylı yerleşim planına göre yapılmış veya yapılacak, alt yapı tesisleri, ortak kullanım yerleri, sosyal tesis ve hizmetler ile bunların yönetimi bakımından birbirleriyle bağlantılı birden çok yapıyı ifade eder. ” şeklinde tanımlanmıştır. • Ayrıca toplu yapı kapsamındaki imar parsellerinin bitişik veya komşu olmaları şartı getirilmiş, parseller arasında kalan ve imar planına göre yol, meydan, yeşil alan, park, otopark gibi kamuya ayrılan yerler için bu şartın aranmayacağı belirtilmiştir

TOPLU YAPI YÖNETİM • Kanun değişikliğiyle toplu yapı kapsamındaki ortak yapı ve tesislerin yönetimi için yeni kurullar tesis edilmiştir, ancak bu kuralların oluşturulması ile ilgili hükümlerin yönetim planında belirlenebileceği öngörülmüştür. Dolayısıyla kanunun getirmiş olduğu hükümler yönetim planında düzenleme yoksa uygulanacaktır. Kanuna göre toplu yapılar, toplu yapıda bulunan bütün kat maliklerinden oluşan toplu yapı kat malikleri kurulunca yönetilecektir. Ancak toplu yapı kat malikleri kurulu yetkisini, blok yapılarda her blokta bulunan bağımsız bölüm maliklerince seçilen blok temsilcilerinden ve blok niteliğinde olmayan yapıların bağımsız bölüm maliklerince seçilen temsilcilerden oluşan toplu yapı temsilciler kuruluna devredebilecektir.

TOPLU YAPI YÖNETİM • Duruma göre toplu yapı kat malikleri kurulu, blok malikleri kurulu, parsel malikleri kurullarıda “kat malikleri kurulu” olarak görev yaparlar. Toplu yapılarda; parsel, blok, fonksiyonlar bazında temsilciler seçilebilir bu temsilcilerden oluşan temsilciler kurulu toplu yapı kat malikleri kurulu gibi görev yapabilir. Toplu yapı Yönetim planlarında temsilcilerin sayısı ve yetkileri belirlenebilir ve bu temsilciler aynı kat malikleri kurulu gibi görev üstlenebilirler. Yüzlerce veya binlerce kat maliki olan toplu yapı veya sitelerde bu tür temsilciler kurulu oluşturulması ve kat malikleri kurulu (genel kurul) yetkilerinin bu kurul tarafından kullanılması oldukça pratik bir uygulama olmaktadır

TOPLU YAPI YÖNETİM • Kat malikleri kurulu(veya duruma göre toplu yapı kat malikleri kurulu, blok malikleri kurulu olsa da hepsine“kat malikleri kurulu” kullanılacaktır), ana taşınmazdaki (binadaki) tüm kat maliklerinden oluşan en önemli karar organıdır. Ana gayrimenkulü ilgilendiren temel kararlar bu kurul tarafından alınır.

YÖNETİM PLANI • Kat Mülkiyeti rejiminin uygulandığı yapılarda Yönetim Planı, ilgili binanın (bir nevi ) anayasası olarak yönetime ilişkin temel esasların belirlendiği kurallar bütünüdür. Yönetim planı o derece bağlayıcıdır ki kat maliklerinin salt çoğunlukla aldığı kararlar dahi yönetim planını değiştirmek için yeterli olmamaktadır. • Yönetim planı; kat mülkiyeti/kat irtifakı rejimine başvuru esnasında tapuya sunulan ve ana gayrimenkulün yönetim tarzının belirlendiği metindir. Bu kapsamda yönetim planı bütün kat malikleri ( daire / ofis / dükkan sahiplerini) ve (kiracı, mirasçı, sınırlı ayni hak sahipleri vb) diğer tüm ilgililer için bağlayıcıdır. Zaten yönetim planı, tapu müdürlüğü nezdinde tutulan kayıtlara da (kat mülkiyeti kütüğünün beyanlar hanesi) işlenecektir. • Ana gayrimenkulün yönetiminde önce Kat Mülkiyeti Kanunu’na ardından yönetim planına göre hareket edilecektir. Yönetim planında Kanun’a aykırı hükümler bulunması halinde ilgili kısımlar geçersiz sayılacaktır. Benzer şekilde yönetim planı; ruhsat başvurusunda sunulan projeye de aykırı olmayacaktır.

YÖNETİM PLANI Yukarıda da belirtildiği üzere yönetim planı, kat mülkiyeti rejimindeki gayrimenkulün yönetimine dair hükümler barındırmaktadır. Bu kapsamda iyi hazırlanmış bir yönetim planında; • (Ofis, daire vb) Bağımsız bölümlerin kiralanmasında uyulacak kurallara, (Ör: kimlere kiralanamayacak, diğer kat maliklerine haber verilecek mi? ) • Bağımsız bölümlerin bakım ve kullanım usulüne ilişkin temel prensiplere (Ör: hayvan beslemek serbest mi, hangi işyerleri açılabilir, hangi hususlar için kat maliklerinin onayı gerekecek vb), • (Asansör, depo, garaj vb) ortak alanların kullanımına ve bakımına dair hangi kuralların uygulanacağına, • Genel giderlere kimlerin hangi oranda katlanacağı, • Kat malikleri kurulunun toplantı ve çağrı usulüne, • Yönetimin görevlerine, • Yöneticinin gelir / giderler ve sair hususlara ilişkin kimlere hangi zamanlarda hesap vereceğine ve • Hesapların ne zaman hangi usullerde kimler tarafından denetleneceğine • ilişkin hükümler bulunmalıdır.

KAT MALİKLERİ KURULU YETKİLERİ • Yönetimle alakalı bütün kararlar, bu kurulda alınır. Ancak emredici kurallara ve yönetim planına aykırı karar alınamayacaktır. • Kat Malikleri Kurulu, yöneticiyi seçme yetkisine sahiptir. • Kat Malikleri Kurulu , denetçi seçer, • Ana taşınmazın kullanılmasından veya yönetiminden dolayı, kat malikleri arasında veya kat malikleri ile yönetici ve denetçiler arasındaki uyuşmazlıklar, bu kurulda çözülür. Ayrıca taraflardan biri Kat Malikleri Kurulu’na başvurmadan doğru. dan mahkemeye de başvurulabilecektir. • İşletme Projesini onaylar, • Yönetim planı değişikliklerini yapar. • Ortak alanların kullanımı , kiraya verilmesi konularına karar verir

YÖNETİCİ • Bina ve site yönetim faaliyetleri güvenlikten temizliğe, bakımdan işletmeciliğe kadar geniş bir bilgi birikimi gerektiren alanların başında gelmekte olup tüm bu işlemlerin hukuka uygun şekilde yürütülmesi gerektmektedir. Zira aidat toplarken, personel çalıştırırken, işletme projesi hazırrlarken ya da siteyi /binayı temsilen sözleşme akdederken hukukun çeşitli alanlarında geniş bir desteğe ihtiyaç duyulmaktadır. Yöneticiler yetkilerini yönetim planından, Kanun’dan ve kat malikleri kurulundan almaktadırlar.

YÖNETİCİ • Bina ve Site Yöneticileri; Kat Malikleri / Toplu Yapı Kat Malikleri / Blok Malikleri Kurulu kararlarını uygulamakla mükellef olacaklardır. • Bir sitede / binada asıl karar alma mercii yönetici değil (eğer yönetim planında aksine bir düzenleme yoksa) kat malikleri / toplu yapı kat malikleri kurulu olup yöneticiler bu kararları icra etmekle mükelleftir. Bu sebeple yöneticiler, yalnızca yönetim planında yahut ilgili kurullar tarafından verilen yetkiler dâhilinde işlem gerçekleştirebilecek olup yetki aşımı halinde doğacak zararlardan şahsen sorumlu olacaklardır.

YÖNETİCİNİN İŞLERİNİ DEVRİ • Yöneticiler sorumlulukları olan faaliyetler yöneticilik kadrosunda çalışan personel ile yürütebilecekleri gibi bu faaliyetlerin birkısmını tesis yönetim şirketlerine veya işlerinde uzmanlaşmış şirketlere devredebilirler. Örneğin özel mevzuatı sebebiyle güvenlik hizmetleri özel güvenlik şirketleri kadrolarına devredilebilir. Bahçe bakım işleri peyzaj ve bahçe bakım firmalarına devredilebilir. • Diğer taraftan sorumluluklar kendilerinde kalmak üzere kat malikleri kurulu tarafından kendilerine verilen yetkileri bütünüyle tesis yönetim şirketlerine devredebilirler. Tesis yönetim şirketleri bu faaliyetleri yönetim adına ve yönetim ünvanıyla yapabilecekleri gibi (apartman yöneticiliği modeli), kendi ünvanları altında ve kendi banka hesaplarını kullanarak yapabilirler(ticari model). Yönetim bu faaliyetleri devrettiği gibi başka bir uygulama olarak tesis yönetim şirketinden danışmanlık alarak faaliyetleri daha profesyonel şekilde yürütebilir.

SİTE YÖNETİMİ PERSONELİ GÖREVLERİ • Apartman, Bina, İş Merkezi, İş Hanı, Alışveriş Merkezi, Villa, Residence, Site ve Toplu Konut komplekslerinin ana yapısının, bloklarının ve bağlı mekanlarının bina, tesis bakım ve işletme yönetimini, hukuki yönden mevzuatlara bağlı olarak, mali (vergi , SSK vs. ) , muhasebe (aidatların toplanması, yatırım projelerinin çıkarılması ve aynı zamanda yöneticilik resmi defterlerinin tutulması vs) hizmetlerini, temizlik, güvenlik, peyzaj ve bahçe bakımı ile teknik tesisat ve altyapı sistemlerinin ve işletim sistemlerinin en ekonomik biçimde, işletim senaryolarına ve teknik/idari spesifikasyonlara uygun olarak onaylı bütçe içinde bağlı olduğu genel kurul (temsilciler kurulu) ve onun belirlediği Yönetim Kurulu ile koordinasyon içinde yürütülmesini sağlamak, ana yapının yönetimi ile ilgili gerekli sistemlerin kurulması gerekir

SİTE YÖNETİMİ PERSONELİ GÖREVLERİ • Yönetim (Yürütme) Kurulu onayı doğrultusunda bu sistemleri kurmak, siteye hizmet veren idari, teknik, güvenlik, temizlik ve servis personelleri ile diğer outsource personelinin sevk ve idaresini gerçekleştirmek, kat malik ve sakinlerinden gelen öneri ve şikayetleri değerlendirerek çözüm önerileri geliştirmek, bu görevleri zaman, kalite, teknoloji ve ekonomi kriterlerini gözeterek gerçekleştirilmesinin sağlanması gibi hizmetlerini yürütmek ve bu hizmetler kapsamında gerek yönetim gerekse yürütme ve denetim kurullarına danışmanlık yapmaktır.

SİTE YÖNETİMİ PERSONELİ GÖREVLERİ • Bina ve Tesis Yöneticisi etik anlayışa sahip, dürüst, sorumluluk bilinci ile hareket eden, liderlik ve topluma hitap ehliyeti sahibi, yönetim işini bilim, sanat ve teknik yeterlilik açısından uygulayabilen, halka ilişkileri kuvvetli, hukuk, mali ve idari yönden yeterli, asgari teknik bilgi birikimine ve tecrübeye sahip olmalıdır. • İnsanları tanımalı, insan sevgisi taşımalı, objektif ve adil olmalı, mantıklı olmalı, analiz, sentez ve muhakeme gücüne sahip olmalı, fikirlerini konulara ve sorunlara odaklaştırabilmeli, düşüncelerini açık ve seçik ifade edebilmeli, girişken, inisiyatif sahibi, dinamik ve azimli olmalı, dış görünüşü ile yönetim işini yaptığı sosyal çevrede kabul görmeli; tertipli ve düzenli olmalı, doğru olan fikirlerini ikna yoluyla benimsetebilmeli, güçlü iradeye yine kendine güven duygusuna sahip olmalıdır.

SİTE YÖNETİCİSİ GÖREVLERİ 1. Sitenin resmi kuruluşunu gerçekleştirerek vergi dairesinden potansiyel vergi numarası almak, banka hesaplarının açılması, karar defterinin onaylanması, sitenin ortak mahal elektrik, su ve doğalgaz aboneliklerini yaptırmak için gerekli belgelerin hazırlanması. (imza sirküleri, yetki belgesi, nüfus cüzdanı fotokopisi, sayaç numaraları vb. ) 2. Evrak kayıt, takip işlemlerinin kurallara uygun ve sistemli bir şekilde işleyişini sağlamak. Arşiv ve dokümantasyon işlemlerinin normlara uygunluğunu sağlamak. (Büroda bulunan evrak dosyalarının düzenli ve yerinde olmasını sağlamak ve gelen giden evrak kayıt defteri oluşturulmasını sağlamak. ) 3. Site Yönetimine gelen her tür belge ve bilgilerin sonuçlandırılmasını sağlamak 4. Site Yönetimi işletmesinde kendisine bağlı birimlerin sorumluluk sahası içinde işletme verimliliğini, sürekliliğini ve güvenliğini sağlamak 5. Yönetim Kurulu toplantılarını organize etmek, kurulun alacağı kararları uygulamaya koymak. (Yönetim kurulunca alınması gereken kararların yazılı formatını hazırlayarak imzalatılmasını sağlamak. ) (Özel Siteler Geçerlidir)

SİTE YÖNETİCİSİ GÖREVLERİ 6. Kendisine bağlı birimler arası koordinasyon toplantıları yapmak. Farklı birimlerden sorumlu mühendis, şef ve personelleri konularına göre bir araya getirerek bilgi, deneyim, iş akışı ile malzeme, ekipman ve insan kaynaklarının en verimli bir şekilde kullanımını sağlamak. 7. Kendisine bağlı birimlerin günlük / haftalık / aylık v. b. faaliyet raporlarını takip ederek programlı bakımların ilerlemesini ve arızaların ne derece azaldığını takip etmek, böylece kendisine bağlı birimlerin performans takiplerini yapmak. (Personellerin yaptığı görevlerle alakalı denetimlerinin sağlanması ve denetim tutanak raporu ile kayıt altına alınması. ) 8. işletme şirketine bağlı çalışıyorsa, Genel Müdürlüğüne her ay “Aylık Faaliyet Raporu‟‟ hazırlayıp göndermek 9. Yönetim haberleşme hizmetlerini sağlamak 10. Çalışanların işyerine giriş ve çıkışlarını, mesai saatlerine uyumlarını sağlamak. 11. Personel memnuniyetini arttırmak, personel istihdam ve yönetimine ilişkin kapsamlı ve etkin politikalar geliştirmek, onaylanan politikaların uygulanmasını sağlamak.

SİTE YÖNETİCİSİ GÖREVLERİ 12. Personelin gelişimi için gerekli olan konuları önem sırasına göre tespit etmek, hizmet kalitesini arttırıcı hizmet içi eğitim verilmesini planlamak ve sağlamak. 13. İşe yeni giren elemanlara, çalışma prosedürü ve iş güvenliği ile Site Yönetimi; işletme konularında bilgilendirme eğitimlerinin verilmesini sağlamak. 14. Çalışanlara ait tüm tahakkuk ve diğer kanuni işleri yürütmek ve takip etmek; personelin sosyal ve idari ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak. 15. İşçi sağlığı ve iş güvenliği ile ilgili gerekli eğitimleri verdirmek ve emniyet tedbirlerini almak. (Çalışanların yangın, ilk yardım ve kazan yakma ehliyetlerinin alınmasını sağlamak. ) 16. Site bünyesinde sakinlere yönelik olarak düzenlenen sosyal / kültürel etkinliklerde (sergiler, konferanslar, konserler, bülten, pano, cenaze, düğün vb. ) aktif görev üstlenmek ve etkinliklerle ilgili araştırmalar yapmak. 17. Site Yönetimine ait motorlu araçlarla ilgili yasal işlemlerin zamanında yapılmasını, araçların bakım ve onarım işlerinin yürütülmesini ve yönetim hizmetlerinde niteliklerine uygun olarak kullanılmalarını sağlamak.

SİTE YÖNETİCİSİ GÖREVLERİ 18. Yönetim faaliyetlerini aksatmayacak şekilde bakım planlarını uygulatmak. (Yakıt kazanı, hidrofor, su depolarının bakım periyot tablosu oluşturarak kontrollerinin yapılmasını sağlamak. ) 19. Site yönetimi/ ortak mallar ait demirbaşlarına ait demirbaş listesinin bulundurulması ve takibi, sarf malzemelerinin stok çizelgelerinin doğru tutularak fiili stok ile karşılaştırılması ve takip edilmesi. 20. Hizmet alımı yapılmış firmalar ile kesin kabul aşamasına kadar görüşmeler yapmak, sorunların giderilmesi konusunda bağlı bulunduğu müdürlüğe yönlendirmek 21. Siteler ile ilgili uygulamalar yenilikler takip etmek uygulamaya almak. 22. Mevzuattaki değişiklikleri takip etmek. Site yönetimi ve kat maliklerini bilgilendirmek uygulamak.

SİTE YÖNETİCİSİ YETKİLERİ 1. Sitenin resmi kuruluşunu gerçekleştirerek vergi dairesinden potansiyel vergi numarası almak, karar defteri onaylaması, sitenin elektrik ve doğalgaz aboneliklerini yaptırmak için gerekli belgelerin hazırlanması için yetkilidir. (imza sirküleri, yetki belgesi, nüfus cüzdanı fotokopisi, sayaç numaraları vb. ) 2. Yönetim kurulu, kurum, kuruluş ve site sakinlerine gönderilmesi gereken resmi yazıların imzalanması. 3. Sosyal ve Kültürel faaliyet düzenleme. 4. Site Sakinleri ile sözlü ve yazılı iletişim için yetkilidir. 5. Görev ve sorumluluklarını yerine getirmeyen personele tutanak tutmak ve savunma istemek. 6. Tüm personelin yaptıkları işlerin denetimini sağlamak.

SİTE YÖNETİCİSİ SORUMLULUKLARI 1. İş talep ve takip talimatlarına uyum sağlamak 2. İşe devamlılık ve işyeri kurallarına uyum sağlamak 3. Tüm mesai saati boyunca kılık – kıyafetine dikkat ve güler yüzlü davranış sergilemek 4. Çalışma alanının tertibini ve iş disiplinini sağlamak. 5. Site yönetim alanlarında sigara içmemek ve içilmesini engellemek. 6. Mesai saatleri içerisinde kesinlikle alkol vb. maddeleri kullanmamak. 7. Kişisel veri ve bilgileri paylaşmamak 8. Yazılı veya görsel basına yönetim faaliyetleri ile ilgili bilgi vermemek gerekli durumlarda yönetim kuruluna yönlendirmek. 11. Çalışmalarını Site Yönetimi Hedefleri doğrultusunda gerçekleştirmek. 12. Çalışanıların site ve kanun kuralları çerçevesindeki hak ve sorumluluklarını takip etmek.

YÖNETİMİN GÖREV DEVRİ • Bina veya site yöneticisi; Kat Malikleri / Toplu Yapı Kat Malikleri / Blok Malikleri Kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini, tarihlerini ve bütün giderleri, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. • Site yöneticileri gerek yönetimi devralırken gerekse de görevini yeni site yöneticilerine devrederken mutabakat yapmalıdır. Bu sayede olası ihtilaflarda kendilerini güvence altına alabileceklerdir. Ayrıca görevden ayrılırken (toplu yapı kat malikleri kurulu vb) yetkili kurullar aracılığıyla ibra edilmesini sağlamasında fayda olacaktır.