GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS COMO FERRAMENTA PARA CRIAO

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS COMO FERRAMENTA PARA CRIAÇÃO DO CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL : O caso da VIVO BA

AGENDA MUDANÇA ORGANIZACIONAL GESTÃO DOCUMENTAL CENÁRIO ATUAL GANHOS TECNOLOGIA

AGENDA MUDANÇA ORGANIZACIONAL GESTÃO DOCUMENTAL CENÁRIO ATUAL GANHOS TECNOLOGIA

Mudança Organizacional • Do foco em tarefas • . . . Ao foco em processos

Orientação por processos A orientação por processos permite que as estruturas organizacionais sejam: ü Mais adaptáveis; ü Flexíveis; ü Ágeis para as mudanças.

Mudança de Paradigmas DE Função Processo PARA mudança organizacional Hierarquia Funcional Equipe estrutura Lealdade Desempenho potência na pessoa Produção/Produto foco Suporte ao Negócio Cliente tecnologia da informação

AGENDA MUDANÇA ORGANIZACIONAL GESTÃO DOCUMENTAL CENÁRIO ATUAL GANHOS TECNOLOGIA

Gestão Eletrônica de Documentos É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

Definindo o Documento • Documentos representam informação estruturada para a compreensão humana. • Documentos são o meio pelo qual a informação atinge seu maior objetivo -- compartilhar o conhecimento. • Documentos dão suporte a processos, produtos, sendo às vezes, o próprio produto.

Documentos “Os Documentos suportam, apoiam ou são o próprio negócio dos clientes. ”

História da Gestão Documental • Documentos em papel eram armazenados em pastas dentro de arquivos. • O Word permitiu o • Networks allowed users to share resources armazenamento eletrônico dos documentos. Informações eram armazenadas em HD’s individuais. • Usuários criavam ilhas de • informações. Informações estavam desorganizadas em vários locais.

O Ciclo Documental Revisão Reprodução Criação Distribuição Recuperação Arquivamento • Distribuição de Informações • Malote • Controle de Produção • Fornecimento de Insumos • Gerenciamento Eletrônico de Documentos • Controle de Estoque • Inovação Tecnológica • Gestão administrativa on site • Gerenciamento de Fax

AGENDA MUDANÇA ORGANIZACIONAL GESTÃO DOCUMENTAL CENÁRIO ATUAL GANHOS TECNOLOGIA

Vivo Bahia – antes do GED Dados fragmentados, replicados e espalhados pela organização Administração de volumes de papel Duplicidade de tarefas Complexidade dos processos de criação/manutenção da planta Processos de trabalho informais Escassez do conhecimento dos processos básicos de gerenciamento da informação – segurança e confiança nas informações buscadas Métricas inexistentes Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações) Tempo resposta longo para recuperação e tramitação das informações/documentos Cadastro da planta desatualizado pela falta de sincronia entre áreas internas

Vivo Bahia – depois do GED Acesso aos documentos mais rápido através da indexação e classificação dos documentos Busca eficiente de informações relacionadas aos fluxos de trabalho Controle de versões, atualizações e auditoria -> Informações confiáveis Minimização da duplicidade de informação

AGENDA MUDANÇA ORGANIZACIONAL GESTÃO DOCUMENTAL CENÁRIO ATUAL GANHOS TECNOLOGIA

Benefícios Qualitativos • Aumento de produtividade • Segurança de acessibilidade à informação aderente a política de segurança da informação a ser implementada pela Área de Segurança Empresarial • Back-up automatizado • Unicidade de base de dados • Criação de uma base de conhecimento confiável, passando a ser um instrumento de tomada de decisões O objetivo é tornar a Vivo: MAIS ÁGIL, COMPETITIVA, visando a REDUÇÃO de CUSTOS

Benefícios Qualitativos • Versionamento • Propicia a gestão de alteração associada à guarda de histórico. • Tráfego de e-mail na rede • Uso de link que permite acesso a arquivo(s) diretamente da base; • Dados unificados e compartilhados. • Flexibilidade para acesso à informação • Acesso via Web, sistema de busca avaçada e dados disponíveis permanentemente. • Padronização • Documentos padronizados (Templates) • Controle de vida útil dos documentos • Interface padrão windows • Integração com correio eletrônico (Notes e Outlook) • Armazenamento de e-mail e anexos; • Pesquisa e acesso dos documentos armazenados na docbase.

Benefícios Quantitativos • Tempo de consulta • Gasta-se hoje cerca de 30 min para encontrar um documento • Produtividade • Ganho de 50% na Bahia (Rede e Clientes) e previsão de ganho de 20% no restante da Vivo. • Armazenamento e consulta • Elimina a necessidade de fazer acesso físico a documentos, inclusive os armazenados fora das instalações da Vivo • Duplicidade de cópias • Torna-se desnecessário manter várias cópias de um só documento para facilitar o seu acesso • Benefício fiscal e outros ganhos de receita operacional

Benefícios Quantitativos » VÍDEO

AGENDA MUDANÇA ORGANIZACIONAL GESTÃO DOCUMENTAL CENÁRIO ATUAL GANHOS TECNOLOGIA

Aplicações e Características (1) • Interface padrão integrada a produtos do Office, como Word e Excel, minimizando impacto de implantação e treinamento. • Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança. • Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.

Aplicações e Características (2) • ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word e Excel minimizando impacto de implantação e treinamento. • Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança. • Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.

Aplicações e Características (3) • ODMA - Interface padrão integrada a produtos como Word e Excel minimizando impacto de implantação e treinamento. • Controle de Versão - Permite a gerência de releases com controles separados para gerenciamento e segurança. • Visualização de múltiplos formatos de documentos, utilizando o Autovue.

Aplicações e Características (4) • Check in e Check out - Função que permite que várias pessoas utilizem o documento sem o perigo de perda de controle das alterações. • Segurança em 7 níveis que permite a criação de vários níveis de perfis.

Aplicações e Características (5) • Check in e Check out - Função que permite que várias pessoas utilizem o documento sem o perigo de perda de controle das alterações • Segurança em 7 níveis que permite a criação de vários níveis de perfis • Ciclo de vida – Criação de etapas do ciclo de vida documental – Permite o controle de processos envolvendo a criação, edição, revisão e descarte de documentos

Aplicações e Características (6) • Integração com SAP. • Integração com Intranets e Extranets junto com todas as funcionalidades do produto. • Integração com AUTOCAD, através do Cad. Link. Antes Hoje com • Possibilidade de integração com outrasquase 30 Gb aplicações corporativas através de um 400 Gb conjunto de APIs. • Arquitetura escalável em termos de armazenamento e processamento.