Gesto de Projetos Executiva Monitoramento Controle Parte 22

Gestão de Projetos - Executiva Monitoramento & Controle - Parte 2/2 Encerramento Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia marcio. moreira@pitagoras. com. br http: //si. lopesgazzani. com. br/docentes/marcio/

Monitoramento & Controle Escopo Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão do Escopo Planejamento Coletar os Requisitos Planejamento Definir o Escopo Planejamento Criar a Estrutura Analítica do Projeto Monitoramento Controlar o Escopo Monitoramento Validar o Escopo Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 2 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar o escopo Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 3 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar o escopo Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentos de requisitos Matriz de rastreabilidade Análise de variação Dados de desempenho do trabalho Ativos de processos organizacionais Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudança Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado Ativos processos organizacional atualizado Ø Missão: l Monitorar o progresso do escopo do projeto e do produto e gerir as mudanças na linha base do escopo l Deve garantir que somente as mudanças aprovadas sejam tratadas Ø Análise de variação (Previsto – Realizado): l Quando o realizado está diferente do previsto Solicitação de Mudança: ações corretivas, ações preventivas e eventualmente replanejamento ou atualização da linha base Ø Nas saídas fazemos as atualizações necessárias incluindo lições aprendidas Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 4 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Validar o escopo Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 5 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Validar o escopo Entradas Plano de gestão do projeto Documentos de requisitos Matriz de rastreabilidade Entregas verificadas Dados de desempenho do trabalho Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto Entregas Concluídas Controlar a Qualidade Entregas Verificadas Validar o Escopo Entregas Aceitas Ferramentas e Técnicas Saídas Inspeção Técnicas de decisão em grupo Entregas aceitas Solicitações de mudança Informações de desempenho do trabalho Documentos do projeto atualizados (documentos do produto e relatório de status) Ø Missão: l Formalizar o aceite do cliente/patrocinador das entregas do projeto v Deve-se executar o Controlar a Qualidade antes de executar este processo Ø Entregas: l Entram as verificadas pelo Controlar a Qualidade l Saem aceitas pelo cliente/patrocinador ou com Solicitações de Mudanças (reparos de defeitos) l A entrega está ok, mas o cliente precisa mudar algo, ele deve aceitar a entrega e abrir uma Solicitação de Mudanças de Atualização Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Finalização do monitoramento e controle Execução Mobilizar a equipe do projeto Monitoramento & Controle Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto C. engajamento p. interessadas Realizar as aquisições Controlar as aquisições Gerenciar as comunicações Gerenciar o engajamento das partes interessadas Controlar as comunicações Controlar o escopo Controlar o cronograma Controlar os custos Controlar os riscos Realizar a garantia de qualidade Orientar e gerenciar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Planejamento M. e controlar o trabalho do projeto Controlar a qualidade Validar o escopo Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 7 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Quando o processo Validar o escopo deve ser utilizado? l l A. No fim do projeto B. No início do projeto C. No fim de cada fase do projeto D. Durante os processos de planejamento Ø 2) Todas as opções a seguir fazem parte da Linha de Base do Escopo, EXCETO: l l A. Plano de gerenciamento do projeto B. Declaração de escopo do projeto C. Estrutura analítica do projeto D. Dicionário da estrutura analítica do projeto Respostas: C e A Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 8 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Monitoramento & Controle Tempo Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão do Tempo Planejamento Definir as Atividades Planejamento Sequenciar as Atividades Planejamento Estimar os Recursos das Atividades Planejamento Estimar as Durações das Atividades Planejamento Desenvolver o Cronograma Monitoramento Controlar o Cronograma Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 9 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar o cronograma Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 10 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar o cronograma Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Cronograma do projeto Dados de desempenho do trabalho Calendários do projeto Dados do cronograma Ativos de processos organizacionais Análise do desempenho Software de gestão de projetos Técnicas de otimização de recursos Técnicas de modelagem Antecipações e esperas Compressão do cronograma Ferramentas de agendamento Informações de desempenho do trabalho Previsões de cronograma Solicitações de mudança Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (dados do cronograma, cronograma e registro de riscos) Ativos de processos organizacionais atualizados Ø Missão: l Monitorar o andamento do projeto para reportar o progresso e gerir as mudanças na linha base do cronograma: v Determinar a situação atual do cronograma do projeto v Fazer revisões e ajustar os processos v Influenciar os fatores que criam as mudanças no cronograma v Determinar se o cronograma do projeto mudou e repriorizar o trabalho v Gerenciar as mudanças já aprovadas e manter o ritmo do projeto Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 11 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar o cronograma - técnicas e saídas Ø Análise do desempenho: l Análise de variação (previsto – realizado) l Análise de tendências e previsões l Método do caminho e da cadeia crítica l Gestão por valor agregado Ø Antecipações e esperas: l Em caso de necessidade, elas podem ajudar Ø Plano de gestão do projeto: l Linha de base do cronograma l Plano de gestão do cronograma l Linha de base de custos Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 12 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Com base no gráfico, se a duração(meses) da atividade D mudar para 9, o que você precisaria incluir em seu relatório de desempenho? l l A. O projeto será concluído depois do esperado. B. Tudo no projeto está indo como planejado. C. O projeto será concluído antes do previsto. D. O risco de o projeto não ser concluído agora é maior. Resposta: A Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 13 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Monitoramento & Controle Custos Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão de Custos Planejamento Estimar os Custos Planejamento Determinar o Orçamento Monitoramento Controlar os Custos Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 14 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar os custos Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 15 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar os custos Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Informações de desempenho do trabalho Gestão do valor agregado Previsões de custos Plano de gestão do projeto Previsões Solicitações de mudança Requisitos dos recursos financeiros Índice de desempenho para término Plano de gestão do projeto atualizado (plano de Dados de desempenho do trabalho Análise de desempenho gestão de custos e linha base de custos) Ativos de processos organizacionais Software de gestão de projetos Documentos do projeto atualizados (estimativas Análises de reservas de custos e bases das estimativas) Ativos de processos organizacionais atualizado Ø Missão: l Controlar o progresso de custos do projeto, as mudanças na linha base de custo e influenciar os fatores que geram variações de custos Ø Principais ações: l l l l Gerar as mudanças na hora certa e controlar sua implementação Garantir que o realizado fique dentro do previsto no período e no projeto Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variação Manter a adequação do andamento físico aos gastos do projeto Prevenir a absorção de mudanças físicas e/ou financeiras não autorizadas Analisar os impactos das mudanças e notificar os interessados (parte do Controle Integrado de Mudanças) Etc. Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 16 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Gestão do valor agregado Ø Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA): l VA (EV) = % Físico Concluído x Valor Planejado (VP) Ø O GP deve coletar o % Físico Concluído com a equipe: l Se não for possível calcular este % podemos utilizar: v Regra 50/50: v Regra 20/80: v Regra 0/100: 50% ao iniciar e 50% somente quando terminar 20% ao iniciar e 80% somente quando terminar 0% ao iniciar e 100% somente quando terminar Ø Fórmulas do % Realizado: l % Concluído = Duração Realizada l % Trabalho Concluído = Trabalho Realizado l % Concluído por VA = VA Realizado Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 17 de 64 / Duração Planejada / Trabalho Planejado / Valor Planejado Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplo de cálculos de % realizado Dia Manhã Tarde Segunda A 1: R 1, R 2 A 2: R 2 Premissas: Data de Status: Terça Quarta Quinta Sexta A 2: R 2 A 2: R 2 A 3: R 1, R 2 Temos 3 atividades no projeto: A 1, A 2 e A 3 Temos 2 recursos no projeto: R 1 de R$200/h e R 2 de R$500/h Trabalhamos 8 h por dia neste projeto Estamos na quarta-feira na hora do almoço e estamos 100% em dia % Concluído: 8 h + 4 h 5 d x 8 h = 20 h 40 h = 50, 0% % Trabalho Concluído: (2 h x 2 r) + 6 h + 8 h + 4 h 2 r x (2 h+8 h) + 6 h + 24 h = 22 h 50 h = 44, 0% Valor Agregado (VA): [VA = % FSC * VP] A 1: 100% x [(200 + 500) x 2 h] A 2: [(6 h+8 h+4 h) / 30 h] x (500 x 30) A 3: 0% x [ 8 h x (200 + 500) ] = 100% x 1. 400 = 60% x 15. 000 = 0% x 5. 600 = 1. 400 = 9. 000 = 0 % Concluído Por VA: (1. 400 + 9. 000) / 22. 000 = 10. 400 / 22. 000 = 47, 3% Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 18 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Escopo (% físico) Precisão dos % realizados Custos Ø Grau de precisão: Precisão l l % Concluído: % Trabalho Concluído: % Físico Concluído: % Concluído Por VA: Ø Variáveis: l VP: função (duração) função (duração, recursos) função (escopo, duração, recursos, custos) PMBOK MS Project Valor Planejado (Custo da Linha Base) v Custo Orçado do Trabalho Planejado l VA: Valor Agregado Custo Real Duração Recursos (valor planejado para execução da tarefa) (COTR ou BCWP) v Custo Orçado do Trabalho Realizado l CR: % Conc. Por VA (valor orçado do trabalho já realizado) (CRTR ou ACWP) v Custo Real do Trabalho Realizado (custo realmente incorrido na realização) Ø % Concluído Por Valor Agregado: l PMBOK: l Project: % Concluído Por VA Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia = VA Realizado = COTR Aula 5 de 5 - slide 19 de 64 / Valor Planejado / Custo da Linha Base Gestão de Projetos Executiva - GPE

Análise de variações Ø Análise de Variações: l VCR: Variações de Cronograma v VCR = VA – VP l VC: Variações de Custos (SV: Schedule Variance): (Valor Agregado – Valor Planejado) (CV: Cost Variance): v VC = VA – CR (Valor Agregado – Custo Real) v Ajudam a analisar a extensão das variações que ocorreram ou irão acontecer Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 20 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Índices de desempenho Ø IDP: Índice de Desempenho de Prazos (SPI) l SPI: Schedule Performance Index l IDP = VA / VP (Valor Agregado / Valor Planejado) v Índice que mostra o retorno efetivo do tempo gasto l Se < 1 Projeto atrasado (previsto > agregado), ex. : 0, 92 8% atraso l Se > 1 Projeto adiantado (agregado > planejado), ex. : 1, 03 3% adiantado Ø IDC: Índice de Desempenho de Custos (CPI) l CPI: Cost Performance Index l IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real) ONT v Índice de retorno efetivo do $ investido l Se < 1 Gastança (real > agregado) l Se > 1 Economia (agregado > real) Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 21 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Previsões Ø Orçamento No Término (ONT): l ONT = VP (Valor Planejado Total) Ø Estimativas de custos No Término do projeto: l Otimista: ENTo = CR + (ONT - VA) v Trabalho executado no ritmo orçado l Realista: ENTr = ONT / IDC v Trabalho executado no IDC atual l Pessimista: ENTp = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] v Trabalho executado considerando IDC e IDP Ø Índice de Desempenho para Terminar (IDPT): l Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o custo batendo com o ONT ou ENT l IDPT: Trabalho Restante (em termos de orçamento) l Recursos Financeiros Restantes l IDPT (ONT): (ONT – VA) / (ONT – CR) é maior que 1 l IDPT (ENT): (ONT – VA) / (ENT – CR) é menor que 1 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 22 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Um projeto está com IDC (índice de desempenho de custos) 1, 1 e IDP (índice de desempenho de prazo) 0, 92. O que podemos esperar do projeto? l l A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o custo D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o prazo Ø 2) Qual das opções a seguir é a forma MENOS eficaz de influenciar os fatores que geram mudanças na linha de base dos custos? l A. Revisar o escopo do projeto com o gerente funcional responsável pelo maior número de mudanças solicitadas. l B. Explicar, a quem solicita mudanças, o impacto negativo da mudança no projeto. l C. Eliminar o escopo causador da maioria das mudanças. l D. Notificar todas as partes interessadas de que não serão permitidas mais mudanças. Respostas: D e D Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 23 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Monitoramento & Controle Qualidade Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão de Qualidade Execução Realizar a Garantia de Qualidade Monitoramento Controlar a Qualidade Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 24 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar a qualidade Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 25 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar a qualidade Entradas Plano de gestão do projeto Métricas de qualidade Listas de verificação da qualidade Dados de desempenho do trabalho Solicitações de mudança aprovadas Entregas Documentos do projeto Ativos de processos organizacional Ferramentas e Técnicas Saídas Sete ferramentas básicas de qualidade Amostragem estatística Inspeção Revisão de solicitações de mudanças aprovadas Medições de controle da qualidade Mudanças validadas Entregas verificadas Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado (plano de gestão de qualidade e plano de melhoria de processos) Documentos do projeto atualizados (padrões de qualidade, acordos, relatórios de auditoria, etc. ) Ativos de processos organizacionais atualizados Ø Missão: l Monitorar e registrar os resultados da qualidade, avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias. Ações necessárias: v Prevenir (erros fora do processo) e inspecionar (erros fora da mão do cliente) v Fazer amostragem de atributos (conforme ou não) e de variáveis (grau) v Especificar a tolerância (faixa de valores aceitáveis) e limites de controle Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 26 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar a qualidade - técnicas Ferramentas Básicas Kaoru Ishikawa Ø Sete ferramentas básicas de qualidade (Kaoru Ishikawa): l Diagrama de causa e efeito (Espinha de Peixe ou Diagrama de Ishikawa) l Fluxogramas l Listas de verificação l Diagrama de Pareto l Histograma l Gráficos de controle l Diagrama de dispersão Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 27 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de diagramas Ø Diagrama de Causa e Efeito: Ø Listas de Verificação: Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 28 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplo de fluxo de processo Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 29 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

61% Conflito de IP 19% 80% SO do servidor 6% 86% Erro de script 5% 91% Mudança não testada 3% 94% Erro do operador 2% 96% Falha de backup 2% 98% Tentativa de invasão 1% 99% Falha de disco 1% 100% Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia 61 % % acum 35 Aula 5 de 5 - slide 30 de 64 Falha de disco 26% 99 100 Tentativa de invasão Corrupção de arquivo 80 98 Falha de backup 35% 96 Erro do operador 35% 91 94 Mudança não testada Placa de Rede 86 Erro de script % Acum SO do servidor % Conflito de IP Causa 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Corrupção de arquivo Ø Análise de falhas: Placa de Rede Gráfico de Pareto 20% Causas 80% Falhas Em 1897 Vilfredo Pareto propôs o princípio que 20% das causas geram 80% dos efeitos. Gestão de Projetos Executiva - GPE

Gráficos de controle Shewhart Deming Ishikawa Exemplo de G. de Controle 100% 98% 96% 94% 92% 90% 88% 86% 84% % Execução CT Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 31 de 64 % Sucesso CT 14. 06 10. 06 08. 06 04. 06 31. 05 26. 05 21. 05 17. 05 12. 05 10. 05 06. 05 04. 05 80% 02. 05 82% % Aceitação CT Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar a qualidade - técnicas Histograma Gráfico de Dispersão Pe qu e no o Am pl G ra nd e Es tr ei to 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 32 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controle a qualidade - saídas Ø Medições de controle da qualidade: l Resultados da medição das métricas de qualidade definidas para o projeto Ø Mudanças validadas: l Verificar se as mudanças aprovadas foram implementadas corretamente Ø Entregas verificadas: l O GP faz a inspeção da entrega como se fosse o cliente Ø Informações de desempenho do trabalho: l Análise de variação, análise de tendência e previsões Ø Solicitações de mudanças: l Ações preventivas e ações corretivas Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 33 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Geralmente, onde deveriam estar os limites de controle de um gráfico de controle? l l A. Próximo da causa atribuível. B. Acima do ponto estatístico de independência. C. Dentro dos limites de especificação. D. Acima da curva normal. Ø 2) Um gerente de projetos está preocupado com os custos do projeto. Há muito retrabalho e refugos. Os custos de estoque estão aumentando. Se você fosse o mentor desse gerente de projetos, qual seria o MELHOR conselho que você daria? l A. Esses efeitos são devidos à natureza do projeto e não há motivo para preocupação. l B. Aumente o treinamento em qualidade e marque uma festa de conclusão de marco. l C. Verifique os custos afundados. l D. Verifique os custos marginais. Resposta: C e B Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 34 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Monitoramento & Controle Comunicações Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão de Comunicações Execução Gerenciar as Comunicações Monitoramento Controlar as Comunicações Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 35 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar as comunicações Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 36 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar as comunicações Entradas Plano de gestão do projeto Comunicações do projeto Registro de questões Dados de desempenho do trabalho Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas Saídas Sistemas de gestão de informações Opinião especializada Reuniões Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudança Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (previsões, relatórios de desempenho e registro de questões) Ativos de processos organizacionais atualizado Ø Missão: l Monitorar e controlar as comunicações durante o ciclo de vida do projeto para garantir que as informações necessárias estejam disponíveis para as partes interessadas na hora certa l Alguns elementos de comunicação (problemas ou indicadores de desempenho) podem requerer ações imediatas, os impactos e a repercussão no projeto devem ser considerados Ø Plano de gestão do projeto: l Entrada: l Saídas: Requisitos de comunicações, frequência e horário das comunicações, etc. Plano de gestão de: comunicações, recursos humanos, partes interessadas, etc. Ø Comunicações do projeto: l Situação das entregas, progresso do cronograma, custos incorridos, etc. Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 37 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar as comunicações - saídas Ø Informações de desempenho do trabalho: l Serão utilizadas pelo Monitorar e controlar o trabalho do projeto para entregar o Relatório de Status Ø Solicitações de mudança: l Revisão da estimativa de custo do projeto, sequencia de atividades, etc. l Solicitação de ajustes em documentos do projeto l Ações preventivas ou ações corretivas Ø Plano de gestão do projeto atualizado: l Plano de gestão de comunicações l Plano de gestão de recursos humanos l Plano de gestão de partes interessadas Ø Ativos de processos organizacionais atualizado: l Formatos de relatórios, lições aprendidas sobre documentos, etc. Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 38 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Uma equipe de projeto tem seis pessoas quando o gerente de projetos acrescenta mais três. Quantos canais de comunicação adicionais há? l l A. 9. B. 15. C. 36. D. 21. Resposta: D e C Ø 7) Qual das opções a seguir sobre relatórios de desempenho está CORRETA? l l A. É feito durante o planejamento e a execução do projeto. B. É feito durante o planejamento e o monitoramento e controle. C. É feito durante o monitoramento e controle e o encerramento. D. É feito durante a execução e o monitoramento e controle do projeto. Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 39 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Monitoramento & Controle Riscos Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão de Riscos Planejamento Identificar os Riscos Planejamento Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos Planejamento Realizar a Análise Quantitativa dos Riscos Planejamento Planejar as Respostas aos Riscos Monitoramento Controlar os Riscos Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 40 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar os riscos Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 41 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar os riscos Entradas Ferramentas e Técnicas Reavaliação de riscos Plano de gestão do projeto Auditorias de riscos Análise de variações e tendências Registro de riscos Dados de desempenho do trabalho Medição do desempenho técnico Relatórios de desempenho do trabalho Análise de reservas Reuniões Saídas Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (reavaliações, auditorias, revisões e saídas dos processos de riscos ) Ativos de processos atualizado Ø Missão: l Acompanhar os riscos identificados, monitorar os residuais, identificar novos riscos, executar planos de respostas e avaliar a eficácia da gestão de riscos Ø No monitoramento e controle devemos responder a perguntas como: l l l As premissas continuam válidas? O risco mudou de estado ou de tendência? Os procedimentos e políticas estão sendo seguidos? As reservas de contingência precisam ser modificadas? As respostas aos riscos continuam adequadas? Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 42 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar os riscos - técnicas Ø Reavaliação de riscos: l Atualização do registro de riscos, que pode ser periódica ou eventual Ø Auditorias de riscos: l Verificação da eficácia da identificação, gestão de causas-raízes e aplicação dos planos Ø Análise de variações e tendências: l O acompanhamento periódico permite a percepção de tendências e atuação do gestor em relação à elas Ø Medição do desempenho técnico: l O desempenho técnico deve ser previsto de forma quantitativa para ser controlado eficientemente Ø Análise de reservas: l As reservas precisam ser atualizadas nas ocorrências de sinistro ou alterações de probabilidade Ø Reuniões: l São utilizadas para fazer as análises e atualizações Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 43 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar os riscos - saídas Ø Informações de desempenho do trabalho: l Situação dos riscos e eventualmente dos problemas Ø Solicitações de mudanças: l Ações corretivas, preventivas e soluções de contorno Ø Plano de gestão do projeto atualizado (mudanças aprovadas): l Plano de gestão de riscos, registro de questões, etc. Ø Documentos do projeto atualizado: l Reavaliações, auditorias, revisões e saídas dos processos de riscos para: v Novos riscos, atualizações de probabilidade, impacto, urgência, planos de respostas, responsáveis, fechamentos de riscos, etc. Ø Ativos de processos atualizado: l Melhorias no modelos de gestão de riscos, lições aprendidas, mudanças na EAR, etc. Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 44 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Após identificar um risco em seu projeto, você determina que há uma alta probabilidade do risco ocorrer com uma pequena consequência. Qual é a MELHOR estratégia de mitigação a adotar? l l A. Eliminar a consequência do risco. B. Evitar o risco. C. Adicionar o risco à lista de observação. D. Fazer um seguro contra o risco. Ø 2) Todas as opções a seguir são saídas do processo Realizar a análise qualitativa dos riscos, EXCETO: l l A. Causas-raiz do risco. B. Probabilidade e impactos. C. Categorização dos riscos. D. Urgência dos riscos. Resposta: C e A Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 45 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Monitoramento & Controle Aquisições Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão de Aquisições Execução Realizar as Aquisições Monitoramento Controlar as Aquisições Encerramento Encerrar as Aquisições Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 46 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar as aquisições Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 47 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentos de aquisição Acordos Solicitações de mudanças aprovadas Relatórios de desempenho do trabalho Dados de desempenho do trabalho Sistema de controle de mudanças no contrato Análise de desempenho das aquisições Inspeções e auditorias Relatórios de desempenho Sistema de pagamentos Administração de reivindicações Sistema de gestão de registros Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (documentos de aquisição) Ativos de processos organizacionais atualizados Ø Missão: l Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções necessárias Ø Sistema de controle de mudanças no contrato: l As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações Ø Análise de desempenho das aquisições: l Avaliação do progresso de: entregas do fornecedor, qualidade, prazo e custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 48 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar as aquisições - técnicas Ø Inspeções e auditorias: l Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos processos produtivos do fornecedor Ø Sistema de pagamentos: l Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados Ø Administração de reivindicações: l Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação l Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato Ø Sistema de gestão de registros (registro de questões): l Método utilizado pelo GP para registrar as questões Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 49 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Controlar as aquisições - saídas Ø Informações de desempenho do trabalho: l Base para identificação dos problemas atuais ou futuros, para serem usados na avalição de novas aquisições com o mesmo fornecedor Ø Solicitações de mudanças: l Ações preventivas ou ações corretivas Ø Plano de gestão do projeto atualizado: l Plano de gestão de aquisições, linha de base do cronograma e de custos Ø Ativos de processos atualizados: l Correspondência (formalização de ações contratuais) l Cronogramas de entregas x pagamentos l Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 50 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Você acabou de concluir uma entrega importante de um projeto quando percebe que o fornecedor não realizou a inspeção necessária. O que você deveria fazer? l l A. Descontar dos pagamentos os custos da inspeção. B. Descontar a inspeção da declaração do trabalho de aquisição. C. Exigir que a inspeção seja feita. D. Reportar o fornecedor a agência estadual responsável pela inspeção. Ø 2) Durante o planejamento, a gerência solicita que um gerente de projetos subcontrate parte de um projeto com uma empresa com a qual a gerência já trabalhou muitas vezes. Nesse caso, o gerente de projetos deve ficar MAIS preocupado com: l l A. Assegurar que a empresa tenha as qualificações para completar o projeto. B. Atender às expectativas de prazo da gerência. C. O custo do trabalho subcontratado. D. Os termos e as condições do contrato. Resposta: C e A Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 51 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerramento Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 52 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerramento Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 53 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerramento - Aquisições Grupo de Processo Planejamento Planejar a Gestão de Aquisições Execução Realizar as Aquisições Monitoramento Controlar as Aquisições Encerramento Encerrar as Aquisições Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 54 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerrar as aquisições Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 55 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerrar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentos de aquisição Auditorias de aquisições Negociação de acordos Sistema de gestão de registros Aquisições encerradas Ativos de processos organizacionais atualizados Ø Missão: l Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis Ø Auditorias de aquisição: l Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição l Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar os ativos de processos l Funciona como lições aprendidas aquisições l Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no final do monitoramento e controle Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 56 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerrar as aquisições - técnicas e saídas Ø Técnicas: l Negociação de acordos: v Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente por negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é necessário Ø Saídas: l Aquisições encerradas: v Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está encerrado l Ativos de processos atualizados: v Arquivamento dos documentos das aquisições v Aceitação das entregas v Documentação das lições aprendidas Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 57 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Você tem um contrato de CMR (custo mais remuneração) com o cliente e um acordo com seu gerente segundo o qual você receberá 10% do montante do contrato como pagamento pelos seus serviços. Enquanto completa o projeto, você descobre que o custo real será inferior ao esperado, o que diminui sua remuneração. O que você deve fazer? l A. Descobrir formas de agregar atividades ao projeto para fornecer mais benefícios ao cliente e aumentar os custos. l B. Aumentar as atividades de caminho crítico para que custem mais. l C. Adquirir equipamentos mais caros. l D. Notificar o patrocinador do projeto sobre a provável diminuição dos custos. Ø 2) Você acabou de descobrir que um dos fornecedores do seu projeto não apresentou, nas últimas quatro semanas, o relatório de situação semanal, conforme estipulado em contrato. Qual é a MELHOR coisa a fazer? l A. Enviar uma carta ao fornecedor, informando-o sobre a quebra de contrato e exigindo o desempenho correto no futuro. l B. Determinar se o relatório é importante para o projeto antes de tomar qualquer providência. l C. Suspender o pagamento. l D. Telefonar para o fornecedor e perguntar quando o relatório será enviado. Resposta: D e A Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 58 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerramento - Integração Grupo de Processo Iniciação Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Planejamento Desenvolver o Plano de Gestão do Projeto Execução Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto Monitoramento Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto Monitoramento Realizar o Controle Integrado de Mudanças Encerramento Encerrar o Projeto ou Fase Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 59 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerrar o projeto ou fase Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 60 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerrar o projeto ou fase Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Opinião especializada Entregas aceitas Técnicas analíticas Ativos de processos organizacionais Reuniões Transição do produto, serviço ou resultado Ativos de processos organizacionais atualizado Ø Missão: l Finalizar todas as atividades, de todos os grupos de processos, para encerrar formalmente o projeto ou fase (encerramento administrativo) l Transferir o produto, serviço ou resultado para próxima fase ou operação l Coletar lições aprendidas e finalizar o registro da fase ou projeto corrente, auditar o sucesso ou fracasso e arquivar os resultados l Desmobilizar a equipe do projeto Ø Opinião especializada: l Avaliar o resultado do projeto para fazer o encerramento administrativo l Pode ser feita por: outros GPs da empresa, membros do PMO e entidades técnicas e profissionais Ø Técnicas analíticas: l Análise de regressão e análises de tendências Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 61 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Encerrar o projeto ou fase - saídas Ø Transição do produto, serviço ou resultado final: l Entrega do produto, serviço ou resultado para a próxima fase ou para produção ou operação Ø Ativos de processos organizacionais atualizado: l Arquivos de projeto: v Arquivar documentos (planos, calendários, riscos, mudanças, ações empreendidas, resultados, etc. ) do projeto l Documentos de encerramento: v Termo de conclusão do projeto ou fase, formalizando a conclusão e a entrega para outras áreas l Informação histórica: v Transferir resultados e lições aprendidas para a base de conhecimento Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 62 de 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE

Exemplos de questões Ø 1) Todo o trabalho técnico do projeto está terminado e aceito. Qual das opções a seguir ainda precisa ser realizada? l l A. Validar o escopo B. Planejar respostas aos riscos C. Criar um plano de gerenciamento de pessoal D. Terminar as lições aprendidas Ø 2) Durante qual dos itens abaixo da gestão de projetos há MENOS uso de opinião especializada? l l A. Planejar as aquisições B. Realizar as aquisições C. Análise de “fazer ou comprar” D. Encerrar as aquisições Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 63 de 64 Respostas: D e D Gestão de Projetos Executiva - GPE

Obrigado! Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 5 de 5 - slide 64 Gestão de Projetos Executiva - GPE