GESTO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS TEORIA E PRTICA

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GESTÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS: TEORIA E PRÁTICA Fellipe Sampaio Braga Maria Valéria Santos

GESTÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS: TEORIA E PRÁTICA Fellipe Sampaio Braga Maria Valéria Santos Leal

EMENTA 1) 2) 3) 4) 5) DA CONCESSÃO DA FORMA DE APLICAÇÃO DOS PRAZOS

EMENTA 1) 2) 3) 4) 5) DA CONCESSÃO DA FORMA DE APLICAÇÃO DOS PRAZOS E DA FORMA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS FLUXO DO PROCESSO PRINCIPAIS PROBLEMAS NAS PRESTAÇÕES DE CONTAS

O QUE É SUPRIMENTO DE FUNDOS? • A Lei nº 4. 320/64, disciplina no

O QUE É SUPRIMENTO DE FUNDOS? • A Lei nº 4. 320/64, disciplina no artigo 68 que o “regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesas, que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação. ” • O regime de adiantamento é regulamentado no TCE-PI por meio da Resolução n° 12/2011, alterada pela Resolução n° 11/2016.

Requisitos para ser Tomador de Suprimento de Fundos REQUISITOS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Servidor Art. 2°,

Requisitos para ser Tomador de Suprimento de Fundos REQUISITOS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Servidor Art. 2°, Resolução TCE/PI 11/2016 Ser designado por meio de Portaria do Presidente Art. 6°, § único, Resolução TCE/PI 12/2011 Não estar respondendo a inquérito administrativo ou que tenha sido declarado em alcance Art. 5°, inciso V, Resolução TCE/PI 11/2016

Cadastramento do Tomador de Suprimento de Fundos REQUISITOS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL ü Portaria de designação

Cadastramento do Tomador de Suprimento de Fundos REQUISITOS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL ü Portaria de designação como Art. 6º, § único da Resolução tomador de Suprimento de TCE/PI nº 12/2011 Fundos, assinada pelo gestor do Órgão ü Número do CPF ü Número de matrícula ü Endereço;

Procedimentos para Solicitação/Motivação de Suprimento de Fundos Informações necessárias- Anexo I (PROPOSTA DE CONCESSÃO

Procedimentos para Solicitação/Motivação de Suprimento de Fundos Informações necessárias- Anexo I (PROPOSTA DE CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS) FUNDAMENTAÇÃO LEGAL ü Número do suprimento e exercício financeiro ü Nome, CPF, unidade de lotação, matrícula, cargo ou função do servidor proponente e do suprido ü Descrição da finalidade/justificativa e Art. 8º, incisos I a VI, da Resolução TCE/PI classificação correta das despesas nº 12/2011 ü Importância a ser autorizada ü Assinatura dos servidores envolvidos (proponente, conformidade e suprido) ü Assinatura do ordenador de despesa

Procedimentos para Solicitação PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A proposta de concessão de SF

Procedimentos para Solicitação PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A proposta de concessão de SF Art. 8º, § 1º, Resolução TCE/PI (Anexo I) deve ser enviada a 12/2011 DA, via protocolo Área contábil/conformidade Art. 8º, § 3º, c/c art. 5º da produz informação sobre o Resolução TCE/PI 12/2011 suprido

Procedimentos para Solicitação Não poderá ser concedido Suprimento de Fundos ao servidor: ØResponsável por

Procedimentos para Solicitação Não poderá ser concedido Suprimento de Fundos ao servidor: ØResponsável por 2 suprimentos ØEm atraso nas prestações de contas ØOrdenador de despesas e seu substituto eventual ØQue esteja respondendo inquérito administrativo ØDeclarado em alcance

Valores limites para a Concessão LIMITES PREVISTOS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Despesas com materiais ou serviços

Valores limites para a Concessão LIMITES PREVISTOS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Despesas com materiais ou serviços especiais em viagens que exijam pronto pagamento em espécie (500 UFR’s) Art. 3º, incisos I da Resolução TCE/PI nº 12/2011 Despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas que não excedam, em cada espécie de despesa a 5% do teto estabelecido para a modalidade convite (art. 24, II da Lei 8. 666/93) até o limite de 1000 UFR’s. Art. 3º, incisos II da Resolução TCE/PI nº 12/2011 Pagamento de outras despesas urgentes e inadiáveis que não se enquadrem no inciso II e que não exceda o limite de 2. 000 UFR’s Art. 3º, incisos III da Resolução TCE/PI nº 12/2011 Festividades e homenagens oficiais realizadas pelo Gabinete da Presidência na realização de eventos relacionados à sua atividade operacional, que não se enquadrem no inciso II e não exceda o limite de UFR-PI Art. 3º, incisos IV da Resolução TCE/PI nº 12/2011

Aplicação dos Recursos (Art. 12 e 13 da Resolução nº 12/2011) üAplicação específica na

Aplicação dos Recursos (Art. 12 e 13 da Resolução nº 12/2011) üAplicação específica na natureza da despesa empenhada; üNão poderá ter aplicação diversa daquela especificada no ato de concessão e na nota de empenho; üNão se concederá SF com prazo superior a 60 dias; üA contagem do prazo iniciar-se-á no dia em que o numerário estiver disponível na conta bancária; üO saldo existente no fim do exercício financeiro deve ser depositado em conta corrente deste Tribunal; üOs recursos não utilizados no prazo de 30 dias do crédito em conta ou por aplicação indevida deverão ser depositados em conta deste Tribunal, nos 10 dias seguintes.

Prestação de Contas –Instrução do Processo PRAZO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS: Art. 17 A

Prestação de Contas –Instrução do Processo PRAZO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS: Art. 17 A prestação de contas do Suprimento de Fundos deverá ser apresentada nos 10 (dez) dias subsequentes ao término do período de aplicação.

Prestação de Contas –Instrução do Processo COMPOSIÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (Art. 17 Res.

Prestação de Contas –Instrução do Processo COMPOSIÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (Art. 17 Res. 12/2011): üuma via da Proposta de Concessão de Suprimento de Fundos – Anexo I; üuma via do Demonstrativo de Despesas de Suprimento de Fundos – Anexo IV; üuma via da Nota de Empenho – NE; üuma via da Ordem Bancária – OB, da Nota de Lançamento – NL e do extrato da conta bancária;

Prestação de Contas –Instrução do Processo COMPOSIÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (Art. 17 -

Prestação de Contas –Instrução do Processo COMPOSIÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (Art. 17 - Res. 12/2011): üPrimeiras vias dos comprovantes das despesas realizadas, devidamente atestadas pelo requisitante que não o suprido ou o ordenador de despesas, a saber: nota fiscal de prestação de serviços, em caso de pessoa jurídica; nota fiscal de venda ao consumidor/cupom fiscal, no caso de compra de material de consumo; üComprovante de recolhimento do saldo do Suprimento sacado e não utilizado;

Prestação de Contas –Instrução do Processo COMPOSIÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (Artigo 17, §

Prestação de Contas –Instrução do Processo COMPOSIÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS (Artigo 17, § 4°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011): üProcesso deverá ser autuado e ter as folhas devidamente numeradas e rubricadas pelo suprido. üFormulário de Encaminhamento de Prestação de Contas – Anexo V protocolado à Diretoria Administrativa

Prestação de Contas –Instrução do Processo DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS üDocumento fiscal deve ser acompanhado de

Prestação de Contas –Instrução do Processo DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS üDocumento fiscal deve ser acompanhado de recibo, quando se referir a fornecimento de material ou a serviços prestados por pessoa jurídica (Artigo 17, § 2°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011); üAtestação dos comprovantes de despesas deverá conter data e assinatura, seguidas de nome legível e do cargo ou da função do servidor (Artigo 17, § 3°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011)

Análise da Prestação de Contas Situação REGULAR COM RESSALVAS COM IRREGULARIDADE Critérios Fundamentação Legal

Análise da Prestação de Contas Situação REGULAR COM RESSALVAS COM IRREGULARIDADE Critérios Fundamentação Legal De acordo com as normas Artigo 18, inciso I, legais Resolução TCE-PI n° 12/2011 Apresentam falhas que Artigo 18, inciso II, não caracterizam Resolução TCE-PI n° irregularidades 12/2011 Em desacordo com os arts. Artigo 18, inciso 9°, 12, § 2º, 13 § único e Resolução TCE-PI 17, VII, Resolução TCE-PI 12/2011 n. ° 12/2011 III, n°

Análise da Prestação de Contas PRESTAÇÃO DE CONTAS IRREGULARIDADES/CASOS DE NOTIFICAÇÃO COM FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

Análise da Prestação de Contas PRESTAÇÃO DE CONTAS IRREGULARIDADES/CASOS DE NOTIFICAÇÃO COM FUNDAMENTAÇÃO LEGAL A área contábil/conformidade notificará Artigo 18, inciso III - a, Resolução TCE-PI n. ° formalmente o responsável o qual terá o 12/2011 prazo de 30 (trinta) dias para retificar suas contas ou recolher a importância glosada, devidamente atualizada pela URF-PI Ausência de prestação de contas, após 30 Artigo 18, § 2°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011 (trinta) dias do término do prazo de aplicação de 60 (sessenta) dias

Procedimento de Tomada de Contas Especial em processo de Suprimento de Fundos SITUAÇÃO FUNDAMENTAÇÃO

Procedimento de Tomada de Contas Especial em processo de Suprimento de Fundos SITUAÇÃO FUNDAMENTAÇÃO LEGAL No caso de prestação de contas irregular e após a notificação - esgotado o prazo de 30 (trinta) dias, sem que as pendências tenham sido regularizadas, a Artigo 18, inciso III - b, Resolução TCE-PI DA instruirá Processo de Tomada de n. ° 12/2011 Contas Especial e o enviará à Corregedoria para as providências cabíveis, visando à regularização do débito. Ausência de prestação de contas e após Artigo 18, § 2°, Resolução TCE-PI n. ° notificação 12/2011

Tomada de Contas Especial/Consequências 1. Após Tomada de Contas Especial, se persistirem as pendências,

Tomada de Contas Especial/Consequências 1. Após Tomada de Contas Especial, se persistirem as pendências, a Corregedoria enviará o processo ao Controlador para representar ao Plenário sobre a irregularidade apurada, para que seja emitido Certificado de Irregularidade a ser enviada cópia ao Ordenador de despesas (Artigo 18, § 4°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011); 2. Ordenador de despesa determina o imediato desconto em folha de pagamento do valor atualizado pela UFR-PI, em conformidade com a Lei Complementar Estadual n. ° 13/94, artigo 42, § 3º; 3. Caso o tomador deixe de servidor do TCE/PI e não proceda a quitação do débito, será inscrito na Dívida Ativa do Estado.

Tomada de Contas Especial/Consequências CERTIFICADO DE IRREGULARIDADE FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Os efeitos só cessarão mediante

Tomada de Contas Especial/Consequências CERTIFICADO DE IRREGULARIDADE FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Os efeitos só cessarão mediante a comprovação Artigo 18, § 6°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011 do pagamento de débito. Nome do servidor será excluído do cadastro de tomadores de Suprimento de Fundos, até a total Artigo 18, § 7°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011 quitação do débito correspondente As despesas que estejam formalmente comprovadas de acordo com esta resolução, mas que caracterizem utilização indevida e abusiva do dinheiro público, contrariando os princípios Artigo 18, § 8°, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011 constitucionais que norteiam a Administração Pública (CF, artigo 37 e CE, artigo 39), também constituirão motivo de glosa, com a consequente emissão de Certificado de Irregularidade.

Baixa Contábil PROCEDIMENTOS DA BAIXA CONTÁBIL/CONFORMIDADE FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Após a aprovação pelo Ordenador, a

Baixa Contábil PROCEDIMENTOS DA BAIXA CONTÁBIL/CONFORMIDADE FUNDAMENTAÇÃO LEGAL Após a aprovação pelo Ordenador, a área contábil/conformidade encaminhará a prestação de contas, mediante elaboração e envio da Informação para Baixa de Artigo 19, Resolução TCE-PI n. ° 12/2011 Responsabilidade de Tomadores de Suprimento de Fundos – Anexo XI, à área contábil/registros para a efetivação da baixa contábil do suprimento no prazo de 10 (dez) dias da emissão do referido anexo.

Baixa Contábil PROCEDIMENTOS DA BAIXA FUNDAMENTAÇÃO LEGAL CONTÁBIL/CONFORMIDADE Prestação de contas impugnada pelo Ordenador

Baixa Contábil PROCEDIMENTOS DA BAIXA FUNDAMENTAÇÃO LEGAL CONTÁBIL/CONFORMIDADE Prestação de contas impugnada pelo Ordenador ou que apresente Artigo 19, § 1º, Resolução TCE-PI n. ° irregularidade, só poderá ser dada a 12/2011 baixa contábil do adiantamento após a regularização do respectivo débito.

Baixa Contábil PROCEDIMENTOS DA BAIXA FUNDAMENTAÇÃO LEGAL CONTÁBIL/CONFORMIDADE Caberá à área contábil/conformidade o controle

Baixa Contábil PROCEDIMENTOS DA BAIXA FUNDAMENTAÇÃO LEGAL CONTÁBIL/CONFORMIDADE Caberá à área contábil/conformidade o controle individual do tomador de Artigo 19, § 2º, Resolução TCE-PI n. ° Suprimento de Fundos com o 12/2011 preenchimento da Ficha de Controle dos Tomadores de Suprimento de Fundos, a fim de viabilizar a liberação desses recursos.

FLUXO DO PROCESSO DE DESIGNAÇÃO COMO TOMADOR DE SUPRIMENTO Diretor/Chefe de Seção solicita Seção

FLUXO DO PROCESSO DE DESIGNAÇÃO COMO TOMADOR DE SUPRIMENTO Diretor/Chefe de Seção solicita Seção de Contabilidad e verifica a existência de portaria anterior Publicação da portaria de designação Autorização do Presidente do TCE DOF encaminha portaria e formulário próprio ao Banco do Brasil cria usuário e encaminha juntamente com senha provisória Após liberação, gera senha definitiva no aplicativo do BB O suprido acessa o aplicativo do BB, solicita liberação de computador a ser realizada pela DOF/SA Aguarda o envio do cartão pelo BB

FLUXO DO PROCESSO DE CONCESSÃO Diretor/Chefe de Seção solicita por formulário próprio Seção de

FLUXO DO PROCESSO DE CONCESSÃO Diretor/Chefe de Seção solicita por formulário próprio Seção de Contabilidade emite informação Seção de Orçamento emitirá a NE O Presidente do TCE autorizará Seção de Finanças emitirá a NL, PD E OB Tomador deverá enviar a prestação de contas a Seção de Contabilidade Caso a Prestação de contas não seja aprovada, o valor deverá ser devolvido pelo tomador Seção de Contabilidade analisará o processo e enviará ao Presidente para autorização da baixa contábil

Principais Erros na aplicação Conta de devolução ü O suprido deve devolver o recurso

Principais Erros na aplicação Conta de devolução ü O suprido deve devolver o recurso sacado e não utilizado na conta referente ao Cartão de Pagamento, apresentando o comprovante na prestação de contas, conforme dados bancários a seguir: ü Banco do Brasil – 001 ü Agência – 3. 791 -5 ü Conta Corrente – 10. 104 -4

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Despesas de Capital Art. 9º É

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Despesas de Capital Art. 9º É vedada a realização das seguintes despesas, por meio de Suprimento de Fundos: [. . . ] III. aquisição de material permanente ou outra mutação patrimonial, classificada como despesa de capital Parágrafo único. Em casos excepcionais e devidamente justificados em processo específico, o Ordenador de despesas poderá autorizar a aquisição, por Suprimento de Fundos, de material permanente de pequeno vulto, assim entendido aquele cujo valor seja igual ou inferior ao limite estabelecido no inciso II do art. 3º desta Resolução

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Despesas de Capital ü Não há

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Despesas de Capital ü Não há previsão no SIAFE, já que sua aplicabilidade é reduzida. ü A Portaria STN Nº 448 de 13 de setembro de 2002 esclarece dúvidas acerca da classificação da despesa pública, nos termos abaixo: ü A nível de subitem, não há padronização nacional, então esta parte da classificação deve ser desconsiderada para fins de análise da referida portaria; ü O elemento da despesa é a informação orçamentária mais relevante, para que o suprido possa identificar se detém autorização orçamentária para adquirir o referido bem/serviço ü CUIDADO: o elemento 40 – Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação foi criado nos últimos exercícios, tendo sido retirado do objeto disposto no elemento 39 – Outros Serviços de Pessoa Jurídica;

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Despesas de Capital ü Critérios para

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Despesas de Capital ü Critérios para classificação em permanente ou consumo (MCASP 8ª Ed. ): ü Durabilidade: se em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; ü Fragilidade: se sua estrutura for quebradiça, deformável ou danificável, caracterizando sua irrecuperabilidade e perda de sua identidade ou funcionalidade; ü Perecibilidade: se está sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou se deteriora ou perde sua característica pelo uso normal; ü Incorporabilidade: se está destinado à incorporação a outro bem, e não pode ser retirado sem prejuízo das características físicas e funcionais do principal. Pode ser utilizado para a constituição de novos bens, melhoria ou adições complementares de bens em utilização (sendo classificado como 4. 4. 90. 30), ou para a reposição de peças para manutenção do seu uso normal que contenham a mesma configuração (sendo classificado como 3. 3. 90. 30); ü Transformabilidade: se foi adquirido para fim de transformação.

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Recibo ü O recibo deve ser

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Recibo ü O recibo deve ser apresentado nas prestações de contas. Atentar para: ü Assinatura; ü Carimbo e/ou informações do representante da empresa; ü Informações do Credor. ü Número da Nota Fiscal ü Ressalta-se que a ausência de assinatura em recibo retira seu valor probatório.

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Material em estoque ü Verificar a

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Material em estoque ü Verificar a existência de material de mesma natureza em estoque;

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Ata ou Contrato em vigor ü

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Ata ou Contrato em vigor ü Verificar junto à DLIC a existência ou não de ata ou contrato que contemple o objeto que se pretende adquirir.

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Prestação de Contas Intempestiva ü Prazo

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Prestação de Contas Intempestiva ü Prazo de aplicação regular dos recursos: 60 dias (Art. 12) ü Exceções: ü Caso o Ordenador autorize por período inferior (Art. 12); ü Caso não haja aplicação em até 30 dias da liberação de recursos (Art. 13, parágrafo único); ü Não pode exceder o exercício financeiro de liberação (Art. 12) ü Prazo de prestação de contas: 10 dias (art. 17) ü a contar do dia seguinte ao termo final; ü Quando inviável a prestação de contas antecipada, ocorrerá a suspensão em caso de: ü Recesso deste Tribunal; ü Férias do suprido; ü Licenças do suprido.

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Atesto ü O atesto da despesa

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Atesto ü O atesto da despesa deve ser realizado por servidor que não seja: ü Ordenador de Despesas ou substituto; ü Próprio suprido; ü Responsável por empenho, liquidação ou pagamento; ü Outros que considere incompatível com o princípio de segregação de funções.

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Diversos ü Ausência de Extrato bancário;

Principais Erros na aplicação • Despesas de capital Diversos ü Ausência de Extrato bancário; ü Utilização de folhas com informações alheias ao suprimento para colagem de documentos apresentados na prestação de contas; ü Divergência em centavos entre a Nota fiscal e o Demonstrativo da Despesa; ü Erro de preenchimento inicial da prestação de contas (referência a processos/notas de empenho/ documentos diversos).