GESTION DOCUMENTAL Pablo Ballestero Rodrguez Mara Virginia Mndez

GESTION DOCUMENTAL Pablo Ballestero Rodríguez/ María Virginia Méndez Argüello

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE Identificación • Fase inicial, necesaria para la descripción, clasificación y valoración Maria Virginia

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE Serie Oficina Función Unidades documentales pertenecientes a un mismo tipo documental, producidas por un mismo órgano institucional y la misma función Tipo documental Su creación tiene una finalidad

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE Proceso de tramitación administrativa que determina la creación o incorporación de los documentos que conforman la serie Ejemplo: Expedientes de licitación Función: garantizar la provisión de bienes y servicios a las distintas unidades de la institución de forma oportuna y con la cantidad requerida, con apego al ordenamiento jurídico y administrativo vigente.

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE Marco Jurídico Normativa específica que afecta a la producción de la serie, se identifica la normativa en la que está basada la serie documental Ejemplo de expedientes de licitación: • Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 • Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131 de 18 de setiembre de 2001 • Ley de Contratación Administrativa, Nº 7494 de 2 de mayo de 1995 • Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos N° 8131

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE Tipo documental Grupo de documentos que se distingue por la semejanza de sus características físicas e intelectuales

Tipos documentales IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE • • Administrativos Actas Correspondencia Informes Memorandos • Se producen y sirven de comunicación en todas las actividades de la administración pública o privada. • • Financiero -Contable Asientos de Diario Estados financieros Libro Mayor Libro Diario Presupuestos Modificaciones del presupuesto. Producidos en la ejecución de la actividad económica de una entidad Jurídicos Expedientes judiciales Criterios legales Producidos como consecuencia de juicios, procesos, apelaciones, entre otros.

IDENTIFICACIÓN DE LA SERIE Contenido Diccionario de Términos Archivísticos, Víctor Hugo Arévalo Jordán Carácter de los documentos que contienen temas de personas, lugares, cosas, fenómenos, etc. Es el tema principal. Es el carácter más amplio. Es saber de que se trata el elemento o la cosa que se analiza.

En el caso de los expedientes: Se debe anotar los tipos documentales que conforman la serie, de forma ordenada de acuerdo con las función o procedimiento, además se debe indicar la existencia y localización de originales o copias. Contenido Ejemplo: Expedientes de Sesiones del Consejo Asesor Contenido: • Convocatorias, Original/ copia miembros del Consejo • Agendas, original • Listas de Asistencia, original • Correspondencia, original y copia • Documentos de trabajo, original/ copia miembros del Consejo • Actas, original /borradores miembros del Consejo • Justificación de ausencias, original

En caso de series simples se explica cuál es la información que suministra la serie. Contenido Ejemplo: Actas del Consejo Asesor Contenido: Registro por escrito de lo sucedido, tratado y acordado por el Consejo Asesor

DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL El estudio del tipo documental Pablo

Concepto • Diplomática: ciencia que estudia los documentos, su estructura, sus cláusulas, para establecer las diferencias tipologías y su génesis con el fin de analizar su autenticidad.

Análisis documental • Estudio de los elementos que contiene el documento tradicional: medio, contenido, forma, personas, acto, competencia, contexto funcional y contexto documental, etc. Para determinar su integridad, confiabilidad y autenticidad.

Caracteres internos y externos del documento Permiten analizar los documentos para identificarlos tomando en cuenta todos sus componentes.

Entidad productora Fecha Caracteres Internos Lugar de producción Diplomática Orígenes funcionales Contenido sustantivo Clase documental Tipo documental Caracteres Externos Formato Cantidad Forma

Caracteres internos de los documentos

Entidad productora: Entidad en que se elaboró el documento y que determina su procedencia. La entidad productora y la procedencia son conceptos correspondientes y sinónimos.

Fecha: Indica el momento exacto Incluye día, mes en que se creó el y año. documento

Lugar de producción: Es el sitio donde se produjo el documento. Lo importante es resaltar que este dato se pierde en muchas ocasiones cuando el documento no lleva membrete, o por la práctica se prescinde del mismo.

Orígenes funcionales: Consiste en la función o actividad por la cual se produce el documento. Se distinguen dos clases de funciones o actividades: -Facilitativas -Sustantivas

Contenido sustantivo: Es el carácter más amplio y se refiere a lo que trata el documento. Es el contenido sustancial por el cual ha sido necesario producir el documento.

Contenido: Lugares: Regiones geográficas o Cosas: Artificiales en dependencias de una las que interviene la entidad. Se deben Personas: Jurídicas, mano del hombre y describir de lo general puede ser una persona cosas naturales que a lo particular: o una entidad. corresponden a los Regiones, países, reinos de la naturaleza. provincias, municipios, distritos.

Caracteres externos de los documentos

Tipo documental • Grupo de documentos que se distingue por la semejanza de sus características físicas e intelectuales. • Nombre que se le da a un determinado documento.

Formato (contenedor) • Considera la estructura de un documento de archivo que define como se guarda, principalmente por sus características de tamaño y textura.

Ejemplos: Carpetas Cajas Cartapacios o portafolio (ampo) Legajos Libros (contables actas) Álbumes Discos (CD) Dispositivos de almacenamiento masivo

Cantidad • Metros lineales • Centímetros • Número de folios • Unidades de memoria (Gigas, megas)

Forma • Indica si el documento es un original, una copia o una reproducción.

Tipología documental • La tipología documental estudia y analiza los distintos tipos de documentos que conformarán las series; por lo tanto también estudia y analiza las series documentales. • Es regulada por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma función.

Clasificación de la tipología documental Administrativos Personales Técnicos Tipología documental Eclesiásticos Contables Jurídicos

Clase Documental Identifique las clases documentales que normalmente se ubican en una oficina

Clase documental

Memorando Informe

DIRECTRIZ GENERAL PARA LA NORMALIZACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL ACTAS DE ÓRGANOS COLEGIADOS Maria Virginia

Objetivo y ámbito de aplicación Establecer y unificar, en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, los criterios y requisitos para la elaboración del tipo documental “actas de órganos colegiados”. Ámbito de aplicación: Esta directriz es de aplicación obligatoria para todos los órganos el Poder Ejecutivo

ESTRUCTURACIÓN DEL ACTA Membrete : Incluir en la esquina superior izquierda el logotipo de la institución. Título del documento: ordinaria / extraordinaria + número según orden consecutivo + año en cuatro dígitos. Encabezado y registro de ausentes: número de sesión, lugar, fecha y hora de reunión en letras, nombre completo de los asistentes, cargo y su representación dentro del órgano. Se mencionan de acuerdo al orden jerárquico En párrafos aparte s los miembros ausentes con justificación y sin justificación y los invitados.

ESTRUCTURACIÓN DEL ACTA Lectura y aprobación del orden del día. En este los miembros leen y aprueban el orden del día. En caso de modificación o ampliación del orden del día, se requiere de una votación inicial y tiene que incluirse como un artículo dentro del acta. Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior. Compone el capítulo segundo del acta. Consiste en leer, corregir y aprobar el acta de la sesión anterior

ESTRUCTURACIÓN DEL ACTA Cuerpo del Acta: se estructurará por capítulos, artículos y acuerdos. CAPITULOS: se desarrollarán según la temática que tratará el órgano colegiado. Se enumerarán en números romanos y deben contener el título. ARTICULOS: Se establecen dentro de los capítulos con los acuerdos necesarios. Los artículos deberán digitarse en párrafo por aparte en mayúscula, con el número correspondiente, en negrita y seguidos de un punto. Posteriormente se debe desarrollar un resumen del asunto y de los criterios externados por los miembros

ESTRUCTURACIÓN DEL ACTA ACUERDOS: conviene redactarlos de una manera precisa y clara, deben contener la decisión tomada por el órgano colegiado, en este sentido, debe expresar por sí mismo la resolución a la que llegaron los miembros. Estos se deben enumerar de forma consecutiva y anotándolos en mayúscula y negrita. Si el acuerdo queda en firme, después del texto del acuerdo debe aparecer la frase ACUERDO FIRME anotándolo en mayúscula y negrita.

ESTRUCTURACIÓN DEL ACTA Párrafo de cierre: indica que la sesión ha finalizado y la hora, la cual se debe colocar en letras. Firma: Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente Ley General de Administración Pública, artículo 56. Dennis Portuguez Cascante Javier Gómez Jiménez Presidente Voto disidente acuerdo 4

FORMALIDADES DEL ACTA • Hoja tamaño oficio. Permite una mejor manipulación del tomo. • La calidad de papel y tinta debe obedecer a lo estipulado en la Directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta n°. 39 del 25 de febrero de 2015. • Se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud. Resultan improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes.

FORMALIDADES DEL ACTA • Cada folio deberá contener 30 líneas o renglones, para ello debe escogerse en el procesador de texto la opción de interlineado exacto en 23 puntos aproximadamente. • **Se utilizará la fuente en tamaño 12, tipo Times New Roman o Arial, preferiblemente, evitando el uso de letras poco legibles o informales. Se debe utilizar siempre un mismo tipo de letra, de manera que cada página contenga treinta renglones. **En el caso de que la institución cuente con un libro de marca aprobado se respetará lo ahí consignado con respecto a la letra y su tamaño.

FORMALIDADES DEL ACTA • Al finalizar un párrafo, si aún queda espacio para completar la línea o renglón, éste deberá llenarse empleando una línea. • Debe considerarse dejar un espacio prudente, en los márgenes para que faciliten su proceso de empaste y posterior manipulación.

FORMALIDADES DEL TOMO DE ACTAS • • Formato del acta. Las actas deben conformarse en un libro debidamente encuadernado, es decir, unir las hojas mediante cocido y pegado y con sus respectivas cubiertas. Rotulación y numeración. Cada libro en su lomo debe indicar el número de tomo, rango de actas que contempla y fechas extremas. En su carátula se debe rotular el nombre de la institución, nombre del órgano colegiado. La numeración del tomo debe ser consecutiva y no se debe reiniciar. La cantidad de folios que debe incluir cada tomo es no menos de 250 y no más de 400 folios.

FORMALIDADES DEL TOMO DE ACTAS • Legalización: Le compete a la Auditoria Interna autorizar, mediante razón de apertura los libros de actas, entre otros, que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional, que son necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. Ley General de Control Interno, artículo 22, inciso e.

IMPORTANTE En caso de pérdida o daño de tomos de actas se debe informar al Archivo Central, sobre el evento o siniestro, para que éste lo registre y tome en cuenta al hacer la transferencia al Archivo Nacional de Costa Rica, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes, que debe adoptar cada institución, ante tales eventos.

EXPEDIENTE DE ACTAS Para cada sesión se debe conformar un expediente que contenga: • Documentos de los asuntos tratados en reunión de acuerdo al orden del día. • Otros documentos atinentes, importantes para el control interno de los asuntos del órgano y que facilitan el conocimiento de los detalles de los acuerdos tomados y de las deliberaciones habidas.

Producción de documentos electrónicos Para la producción de documentos en soporte electrónico y digitalización de actas es importante contemplar: • Ley nº. 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento. • Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente emitida por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones, publicada en La Gaceta n° 95 de 20 de mayo del 2013. • Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, publicada en la Gaceta n°. 61 del 28 de marzo de 2008, su fe de erratas, publicada en la Gaceta nº. 83 de 30 de abril de 2008.

Directriz para la elaboración del tipo documental “Carta” Maria Virginia

Objetivo y ámbito de aplicación Establecer y unificar, en las instituciones que conforman el SNA, los criterios y requisitos para la elaboración del tipo documental “carta”. Obligatoria para todos los órganos del Poder Ejecutivo. Asimismo, se instruye a los jerarcas del Poder Legislativo y Judicial y sus órganos, así como al Tribunal Supremo de Elecciones, Universidades Estatales, Municipalidades y demás entes públicos con independencia administrativa, para que en el marco de su normativa particular y sus competencias, implementen las disposiciones señaladas en esta directriz. Referencia: Se basa en la Norma Técnica Colombiana 3393, en la cual se establecen y unifican los requisitos para la elaboración de cartas comerciales y el Manual para la elaboración de documentos de oficina elaborado por la profesora Maritza Ulate García, profesora de la Carrera Administración de Oficinas de la Universidad Nacional de Costa Rica.

ESTRUCTURA DE LA CARTA Y DISTRIBUCIÓN DE LAS PARTES Son aplicables a cualquier estilo de carta, ya sea bloque extremo, bloque o semibloque.

Membrete DESCRIPCION DE LAS PARTES a) Logotipo institucional: representación gráfica que identifica la organización. Se ubica en la parte superior izquierda. Si existe un logotipo de la unidad, departamento o dirección este se debe ubicar en la parte superior derecha del documento. b) Lema ( opcional ): Frase que identifica a la organización o entidad. Cuando por normativa interna , libros de marca o disposiciones nacionales : se dispongan aspectos contrarios a este apartado, estas se respetarán según corresponda.

DESCRIPCION DE LAS PARTES Fecha: Se debe indicar con el siguiente formato: DD-Mes-AAAA. DD: número de día, entre 01 y 31 MM: mes en letras, entre enero y diciembre AAAAA: año completo en el calendario gregoriano Ejemplo: 08 de octubre de 2012 Código de Referencia: a) siglas de las unidades administrativas b) Número consecutivo anual de tres o más dígitos c) Año con los cuatro dígitos ( AAAA ) Ejemplo: DGAN-DAF-RH-001 -2012

DESCRIPCION DE LAS PARTES Información sobre el destinatario: Comprende de tres a cinco líneas, equilibradas en cuanto a su extensión a. Tratamiento de cortesía: Señor, señora, señorita b. Nombre completo de la persona, (nombre de pila y los apellidos). Ejemplo: Carmen Brenes López c. Puesto: consta del nombre del puesto que desempeña el destinatario Ejemplo: Directora, Jefe, Gerente, etc. Se ubica debajo o seguido del nombre separado por una coma, según sea necesario para equilibrar la cantidad de líneas del destinatario.

d. Nombre completo del Departamento o Unidad, sin abreviar En los casos de correspondencia interna. Si es externa: el nombre de la institución Se recomienda incluir el apartado postal y la dirección exacta en la parte externa del sobre

Línea de asunto o referencia Se emplea solamente en cartas extensas para indicar en pocas palabras de que trata. La línea se coloca al margen izquierdo y la palabra asunto se debe escribir en mayúscula b) La línea de referencia solo se utiliza para indicar que la carta trata sobre un número de factura, número de expediente, número de caso, registro médico o fecha.

Saludo Texto o cuerpo Es una expresión de cortesía y de respeto a la persona a quien se le dirige la información. Se ubica antes del cuerpo o desarrollo de la carta. Se escribe con mayúscula solo la primera letra del saludo. Ejemplo: Es la parte más importante de la carta porque contiene el mensaje que se desea comunicar. Se escribe a espacio interlineado o simple. Cada párrafo se separa por una línea en blanco

La despedida La firma Es una frase de cortesía que indica el final de la comunicación. Se agregará una coma al final de la frase de despedida, si el estilo de puntuación usado es el estándar. Se refiere al nombre de la persona con la competencia legal para firmar la comunicación. Consta del nombre completo, el cargo y el nombre que identifica el departamento, sección o unidad administrativa que genera el documento, el cual debe escribirse en mayúscula. Se ubica en el margen izquierdo de la carta. El nombre de la oficina productora puede colocarse antes o después del nombre y cargo de quien elabora la carta. Por ejemplo:

Iniciales de identificación • • Se refiere a las iniciales de la (s) personas que intervienen en la elaboración de la carta. Si el documento es digitado y redactado por personas diferentes se deben incluir las iniciales de cada nombre, con el fin de darle integridad al documento. Se ubican siempre en el margen izquierdo del documento, después del cargo, se anotan en mayúscula, en tamaño de letra 8.

se utiliza Anexos Para indicarle al receptor de la comunicación, que la carta está acompañada de otro documento, como por ejemplo: facturas, catálogos, cheques, informes y otros. Cuando se incluye solamente un elemento. En caso de existir más de un documento, se anota el número exacto y listado de documentos a adjuntar, en caso de que no se especifique en el cuerpo de la carta.

Copia abreviada (C) • Se ubica después de las líneas de iniciales o de anexo cuando se incluye. • Los nombres de las personas se ordenan considerando la jerarquía. • En primera instancia se disponen los nombres de las personas externas a la institución y posteriormente los cargos internos.

Datos generales sobre la empresa* Se colocarán en la parte inferior (pie de página) centrado, bajo una línea continua, los siguientes elementos: • Nombre de la institución, • Dirección física, • Apartado postal, • Teléfonos** , • Fax • Dirección electrónica. *Cuando por normativa interna, libros de marca o disposiciones nacionales: se dispongan aspectos contrarios a este apartado, estas se respetarán según corresponda. **Se puede indicar el número de la central telefónica de la institución o el número de teléfono de la oficina productora de la carta.

Carta de dos páginas Si una carta sobrepasa una página, en la segunda página se debe presentar un encabezamiento que incluya: • Fecha • Código de referencia • Número de la página En el margen izquierdo. Se ubica a cuatro líneas del borde superior de la hoja 1. 2. 3. 4. Recomendaciones No exceder más de dos páginas; la segunda página se iniciará al menos con dos líneas de espacio previo a escribir el siguiente párrafo. En la última página del documento deberá escribirse al menos un párrafo completo. No se debe utilizar una página exclusiva para escribir la firma, la despedida y las iniciales, sino que debe estar acompañada al menos de un párrafo.

Márgenes en la carta

EJEMPLOS DE LA CARTA Carta Corta

EJEMPLOS DE LA CARTA Mediana

EJEMPLOS DE LA CARTA Larga

Tamaño del papel El papel para presentar este tipo de documento es el denominado "carta" cuyas dimensiones corresponden a 21. 5 x 28 centímetros. (8, 14 x 11 pulgadas). Márgenes de la carta en procesador de texto

Estilos de puntuación • Es el denominado estándar. • Usa dos puntos en la línea del saludo y una coma después de la despedida.

Buenas prácticas para la elaboración de circulares, memorandos e informes Pablo

Formato de las Circulares 75

Concepto La circular es aquella comunicación de carácter general que se envía a un grupo de personas para informar sobre un mismo asunto

Circulares externas Circulares internas Se utiliza para dar a conocer a clientes, Suelen reproducirse usuarios o en forma impresa, proveedores en gran cantidad y información sobre no se lleva un cambios de control de quienes domicilio, horario, la reciben nuevos servicios etcétera. Se finalidad es comunicar a nivel En algunos casos interno se requiere un normativa, control de asuntos de interés recibido de la actual, circular invitaciones a eventos, etcétera.

Descripción de las partes de la circular Membrete: Cuerpo o texto Fecha: Despedida Código de referencia: Destinatario Firma Line de asunto o referencia (opcional) Sello Saludo (opcional) Adjuntos (opcional)

Membrete Código Asunto Destinatario Firma Fecha Cuerpo Texto Despedida Anexo

Formato de los Memorandos 80

Concepto: El memorando es una Se utilizarán únicamente Proviene del latín, forma de comunicación para gestiones diarias de memorándum que escrita que se usa a nivel tipo administrativo, con interno entre y dentro de significa “cosa que debe poca importancia para la los departamentos y/o recordarse”. toma de decisiones. unidades.

Descripción de las partes del memorando Membrete Fecha Código de referencia Línea de asunto (opcional) Destinatario Contenido Remitente Adjuntos (opcional) Visto Bueno (opcional) Copias (opcional)

Membrete Código Remitente Destinatario Fecha Texto o Contenido Firma

Formato de la Portada de Formato de los Informes 84

Concepto El informe es un instrumento de uso frecuente en las oficinas y unidades administrativas, el cual se utiliza para reportar sobre la ejecución de proyectos, estudios técnicos, manuales, actividades y procesos, entre otros.

Informes ejecutivos Es un documento formal que contiene alto valor administrativo, muy preciso y de carácter interno, utilizado para informar sobre cualquier tipo de actividad laboral, contable o jurídica, y considerando fundamental para la toma de decisiones Portada Tabla de contenido Anexos Descripción de las partes Conclusiones Introducción Desarrollo

Informes técnicos Portada Introducción Anexos Es un documento Describe el estado de formal que contiene un asunto o información sobre un problemática. Son asunto o situación elaborados por muy especifica y que solicitud expresa de ha sido tratado por una persona, un especialista en la organización o materia. institución. Descripción de las partes Bibliografía Desarrollo Conclusión

Procedencia Membrete Código Titulo Elaborado Revisado Fecha

Normativa conexa Maria Virginia

DISEÑO, PAPEL Y TINTA En caso que la CNSED ha declarado con valor científico cultural la correspondencia de una unidad. Se puede encontrar en Directriz para la producción de documentos en soporte de papel de conservación permanente, publicada en La Gaceta n° 39 del 25 de febrero de 2015, para determinar la calidad del papel y la tinta a utilizar en su producción. http: //www. archivonacional. go. cr/pdf/marco_juridic o_2016/directrices/directriz_produccion_document os. pdf

DISEÑO, PAPEL Y TINTA Especificaciones: 1. Utilizar papel "bond“. 2. Color blanco con un gramaje de 75 gr/m 2. Tamaño denominado "carta” (21. 5 x 28 centímetros) (8 V 2 x 11 pulgadas). 3. El tipo de letra aceptado será de la clase arial, times o verdana (de acuerdo al gusto) con una dimensión de 11 o 12 puntos 4. Utilizar espacio y medio en el interlineado.

DISEÑO, PAPEL Y TINTA • Impresoras láser; • Para estampar sellos se debe utilizar tinta que no se disuelva con el contacto del agua. • Bolígrafos a utilizar deben ser de buena calidad, color negro o azul. • Mantener los documentos libres de anotaciones y de materiales que puedan dañarlo, como por ejemplo clips o prensas metálicas y ligas.

SOPORTE ELECTRÓNICO Para un programa de gestión de documentos tomar en cuenta • Artículo 16 de la Ley General de Control Interno nº 8292. • Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos n° 8454 La institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, que le permitan disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para todos los sistemas que se desarrollan.

SOPORTE ELECTRÓNICO Para conservar los metadatos* que permitan el acceso a la información *Significado: 1. Información que caracteriza o describe a otro recurso de información, especialmente con propósito de documentar, describir, preservar o administrar ese recurso. 2. - Cualquier archivo o base de datos que guarde información acerca de documentos, documentos de archivo, agregación de ellos, o cualquier otra de sus estructuras, así como sus atributos, procesos y cambios [Archivos]. • Directriz con las regulaciones técnicas sobre administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta nº 61 de 28 de marzo de 2008 • Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información, (N-2 -2007 -CO-DFOE)”, emitidas por la Contraloría General de la República y publicadas en La Gaceta nº 119 de 21 de junio de 2007, conforme a Resolución R-CO 26 -2007.

SOPORTE ELECTRÓNICO Cumplimiento a la Política de formatos oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente”, emitida por la Dirección de Certificados y Firma Digital del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Telecomunicaciones (MICITT), publicada en La Gaceta n° 95 del 20 de mayo de 2013.

Otras Normativas Políticas de Formatos Oficiales de los documentos electrónicos firmados digitalmente Directriz para la digitalización de documentos en soporte físico y la autenticidad de imágenes Directriz nº 067 -MICITT-HMEIC: Masificación de la Implementación y el uso de la firma digital en el sector público costarricense Esta política detalla las características que un documento electrónico firmado digitalmente debe tener para considerar que implementa un formato oficial nacional. Requerimientos y directrices que regirán en los procesos de digitalización de colecciones y / o fondos de valor científico cultural de conservación permanente custodiados en el Archivo Nacional. Promover la implementación de sistemas de información. Establecer mecanismos de autenticación, firma y transacciones electrónicas.

Legislación para la creación de documentos Pablo

Idioma Todos los documentos deben ser redactados en el idioma español, cumpliendo con las normas prosódicas, ortográficas y gramaticales; tal y como lo establece: • La ley de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes Costarricenses, número 7623 del 11 de setiembre de 1996. Artículos 1 inciso e. y g. ; 4. • Código Procesal Civil, artículo 133. • Código Notarial, artículos 71 y 72. • Código de Trabajo, artículo 6. • Código de Comercio, artículo 411.

Uso de números y abreviaturas No se deben utilizar abreviaturas; las letras, las fechas y cantidades deben consignarse en letras para dar una mayor certeza y seguridad en la información. – Código Procesal Civil, artículo 139 – Código Notarial, artículo 74 – Ley sobre Inscripción de documentos en el Registro Público, artículo 13

Nombre / Seudonimo • Nombre: – Simple o compuesto, sea por una o más palabras, más los apellidos de la madre y padre. La madre soltera transmite los apellidos de ella. En el caso de los extranjeros se utiliza solo un apellido. • Seudónimo: – Se utiliza cuando adquiere igual o mayor importancia. • Código Procesal Civil, artículos 49, 50, 51 • Código Notarial, artículo 85 • Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público, artículo 13

Actos administrativos • Dictados por los funcionarios públicos en sus funciones. Debe ser escrito, indicar el órgano agente, el derecho aplicable, la disposición en forma clara, con fecha, firma y cargo del suscriptor. – Ley General de la Administración Pública, artículos 134, 243, 256, 270. – Código Procesal Civil, artículo 134. – Código Notarial, artículo 92, inciso d.

Horas En los documentos se deberán consignar las horas de la una a las veinticuatro horas en letras. – Ley General de Administración Pública, artículo 267 – Código Procesal Civil, artículos 138, 139 – Ley de Notificaciones, artículo 8

Regulaciones legales para tipos documentales específicos Actas – La legislación costarricense regula dos tipos de actas, las de órganos colegiados y aquellas que comprueban hechos, sucesos o situaciones que le constan a quien la otorga. – En las actas de órganos colegiados se indicará el nombre de las personas, según la Ley de Administración Pública será un resumen de los temas tratados, los acuerdos, el nombre de las personas asistentes, el lugar y tiempo de la reunión, como el resultado de la votación.

Actas – Las actas serán firmadas por el presidente y el secretario del órgano colegiado. – Las actas de comprobación de hechos llevarán: • Lugar, fecha, nombre y calidades de quien la otorga. Deben leerse los presentes y firmarse. • Ley General de Administración Publica, artículos 56, 270, 313. • Código Municipal, artículo 34, inciso f 47, 48 • Código Notarial, artículos 101 a 104 • Código Procesal Civil, artículo 152 • Código de Comercio, artículo 184 • Reglamento a la Ley de Promoción de la Competencia Efectiva del Consumidor, artículo 85

Certificaciones y constancias • Debe existir un órgano competente, por lo general es el secretario de los órganos colegiados el que debe extenderlas. Las certificaciones se formularán de acuerdo a: – – – Código Procesal Civil, artículos, 157 a 369. Código Notarial, artículo 120. Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, artículo 45. Ley Orgánica del Poder Judicial, artículo 145, inciso 2 Código Fiscal, artículos 2, 3 inciso 21 y 7 Ley constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, artículo 74

Contrato • Es el pacto establecido en ciertas formalidades entre dos o más personas en virtud del cual se obligan recíprocamente a ciertas cosas. – Código Civil, artículo 1007 – Código de Trabajo, artículo 24

Cheque • Se llena la fórmula por escrito que suministran los bancos, indicando nombre del girado, lugar y fecha de expedición, nombre de la persona a quien se gira (portador), el monto se pone en letras y en cifras, y firma autógrafa. Todo lo anterior se hace para evitar falsificaciones. – Código de Comercio, artículos 803, 804 y 809.

Expediente • Es el conjunto de documentos que versan sobre un mismo tema, la Ley de Administración Pública establece que el orden de los documentos obedecerá al orden riguroso de presentación de los mismos. – – – Ley General de la Administración Pública, 217, 296 Código Municipal, artículo 46 Ley General de Migración y Extranjería, artículo 49, 79 Reglamento al Estatuto del Servicio Civil, artículo 45 Código Procesal Civil, artículos 140 a 142 Reglamento de Expedientes de Salud de la CCSS, Nº 7316

• La existencia de estos es garantizar a los (as) usuarios (as) que por lo menos la información que contienen es auténtica, los libros pueden ser encuadernados o de hojas sueltas, estos últimos deben encuadernarse para mantener su consecutividad, para hacer la labor de archivo más eficiente y eficaz, fortaleciendo el control de documentos. • Los libros serán foliados, legalizados o autorizados por la autoridad competente, previo a ser utilizados. Al concluir el mismo la persona autorizada hace el cierre o resumen de lo consignado en el documento.

Libros (protocolos, de contabilidad, de actas) – Manual sobre técnicas que deben observar las unidades de Auditoría Interna en la legalización de libros. – Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, artículos 37, 96, 174 – Código de Comercio, artículos 251 al 264 – Código Municipal, artículo 38 – Código Notarial, artículos 43 y siguientes – Reglamento a la ley de Asociaciones, artículos 1, 20 a 26

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