Gestion Budgtaire et Comptable Publique GBCP Budget Elaboration
Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Budget Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Détails et explicitations dans les commentaires du document
Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés 2 Domaines Budget Modules de formation associés La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Comprendre les processus de la dépense Dépenses Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Transverse 45’ Les référentiels La démarche de contrôle Carte achat et dématérialisation Présentation du processus standard de la recette Recettes Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Comptabilités – Cas particuliers Eléments de comptabilités Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré xxx module considéré
Sommaire 3 Notions clés Budget initial • Notions clés • • • Processus Présentation du budget initial Modifications du budget initial Fongibilité totale à l’intérieur d’une enveloppe Fongibilité asymétrique Budgets rectificatifs • Cas de recours à des budget rectificatifs • Présentation Allocation et mise à disposition des crédits • Processus • Organisation Quiz • Quiz
4 Notions clés
1 Notions clés 5 } Pour rappel, le budget est « l’acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses. (…) » (art 7 du décret GBCP). } Le budget initial (BI) : § § } Les budgets rectificatifs (BR) : § § } Est préparé par l’ordonnateur en lien avec le comptable. Est adopté par l’organe délibérant dans des délais permettant qu’il soit exécutoire au 1 er janvier de l’exercice auquel il se rapporte. Est présenté par enveloppes et par destinations. Est approuvé par les tutelles. Permettent d’enregistrer les modifications des autorisations de dépenses et des prévisions de recettes afin d’ajuster le BI. Sont préparés, votés et approuvés dans les mêmes conditions et les mêmes formes que le budget initial. Les budgets rectificatifs d’urgence (BRU) : § § § Permettent, en cas d’urgence et dans le cas où l’organe délibérant ne peut être réuni, d’enregistrer les modifications des autorisations de dépenses et des prévisions de recettes afin d’ajuster le BI sans décision préalable de l’organe délibérant ; Sont autorisés par le contrôleur budgétaire et après consultation des tutelles ou en l’absence du contrôleur budgétaire par ces autorités ; Sont entérinés lors de la plus proche réunion de l’organe délibérant.
6 Budget initial
Budget initial 1 Processus 7 Elaboration et approbation du budget Programmation des dépenses et recettes Elaboration du budget initial • Premier acte obligatoire du cycle budgétaire • Préparé par l’ordonnateur en lien avec l’agent comptable • Adopté par l'organe délibérant dans des délais permettant qu'il soit exécutoire au 1 er janvier. • Approuvé par l’autorité de tutelle Budget voté Budget exécutoire Budget approuvé Elaboration de budgets rectificatifs • Le budget est un acte prévisionnel qui peut être modifié ou complété en cours d’exécution
Budget initial 1 Construction du budget initial 8 } Le budget initial de N+1 est alimenté par : § § Les engagements juridiques qui sont prévus pour N+1 Les éventuels compléments d’engagement juridique en N+1 sur les EJ passés antérieurement Pour les AE § Les prévisions de décaissement sur les EJ ou compléments d’EJ prévus pour N+1 Les paiements prévus pour N+1 au titre des EJ antérieurs à N+1 (restes à payer sur N+1) Pour les CP Les prévisions d’encaissement sur les titres comptabilisés sur les exercices antérieurs à N+1 Les prévisions d’encaissement sur les titres à venir (sur la base des contrats en cours ou à venir, des subventions prévues, etc. ) Pour les recettes § § § } L’élaboration du budget en AE et CP peut être effectuée sur la base : § § des dépenses récurrentes passées (dépenses de fonctionnement notamment) auxquelles est appliqué un facteur statistique pertinent ; et des opérations plus ponctuelles d’une certaine importance donnant lieu à dépenses.
Budget initial 2 Présentation du budget initial 9 } Dossier de présentation du budget initial La note de présentation de l’ordonnateur : } Eclaire les membres de l’organe délibérant sur la nature et les enjeux des décisions soumises à leur approbation. } Explicite les choix budgétaires au regard du contexte, des missions, de la stratégie de l’organisme. } Analyse les équilibres généraux. } Retrace les évolutions les plus significatives. Les tableaux budgétaires : } Tableaux soumis au vote de l’organe délibérant § tableau des autorisations d’emplois ; § tableau des autorisations budgétaires ; § tableau d’équilibre financier ; § tableaux relatifs à la situation patrimoniale. } Tableaux présentés pour information § tableau des dépenses par destination ; § tableau des opérations au nom et pour le compte de tiers ; § tableau de passage entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale ; § plan de trésorerie ; § tableau des opérations sur recettes fléchées ; § tableau des opérations pluriannuelles par nature.
Budget initial 1 Modifications du budget initial 10 } } L’enveloppe constitue le niveau de l’autorisation budgétaire votée par l’organe délibérant, auquel s’apprécie le caractère limitatif des crédits. A l’intérieur de l’enveloppe, les crédits sont fongibles. Compétence de l’ordonnateur A l’intérieur d’une enveloppe Fongibilité totale Vote par l’organe délibérant Modification du budget Entre enveloppes hors dépense de personnel De l’enveloppe de personnel vers les autres enveloppes Limitativité Fongibilité asymétrique Budget rectificatif Vote d’un plafond par l'organe délibérant Fongibilité dans la limite du plafond après avis du contrôleur budgétaire
Budget initial 2 Fongibilité asymétrique 11 Fongibilité asymétrique de l’enveloppe de personnel vers les autres enveloppes Illustrations Fongibilité intra-enveloppes } Un plafond de mouvement de crédit peut être fixé par l’organe délibérant. } Le mouvement de crédits est ensuite soumis au contrôleur budgétaire qui donne son avis à l’ordonnateur. } À la suite de cet avis, les crédits de l’enveloppe de personnel sont utilisés pour abonder les autres enveloppes de dépense (l’inverse n’est pas possible). } Les modifications doivent être présentées pour information à l’organe délibérant. Fonctionnement Sous enveloppe A Sous enveloppe B Fongibilité asymétrique Fonctionnement Personnel Intervention Investissement
12 Budgets rectificatifs
Budgets rectificatifs 1 Processus 13 } Un organisme doit avoir recours à un budget rectificatif pour toute modification (augmentation ou diminution) du niveau de crédits d’une enveloppe, à l’exception des cas d’exercice de la fongibilité asymétrique. } Un organisme doit avoir recours à un budget rectificatif dans les cas suivants pour les recettes : § Variation à la baisse des recettes prévues, si elle a un impact sur la capacité de l’organisme à payer, nécessitant une révision des dépenses initialement autorisées. § Variation à la hausse des recettes, dans le cas où l’organisme souhaite utiliser ces recettes supplémentaires en autorisant de nouvelles dépenses sur l’exercice. Les budgets rectificatifs sont préparés, votés et approuvés dans les mêmes conditions et formes que le budget initial.
Budgets rectificatifs 2 Cas de recours à des budgets rectificatifs 14 Illustrations Un organisme peut notamment avoir recours à un budget rectificatif dans les cas suivants : Modification des recettes Modification des dépenses } Programmation N+1 entrante N+1 sortante Personnel Fonctionnement 1 2 Année N+1 AE/CP non consommés Investissement Intervention Reprogrammation de N à N+1 Recettes 1 2 Impact sur la capacité à payer Utilisées pour autoriser de nouvelles dépenses Reprogrammation de N+1 à N+1
Budget rectificatif 2 Présentation du budget rectificatif 15 } Les principes généraux de la présentation d’un budget rectificatif sont les mêmes que ceux qui s’appliquent au budget initial, à l’exception des aménagements destinés à mettre en évidence les évolutions apportées : La note de présentation de l’ordonnateur Les tableaux budgétaires } Explicite les écarts avec le budget initial (ou le budget rectificatif précédent). } Détaille les différents mouvements de crédits qui affectent le budget en cours de gestion (dépenses ou recettes nouvelles, économies, redéploiements de crédits et leur incidence sur les équilibres généraux…). } Présente le mode de financement des dépenses supplémentaires (économies ou recettes nouvelles) ou les ajustements de crédits liés à une diminution des prévisions de recettes. } Les tableaux pour vote sont présentés modifiés. Ils contiennent notamment une colonne « budget rectificatif » (BR) et une colonne présentant les écarts entre le BR et l’initial. } Les tableaux pour information de l’organe délibérant sont obligatoirement présentés dès lors qu’ils sont affectés par le BR et sont modifiés en conséquence.
16 Allocation et mise à disposition des crédits
1 Allocation et mise à disposition des crédits Processus 17 Ouverture des crédits Budget voté et exécutoire Allocation initiale des prévisions de recettes • Ventilation des prévisions de recettes selon les structures en charge de l’émission des titres. Allocation initiale des AE et CP • Ouverture et mise à disposition des crédits en AE et CP au croisement des axes budgétaires pertinents choisis par l’organisme. • Mise à disposition totale des crédits aux différentes structures. Réallocations • Libres à l’intérieur d’une enveloppe. • Possibles dans le cadre de la fongibilité asymétrique. • Via le budget rectificatif dans tous les autres cas. • La mise à disposition permet aux structures d’engager et de payer. Pilotage continu sur l’exercice en cours via : • La comparaison entre les dépenses / recettes réalisées et celles qui étaient planifiées. • Le réajustement des crédits en conséquence.
2 Allocation et mise à disposition des crédits Organisation 18 Exemple d’organisation Ordonnateur principal Déclinaison du budget mis à disposition sur les différents axes budgétaires Mise à disposition des crédits Ordonnateur secondaire Déclinaison du budget mis à disposition sur les différents axes budgétaires Service opérationnel Programmation et suivi des crédits
19 Points particuliers
Points particuliers 2 Intégration des restes et charges à payer 20 } Les restes à payer correspondent en comptabilité budgétaire à la différence entre les engagements souscrits sur l’exercice et les exercices passés (c’est-à-dire les AE consommées sur celui-ci ou les exercices antérieurs) et les paiements (c’est-à-dire les CP consommés) effectués sur ces engagements (AE consommées – CP consommés). Restes à payer = AE déjà engagées jusqu’au 31/12/N - CP consommés jusqu’au 31/12/N } Cette notion est à distinguer de la notion de charges à payer. } Les charges à payer en comptabilité générale sont les dépenses qui n’ont pas été réglées aux fournisseurs soient : § les services faits certifiés, mais non payés ; § les services faits constatés mais non certifiés ; § les réceptions réalisées mais non encore constatées dans le système d’information.
Points particuliers 2 Intégration des restes et charges à payer 100 € P (c aie on m so en m ta m u at 15 i o /0 n 3/ de N C +1 P) ic e 15 fai /0 t e 2/ n N da +1 t e rv Se En du ga 15 gem /1 e 0/ n N td ( e d’ con l’E A s J E) om e m nd at at io e n Illustration sur un EJ du 21 75 € 60 € Au 31/12/N : • Montant des restes à payer : 100 € • A ne pas confondre avec les charges à payer : 0 Au 31/12/N+1 : • Montant des restes à payer : 100 – 60 = 40 € • Charges à payer : 75 – 60 = 15 €
22 Quiz
1 Quiz 23 Question 1 Quelles sont les deux étapes qui permettent de rendre le budget exécutoire ? Réponse : Le budget doit être voté par l’organe délibérant, puis approuvé par les tutelles.
1 Quiz 24 Question 2 Après le vote du budget par l’organe délibérant, l’organisme est-il tenu d’avoir une approbation écrite de la part des autorités de tutelle ? Réponse : Non, il existe un délai d’approbation tacite d’un mois sauf dérogation. Au-delà de ce délai, en l’absence d’un retour écrit des tutelles, le budget est considéré comme étant tacitement approuvé.
1 Quiz 25 Question 3 La fongibilité asymétrique consiste-t-elle à : 1. fusionner les dépenses et les recettes ? 2. abonder les crédits de personnel à partir des crédits d’investissement ou de fonctionnement ? 3. abonder les crédits d’investissement ou de fonctionnement à partir des crédits de personnel ? Réponse : 3. La fongibilité asymétrique consiste à abonder les crédits d’investissement ou de fonctionnement à partir des crédits de personnel, alors que l’inverse n’est pas possible. Ces mouvements se font à l’initiative de l’ordonnateur et après avis du contrôleur budgétaire, dans la limite d’un plafond voté par l’organe délibérant.
2 Quiz 26 Question 4 L’organisme encaisse beaucoup plus de recettes que prévu mais ne prévoit pas de dépenses supplémentaires. Doit-il procéder à un budget rectificatif ? Réponse : Non pas obligatoirement. Il devrait le faire s’il prévoyait de nouvelles dépenses non prévues. Il en sera de toute manière rendu compte lors de l’établissement du compte financier.
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