Gestion Budgtaire et Comptable Publique GBCP Dmatrialisation et

Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dématérialisation et Carte d’achat Détails et explicitations dans les commentaires du document

Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés 2 Domaines Budget Modules de formation associés La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Transverse Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Comprendre les processus de la dépense Dépenses Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Carte d’achat et dématérialisation Gérer les référentiels La démarche de contrôle 15’ Présentation du processus standard de la recette Recettes Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré

Sommaire 3 La dématérialisation • Principes • Gains La carte d’achat • Introduction • Processus Quiz • Quiz

4 La dématérialisation

La dématérialisation 1 Principes 5 La dématérialisation du processus (workflow) et des échanges • A pour objectif la disparition des supports papiers : échange direct sous un format numérique. • Concerne l’ensemble des : − Pièces : Engagement juridique, service fait, factures, pièces justificatives. − Etapes de la vie d’une pièce : de son initialisation à son archivage. − Acteurs du processus : fournisseur, client, gestionnaire, responsable, comptable. Tutelles Acheteur Clients Fournisseurs Gestionnaire Comptable Organisme Flux dématérialisés Acteurs externes En application de l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, les fournisseurs des acheteurs publics devront, à partir du 1 er janvier 2017, progressivement dématérialiser la transmission des factures. Les organismes publics devront traiter les factures dématérialisées reçues de leurs fournisseurs et émettre des factures dématérialisées à leurs clients à compter du 1 er janvier 2017 Cour des Comptes Organismes de contrôle Avantages : gain de temps, amélioration de l’exploitabilité des données, amélioration de la qualité des données échangées, harmonisation et automatisation des contrôles.

La dématérialisation 1 Gains 6 Gains de temps Gains financiers Amélioration de la qualité des données échangées Génération automatique des actes de gestion Réduction des frais d’impression, d’expédition Réduction des erreurs liées aux resaisies manuelles Amélioration de l’exploitabilité des données Diminution des frais d’archivage et de stockage Amélioration de la traçabilité des données Amélioration du temps de préparation des restitutions budgétaires et comptables Renforcement de la confidentialité des données Accès commun aux pièces justificatives stockées Harmonisation des procédures Automatisation des procédures

7 La carte d’achat

La carte d’achat 1 Introduction 8 La carte d’achat est un moyen de paiement auquel peuvent recourir les entités publiques comme modalité d’exécution des achats publics. Elle donne lieu à un traitement spécifique pour l’enregistrement de l’EJ et la certification du SF. Le recours à la carte d’achat permet de simplifier et de fluidifier le circuit de la dépense. La carte d’achat permet de réduire les coûts de traitement d’une commande, en rendant le processus de paiement plus rapide, sans risque d’intérêts moratoires. La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d’actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants).

La carte d’achat 2 Processus – Niveau 1 9 Le processus de la carte d’achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP 1 Achat Banque 3 Organismes publics 2 Envoi d’un ROB mensuel 5 Paiement à la banque 4 Prise en charge et validation de la DP Consommation d’AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation Fournisseur Règlement du fournisseur Consommation de CP Comptabilisation de l’écriture de trésorerie

La carte d’achat 2 Processus – Niveau 3 10 Le processus de la carte d’achat est similaire à la 3ème variante du processus de la dépense : DP sans EJ préalable et consommation des AE et SF concomitant à la DP 1 Achat dans le cadre d’un marché formalisé Banque 3 Organismes publics 2 Envoi d’un ROB mensuel 5 Paiement à la banque 4 Prise en charge et validation de la DP Consommation d’AE Comptabilisation de la charge ou immobilisation Fournisseur Règlement du fournisseur Consommation de CP Comptabilisation de l’écriture de trésorerie

11 Quiz

1 Quiz 12 Question 1 Quelles sont les dépenses concernées par la carte d’achat ? Réponse : La carte d'achat est utilisée pour des dépenses présentant un volume d’actes important et difficilement compressible, mais dont les enjeux budgétaire et comptable restent limités (faibles montants).

2 Quiz 13 Question 2 A quels moments sont consommés les AE et les CP dans le cas d’une dépense par carte d’achat ? Réponse : Les AE sont consommées à la validation de la DP (DP correspondant au ROB) et les CP sont consommés au paiement.