Gestion du temps Une bote outil pour directeurs

Gestion du temps Une boîte à outil pour directeurs débordés. Claude Wachtelaer, Inspecteur - coordinateur – instruction publique Schaerbeek

l Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté. l La Bruyère, Caractères. © logosetpraxis. org – 2011

l Il n’y a que 24 heures dans une journée l l Renoncer à l’idée que l’on pourra tout faire Savoir perdre du temps pour en gagner Aller à l’essentiel Faire la chasse aux chronophages © logosetpraxis. org - 2011

Quel est votre rapport au temps ? l l l Arrivez-vous toujours à l’heure ? Finissez-vous votre travail dans les délais ? Retrouvez-vous facilement vos affaires ? Quittez-vous votre travail à une heure normale ? Disposez-vous de suffisamment de temps pour votre famille ? Avez-vous le sentiment de maîtriser les choses ? © logosetpraxis. org - 2011

Exercice Classer du plus dérangeant au moins dérangeant les causes de perturbations suivantes : l 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Les parents Les collègues Les visiteurs Le téléphone Les courriels Le courrier Les enfants Autres (à préciser) © logosetpraxis. org - 2011

Se connaître l Chacun organise sa journée différemment l Par choix l l Fluctuation des périodes d’efficacité Investissement personnel Équilibre Travail/vie privée Par contrainte l l l Déplacements Horaire des enfants ou du partenaire Organisation du travail © logosetpraxis. org - 2011

la loi de Pareto l Ou Loi des 80/20 l 20 pour cent de votre temps produisent 80 pour cent des résultats acquis © logosetpraxis. org - 2011

… et quelques autres l l plus on dispose de temps pour accomplir un travail, plus ce travail prend de temps. (loi de Parkinson). Quand les urgences représentent 50 % du travail quotidien, les priorités et l’efficacité se perdent. (loi de l’urgence). l l Dossiers et documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour le rangement. (loi de Douglas). Rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît, chaque chose prend plus de temps qu’il n’y paraît. (loi de Murphy) © logosetpraxis. org - 2011

l l l Faire un travail en continu prend moins de temps pour faire le même travail en plusieurs fois. (loi de Carlson). Au-delà d’un seuil de travail horaire, l’efficacité du temps passé à travailler décroît. (loi d’Illich). Il y a un moment pour tous, et un temps pour chaque chose. (loi de l’Ecclésiaste). © logosetpraxis. org - 2011

À quoi passez-vous votre temps ? l Comment occupez-vous les 24 heures d’une journée ? l l l Sommeil Travail Repas Déplacements Loisirs Etc. © logosetpraxis. org - 2011

l l Identifier les espaces de liberté pour en profiter Gérer les contraintes pour les limiter au maximum l Objectif : dégager le plus possible de temps sur lequel vous exercez un contrôle réel © logosetpraxis. org - 2011

La méthode ABC Très urgent Urgent Moins urgent Très important A 1 A 2 B 2 Important A 3 B 1 B 3 Moins important C 1 C 2 C 3 © logosetpraxis. org - 2011

l Traitez rapidement, si pas immédiatement, les tâches de niveau A l Traitez rapidement les tâches de niveau B ou déléguez-les l Les tâches de type C. constituent ce qu’on appelle la routine elles peuvent souvent être déléguées © logosetpraxis. org - 2011

La méthode UI l l UI – urgent et important Ui – pas urgent et pas important Ui – urgent et pas important u. I – pas urgent et important © logosetpraxis. org - 2011

exercice l Jeudi 25 septembre: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Recevoir des parents pour une inscription en maternelle Téléphoner au PO pour demander 20 bancs pour une nouvelle classe Passer la commande pour les repas de la semaine prochaine Recevoir un représentant en jus de fruits frais Lire la nouvelle circulaire « Culture à l’école » Abonner l’école à la revue « Philéas et Autobulle » Discuter le problème de l’ouverture de la porte avec le concierge Prendre rendez-vous avec la zone de police pour les parrainages Discuter le cas d’un élève avec une titulaire de première (dyslexie ? ) Réapprovisionner la machine à café Vérifier la pertinence d’une demande de congé de circonstance (personnel enseignant) Demander un RV à l’échevin (préparation de la fête du centenaire de l’école en mai) © logosetpraxis. org - 2011

La méthode A. P. T. I. S. l Activités et tâches de la journée l l Priorités l l Tenir compte de la loi de Murphy. Imprévus l l Hiérarchiser selon la méthode ABC. Temps l l À sélectionner en fonction de la liste maîtresse. Limiter leur nombre. Prévoir une réserve pour les imprévus. Attention la loi de l’urgence. Suivi. l Attention aux tâches systématiquement reportées. © logosetpraxis. org - 2011

La méthode S. A. G. E. S. l Simplification l l Anticipation l l Simplifier les procédures de travail. Ne faire que ce qui est nécessaire à la réalisation des objectifs. Rassembler à l’avance tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre d’un projet Groupage l Rassembler les tâches et composantes présentant des points communs et les traiter simultanément © logosetpraxis. org - 2011

l Économie de mouvement l l Économie de travail l l Améliorer la disposition du bureau et des espaces de rangement. Mettre l’essentiel à portée de main. Déléguer les tâches chaque fois que possible standardisation l Utiliser des projets ou des procédures préexistantes afin de ne pas constamment réinventer la roue. © logosetpraxis. org - 2011

Les outils de gestion du temps l l l Des feuilles volantes Un carnet de notes Un agenda simple Un agenda-planning Un PDA Un ordinateur l … peu importe au fond © logosetpraxis. org - 2011

Les illusions de la gestion du temps 4 ILLUSIONS 4 ECUEILS 4 REMEDES 1. Sur sa capacité d’action Précipitation dans l’action 1. Identifier les priorités > 4 parades 2. Sur le temps nécessaires à la réalisation des tâches Sous-évaluations de la durée des tâches 2. Devenir un bon évaluateur > 4 parades 3. Sur ses aptitudes à Ajournement (ou respecter des échéances procrastination) 3. Respecter les échéances > 4 parades 4; sur un avenir serein en l’absence d’anticipation 4. Gérer le moyen et le long terme > 4 parades Insuffisance d’anticipation © logosetpraxis. org - 2011

Parades – illusion 1 l l l Catégoriser les tâches Notez, notez Numérotez les priorités l l Outlook Utilisez des supports pratiques l l Informatique Autres : memo plans, trieurs, etc. © logosetpraxis. org - 2011

Parades – illusion 2 l l Notez la durée des tâches Appliquer les coefficients correcteurs Surveillez le cadran Établissez un journal d’activité © logosetpraxis. org - 2011

Parades – illusion 3 l l Établir un plan de journée Appliquer un coefficient de temps maîtrisé Pensez carré des priorités Sachez dire non © logosetpraxis. org - 2011

Parades – illusion 4 l l l Épurez vos obejctifs Gérez mieux le moyen terme Améliorez votre gestion à long terme Variez vos rythmes Rendez les choses pratiques © logosetpraxis. org - 2011

Les outils l Choisissez l l l Ce que vous préférez Ce que vous maîtrisez Ce que vous pouvez vous (faire) offrir ; -) l Mais utilisez ce que vous avez choisi ! © logosetpraxis. org - 2011

Les agendas papier l Avantages l l l Pas trop coûteux Facile à utiliser Pas encombrant Niveau de sophistication variable Inconvénients l l l © logosetpraxis. org - 2011 Beaucoup de corrections = perte de lisibilité Pas de connectivité Perdu ? Pleurez !!!

Les PDA l Avantages l l l Les informations peuvent être sauvegardées sur un ordinateur Clarté des informations Toutes les fonctionnalités bureautiques Connectivité (courriels, Internet) Inconvénients l l © logosetpraxis. org - 2011 Prix Coût d’utilisation si connecté Utilisation compliquée (parfois) Fragilité

LES VOLEURS DE TEMPS l l l Le papier Le téléphone Les courriels Les collègues Les parents Les visiteurs © logosetpraxis. org - 2011

La méthode E. T. A. L. O. l Éliminer l l Transmettre l l Un bon système de classement doit pouvoir être adapté et régulièrement et dégraissé périodiquement Lancer l’action l l Si l’on ne peut pas jeter, peut-on transmettre ? archiver/ classer l l Le meilleur ami de l’homme… c’est la corbeille à papier! À partir de documents triés selon le système ABC Ordre l Chaque soir, vérifier le bureau afin qu’il soit le plus en ordre possible pour le lendemain © logosetpraxis. org - 2011

Le téléphone l Quelques risques l l l Les interruptions incessantes La volatilité des informations La gestion de la durée des conversations © logosetpraxis. org - 2011

Les courriels l Avantages l l l Coût réduit Vitesse Pratique : destinataires multiples, choix du moment de la réponse. Archivage commode Informel. © logosetpraxis. org - 2011

Les courriels l Inconvénients l l l Surcharge de communication Communication de piètre qualité Confidentialité limitée Risque de spams et de virus Perte de repères temporels accentuant le stress (les réponses devraient arriver presque instantanément) Loi des retours : beaucoup de messages envoyés = beaucoup de réponses reçues. Soyons sélectifs. © logosetpraxis. org - 2011

Gestion: courrier entrant l l l Utiliser des filtres antispams et des systèmes de priorité Traiter vos courriels régulièrement et à des périodes déterminées Désactiver les sons du courrier entrant Traiter les courriels à l’écran Créer des fichiers d’attente selon les types de priorité Créer des fichiers pour classer les différentes catégories de messages comme pour les documents papier © logosetpraxis. org - 2011

Gestion : courrier sortant l Préparez vos messages l l l l L’objet du message doit être précisé Scinder le message en paragraphe Être bref Être clair, précis et ciblé. N’attendez pas une réponse immédiate Pas plus d’un thème par message Si nécessaire, insérer des liens Internet pertinents Créer des listes de distribution pour regrouper destinataires habituels © logosetpraxis. org - 2011

Courriels: prudence ! l Attention la gestion destinataires : l l l N’envoyez vos messages qu’à ceux qui en ont vraiment besoin N’oubliez pas que votre message peut être transmis à un destinataire que vous n’aviez pas prévu Les destinataires en copie doivent comprendre pourquoi ils reçoivent le message © logosetpraxis. org - 2011

Protéger son bureau l Un directeur d’école considère qu’il est trop souvent dérangé. Il décide de faire installer un ‘huissier électrique’ à sa porte. l l Comment, comme enseignant de l’école ressentiriez vous cette décision ? Vous paraît-elle normale, excessive, choquante ? l Quelles sont vos stratégies pour gérer ce problème ? © logosetpraxis. org - 2011

Les collègues l l Entrent-ils à tout moment dans le bureau ? Leur fixez-vous des rendez-vous ? Quand leur ils vous exposent un problème, leur répondez-vous parfois ‘on en reparlera à tel moment de la journée’ ? Acceptent-ils d’être parfois reçus après la fin des cours ? © logosetpraxis. org - 2011

Les parents l l La porte de votre bureau leur est-elle toujours ouverte ? Donnez-vous des rendez-vous ? Limitez-vous la durée de l’entretien en disant ‘je peux vous accorder un quart d’heure’ ou ‘je suis désolé mais à 10 h 00, je devrai aller dans telle classe’ ? Réorientez-vous rapidement les parents vers d’autres interlocuteurs plus adéquats ? © logosetpraxis. org - 2011

Les visiteurs l l l Avez-vous une politique restrictive ou ouverte pour l’accueil des visiteurs ? Avez-vous des critères de tri pour éliminer les importuns Cela vous gène-t-il de refuser un rendez-vous ? © logosetpraxis. org - 2011

Quelques conseils pratiques

Gérer l’agenda papier Je garde l’agenda en permanence avec moi. Je ne noie pas les rendezvous dans une masse d’annotations. J’écris l’heure du rendezvous ainsi que les coordonnées Je note le début et la fin de chaque rendez-vous J’écris au crayon. Je me réserve des ‘temps personnels’. Je fais apparaître des marges confortables entre plusieurs rendez-vous. Je sauvegarde de les informations en cas de perte. © logosetpraxis. org - 2011

Gérer l’agenda informatique l l Je connais dans le détail des fonctionnalités principales. Je gère mon temps avec un seul moyen centralisé. J’affiche la plupart des barres d’outils. Je sors de ma tête en saisissant toutes les tâches l l l je crée des formulaires personnalisés. Je me réserve dès temps personnels. Je fais apparaître les marges confortables entre les rendezvous. Je crée des liens hypertextes pour retrouver les documents nécessaires. Je sauvegarde régulièrement. © logosetpraxis. org - 2011

Bien planifier sa journée l l l J’organise chaque journée le matin ou la veille. Je planifie ma journée sur une fiche journalière. Je catégorise mes tâches. Je fixe des temps passerelle entre deux rendez-vous. Je comptabilise grossièrement les durées par catégorie l l l Je définis un ordre de priorité. Je consulte ma fiche en permanence pour relayer les tâches accomplies. Je donne la priorité aux tâches les plus urgentes et importantes. J’applique un coefficient de temps maîtrisé. Je tiens compte de mon rythme de travail. © logosetpraxis. org - 2011

L’esprit ‘gestion du temps’ l l l l Je travaille à chaud. Je ne gagne pas du temps contre les autres. Je concilie rigueur et souplesse. Je mise sur mes points forts pour compenser mes points faibles. Je reste prudent sur le temps partagé et le travail d’équipe. Je favorise le travail ininterrompu. J’évite de refaire deux fois la même chose © logosetpraxis. org - 2011

Gérer le classement l l Je crée un classement formalisé. Un document mal classé est considéré comme un document perdu. Je note sur les documents la date de leur élimination possible. Je classe au fur et à mesure l l l Je ne laisse pas les corbeilles pleines. Je supprime les classements sauvages pour tous de documents importants. Je ne manipule pas un document plus de trois fois (classé, jeter, transmettre). Je crée de grosses catégories. Je laisse mon bureau propre systématiquement tous les soirs. © logosetpraxis. org - 2011

Gérer les interruptions l l J’évite de trop me déplacer. Je décale mes horaires. Je négocie mon temps. Je privilégie l’écrit plutôt que l’oral. l l l Je demande systématiquement si je ne dérange pas. Je privilégie la messagerie et les courriels. J’établis un journal d’interruptions © logosetpraxis. org - 2011

Ponctualité et déplacements l l l Je considère l’attente comme un plaisir. J’avance ma montre de cinq à 10 minutes. Je prépare mes affaires bien avant le départ j’évite de passer au bureau l l l Je repère les lieux avant le rendez-vous. J’étudie le moyen de transport le mieux adapté. je limite les déplacements au maximum © logosetpraxis. org - 2011