Gestion Budgtaire et Comptable Publique GBCP Dpense Gestion

Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dépense Gestion des avances et des acomptes Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés 2 Domaines Budget Modules de formation associés La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Transverse Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Comprendre les processus de la dépense Dépenses Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes 30’ Carte d’achat et dématérialisation Gestion des pénalités Gérer les référentiels La démarche de contrôle Présentation du processus standard de la recette Recettes Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire 3 Introduction • Processus • Concepts clés Avances • Concepts clés • Impacts Récupération d’avance • Concepts clés • Processus • Impacts Remboursement d’avance • Concepts clés • Impacts Acomptes • Concepts clés • Illustration Quiz • Quiz

4 Introduction

Introduction 1 Concepts clés 5 Les avances et les acomptes doivent être distingués : Avance • Est renseignée au moment de la création de l’EJ. • Est payée au fournisseur avant l’exécution de ses prestations et donc avant le service fait. • Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures. Acompte ≠ • Constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. • Donne lieu à une demande de paiement. • N’est pas récupéré.

6 Avances

Introduction 1 Concepts clés 7 } Une avance : § Doit être déclarée au préalable sur l'EJ de référence. § Concerne les EJ de type marché. § Est payée au fournisseur avant l’exécution de ses prestations et donc avant le service fait. § Donne lieu à une récupération lors du paiement des factures. § Suit trois étapes clés : DP d’avance Paiement de l’avance Récupération de l’avance

Avance sur EJ 2 Impacts 8 } La DP d’avance a des impacts: § En comptabilité budgétaire matérialisés par : • • Consommation d’AE Cas général : lors de la validation de l’EJ de référence Marchés à bon de commande : lors de la validation de l’avance par le responsable de DP Consommation de CP Lors du paiement de l’avance § En comptabilité générale. Le schéma d’écriture lié à la mise en paiement de l’avance : 4091 Fournisseurs - Avances versées sur commandes X 5 Disponibilités X

9 Récupération d’avance

Récupération d’avance 1 Concepts clés 10 } La récupération d’avance : § Suppose qu’une avance ait été créée et payée en amont § Peut être réalisée sur les versements correspondant à des acomptes ou des règlement partiel définitif des sommes dues ultérieurement au titulaire § Doit être terminée lorsque le montant des prestations exécutées atteint 80% du montant du marché.

Récupération d’avance 1 Processus 11 } La récupération d’avance : § Intervient au moment de la comptabilisation de la DP, après le service fait et la réception de la facture. C’est sur cette DP que se fera la récupération d’avance (l’avance viendra en déduction de la DP). § Nécessite de faire référence à la pièce d’avance créée en amont et en référence à l’EJ.

Récupération d’avance 2 Impacts 12 } La récupération d’avance a : § Des impacts en comptabilité générale : 4091 Fournisseurs – avances versées sur commandes Disponibilité 1 2 3 § Des impacts en comptabilité budgétaire matérialisés par : – La consommation des CP lors de la mise en paiement de la DP portant récupération d’avance (pour le solde après déduction de l’avance)

13 Remboursement d’avance

Remboursement d’avance 2 Concepts clés 14 } Le remboursement : § Intervient dans le cas où : – L’avance a été payée à tort. et – L’avance ne peut pas être récupérée. § Peut être exécuté : – Soit • • • sur le même exercice que la génération d’avance. Emission d’une demande de reversement par l’ordonnateur. Prise en charge par le comptable. Envoi au fournisseur. sur un exercice différent de la génération d’avance. Emission d’un titre de recette par l’ordonnateur. Prise en charge par le comptable. Envoi au fournisseur.

15 Acomptes

Acomptes 1 Concepts clés 16 EJ SF DP Paiement SF partiel DP partielle Paiement partiel Acompte } Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. } Tous les fournisseurs sont susceptibles de bénéficier du droit au paiement d’acomptes. } L’enregistrement et la validation des services faits, des DP et des mises en paiement sont effectués suivant les modalités du processus général de la dépense (mêmes impacts comptables et budgétaires), par les mêmes acteurs.

1 Acomptes Illustration 17 1 2 Un acompte sur un EJ de 100 et un service fait partiel (SF 1) de 40 a déjà été certifié et payé partiellement à hauteur de 25. EJ SF 1 partiel DP 1 partielle EJ = 100 SF 1 = 40 DP 1 = 25 Un nouvel acompte en référence au SF 1 peut être payé. Il est au maximum de 40 -25 = 15 DP 2 partielle DP 2 = 15 3 Service fait restant à effectuer sur l’EJ = (100 -40) = 60 • • Nouvel acompte en référence au SF 1 : impossible Acompte sur service fait ultérieur : possible après certification du service fait ultérieur L’acompte doit faire référence à un service fait pour sa mise en paiement

18 Quiz

Conclusion 1 Quiz 19 Question 1 Qu’est-ce qu’un acompte ? Comment est-il traité dans l’outil ? Réponse : } Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. } L’enregistrement et la validation des services faits, des DP et des mises en paiement sont effectués suivant les modalités du processus général, par les mêmes acteurs.

Conclusion 1 Quiz 20 Question 2 A quel moment une avance a-t-elle un impact en comptabilité budgétaire ? Réponse : • Consommation des AE : Dans le cas général, les AE sont consommées lors de la validation de l’EJ de référence. Dans le cas d’un marché à bon de commande, la consommation d’AE a lieu lors de la validation de l’avance par le responsable de DP. • Consommation des CP : La consommation des CP se fait lors du paiement.