GGD West Brabant Informatie Invoice Sharing 01 mei

GGD West Brabant Informatie Invoice. Sharing 01 mei 2015 “Het einde van papieren facturen” Invoice. Sharing doet wat anderen al 20 jaar proberen te doen. Invoice. Sharing biedt een open en innovatief platform. Middels ontwrichtende technologie, een ontwrichtend business model en ervaren management team. Het platform conformeert zich aan alle inkomende factuurformaten en levert de facturen zo optimaal mogelijk aan bij de ontvanger in diens gewenste formaat.

Inhoudsopgave I. III. IV. Introductie Vereisten voor het succesvol invoeren van digitale facturen Succesvol digitale facturen implementeren met Invoice. Sharing Waarom Invoice. Sharing? 2

I. Introductie GGD West-Brabant is via onze partner Inconto gestart met het gebruik van Invoice. Sharing. Op dit moment zijn de eerste leveranciers aangesloten en kan GGD West-Brabant beginnen met het verwerken van de elektronische facturen in Inconto. Voor een aantal leveranciers kan er een extra besparing gerealiseerd worden door de facturen van het voor te coderen in Invoice. Sharing. Dit kan doormiddel van het gebruik van de IS-Convert module. Met conversieregels kunnen facturen geautomatiseerd worden doormiddel van “Wat, ALS “ regels. Denk hierbij aan de volgende mogelijkheden. - NZI codering naar Grootboekschema Klantnummers naar kostenplaatsen EAN codering naar kostenplaatsen Samenvoegen van regels (verwijderingsbijdrage samenvoegen met prijs product) Aggregeren van facturen naar 1 regel per kostenplaats en grootboekrekening Toevoegen van fictieve BTW nummers zodat de facturen aan de juiste relatie gekoppeld kunnen worden binnen Inconto Etc. • Naar aanleiding van uw recente bespreking met onze partner Inconto en de verstrekte informatie heeft u ons gevraagd een overeenkomst op te stellen voor het gebruik van conversieregels. We zien ernaar uit om samen met uw organisatie samen een succesvolle ingebruikname van digitale facturen te realiseren en uw visie op het gebied van efficienter werken te verwezelijken • “Gecontroleerd starten met digitale facturen” 3

II. Vereisten voor het succesvol invoeren van digitale facturen BELANGRIJKE SUCCESFACTOREN EN OVERWEGINGEN BEPALENDE CRITERIA EN FACTOREN Een goed voorbereid en gestructureerd proces bepaalt het succes bij het opzetten van het ontvangen van digitale facturen van uw leveranciers. De belangrijkste punten in dit proces om rekeningen mee te houden zijn: Belastingdienst. nl en Europese/Nederlandse wetgeving Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan U moet kunnen laten zien dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd De belastingdienst moet de factuur kunnen controleren Europese/Nederlandse wetgeving Zowel de verstuurder als de ontvanger zijn verantwoordelijk voor het gehele proces vanaf het moment van vesturen van de digitale factuur tot en met het moment dat deze is ontvangen. Het borgen van het proces is hierbij het belangrijkste attentiepunt van de wetgever. Invoice. Sharing ervaringen Niet elke leverancier kan facturen versturen in het door uw gewenste en verwerkbaar formaat. Leveranciers moeten vaak grote investeringen maken willen ze dit voor uw mogelijk maken. Het opzetten van nieuwe factuurformaten is vaak een tijdrovend proces resulterend in langdurige projecten. Wanneer een leveranciers de factuur elektronische aanlevert bent u niet verzekerd van het feit dat deze aan de wettelijke vereiste voldoet en komt het vaak voor dat deze factuur essentiële data mist. Dit zorgt ervoor dat deze niet optimaal door uw factuurverwerk software of uw financieel pakket verwerkt kan worden. Geen verstoring Huidige processen Open platform compatibiliteit Certificeringen en samenwerkingen Gegarandeerd voldoen aan wet Bepalende factoren voor succesvolle digitale facturen Prijs en Business Model BTW wetgeving Wettelijke factuurvereisten Bereidheid leveranciers ERVARINGEN MET BETREKKING TOT DIGITALE FACTUREN - “Papieren facturen zijn al 20 jaar een probleem” Wij geloven dat u succesvol kunt zijn met digitale facturen en grote besparingen kunt realiseren. >90% van alle digitale facturen van leveranciers voldoet niet aan wet- en regelgeving (risico BTW aftrek in gevaar; Wet OB art 35) Leveranciers investeren niet graag in digitale facturatie voor individuele klanten, voor elke koppeling is een business case nodig Belastingdienst gaat strenger toezien op regels digitale facturen De grootste besparingen bij digitale facturen worden gerealiseerd door automatische codering van facturen Het Invoice. Sharing platform neemt de drempels weg die tot op heden te groot waren om succesvol met digitale facturen te werken, zowel voor verstuurders als ontvangers 4

III. Succesvol digitale facturen implementeren met Invoice. Sharing Het unieke Invoice. Sharing totaalconcept 5

III. Succesvol digitale facturen implementeren met Invoice. Sharing De unieke Invoice. Sharing instrumenten IS-Invite – Razendsnel uitnodigen van relaties en koppelingen maken IS-Convert – Converteren van factuurregels naar boekingsregels IS-Invite. TM helpt razendsnel als verstuurder EN als ontvanger van digitale facturen om uw ontvangers en verstuurders uit te nodigen om zich te registreren bij Invoice. Sharing. U exporteert de klanten of leveranciers uit uw boekhouding of facturatiesoftware en importeert de lijst in Invoice. Sharing. IS-Invite. TM zal de ingeladen lijst zoveel mogelijk proberen aan te vullen met bijvoorbeeld email adressen die bekend zijn van andere Invoice. Sharing gebruikers. U nodigt uw relaties in 1 keer uit en kunt de voortgang volgen van de uitnodigingen. IS-Convert - IS-Convert. TM helpt de ontvanger van digitale facturen (klanten) om de correcte digitale facturen die uit het digitale archief gehaald zijn te bewerken voordat ze geëxporteerd worden. Enkele voorbeelden zijn: • Het koppelen van leveranciers, UNSPSC/E-Class/NZI of andere productcategorie nummers naar grootboekrekeningen, zodat de kostensoorten automatisch bij factuurregels geplaatst worden • Het koppelen van leverlocaties of klantnummers op facturen aan uw kostenplaatsen en/of kostendragers, zodat de factuurregels automatisch toegewezen worden aan kostenplaatsen en/of kostendragers IS-Enrich – Verrijken van facturen zodat ze voldoen aan de wet IS-Enrich - IS-Enrich. TM helpt verstuurders van facturen (leveranciers) om de digitale factuur die uit de boekhouding, facturatiesysteem of excel upload komt te controleren en, wanneer van toepassing, te verrijken. In de praktijk blijkt bijvoorbeeld dat vrijwel geen enkele digitale factuur het BTW nummer bevat van de de verstuurder. In Nederland is het verplicht dat het BTW nummer op verstuurde facturen staat. Door in Invoice. Sharing bij de registratiegegevens van de verstuurder het BTW nummer in te vullen, wordt door middel van IS-Enrich. TM het BTW nummer toegevoegd aan alle facturen waar dat niet het geval was. Op deze wijze wordt een digitale factuur gemaak die voldoet aan de wetgeving en die de verstuurder in het digitale factuurarchief kan plaatsen. IS-Export– Flexibel exporteren/interfacen IS-Export - IS-Export. TM ontvangt de facturen uit het Digitale Facturen Archief en vertaalt deze naar factuur- of journaal boekingen, rekening houdend met de vertalingsregels die in IS-Convert zijn ingesteld. IS-Export is een zeer flexibel instrument dat Invoice. Sharing in staat stelt om elk exportformaat op snelle en efficiente wijze te maken IS-Validate – Valideren van facturen met garantie IS-PDF– Flexibel PDF bestanden maken IS-Validate - IS-Validate. TM controleert alle digitale facturen die door een verstuurder (leverancier) worden aangeboden aan het digitale archief. De controle bevat de factuurvereisten van de verstuurder, maar houdt ook rekening met de soort factuur en land waar de factuur naartoe gestuurd wordt. De controle regels in IS-Validate. TM worden periodiek door Ernst & Young Belastingadviseurs aangeleverd en door Invoice. Sharing verwerkt. IS-PDF – Een PDF van een digitale factuur uit het Digitale Facturen Archief maken is niet zo ingewikkeld. IS-PDFTM gaat verder en geeft de mogelijkheid om zowel voor verstuurder van facturen als ontvanger van facturen te bepalen welke informatie op de PDF factuur getoond wordt. De PDF bestanden kunnen geëxporteerd, gemaild of in uw boekhouding of scansoftware geimporteerd worden. “Papieren facturen zijn al 20 jaar een probleem” 6

IV. Waarom Invoice. Sharing? 1 1 6 U ontvangt alleen nog maar 100% gevalideerde facturen. (Wet en regelgeving) 5 VAT compliant EU and USA/ Partnership E&Y Toegankelijk en gratis voor al uw leveranciers 2 Transparant business model geen kosten voor koppelingen INVOICESHARING 4 5 3 Top 200 leveranciers (zorg) zijn reeds aangesloten op SOC 1 (voorheen Invoice. Sharing SAS 70/ISAE 3402) Certificering door Ernst & Young 4 2 3 6 • Alle leveranciers kunnen gratis onbeperkt digitale facturen versturen in vrijwel elk digitaal formaat, maar ook in excel/csv • Invoice. Sharing rekent geen kosten voor het opzetten van koppelingen en connecties. • Invoice. Sharing wordt al gebruikt door de leden van Intrakoop, dit heeft ervoor gezorgd dat inmiddels de top 200 leveranciers in de zorg gekoppeld wordt. • Het totale proces van het verzenden tot aan het ontvangen van de factuur plus de veiligheid van dataopslag en ontwikkeling van de software is door Ernst&Young gecertificeerd. • IS-Validate controleert alle digitale facturen die door een verstuurder worden aangeboden aan het digitale archief. De controle bevat de factuurvereisten van de verstuurder, maar houdt ook rekening met de soort factuur en land waar de factuur naartoe gestuurd wordt. De controle regels in IS-Validate worden periodiek door Ernst & Young Belastingadviseurs aangeleverd en door Invoice. Sharing verwerkt. • Het Digitale Factuur Archief bevat uitsluitend facturen die zowel aan wet-en regelgeving voldoen, maar ook aan uw aanvullende eisen. Tevens wordt voldaan bewaar- en opslag eisen van digitale facturen. “Invoice. Sharing combineert wat nodig is voor digitale facturen” 7

Invoice. Sharing is fundamenteel anders en gelooft dat … Invoice. Sharing gelooft in een wereld zonder papieren facturen. Wij geloven dat dit bereikt kan worden, maar dat er wel een aantal fundamentele veranderingen moeten plaatsvinden om dit op korte termijn te realiseren. Invoice. Sharing gelooft dat . . . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Verstuurders van facturen nooit moeten betalen voor het versturen van facturen Iedereen vandaag mee moet kunnen doen, niet alleen de grote bedrijven Een zeer gebruikersvriendelijk koppelings platform, geen kosten om koppelingen te maken Ontvangers van facturen betalen alleen wanneer toegevoegde waarde is geleverd, PDF facturen zijn dus gratis Het aanbieden van een totaaloplossing; gedeeltelijke oplossingen verhogen de kosten Focus op de ontvangers, waarvan wij vinden dat dit de eindgebruikers zijn Biedt het professioneel, risicoloos, veilig, vertrouwd en eenvoudig te gebruiken aan Een hoog-volume, lage kosten business model Het Invoice. Sharing team Drs Jeroen Volk RA CEO “Fundamentele veranderingen zijn nodig om te veranderen” 8