Gesto de Reunies Helena Martins Antes de mais

Gestão de Reuniões Helena Martins

Antes de mais… • Quem somos?

Roteiro da formação • • Introdução ao conceito de reunião e contextualização Diferentes tipologias de reunião; O brainstorming; Planeamento e preparação de uma reunião; Condução de uma reunião; Avaliar adequadamente os resultados de uma reunião; Dar feedback positivo e negativo de forma adequada; Desenvolver estratégias adequadas ao seu estilo e características pessoais que permitam comunicar em público de forma eficaz e adequada Feedback formativo

Porque falham as reuniões? • As reuniões merecem a má reputação que têm? • Quantos é que numa reunião já… – “passaram pelas brasas” – Chegaram deliberadamente atrasados – Faltaram sem grandes remorsos – Aproveitaram para trabalhar noutras coisas

Porque falham as reuniões? • • • • A reunião era desnecessária; A reunião foi marcada com um motivo oculto; Os objetivos não foram transmitidos, foram demasiado ambiciosos ou estavam mal definidos; Os convocados não têm autoridade para implementar uma decisão tomada na reunião; O número de participantes era excessivo; O controlo foi inadequado; O local era inadequado; O tempo foi mal gerido; A reunião decorre numa altura do dia, da semana ou do mês pouco apropriada; A reunião foi desvalorizada; Alguns participantes saem da reunião sem perceber o que é que se espera deles; A discussão é interminável ou a decisão é tomada de forma precipitada; Não existe agenda ou está mal feita ou não foi distribuída

Então… • Porque reunimos? – Quando e porquê faz sentido reunir?

Vantagens e desvantagens das reuniões VANTAGENS • A troca de opiniões pode optimizar a decisão; • Permitem uma visão global da organização; • Permitem um melhor conhecimento dos diferentes objectivos da organização; • Podem melhorar a comunicação do grupo; • Facilitam a tomada de decisões impopulares; • Promovem a motivação e a coesão do grupo; • Possibilitam um maior envolvimento na execução das decisões.

Vantagens e desvantagens das reuniões DESVANTAGENS • Podem ocupar um tempo vital para o desenvolvimento de outras tarefas; • Pode surgir “pensamento grupal” (groupthink); • Quando a pessoa sente que os seus argumentos foram ignorados, pode desmotivar; • Se são mal geridas, podem transmitir a sensação de manipulação; • Estimulam alguma diluição da responsabilidade.

Qual o custo de uma reunião? • • Salários dos participantes; Custos administrativos; Despesas de deslocações; Custo dos equipamentos e do economato; Custo do local onde a reunião decorre; Custos de oportunidades perdidas. De uma forma mais encapotada, temos que associar a estes custos, os custos de um eventual processo de desmotivação, com origem nas "chamadas reuniões desnecessárias"

Então… O que define uma reunião eficaz? • Produz o efeito desejado • É eficiente • Tem bons resultados também do pono de vista da equipa.

Objectivo da reunia o • Somos muito frequentemente confrontados com reunio es que nos parecem perfeitamente inu teis so porque o seu objetivo na o esta definido. • Para que um objectivo esteja bem estruturado, ele tem que: – Ser claro, preciso e realista, ou seja, adaptado a s possibilidades do grupo; – Ser relativamente ambicioso de forma a ser motivador; – Se possi vel, mensura vel e estipular o resultado pretendido e o respectivo prazo.

Alguns tipos de reunio es mais frequentes • Reunio es… – – – de tomada de decisa o de equipa para resolver problemas para delegar tarefas e / ou responsabilidades de ana lise de projectos em curso de persuasa o ou de informac a o descendente de planeamento electro nicas consultivas ou de venda de passagem de informac a o de motivac a o multiculturais

REUNIO ES DE TOMADA DE DECISA O • O primeiro passo sera decidir que tipo de decisa o te m que tomar: – Lo gica - existe um determinado n. o de opc o es, pelo que o grupo tera como objectivo avaliar os pro s e contras de cada uma delas; – Criativas - na o existe a priori qualquer tipo de opc o es definidas, como tal, o primeiro passo sera criar estas opc o es (por exemplo atrave s da te cnica do brainstorming) para depois se poderem avaliar os pro s e os contras de cada uma delas.

REUNIO ES DE EQUIPA • Te m normalmente uma periodicidade regular. • Podem transformar-se numa rotina, deixando assim de despertar qualquer interesse. • Estas sa o reunio es que: • Devem ser extremamente breves e informais; • Cada ponto da agenda tem que ter um tempo definido; • Cada ponto e orientado por quem o propo s; • As deciso es devem ser resumidas pela chefia.

REUNIO ES PARA RESOLVER PROBLEMAS • Procuram identificar as causas de algo que esta fora do planeado • Procura-se, no fundo, responder a um conjunto de seis perguntas: O que ? , Porque ? , Quando? , Como? , Onde? E Quem?

REUNIO ES PARA DELEGAR TAREFAS E / OU RESPONSABILIDADES • Depois de tomar uma decisa o, e muitas vezes necessa rio distribuir tarefas e/ou responsabilidades pelas pessoas que ira o implementa -la. • Embora a delegac a o na o tenha que ser feita necessariamente numa reunia o, existem algumas vantagens para que ela se desenvolva neste contexto: • Perceber a decisa o como um todo, ou seja, contextualizar a tarefa; • Clarificar pormenores que de outra forma passariam despercebidos.

REUNIO ES DE ANA LISE DE PROJECTOS EM CURSO • Para analisar um projecto: • Determine o que ja devia ter sido feito; • Verifique o que ja foi efectivamente feito; • Determine as razo es dos eventuais atrasos; • Avalie eventuais alterac o es ao projecto; • Esclarec a o que tem que ser feito; • Refira possi veis dificuldades que podera o vir a surgir; • Proponha medidas para essas mesmas dificuldades.

REUNIO ES DE PERSUASA O OU DE INFORMAC A O DESCENDENTE • O principal objectivo sera o de obter apoio para um determinado aspecto.

REUNIO ES DE PLANEAMENTO • Te m com objectivo o planeamento de uma determinada actividade. Para elaborar um plano: – Clarificar o objectivo do plano; – Calendarizar o plano; – Identificar as tarefas principais; – Listar os recursos necessa rios; – Atribuir responsabilidades; – Decidir prazos de conclusa o.

REUNIO ES ELECTRO NICAS • O contacto entre os convocados e feito atrave s de telefone ou atrave s de vi deo. Sa o reunio es que te m regras muito especi ficas: – Refira frequentemente o nome da pessoa com quem esta a falar; – Mantenha a ordem da agenda. • Em videoconfere ncias: – Cerifique-se que todos os participantes têm conhecimento do software utilizado (Skype? Google Hangouts? ) e condições para a sua utilização. • Se possível faça um teste antes com os utilizadores que nunca experimentaram a tecnologia – Certifique-se que esta o todos visi veis e que na o ha elementos distractores (ma os a passar, vozes escondidas, etc. ); – Quem estiver a falar deve manter o contacto visual com os ouvintes, olhando para a ca mara; – Pequenos rui dos sa o muito ampliados; – Prepare-se para lidar com as falhas técnicas (e. g. baixa wi-fi, dificuldades com a wifi) • Tecnica e emocionalmente (também conhecido como “arghhhhhh!”)

REUNIO ES DE PASSAGEM DE INFORMAC A O • Sa o, naturalmente, reunio es mais eficazes se os participantes tiverem antecipadamente em seu poder, um documento com a informac a o que vai ser discutida e transmitida • • Explique o objectivo fazendo sobressair a importa ncia da informac a o; • Refira resumidamente a informac a o; • Esclarec a o tempo que vai demorar; • Apresente a informac a o de forma clara: • • Use frases curtas; • Use frases simples; • Recorra a meios audiovisuais; • Estimule os participantes a tirarem du vidas; • Evite qualquer desvio ao tema; • Resuma os pontos chave; • Volte a disponibilizar-se para esclarecimentos.

REUNIO ES DE MOTIVAC A O • Estas reunio es te m como objectivo incrementar a motivac a o dos seus participantes relativamente a um projecto, a um produto, a um servic o ou mesmo relativamente a empresa. • Muito frequentemente, sa o reunio es onde se divulgam os sucessos pessoais ou grupais.

REUNIO ES MULTICULTURAIS • Naturalmente que cada cultura tem os seus procedimentos em reunia o, no entanto, quando estes procedimentos sa o obrigados a misturar-se, torna-se necessa rio um cuidado suplementar: • • Traduza a documentac a o; • Permita a presenc a de tradutores, quando necessário; • Informe-se acerca dos procedimentos normais da outra cultura.

PREPARAC A O DA REUNIA O

Fases da preparac a o (promotor/a) • (A) Definir o objectivo da reunia o; • (B) Dar um ti tulo a reunia o; • (C) Listar os assuntos a tratar, ou seja, listar os itens da reunia o; • (D) Listar os participantes; • (E) Local, data, hora e durac a o da reunia o; • (F) Documentos necessa rios a reunia o; • (G) Equipamentos necessa rios a reunia o; • (H) Elaborar e distribuir a agenda (documento com a descric a o sucinta da forma como se pretende que a reunia o decorra).

Calendarização-tipo de uma reunião

Participante • A partir do momento em que o convocam para participar numa reunia o: • Procure saber qual o objectivo da mesma; – Leia atentamente a agenda e a documentac a o em anexo; – Esclarec a as du vidas antes da reunia o; – Prepare cuidadosamente a sua participac a o. – Caso pretenda acrescentar alguma coisa a agenda que recebeu, avise com antecede ncia o promotor da reunia o; – Leve para a reunia o a sua agenda pessoal.

E QUANDO TEMOS DE FAZER APRESENTAÇÕES EM REUNIÕES?

GESTA O DO TEMPO DURANTE A REUNIA O • A gesta o do tempo e um dos factores mais importantes. Como tal, as reunio es devem estar balizadas em termos de hora de ini cio e de fim. • Normas a cumprir: Seja pontual; Distribua antecipadamente a agenda; Evite assuntos muito pole micos; Evite qualquer tipo de interrupc a o; Convoque so as pessoas realmente interessadas no assunto; – Evite qualquer tipo de discurso intermina vel; – Cumpra o hora rio previsto para a discussa o de cada item. – – –

Referências • Lourenço, R. (sd) Condução de Reuniões. CECOA • http: //managementhelp. org/misc/meetingmanagement. htm • http: //www. effectivemeetings. com/ • http: //leadership. uoregon. edu/resources/exercis es_tips/skills/running_effective_meetings • http: //www. forbes. com/sites/forbesleadershipfo rum/2014/02/05/seven-steps-to-running-themost-effective-meeting-possible/