Gestion des emplois du temps Prsentation gnrale du

Gestion des emplois du temps Présentation générale du logiciel Visual Timetabling Dpt GMP Inès BARANGER Laurent GUITOU

Plan Historique Présentation Création des emplois du temps: Gestion des emplois du temps au quotidien Logiciel d’administration Bilan d’un semestre en GMP Le logiciel VT pour tout l’IUT?

Historique Notre cahier des charges Les solutions Mise en place en GMP

Historique Cahier Charges Solutions Dpt GMP ► Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe Exemple ► Visualisation des emplois du temps sur au moins 6 semaines ► Gestion des ressources (profs, salles) Gestion des conflits ► Partage des ressources avec plusieurs responsables de filière Exemple ► Création possible des emplois du temps à distance ► Nombre illimité d’utilisateurs

Historique Cahier Charges Dpt GMP Solutions Hyper Planning Celcat Visualisation sur 1 semestre ü ü ü Utilisation sur plusieurs postes Dépend du nbre De licences Gestion des groupes Gestion des conflits Consultation en ligne ü ü Nombre illimité d'utilisateurs Dépend du nbre De licences Création de bilans ü ü Exemple VT ü ü Dvlt à réaliser par nos soins ü Illimité

Historique Cahier Charges Solutions Dpt GMP ► Année précédente 2006 -2007: ► Chaque filière a une grille Excel différente ► Gestion manuelle des conflits Des problèmes!! ► Pas d’uniformité dans la désignation des ressources ► 8 feuilles Excel pour 6 filières ► Année 2007 -2008: Février Mars Avril Mai Juin . . . Septembre Découverte et test Présentation aux responsables Mise en place Bdd Formation des responsables 2 edt opérationnels (FA, LPISCM) Tout les edt opérationnels

Présentation Utilisation Avantages Techniques

Présentation Utilisation Avantages Techniques ► Logiciel d’emploi du temps adapté à tout type d’établissement (emploi du temps hebdomadaire ou non) ► Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à l’Université de Valenciennes ► 9 départements à L’IUT de Valenciennes sont gérés avec VT ► Visualisation possible dans chaque cellule: ► Enseignement ► Prof ► Groupe ► Salle ► Emploi du temps étudiants ► Annuel ► Hebdomadaire ► Emploi du temps enseignants

Présentation Utilisation Avantages Techniques ► Gratuit et encore développé : MAJ régulières ► Une seule BDD pour l’ensemble des ressources ► Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants, capacités des salles ► Possibilité de réserver des ressources. ► Emplois du temps des ressources. ► Création des états prévisionnels et définitifs

Présentation Utilisation Avantages Techniques ► Accessible depuis n'importe quel PC Windows relié à internet ► Le logiciel est composé de 2 exécutables : ► VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et la consultation des emplois du temps. ► VT Admin : exécutable permettant de gérer les droits d’accès (modification, mot de passe, données visibles…) des différents utilisateurs du logiciel. ► Les données sont toutes stockées dans une base de données Mysql sur internet

Création des emploi du temps: Ressources Enseignements Séances

Création des emplois du temps La construction des emplois du temps se fait en 3 temps : Une seule fois 1 - Création des ressources 2 - Création des enseignements Chaque année 3 - Placement des séances en fonction des disponibilités des ressources

Création des emploi du temps Ressources Enseignements Définis une seule fois pour tout le département (tout l’IUT ? ) ► Etudiants ► Groupes ► Profs ► Salles ► Matériels Séances

Création des emploi du temps: Ressources Etudiants Profs Salles

Création des emploi du temps: Etudiants Ressources Enseignements Séances 1 groupe 1 hiérarchie 1 calendrier Exemple

Création des emploi du temps: Ressources Etudiants Profs Salles

Création des emploi du temps: Profs Ressources Enseignements Réservations possible Définition des profs Séances

Création des emploi du temps: Ressources Etudiants Profs Salles

Création des emplois du temps: Salles Ressources Enseignements Séances ► Création de salles et de zones… ► Possibilités de créer des ressources matérielles (machines, vidéo, …) 1. Définition de l’alias 2. Création du type 3. Création d’une zone

Création des emplois du temps Ressources Enseignements Séances Pour chaque type d’enseignement déclaration: Création de l’ensemble des enseignements d’une • Du nombre total d’heures matière: De la durée de chaque séance • • Cours • TD Des ressources de la séance (prof, salle, groupe, matériel) • TP

Placement des séances ► Mise en place des séances depuis n’importe quelle ressource: ► Profs ► Salles ► Groupes ► Gestion des conflits ► Au fur et à mesure ► Après création des emplois du temps

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Création des Bilans

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans 1 - Modification de l’emploi du temps Déplacement d’une séance Changement d’une ressource sur une séance Suppression une séance Ajout de séances Ajout de ressources …

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion 2 - Visualisation des disponibilités (salles, profs…) Par salle(s) Par prof(s) Par groupe(s) Plusieurs ressources en même temps (prof+salle) (groupe+salle) (prof+groupe+salle) … Bilans

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans Différents moyens de diffusion ► Export pdf des edt étudiants ► Export pdf des edt profs, salles, ressources… ► Export au format v calendar (Outlook, pda…) ► Accès par vt réseau avec un compte de simple consultation ► Accès par le site web

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans Notre fonctionnement en GMP MAIL: EDT filière en pdf Etudiants EDT filière + EDT perso en pdf Profs VT Réseau: Accès par vt réseau avec un compte de simple Consultation pour: Secrétaires Profs Accès par le site web effectif

Gestion des emplois du temps au quotidien Modification Visualisation Diffusion Bilans des séances effectuées Bilan du prévisionnel Réservation des profs Bilan des heures effectuées Prévisionnel Version CSV Resultat après traitement sous excel

Présentation du logiciel d’administration

Logiciel d’administration : Objectifs ► Gérer les droits des utilisateurs ► Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire) ► Gestionnaires des emplois du temps (autant d’utilisateurs que de gestionnaires) : ► Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière ► Ajouter, modifier : les ressources qu’il partage (enseignants, matières, salles) ► Consultants (profs, personnel administratif. . . )

Logiciel d’administration : Gestion des utilisateurs UTILISATEURS DROITS DONNES A L’UTILISATEUR DEFINITION DE L’UTILISATEUR

Logiciel d’administration : Objectifs ► Possibilité de gérer des groupes de partage pour limiter le nombre de ressources vues ► Partage des ressources entre différentes filières ► Partage des ressources entre différents départements (Ex: Salle QLIO S 209) ► Partage des groupes d’étudiants pour travailler à plusieurs sur un même emploi du temps…

Logiciel d’administration : Gestion des groupes Groupes de partage Droits sur les données partagées Données à partager

Bilan d’un semestre en GMP

Bilan d’un Semestre en GMP ► Actuellement: ► L’ensemble des filières du Dpt GMP utilisent VT. ► Pas de conflits de salles ou de profs. ► Les utilisateurs de VT en GMP en sont satisfait ► Pour gagner du temps: Exemple ► Création de macros pour automatiser l’impression des edt persos des profs (fichiers PDF) Exemple ► Création de macros pour automatiser l'édition des edt ► Access pour l’envoi des edt persos et complets (filière) ► Création d’un tableau croisé dynamique pour le bilan des heures à intégrer à Odyssée

Le logiciel VT pour tout l’IUT? Méthodes Investissement Perspectives

Méthodes ► Une seule base de données ► Ressources uniques: ► Profs, salles définis dans chaque département et partagés au besoin avec les autres ► Noms uniques pour les ressources et les enseignements Exemple: GMP-Maths-S 1 (matière) GMP-A 1 (groupe) GMP-S 209 (salle) ► Alias possible pour une meilleure lisibilité

Méthodes ► Dans chaque département ► Responsables de filières ► Correspondant pour l’administration des droits et le partage des ressources

Investissement ► Investissement dans chaque département ► ► Stricte minimum ► Formation au logiciel ► Structuration des groupes ► Gestion des droits Pour aller plus vite ► Macros ► Access (configuration) ► Excel pour les bilans (Odyssée)

Perspectives-Besoins ► Futur proche: ► Hébergement pour la bdd ► Automatisation des conversions des fichiers csv xls ► A l’étude ► Automatisation des mises à jours des calendriers d’outlook sur les comptes administratif (vcalendar) ► Optimisation du site internet

Pour toute information supplémentaire Inès BARANGER: i. baranger@iut. univ-evry. fr Laurent GUITOU: l. guitou@iut. univ-evry. fr Site VT: visual. timetabling. free. fr Merci…