Gestion Budgtaire et Comptable Publique GBCP Dpense Demande

Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dépense Demande de paiement sur EJ Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés 2 Domaines Modules de formation associés La gestion en AE et CP Budget Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Transverse Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Comprendre les processus de la dépense Dépenses 30’ Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Les référentiels La démarche de contrôle Carte d’achat et dématérialisation Présentation du processus standard de la recette Recettes Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire 3 Introduction • Processus standard de la dépense • Concepts clés • Circuit de validation Création d’une demande de paiement sur EJ • Concepts clés • Articulation entre EJ, SF et DP : illustration • Impacts Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ • Concepts clés Quiz • Quiz

Introduction 1 Processus standard de la dépense 4 Formalisation d’un contrat Acheteur • • Description Un prescripteur exprime un besoin Le service acheteur vérifie l’opportunité et formalise un contrat Engagement juridique Gestionnaire des EJ Responsable des EJ (Contrôleur budgétaire) • Le gestionnaire de l’EJ crée l’EJ • Le responsable de l’EJ, et éventuellement le contrôleur budgétaire, vérifient et valident l’EJ Service Fait Gestionnaire du SF Certificateur Demande de paiement Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la prise en charge • Le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à l’engagement et constate le service fait • Le gestionnaire de la DP crée la DP • Le certificateur certifie le SF • Le comptable de la prise en charge prend en charge la DP • Le responsable de la DP la contrôle et la valide Paiement Responsable de la trésorerie • Le responsable de la trésorerie réalise le paiement

Introduction 1 Concepts clés 5 } Une demande de paiement (DP) : § Matérialise l'ordre donné par l'ordonnateur à l'agent comptable de procéder au paiement*. § Porte les imputations de comptabilité budgétaire et générale. § Se rapporte à des opérations avec des tiers fournisseurs (factures, avoirs, …) aboutissant à des flux financiers. } Dans le cas d’une DP sur EJ, les EJ sont formalisés dans le système d’information * : dans le cas d’une organisation avec service facturier, c’est le service fait qui matérialise l’ordre de payer

Introduction Circuit de validation d’une DP sur EJ sans service facturier 1 6 Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Service métier Expression de besoin Description Ordonnateur Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Responsable des EJ Gestionnaire du SF Contrôle et validation Constatation Certificateur du SF Gestionnaire des DP Contrôle et certification Création Comptable Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Contrôle et validation Prise en charge Mise en paiement Renvoi éventuel Rejet éventuel

Introduction Circuit de validation d’une DP sur EJ avec service facturier 1 7 Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Service métier Expression de besoin Description Ordonnateur Acheteur Gestionnaire des EJ Formalisation Création Responsable des EJ Gestionnaire du SF Contrôle et validation Constatation SFACT Certificateur du SF Gestionnaire des DP Contrôle et certification Création Responsable des DP Comptable de la PEC Contrôle et validation Renvoi éventuel Responsable de la trésorerie Mise en paiement

8 Création d’une demande de paiement sur EJ

Création d’une demande de paiement sur EJ 1 Caractéristiques 9 } Une demande de paiement (DP) sur EJ : § Est le résultat de la liquidation et peut porter sur tous les types de pièces associés à la dépense : factures, avances, avoirs. . . § Est créée en référence à un EJ (validé et pour lequel le service fait a été constaté puis certifié). § Identifie le fournisseur de l'EJ ayant réalisé la prestation ainsi que le bénéficiaire du paiement (si celui-ci est différent). § Peut être multi-imputations en cohérence avec les imputations portées par l’EJ

Création d’une demande de paiement sur EJ 1 Articulation entre EJ, SF et DP : illustration (1/2) 10 EJ SF DP EJ = 100 SF = 100 DP = 100 OU OU SF 1 = 60 SF 2 = 40 DP 1 = 60 DP 2 = 40 OU DP 1 A = 20 DP 1 B = 40 DP 2 A = 20 DP 2 B = 20 • L’engagement juridique constitue la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées. • Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser le montant engagé. • La demande de paiement ne peut être supérieure au service fait.

Création d’une demande de paiement sur EJ 2 Articulation entre EJ, SF et DP : illustration (2/2) 11 EJ SF DP EJ = 100 SF 1 = 40 SF 2 = 60 DP 1 = 30 DP 2 = 10 OU OU SF 1 = 50 DP 1 = 30 DP 2 = 20 • L’engagement juridique constitue la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées. • Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser le montant engagé. • La demande de paiement ne peut être supérieure au service fait.

Création d’une demande de paiement sur EJ 2 Impacts 12 } La validation de la demande de paiement sur EJ par le comptable a un impact en comptabilité générale. Le schéma d’écriture lié à la demande de paiement : Facture Non Parvenue 408 X Fournisseur 401 X

13 Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ

Modification et suppression d’une demande de paiement sur EJ Concepts clés 2 14 } Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : § Sont autorisées selon l’étape du flux de la dépense dans laquelles interviennent. DP non validée Modification de la DP ü Suppression de la DP ü Annulation de la DP DP comptabilisée mais non payée ü ü Correction en comptabilités DP comptabilisée et payée Contre-passation de l’écriture de dette fournisseur en comptabilité générale ü Correction en comptabilité générale et budgétaire § Doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d’information.

15 Quiz

1 Quiz 16 Question 1 Une DP est-elle obligatoirement créée pour le montant total du service fait certifié ? Réponse : Non, une DP (facturation partielle) peut aussi être créée pour une partie du montant certifié.

1 Quiz 17 Question 2 A quelle étape du processus de la dépense sont consommés les crédits de paiement (CP) pour une DP sur EJ ? Réponse : Les crédits de paiement sont consommés lors du paiement (rapprochement de la DP et du paiement).

1 Quiz 18 Question 3 A quelle étape du processus de la dépense, une DP sur EJ a un impact en comptabilité générale ? Réponse : L’impact en comptabilité générale a lieu lors de la validation de la DP par le comptable (prise en charge).