GESTO DE OPERAES Classificao e inventrio de materiais

GESTÃO DE OPERAÇÕES Classificação e inventário de materiais Jurandir Peinado

Objetivos de aprendizagem Em primeiro lugar, Introduzir os conceitos sobre as formas de codificação e classificação de materiais, facilitando o controle do grande número de itens de materiais de uma organização. Em segundo lugar, orientar como executar inventários físicos de estoque 1. Compreender a importância e criar um sistema de classificação padronizado de materiais em uma organização qualquer. 2. Compreender os vários sistemas de codificação de materiais, incluindo o sistema de código de barras EAN. 3. Conhecer a metodologia de classificação ABC de materiais e suas várias formas de utilização nas organizações. 4. Conhecer as várias formas de inventário físico e estar apto a coordenar a realização de inventários físicos. Jurandir Peinado

Classificação de materiais Um simples bar pode comercializar de 300 a 500 itens enquanto que um hipermercado pode atingir marcas superiores a 45. 000 itens diferentes entre si. . Formato da loja Área de vendas (m 2) No médio de itens Bares 20 – 50 300 Mercearias 20 – 50 500 Padaria 50 – 100 1. 000 Mini-mercado 50 – 100 1. 000 Loja de conveniência 50 – 250 1. 000 Supermercado compacto 300 – 700 4. 000 Supermercado convencional 700 – 2. 500 9. 000 Super loja 3. 000 – 5. 000 14. 000 Hipermercado 7. 000 – 16. 000 45. 000 Jurandir Peinado Fonte: PARENTE (2000 – P. 30)

Classificação de materiais Uma simples bicicleta chega facilmente a 5. 000 itens em sua estrutura. Além desses materiais é preciso considerar outros itens de estoques, como: Matérias-Primas: são materiais que sofrem algum tipo de transformação antes de serem incorporados ao produto acabado. Componentes: são materiais diretamente incorporados ao produto acabado sem sofrer nenhum tipo de transformação. Produtos acabados: são os produtos terminados em uma fábrica ou uma montadora Produtos ou materiais em processo: são matérias-primas ou componentes que ingressaram, porém ainda não saíram do processo de produção Materiais de manutenção: são materiais para a manutenção de máquinas e equipamentos ou manutenção em geral, nos outros tipos de organização Materiais de expediente, limpeza e segurança: Além dos materiais já citados, existem outros destinados ao expediente do dia-a-dia. Jurandir Peinado

Grau de verticalização Quanto mais componentes e menos matérias primas uma indústria utilizar, menos verticalizada ela será. . Jurandir Peinado

Descrição do item de material Nome do item = Descrição padronizada (Nome básico + nome modificador) Descrição padronizada Nomes básicos Parafuso Porca Lâmpada Chapa Jurandir Peinado Nomes modificadores Cabeça chata Cabeça redonda Cabeça panela Phillips Sextavada Fluorescente Aço Alumínio + Descrição técnica + Descrição auxiliar Descrição técnica Descrição completa M 6 x 16 CFZ M 6 x 15 CFZ M 4 AA x 12 mm M 4 WW x 10 mm 20 w 40 w EEP 1, 2 mm EP 1, 0 mm 0, 8 mm 1, 0 mm Parafuso cabeça chata M 6 x 16 CFZ Parafuso Cabeça redonda M 6 x 15 CFZ Parafuso Phillips M 4 WW x 10 mm Parafuso Phillips M 6 x 15 CFZ Porca sextavada 1, 0 mm Lâmpada fluorescente 40 w Lâmpada fluorescente 20 w Chapa aço EEP 1, 2 mm Chapa aço EP 1, 0 mm Chapa Alumínio 0, 8 mm Chapa alumínio 1, 0 mm Porca Sextavada M 4 Porca sextavada M 8

Codificação de material A cada item de material deve ser atribuído um código para que a identificação do item possa ser feita de forma imediata, sem os equívocos que descrições de itens similares possam proporcionar. XX Grupo Subgrupo Número seqüencial Dígito verificador Jurandir Peinado XX XXXX X

Dígito verificador O digito verificador tem por função reduzir ao máximo possíveis erros de digitação, pois se o conjunto de números digitados não coincidir com o digito verificador, o sistema alerta o usuário. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Atribuir o valor nove para o último dígito do código Decrescer o valor nove até o primeiro dígito do código Multiplicar cada dígito pelo valor decrescente correspondente Somar os valores obtidos pela multiplicação Dividir o valor da soma por onze O dígito verificador será o segundo número do resto da divisão Calcular o digito verificador do código: 570202 Jurandir Peinado (R. 0)

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Código de barras É uma forma de representar o código do material, que viabiliza a captura automática dos dados por meio de uma leitura óptica. Desde a década de 70, existem dois padrões reconhecidos de código de barras: • Sistema UPC (Universal Product Code): Adotado somente nos Estados Unidos e Canadá, administrado pelo UCC (Uniform Code Council) • Sistema EAN: Adotado no resto do mundo. • Símbolos EAN/UCC-13 ou EAN/UCC- 8 – para unidades de consumo • Símbolos EAN/UCC-14 e EANUCC-128 – para unidades de despacho No caso de exportações para os Estados Unidos ou Canadá, deve-se obter o código UPC por intermédio da EAN Brasil. Jurandir Peinado

Código de barras – EAN-13 O código EAN-13 representa 13 dígitos numéricos que identificam o país de origem da empresa, a própria empresa e o produto por ela produzido. O último dígito serve como dígito verificador. 7 Jurandir Peinado 891234 512349

Código de barras – EAN - 13 • Três dígitos cedidos pela EAN que indicam o país (789 para o Brasil) • Três, quatro ou cinco dígitos cedidos pela EAN que indicam o fabricante. • Quatro, cinco, ou seis dígitos de controle seqüencial do fabricante que identificam o produto. (dependendo da variedade de produtos que o fabricante produz) • Um dígito verificador obtido pelo algoritmo. Jurandir Peinado

Código de barras EAN-8 Com oito dígitos é utilizado para embalagens que não tem espaço útil suficiente para o código EAN-13. 7891 1246 Este código indica o país, o produto e tem um dígito verificador. A sessão deste código é controlada integralmente pela EAN. Jurandir Peinado

Regras básicas Localização: Sempre que possível, o símbolo deve ser preferencialmente localizado na base natural do produto. Posição: O símbolo deve estar na posição vertical ou horizontal na embalagem, em embalagens cilíndricas utilizar o símbolo na posição vertical. Tamanho do símbolo: Envolve sua largura e altura total, incluindo as “margens de silêncio”. É determinado em função da qualidade de impressão, do espaço disponível e do próprio design da embalagem. Margens de silêncio: São áreas sem nenhuma impressão à direita e à esquerda do símbolo. Cores do símbolo: Barras: Preto, verde escuro, azul, violeta e marrom escuro Fundo: Branco, amarelo, laranja, vermelho, rosa e bege Jurandir Peinado

Código de barras EAN/UCC -14 Este código acrescenta mais um digito na frente do código EAN-13. Este dígito adicional é chamado variante logística e serve para indicar a quantidade de produto da unidade de despacho 1º dígito: Variante logística (variando de 0 a 8) 12 dígitos: Dígitos EAN-13 excluindo o dígito verificador (é possível utilizar os sete dígitos do EAN-8 acrescentando-se cinco zeros à esquerda) 14º dígito: Novo dígito verificador que é calculado em relação aos 13 dígitos que o antecedem. 17891234 512348 Jurandir Peinado

Cálculo do dígito verificador Jurandir Peinado

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Classificação ABC de materiais Em geral cerca de 20% da quantidade de itens correspondem a aproximadamente 80% do valor financeiro dos estoques enquanto que os 80% dos itens restantes vão representar apenas 20% do valor do inventário total. Categoria No de itens A 10% 75% B 25% 20% C 65% 5% Categori Periodicidade de a conferências Jurandir Peinado Valor Acuracidad e dos estoques A Semanal a mensal ± 0, 2% B Bimestral a trimestral ± 1, 0%

Código Descrição Quantida de Valor unitário Valor total Valor acumulado % unitário % acumulado 1016 Conjunto de raio 3. 000 7, 43 22. 290, 00 28, 55% 1009 Corrente 1, 2 m 5. 000 3, 28 16. 400, 00 38. 690, 00 21, 00% 49, 55% 1008 Roda livre 2. 700 5, 00 13. 500, 00 52. 190, 00 17, 29% 66, 84% 1004 Tubo de aço 2 m x 1 ½ 10. 000 0, 75 7. 500, 00 59. 690, 00 9, 61% 76, 45% 1007 Pneu aro 20’ 350 14, 00 4. 900, 00 64. 590, 00 6, 28% 82, 72% 1001 Tubo de aço 2 m x 1¼ 5. 000 0, 60 3. 000, 00 67. 590, 00 3, 84% 86, 57% 1005 Pneu aro 14’ 200 12, 00 2. 400, 00 69. 990, 00 3, 07% 89, 64% 1015 Câmbio 12 marchas 300 7, 89 2. 367, 00 72. 357, 00 3, 03% 92, 67% 1013 Perfil de alumínio 1. 500 0, 97 1. 455, 00 73. 812, 00 1, 86% 94, 53% 1014 Tinta epóxi vermelha 400 3, 10 1. 240, 00 75. 052, 00 1, 59% 96, 12% 1020 Campainha 500 2, 33 1. 165, 00 76. 217, 00 1, 49% 97, 62% 1017 Guidão largo 56 13, 56 759, 36 76. 976, 36 0, 97% 98, 59% 1018 Guidão estreito 48 11, 28 541, 44 77. 517, 80 0, 69% 99, 28% 1019 Bagageiro 36 13, 52 486, 72 78. 004, 52 0, 62% 99, 90% 1010 Porca ¼ 15 1, 20 18, 00 78. 022, 52 0, 02% 99, 93% 1003 Manopla branca 250 0, 07 17, 50 78. 040, 02% 99, 95% 1012 Rebite ¼ 5 2, 50 12, 50 78. 052, 52 0, 02% 99, 97% 1002 Manopla azul 120 0, 08 9, 60 78. 062, 12 0, 01% 99, 98% 1006 Parafuso 1 x 1/8” 10 0, 90 9, 00 78. 071, 12 0, 01% 99, 99% 1011 Arruela ¼ 8 1, 00 8, 00 78. 079, 12 0, 01% 100, 00% Jurandir Peinado

Código Consumo médio Preço unitário 20100 625 18, 00 20110 125 28, 00 20120 4287 110, 00 20130 550 104, 00 20140 187 16, 00 20150 37 80, 00 20160 187 8, 00 20170 12500 43, 00 20180 95 210, 00 20190 750 57, 00 20200 187 16, 00 20210 500 8, 00 20220 125 74, 00 20230 250 213, 00 20240 63 32, 00 20250 187 8, 00 20260 250 880, 00 20270 1000 93, 00 20280 30 138, 00 20290 1250 21, 00 Jurandir Peinado Preço x consumo Código Decrescente Valor decrescente Valor acumulado %

Classificação ABC de materiais Categoria Com relação aos valores Com relação aos itens Valor % Quantidade % A 52. 190, 00 66, 84 3 15 B 20. 167, 00 25, 83 5 25 C Total 5. 722, 22 78. 079, 12 7, 33 100, 00 12 20 60 100 Jurandir Peinado

Classificação ABC de materiais 7, 33 % Valor 25, 83 C 66, 84 B A 15 Jurandir Peinado 25 60 % de itens

Inventário físico O inventário físico (balanço) consiste na contagem física dos itens do estoque para comparar a quantidade dos registros com a quantidade real de material. Inventário periódico: feito em intervalos de tempo regulares, geralmente em períodos semestrais ou anuais, ou a qualquer momento quando se julgar necessário em alguma ocasião. Inventário cíclico: consiste em contar uma pequena quantidade de itens de estoque todos os dias de forma a não interromper as atividades da empresa nem ser apanhado de surpresa pela necessidade de um grande ajuste de estoques. Jurandir Peinado

Inventário físico periódico O inventário físico (balanço) consiste na contagem física dos itens do estoque para comparar a quantidade dos registros com a quantidade real de material. Um inventário físico periódico tem as seguintes fases: 1. Definição do inventário 2. Formação das equipes de contagem 3. Emissão e colocação das etiquetas de contagem 4. Formação da equipe de digitação: 5. Preparação e arrumação prévia do local 6. Treinamento e orientação das equipes 7. Ponto de corte de entradas, saídas e da produção. 8. A realização da contagem Jurandir Peinado

Inventário físico periódico 1. Definição do inventário Definir a data, a duração, quais itens serão contados, escolha do coordenador do inventário e da forma de auditoria. 2. Formação das equipes de contagem Cada item de material deverá ser contado por uma dupla de funcionários composta de um contador e um apontador. Um determinado número de duplas irá formar uma equipe que deve responder para um supervisor de equipe. Jurandir Peinado

Inventário físico periódico 3. Emissão e colocação das etiquetas de inventário Antes da realização da contagem física, cada item de material agrupado, vai ser identificado fixando-se com fita adesiva ou outro meio apropriado, sua etiqueta de inventário, com três partes que vai servir tanto para a contagem como para a identificação do item a ser contado. A Figura 8 ilustra um modelo genérico de etiquetas para inventário. LOCA L PARA FIXA ÇÃO TERCEIRA CONTAGEM SEGUNDA CONTAGEM PRIMEIRA CONTAGEM Etiqueta no 132 Código: 12345 Descrição: Maçaneta da porta Unidade: peça Quantidade contada: Equipe: ____________ Equipe: ______ Jurandir Peinado

Inventário físico periódico 4. Formação das equipes de digitação A equipe de digitadores que terá como função digitar o número da etiqueta e a quantidade contada. O próprio sistema vai comparar o valor digitado na primeira e na segunda contagem de um mesmo item. Em caso de diferença, o sistema emite um relatório destes itens discrepantes que vão necessitar da terceira contagem. 5. Preparação e arrumação prévia do local O sucesso do inventário consiste na arrumação prévia dos materiais nos respectivos locais onde serão contados. Dependendo da condição de organização dos materiais a preparação e arrumação poderá custar semanas de trabalho e, se mal feita, vai comprometer o êxito final do processo de contagem. Jurandir Peinado

Inventário físico periódico 6. Orientação e treinamento das equipes O treinamento consiste fazer uma visita prévia ao local da contagem e apresentar onde estão os itens que cada dupla vai contar tanto para a primeira contagem como para a segunda contagem. APONTADOR: João da Silva CONTADOR: Maria das Graças NÚMERO DA DUPLA: 18 Frente Jurandir Peinado LOCAIS DE CONTAGEM Primeira contagem Prateleira A 36 itens Segunda contagem Prateleira B 37 itens Verso

Inventário físico periódico 8. Ponto de corte nas entradas, saídas e da produção Entradas: todo material e suas notas fiscais recebidos às vésperas do inventário deve ser incorporado ao sistema. Saídas: todo material ou produto que já tenha tido sua nota fiscal de saída emitida deve ser despachado. Produção: retornar as matérias primas e componentes da linha de montagem para os almoxarifados e enviar produtos acabados para os depósitos. 9. Realização do inventário Liberação dos auditores: Os auditores devem fazer uma última inspeção nos locais a serem inventariados e formalmente, se tudo estiver de acordo, procedem a sua liberação. Auditoria por amostragem: A equipe de auditores seleciona uma amostra de itens que já passaram pelas duas contagens, onde será feita uma contagem detalhada na presença do auditor, se não houver diferenças de quantidade o auditor validará o inventário. Jurandir Peinado

Inventário físico cíclico Classificação Número de contagens por período A Quatro contagens por item ao ano (uma por trimestre) B Duas contagens por item ao ano (uma por semestre) C Uma contagem por item a cada quatro anos Jurandir Peinado

INVENTÁRIO PERIÓDICO INVENTÁRIO CÍCLICO Custo concentrado de realização Custo diluído de realização Grandes ajustes de estoques de uma só vez Pequenos ajustes de estoques ao longo do ano Tendência a desorganizar o estoque, passado o inventário Necessidade de organização contínua dos estoques Envolve pessoas de áreas não ligadas à administração dos estoques O inventário é feito por pessoas ligadas à administração dos estoques Não há necessidade de equipes permanentes de inventariantes Necessidade de equipe permanente de inventariantes Necessidade de interromper as atividades produtivas da empresa Não há necessidade de interromper as atividades produtivas da empresa Cultura por controle de estoques só é lembrada no inventário A cultura por controle de estoques é lembrada todos os dias Atribui o mesmo grau de importância na contagem para todos os itens Atribui critérios diferenciados de contagem de acordo com a classificação ABC do item Jurandir Peinado

Inventário físico periódico Índice de acuracidade de estoque por quantidade Índice de acuracidade de estoque por valor Jurandir Peinado

Inventário físico Por mais sofisticados que sejam os sistemas de controle de materiais com sofisticados softwares e equipamentos como leitores de código de barras por rádio freqüência ou almoxarifados controlados por sistemas WMS (Warehouse Management System) onde toda a movimentação de materiais é feita automaticamente sem o contato humano, não haverá garantia de eliminação total das divergências de estoque. 1. Falha na conferência de recebimento 2. Falha na digitação da nota fiscal 3. Falha na estrutura do produto 4. Ausência de apontamento de perdas não planejadas 5. Ausência de desvios de especificação de materiais 6. Extravios e furtos Jurandir Peinado