Gevinstforlb Workshop 2 Beskrivelse af gevinster Forandringsteam ABC
Gevinstforløb Workshop 2: Beskrivelse af gevinster Forandringsteam ABC ##. november 2016 DSD 2. marts 2021 3
Agenda og tid Agendapunkt Tidspunkt Hvad er det, vi skal i dag - og hvad er Jeres rolle? 9: 00 -9: 05 Præsentation af Gevinstkort og fordeling af gevinster 9: 05 -9: 30 Øvelse 1: Forandringer og aktiviteter 9: 30 -10: 00 Øvelse 2: Første gevinstbeskrivelse i plenum 10: 00 -10: 30 Pause 10: 30 -10: 45 Øvelse 3: gevinstbeskrivelser 10: 45 -11: 50 Opsamling og det videre arbejde 11: 50 -12: 00
Formål med dagen Formål: > > At beskrive projektets gevinster, så der opnås en dybere for, hvad gevinsterne går ud på samt hvad, der skal til for at realisere dem. Der skal foreligge en samlet oversigt over gevinsterne, deres størrelse, hvordan de skal måles, hvor de optræder i organisationen samt de nødvendige organisatoriske forandringer Gevinstbeskrivelsernes anvendelse: > > > Beskriver i de ønskede gevinster i detaljer Hjælp til at identificere gevinstejere og –aktører Letter kommunikationen om projektets gevinster og forudsætninger Opstiller mål for alle de ønskede gevinster og sikrer, at de kan måles Sikrer at man undgår dobbelttælling af gevinster i projektet Grundlag for Gevinstplanen, input til samlet Business Case samt projektplan for projektet
Hvad er Jeres rolle Gevinstejere og gevinstaktører ”Sikrer de organisatoriske ændringer med det formål at realisere gevinsterne. Det er gevinstejeres ansvar at støtte en proces hvor forandringer sker effektivt og hvor definerede gevinster realiseres”.
Gevinstrealiseringen handler om at opstille målepunkter og lægge en plan, så man kan se, at det målte flytter sig Gevinstkort: Gevinstbeskrivelser: …en del af… KPI: Gevinstplan:
Gevinstkort Projekt leverance Dette angiver de produkter, værktøjer eller services, som skal leveres af projektet og være forudsætningen forandringen Forandring Dette er forandringen, som skal ske. Ellers kan der ikke opnås en gevinst. Gevinst Dette er en umiddelbar gevinst, som opnås. Dette understøtter de efterfølgende gevinster (hovedgevinsterne). Hovedgevinst Overordnet mål Dette er hovedgevinsten – det man forventer at der skal komme ud af det. Dette er det overordnede mål man har i BKF (og dermed også i projektet, da disse skal være koblede).
Udfordring/problem Projektleverancer/produkter Brugeridentifikation (forandringsteam) • Primært system • Særlige behov • Hvem bruger hvilke systemer • Stor volumen • Fokus på adgangsstyring BKF: Analyse af ESDH behov på de decentrale institutioner Nye medarbejdere bliver ikke oplært Arbejdsgange er ikke aftalt eller anvendes ikke i tilstrækkelig grad • Manglende ensartethed i oprettelse af sager • Mails journaliseres ikke Systemet anvendes ikke i tilstrækkelig grad • Kender ikke funktionaliteterne • Kan ikke bruge funktionaliteterne • Har ikke styr på KLE Ledelsen går ikke forrest • Medarbejdere ikke forpligtet til at bruge systemet • Medarbejdere ved ikke om de skal bruge ESDH eller hvorfor • Hvilke systemer skal bruges Tager lang tid at finde relevante dokumenter fordi de ikke er journaliseret i e. Doc eller er journaliseret forkert. Mangler støtte og hjælp og opfølgningsaktiviteter ESDH mangler relevante integrationer (KMD institution, elevsystem) ESDH bruges ikke i de decentrale institutioner Fælles arbejdsgang (centralt) • Post ind/ud (digital post, skanning, sikker mail mv. ) • Aktindsigt og klager • Dagsordenspunkter Forretningsændringer 1. Ledelsen skal være synlig og bevidst om deres ansvar for at systemer bruges korrekt. 2. Ledelsen og superbrugere er ambassadører for SBSYS og brugen af det (positiv adfærd) ESDH håndbog • Den globale (centralt) • De lokale tillæg (funktionsbestemte i stedet for afdelingsbestemte) (forandringsteam) 3. Relevante afdelinger og institutioner skal bruge SBSYS (med særlig fokus på decentrale institutioner) • Alle administrative dokumenter i SBSYS Fælles grundprincipper for borgesager (centralt/SOC/BKF) Superbruger / drift organisation (centralt) • Sikre det rette antal superbruger SBSYS – ESDH system (centralt) • Systemopsætning og skabeloner • Konvertering af sager fra e. Doc til SBSYS • Nye principper for adgangsstyring • Integration til: CPR, CVR, ejendomsdata, OBI, Netblanket, Geo. Environ, GIS, BOM, Digital Post • Ledelsen sikrer datakvaliteten inden konverteringen (oprydning) Forretningsmæssige mål 1. Forståelse for at sager og informationer, skal bruges andre steder (mening hos medarbejderen) Brugere af SBSYS oplever, at det giver mening og værdi i deres daglige arbejde at bruge SBSYS (TRIVSEL) 2. Sager kan findes hurtigt Bedre sammenhængskraft i borgersager mellem BKF/PUC og SOC/BØFA 3 Hurtigere overblik over sagens indhold Procestidsbesparelse 4. Dokumenter forsvinder ikke 4. Vedtagne arbejdsgange og retningslinjer skal følges 5. Sager er opmærket korrekt centralt og decentralt 5. Rette støtte til rette tid og flere kan hjælpe flere Sagsskabeloner (forandringsteam) • Organiseret i træstruktur • Skabeloner klar ved driftsstart Oprydning i systemer og arbejdsgange (fagområderne) Hoved Gevinstkort BKF efter ws 1 /review 14. /16. nov. 2016 Uddannelse (centralt) • Ledelsens forankring til uddannelsen • Rolle og Funktionsbaseret uddannelse • Sikre uddannelses materiale har høj kvalitet og er relevant • Undervisningen skal afholdes tæt på datoen for driftsstart Nye arbejdsgange og procedurer (forandringsteam) • Sikre sagsflow for relevante sagsgange • Sikre opsætning af erindringer på sagsopfølgning (og styringsreoler) • Gennemgå eksisterende (as-is/tobe) Gevinster 6. Superbrugerorganisation anvendes og der er aftalt tidsforbrug 6. Færre fejl ved brug af autoudfyldte skabeloner og metadata Vi har effektive arbejdsgange og processer, samt nemt overblik over sager, ved at vi udnytter funktionalitet i SBSYS, arbejder systematisk efter ensartede grundprincipper og har en fælles forståelse for brugen af SBSYS på tværs af fagområder Mindre sårbart i forhold til videnstab Vi lever op til vores lovmæssige pligt til journalisering
Forandringer • Beskriv de konkrete aktiviteter der skal til at nå forandringerne fra gevinstkortet, f. eks. Ledelsen skal være synlig og bevidst om deres ansvar for at systemer bruges korrekt. • • Punkt på lokale ledermøder – skal lede videre til punkt på chefmødet Fortaler for ESDH (UDDYB)
Gevinstbeskrivelser - en del af projektets gevinstplan
Det videre arbejde • • Send alle gevinstbeskrivelser til projektlederen Dagens arbejde samles og efterbehandles nu, hvorefter det bliver sendt til jer Kom meget gerne med kommentarer til Gevinstbeskrivelserne Projektlederen vil herefter udarbejde projektets gevinstplan i samarbejde med de enkelte områder – f. eks. : – Relevante gevinster i området – Aktiviteter for at realisere gevinsterne – Hvornår målinger skal foretages i området • Så tænk over: – Hvordan realisering af gevinsterne vil påvirke jeres del af organisationen? – Er der andre personer, som bør deltage i udarbejdelse af gevinstplanen hos jer?
- Slides: 10
