Gestion des Equipements Stocks et Donations Partenariat 1

Gestion des Equipements Stocks et Donations Partenariat 1

Equipement § Définition: ACF considère un équipement, un bien durable avec un prix d'achat unitaire initial supérieur à 500 € ET qui ne peut être ni transformé ni consommé. Les équipements qui ne correspondent pas à la définition ci-dessus seront enregistrés dans la liste d’inventaire. Pour information, Europe. Aid (Union Européenne) ne définit un équipement qu’à partir d’une valeur de 5 000 € Cependant, tous les bailleurs n’ont pas les mêmes règles. Raison pour laquelle un seuil inférieur est une garantie de couvrir toutes les règles et simplifier votre gestion. 2

Exemples d’équipements Parc informatique: - Ordinateurs portables - Imprimantes, Scanners Matériel de communication: - Téléphones satellites - Radio HF, VHF Parc véhicule: - Voitures - Motos 3

Les concepts généraux Que veut dire “suivre” un équipement? • • • Enregistrer sa réception dans une liste distincte Créer une fiche d’identification Suivre son allocation: • • • Connaître sa valeur: • • • Qui l’utilise actuellement (fiche de suivi signée: responsabilité) Où est-il (avec une personne sur le terrain, dans un bureau…) Durée de vie Dépréciation Connaître son propriétaire (le bailleur) et actualiser les réallocations 4

Les concepts spécifiques Europe. Aid demande à ses partenaires de: • • Rapporter* tous les équipements achetés sur fond Europe. Aid > 5 000 € Transférer la propriété de l’équipement à un partenaire local en fin de projet *En fin de projet 5

Gestion de Stock § Définition: Le Stock est la période transitoire de gestion des matériels, entre leur achat et leur utilisation finale. Le Stock sont les matériels achetés, nécessaires à la conduite des activités du projet et les matériels nécessaires pour la conduite des opérations courantes. Le stock joue le rôle de zone tampon entre les approvisionnements (entrée dans le stock) qui sont normalement intermittents et les besoins (livraisons depuis le stock) qui sont réguliers (planifiés) ou inattendus (urgence). 6

Gestion de Stock Un stock a un coût : Le prix des matériels l’entreposage. + les frais liés à Une bonne gestion de stock nécessite un équilibre pertinent entre les coûts et la réponse aux besoins. 7

Gestion de Stock § Pourquoi doit-on suivre les stocks? • Pour garantir de l’utilisation de la totalité des matériels achetés • Pour contrôler la qualité • Pour réguler un plan de livraison Parce que nous devons démontrer de l’utilisation de la totalité des matériels achetés (fonds dépensés) auprès du bailleur en fin d’activité. Stock résiduel 8

Gestion de Stock § Les règles d’Or: - Le comptage (Inventaires réguliers) - Le rangement (un stock doit être toujours accessible et clairement identifié) - Le nettoyage (un stock est toujours propre) 9

Les Donations en Nature (In Kind) § Au cours d’un projet, il peut y avoir diverses formes de DONs. 1. Les Dons de matériel aux communautés: a. Liste de bénéficiaires b. Représentants/structures collaboratives (Certificat de don) 2. Les Dons en Nature pour la réalisation du projet: a. De la part d’un bailleur b. De la part d’un partenaire 10

Les Donations en Nature (In Kind) 1. Les Dons de matériel aux communautés: • Liste de bénéficiaires Format « programme » • Représentants/structures collaboratives Certificat de don: 11

Les Donations en Nature (In Kind) 1. Les Dons en Nature pour la réalisation du projet: a. De la part d’un bailleur b. De la part d’un partenaire Valorisation: - Obtenir un justificatif de la valeur estimative Ex: un devis pour une prestation équivalente, une copie de facture, etc. - Rapport de toutes les donations en fin de projet Ex: un devis pour une prestation équivalente, une copie de facture, etc. 12

Fin du Module Des Questions ? 13