Gesto de Projetos Preparatrio Para Certificao PMP 3

Gestão de Projetos Preparatório Para Certificação PMP 3. Gerência de Partes Interessadas © Tera – Márcio Moreira – 2018 – www. teraits. com

Processos Grupo de Processo Iniciação Identificar as Partes Interessadas Planejamento Planejar a Gestão o Engajamento de Partes Interessadas Execução Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas Monitoramento & Controle Controlar Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas

Da resistência ao entusiasmo!?

Identificar as Partes Interessadas

Identificar as Partes Interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Termo de Abertura do Projeto Documentos de aquisição Negócio: • Caso de Negócio • Plano de Gestão de Benefícios Plano de Gestão do Projeto: • Comunicação e de Engajamento Documentos do Projeto: • Mudanças, Questões e Requisitos Acordos Fatores Ambientais da Empresa Ativos de Processos Organizacionais Opinião Especializada Coleta de Dados: • Questionários, Pesquisas e Brainstorming Análise de Dados: • Análise das Partes Interessadas • Análise de Documentos Representação de Dados: • De Partes Interessadas Reuniões » Registro das Partes Interessadas Solicitações de Mudanças Plano de Gestão do Projeto Atualizado: • Requisitos, Comunicações e Engajamento Documentos do Projeto Atualizados: • Premissas, Questões e Riscos Missão: o » » Saídas Identificar pessoas e empresas afetadas pelo projeto, documentar seus interesses, influência e impacto no sucesso do projeto Documentos de Entrada: Revelam partes interessadas envolvidas Fatores ambientais da empresa: Estruturas envolvidas e agências governamentais envolvidas

Análise das Partes Interessadas Matrizes: Poder x Interesse, Poder x Influência e Impacto x Influência 1ª etapa • Identificar todos os interessados • Levantar informações relevantes • Normalmente feito através de entrevistas 2ª etapa • Identificar influências e impactos • Ranquear e definir estratégia de abordagem • Normalmente, usa gráficos ou tabelas de interesse x influência 3ª etapa • Avaliar padrões de reação e/ou resposta • Planejar como influenciá-los • Mitigar os potenciais impactos negativos

Identificar as Partes Interessadas Detalhes » Técnicas: o Brainstorming: Brain Writing: Os participantes se preparam para a sessão de avaliação e criação » Saídas: o Registro das partes interessadas: § § § Identificação: nome, contatos, posição, local e papel no projeto Avaliação: interesse, influências, expectativas e fase de maior interesse Classificação: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente, direção de influência, etc. – Upward (para cima: cliente, patrocinador, comitê), doward (para baixo: equipe, especialistas), outward (para fora: usuários, fornecedores, governo) e sideward (lateral: pares do GP, gerentes funcionais) o Exemplo: Envolvido Posição na Organização Papel no Projeto Nível de Interesse Nível de Influência Fulano Diretor Patrocinador Baixo Alto Beltrano Coordenador Cliente Alto Médio Cicrano Coordenador Cliente Baixo Alto

Exemplos de questões » 1) Qual combinação abaixo de partes interessadas normalmente representa maior risco de problemas? o o » A. Apoiador, com alto interesse e alto poder B. Apoiador, com alto interesse e baixo poder C. Neutro, com alto interesse e alto poder D. Neutro, com alto interesse e baixo poder 2) Qual das afirmações a seguir MELHOR descreve como as partes interessadas estão envolvidas em um projeto? o o A. Elas determinam o cronograma, as entregas e os requisitos do projeto B. Elas ajudam a determinar restrições e entregas dos produtos do projeto C. Elas determinam as necessidades e as restrições de recursos no projeto D. Elas ajudam a fornecer premissas, a EAP e os planos de gerenciamento

Planejar o Engajamento das Partes Interessadas

Planejar o Engajamento das Partes Interessadas Planejar a Gestão o Engajamento das Partes Interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Termo de Abertura do Projeto Plano de Gestão do Projeto • Recursos, Comunicações e Riscos Documentos do Projeto: • Premissas, Mudanças, Questões, Cronograma, Riscos • Registro de partes interessadas Acordos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Opinião Especializada (consultoria) Coleta de Dados: • Benchmarking Análise de Dados (Técnicas analíticas): • Premissas, Restrições e Causa-Raiz Toma da Decisão: • Priorização e Classificação Representação de Dados: • Mapa Mental e Matriz de Engajamento Reuniões Plano de Gestão Engajamento das Partes Interessadas Documentos de projeto atualizados (cronograma e registro de partes interessadas) » Missão: o o » » Desenvolver estratégias para gestão eficiente do engajamento das Partes Interessadas, com base em suas necessidades, interesses e impacto Envolve criar e manter relacionamentos com as Partes Interessadas Plano de Gestão do Projeto: Construído em paralelo com os demais planos de gestão do projeto Opinião especializada: Decidir o nível de engajamento necessário das Parte Interessadas

Planejar o Engajamento das Partes Interessadas Técnicas & Representação de Dados Técnicas - Propósito Matriz de Engajamento Identificar como o projeto afeta a Parte Interessada e como ela afeta o projeto Desinformado (Inconsciente) • Não sabe o impacto nem o potencial do projeto Resistente • Sabe do impacto e do potencial, mas resiste às mudanças Determinar o nível de engajamento ideal e o atual Neutro • Sabe do impacto e do potencial, mas não resiste nem apoia Apoiadora Planejar formas de engajá-la e gerenciar suas expectativas para atingir os objetivos • Sabe do impacto e do potencial, apoia as mudanças Líder (Entusiasta) • Sabe do impacto e do potencial, engajado e busca o sucesso

Planejar o Engajamento das Partes Interessadas Saídas » Plano de Engajamento das Partes Interessadas: o Matriz de engajamento atual e desejado, escopo, relações, padrões de reação, requisitos de comunicação, frequência, métodos de atualização e refinamento do planejamento, etc. Envolvido Posição na Papel no Organização Projeto Nível de Engajamento Estratégia Interesse Influência Atual Necessário Fulano Presidente Patrocinador Baixo Alto Inconsciente Entusiasta Dupla abordagem Beltrano Diretor Cliente Médio Alto Resistente Apoiador Dupla abordagem Cicrano Gerente Cliente Alto Médio Neutro Apoiador Mostrar benefícios Fulano II Supervisor Usuário Chave Médio Apoiador n/a Usuário Baixo Entusiasta Apoiador n/a Beltrano II Analista Baixo

Exemplos de questões » 3) O plano de engajamento das partes interessadas é feito para: o o » A. Identificar as partes interessadas envolvidas no projeto B. Definir o nível de influência e de interesse das partes interessadas C. Registrar as reclamações e os feedbacks das partes interessadas D. Identificar o tipo de engajamento atual e desejado das partes interessadas e planejar como sair de um e chegar no outro 4) Um gerente de projetos quer transformar engajamento inadequados em apoio. Usando o PMBOK 5 como referencia, em ordem, quais tipos de engajamento o gerente de projetos deve tratar primeiro? o o A. Neutro, inconsciente e apoiador B. Neutro, inconsciente e resistente C. Entusiasta, neutro e apoiador D. Neutro, apoiador e entusiasta

Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas

Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de Gestão do Projeto: • Riscos e Mudanças • Plano de Engajamento Gestão das Partes Interessadas • Plano de Gestão das Comunicações Documentos do Projeto: • Registro de Mudanças • Questões, Lições Aprendidas e Partes Interessadas Fatores Ambientais da Empresa Ativos de processos organizacionais Opinião Especializada Métodos Habilidades de Comunicação: • Feedback Habilidades Interpessoais: • Habilidade de Gestão de Conflitos, Consciência Cultural e Política, Negociação, Observação e Conversação Regras Básicas Reuniões Solicitações de Mudanças Plano de Gestão do Projeto Atualizado: • Comunicações e Engajamento Documentos do Projeto Atualizado: • Registro de Mudanças e Lições Aprendidas • Registro de Questões e de Partes Interessadas Ativos de Processos Atualizado » Missão: o Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas: § § § Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas Esclarecer e solucionar as questões identificadas

Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas Saídas » Registro de Questões: o Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas » Solicitações de Mudanças: o Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito e atualizações) » Plano de Gestão do Projeto: o Plano de Engajamento das Partes Interessadas, ex. : mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias, etc. » Documentos do Projeto Atualizado: o Registro de Partes Interessadas: § Fatos são sempre mais realistas que as falas o Lições Aprendidas: § Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas

Exemplos de questões » 5) Na gestão do engajamento das partes interessadas os gerente de projetos deve: o o » A. Ficar atento as expectativas delas durante negociações e comunicações B. Observar as preocupações delas antes que ocorram problemas C. Registrar e tratar todas as preocupações e problemas delas D. Todas as alternativas acima devem ser empreendidas neste processo 6) Qual dos itens abaixo não é uma entrada do processo gerenciar o engajamento de partes interessadas? o o A. O plano que diz como o engajamento das pessoas deve ser tratado B. A base de conhecimento de gestão de projetos da empresa C. A negociação de regras básicas do projeto D. O documento que registra as mudanças já solicitadas no projeto

Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas

Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas Entradas Ferramentas e Técnicas Sistemas de Gestão de Informações Opinião Especializada Plano de Gestão do Projeto: Análise de Dados: Alternativas, Causa • Recursos, Comunicações e Raiz e Partes Interessadas Engajamento Tomada de Decisão: Múltiplos Critérios Documentos do Projeto: e Votação • Registro de Questões Representação de Dados: Matriz • Lições Aprendidas, Comunicações, Habilidades de Comunicação: Feedbacks Riscos e Partes Interessadas e Apresentações Dados de Desempenho do Trabalho Habilidades Interpessoais: Escuta Ativa, Fatores Ambientais da Empresa Consciência Cultural e Política, Ativos de Processos Organizacionais Liderança, Rede de Relacionamento Reuniões » Informações de Desempenho do Trabalho Solicitações de Mudanças Plano de Gestão do Projeto Atualizado: • Recursos, Comunicações e Engajamento Documentos do Projeto Atualizado: • Registro de Questões, Partes Interessadas • Lições Aprendidas e Riscos Ativos de Processos Organizacionais Atualizado Missão: o » Saídas Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas engajadas Consciência: o o Política: Reconhecer as relações de poder (formais ou não), nas empresas e no projeto; e atuar nesse ambiente Cultural: Entender as diferenças de pessoas, grupos e empresas; e adaptar as comunicações à essas diferenças

Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas Saídas » Informações de Desempenho do Trabalho: o Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários processos de controle, analisados e integrados gerando informações que serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações » Solicitações de Mudanças: o Tipicamente são geradas Ações Preventivas e Ações Corretivas » Plano de Gestão do Projeto Atualizado: o Geralmente são afetados os planos de gestão de: recursos, comunicações e de engajamento das partes interessadas » Documentos de Projeto Atualizado: o Tipicamente são afetados os Registros de: Questões, Partes Interessada e Riscos o Os acertos erros nas estratégias de engajamento e nas aplicações delas são registrados nas Lições Aprendidas

Exemplos de questões » 7) Todas opções a seguir são saídas do Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas, EXCETO: o o » A. Informações de desempenho do trabalho do projeto B. Registro de partes interessadas e de questões C. Manter as partes interessadas com o engajamento necessário D. Plano de gestão das partes interessadas 8) Todas as alternativas abaixo podem ajudar a Monitorar o engajamento das partes interessadas, EXCETO: o o A. Registro de classificação dos tipos de custos dos pagamentos do projeto B. Preocupações e problemas apontados pelas partes interessadas C. Dados sobre o andamento previsto e realizado do projeto D. Programação de férias das pessoas e comunicações do projeto

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