GESTIN FINANCIERA SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD ISO

GESTIÓN FINANCIERA

SISTEMA DE GESTIÒN DE CALIDAD – ISO 9001: 2015 REVISIÓN GERENCIAL SECCIONAL MACROPROCESO: SOPORTE PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA ARTICULACIÓN CON ACREDITACIÓN PROYECTO(S) PIDI ASOCIADO Factor 12. Recursos Financieros Proyecto 25. Fuentes de financiación y estrategias de fortalecimiento y control financiero Marzo 28 de 2019

ESTADO DE LAS ACCIONES DE LAS REVISIONES POR LA DIRECCIÓN PREVIAS CONSOLIDADO DE TAREAS DE REVISIONES GERENCIALES 2007 -1 AL 2018 2007 -1 2007 -II 2008 -2 2009 -1 2009 -2 2010 -1 2010 -2 2011 -1 2011 -2 2012 -1 2012 -2 2013 -1 2013 -2 2014 2015 2016 2017 2018 En proceso Total acciones 2007 al 2018 7 6 11 0 5 7 10 4 4 1 6 6 5 6 7 1 5 4 2 2 97 SEGUIMIENTO A ACCIONES DE MEJORAMIENTO 2018 No. ACCIONES DE MEJORAMIENTO Salida a producción de software de requisición de compras, lo cual mejora en los tiempos de 1 respuesta, trazabilidad del proceso en tiempo real, evita reprocesos, ahorro de papel SEGUIMIENTO ESTADO Se parametrizó desdé Pereira en compañía del proveedor del software, se envió a calidad en Bogotá para la última revisión y salida a producción. No hemos recibido respuesta de Bogotá En Proceso Esta actividad debe esperar a que tengamos Actualización de la normatividad y manual de finiquitados los procesos de unificación de los sistemas presupuestos con el fin de articularlo con la nueva SEVEN, SINU Y CAKTUS, a fin de sacar una 2 normatividad contable: (NIIF) y PUC del Ministerio normatividad que contemple la totalidad de los cambios realizados En Proceso

OPORTUNIDADES Y ACCIONES DE MEJORA PARA EL PERÍODO (2019)

OPORTUNIDADES Y ACCIONES DE MEJORA PARA EL PRÓXIMO PERÍODO (2019) RESPONSAB LE FECHA 1 Implementación del sistema de botón de Permitirá que la posibilidad de pago virtual PSE en todas las seccionales. virtual funcione como debe ser. Al Solo lo tiene Pereira. La mejora consiste acceder a un pago tendré la opción en quedará en línea con el sistema de pagar virtualmente cualquiera de las modalidades, no solo matrícula SEVEN Tesorerías seccionales Primer semestre 2019 2 Solamente las Presidencias seccionales y las sindicaturas tendrán Planeación acceso al sistema financiero. Nacional, Implementación del sistema de Podremos tener informes por Sindicaturas información financiera a través del SIGUL seccional, facultad y programa. seccionales Informes generales (eje: acreditación) se centralizarán. Primer semestre 2019 ACCIONES DE MEJORAMIENTO 3 Implementación de contratación acuerdos de suministro para insumos IMPACTO Tenemos aprobación del Consejo Directivo para presentar este tipo de de convenios hasta por 1 año. Identificamos el tipo de insumos a incluir Compras y almacén Segundo semestre 2019

OBJETIVO 1 Mejorar la percepción de satisfacción de la comunidad Unilibrista frente a la calidad de los servicios prestados por la universidad. Satisfacción del cliente y retroalimentación de las partes interesadas: Encuestas Calificaciones de Servicio Quejas

ENCUESTAS Garantizar que el nivel de satisfacción de la comunidad Unilibrista frente a la calidad de los servicios prestados por la universidad se encuentre como mínimo en un 80%. (Estudiantes: 1. 626, Docentes: 170, Administrativos: 77 y Egresados: 606) Encuesta 2017 AÑO 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 % 63% 65% N/A 68% N/A 84, 56% N/A N/A 81% 77, 45% Muestra 139 347 N/A 208 N/A 370 N/A N/A 973 2. 479 2. Los sistemas de información de la Universidad que apoyan mis procesos como docente, estudiante, directivo, administrativo, egresado son confiables, accesibles y eficaces. (Gestión Financiera, Gestión Humana, Gestión de Admisiones y registros, Gestión de Biblioteca) (Estudiantes, administrativos, docentes y egresados) 9. La asignación de recursos físicos y financieros del programa se realiza de manera equitativa. (Docentes y administrativos) 1. Los procedimientos y trámites financieros que conciernen al funcionamiento del programa son efectivos (calidad). (Estudiantes, docentes y administrativos) 4, 0 3, 79 3, 74 2. El programa cuenta con los recursos financieros que se requieren para atender adecuadamente las necesidades formativas, investigativas de proyección social y administrativas. (Administrativos) 3, 96 RESULTADO 3, 87 ACCIONES CORRECTIVAS RESULTADO ENCUESTA 2017 2018 Encuesta de necesidades y expectativas a estudiantes 157 Causas: Preguntas direccionadas a un grupo focal que no corresponde Acciones Correctivas: Direccionar las pregunta en forma correcta: grupo focal, áreas de competencia, etc. SEGUMIENTO Direccionar las pregunta en forma correcta: grupo focal, Cerrada: Se envió propuesta de formulación de preguntas dirigidas a cada grupo focal y se envió a la coordinación de calidad para su posterior revisión en la sede principal áreas de competencia, etc.

En el año 2018 se hizo por El Sistemas de Gestión de la Calidad en el mes de octubre 2018, encuesta a nivel nacional de necesidades y expectativas (157 estudiantes encuestados – en espera de resultados de priorización de necesidades): 11. Qué necesidades o expectativas tiene del Servicios de Gestión Financiera. * Seleccione máximo tres, que usted considere con mayor relevancia. *Agilidad en los trámites de créditos *Tener opciones de acceder a créditos con diferentes entidades financieras *Tener mejores tasas de crédito para financiar la matrícula *Agilidad en los trámites de Saldos a favor *Agilidad y facilidad para realizar los pagos. *Mayores puntos de atención en temporadas de matricula *Información clara y precisa de los trámites financieros *Otras

CALIFICACIÓN DEL SERVICIO: Mejorar en mínimo el 20%, la gestión de atención de quejas de manera eficaz y oportuna respecto a la medición del semestre anterior. AÑO 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 % 32% 98% 94% 76% 89% 98% 84% 98% 96% 100% Muestra 8 50 50 127 112 51 38 183 116 60 103 127 2018 0 Los usuarios no calificaron los servicios que brinda Gestión Financiera 96% 32% 98% 50 8 1 2 2006 2007 76% 94% 89% 127 50 3 2008 100% COMPARATIVO 98%CALIFICACIONES DEL SERVICIO 2006 - 2018 4 2009 Series 1 112 5 2010 84% Series 2 51 6 7 2011 2012 100% 98% Series 3 38 Series 4 183 8 2013 116 9 2014 10 2015 127 91 60 11 2016 12 2017 0%0 13 2018

QUEJAS: Mejorar en mínimo el 20%, la gestión de atención de quejas de manera eficaz y oportuna respecto a la medición del semestre anterior. (Recurrentes, cerradas y respuesta oportuna) 2018 -1 1 QUEJAS RECURRENTES POR PROCESO QUEJAS CERRADAS POR PROCESO QUEJAS POR PROCESO 2018 -2 2018 -1 0 1 2018 -2 RESPUESTA DE LAS QUEJAS DENTRO DEL TIEMPO ESTABLECIDO 2018 -1 0 2018 -2 0 0 2018 -1 1 2018 -2 0 Durante el 2018 se presentó 1 queja y una solicitud las cuales fueron atendidas oportunamente PQRS RESPUESTA AL USUARIO Muy buenas tardes Sandra Patricia, En respuesta a su solicitud sobre el Fondo Patrimonial Sena, atentamente le informamos que SOLICITUD POR LA PÁGINA WEB: Buenos días. Muy respetuosamente solicito me informe si el beneficio del este está dirigido a estudiantes después de segundo semestre. FONDO PATRIMONIAL SENA aplica para estudiantes nuevos con un ICFES de 299. Muchas gracias Lo anterior dado que uno de los requisitos es adjuntar las notas del periodo académico inmediatamente anterior. La invitamos a participar en este fondo ya para el periodo 2019. DERECHO DE PETICIÓN POR LA PÁGINA WEB Buenas tardes. De la manera más atenta me permito interponer ante ustedes Derecho de Petición en interés particular con el fin de que a través de este medio me den respuesta a la solicitud que he realizado en dos ocasiones al Área de Tesorería, con el fin de que me indiquen cual es el procedimiento a seguir para abonar el descuento a que tengo derecho por ser egresada de la Universidad, una vez comencé mi periodo académico el año pasado en la Especialización Derecho del Trabajo, Pensiones y Riesgos Laborales. Este descuento no pudo ser efectuado ya que fui en varias ocasiones a la Universidad en el mes de Enero del año 2017 para cancelar la matricula y realizar el pertinente descuento, sin haberse podido lograr esta solicitud. Meses después me acerque a la oficina de tesorería para averiguar que pasaría con este descuento y me informaron que no se perdía sino que podía ser abonado a los derechos de grado que tengo que cancelar. Cuando fui a cancelar en el mes de Julio el pago correspondiente del segundo Se dio respuesta a la quejosa el día 19/04/2018 desde la Tesorería semestre del programa, la auxiliar me informó que debía enviar un correo a la tesorera para solicitar que me manifestara cual era el tramite, sin recibir respuesta alguna a este. Nuevamente en el mes de marzo reenvié el correo para solicitar nuevamente que me informaran que tenía que hacer y esta es la fecha que no he recibido respuesta alguna a mi requerimiento. Es por esto que acudo a este correo, con el fin de obtener respuesta oportuna. Por último, tengo para manifestar que tengo los correos que soportan las solicitudes realizadas y que no han sido contestados, pero por este medio no puedo adjuntarlos. Cordialmente, CATHERINE BETANCUR BARRIOS

OBJETIVO 2 Cumplir con las necesidades y expectativas de nuestros usuarios a través de los Acuerdos de Servicio, los requisitos técnicos y la reglamentación establecida por la Universidad. Desempeño de los procesos y conformidad del servicio Cumplir con los acuerdos de servicio como mínimo en un 80%.

Análisis objetivo“ 2” de Calidad Indicadores de Acuerdos de Servicio RESULTADO 2018 -1 2018 -2 INDICADOR Días promedio para el trámite de cuentas por pagar (Acuerdo -Mensual): Número de cuentas radicadas dentro de los plazos establecidos en el PROMEDIO 100% A Septiembre 65% 96% A Septiembre 98, 7% 97% acuerdo de servicio / Total de cuentas recibidas en el mes * 100 Días promedio para el trámite de cuentas por pagar (Acuerdo - Mensual): Número de cuentas causadas dentro de los plazos establecidos en el acuerdo de servicio / Total de cuentas recibidas para causación en el mes * 100% Asignación de disponibilidad presupuestal (Acuerdo) "2" 97, 5 % Análisis del indicadores Los indicadores cumplieron la meta, es importante informar que los indicadores se sacan de la bitácora Cuentas radicadas: Se cumplió la meta del 100%. Hasta Septiembre del año 2018, se recibieron 621 cuentas las cuales fueron radicadas totalmente Cuentas causadas: No se cumplió la meta estándar del indicador del 100%, la seccional obtuvo un resultado del 96% al 30 de Septiembre. En el primer semestre el resultado está viciado por los problemas de unificación del sistema en el módulo de Pagaduría Asignación de disponibilidad presupuestal: El total de solicitudes presentadas durante el año 2018 fueron 1445 y 1410 tramitadas dentro del plazo establecido en el acuerdo de servicio por devolución (por la fecha en que llegaron no alcanzaban a complementar el trámite de compra) o porque surgen procesos de reclasificación de presupuesto. Se cumple la meta al estar por encima del 90%

OBJETIVO 3 Garantizar la eficacia y eficiencia de los procesos que aseguren la excelencia y calidad institucional Desempeño de los procesos y conformidad del servicio Lograr que el 80% de indicadores de gestión de los procesos cumpla con la meta establecida

Análisis del Objetivo “ 3” de Calidad Indicadores de Gestión del procesos INDICADOR 2016 2017 -1 2017 -2 2017 2018 -1 2018 -2 33% Oportunidad en entrega de estados financieros 8, 33% 4, 1% Precisión en la elaboración del Presupuesto de ingresos 7% Precisión en la elaboración del Presupuesto: de gastos 8% 3, 1 % Precisión en la elaboración del Presupuesto: de inversión 4% 7, 1% Eficacia del recaudo: Créditos directos (Anual) Eficacia del recaudo entidades financieras (semestral /anual) Asignación de disponibilidad presupuestal (Acuerdo- Trimestral) (2 y 3): Número de solicitudes tramitadas dentro del plazo establecido en el acuerdo de servicios / Total de solicitudes radicadas * 100% 111% PROMEDIO 92% ND 100% 99, 7 % ND 98% 99 % 97 % 98% Análisis de indicadores: Se cumple con la meta de los indicadores de proceso y en algunos casos con los rangos buenos Oportunidad en la entrega de estados financieros: Se presenta el no cumplimiento por unificación de programa financiero a nivel nacional. Adicionalmente nos unificaron con la seccional más lenta. Indicador debe desaparecer. Porque no hay obligación de entregar estados financieros sino el 31 de Diciembre de cada año Precisión en la elaboración del Presupuesto de ingresos : Se califica mal la eficiencia Precisión en la elaboración del Presupuesto: de gastos: Se califica mal la eficiencia Precisión en la elaboración del Presupuesto: de inversión: Se califica mal la eficiencia Eficacia del recaudo: Créditos directos (Anual): El módulo de cartera con la unificación no se ha podido estabilizar Eficacia del recaudo entidades financieras (semestral /anual): El módulo de cartera con la unificación no se ha podido estabilizar

Producto y/o servicio no conforme identificado RESUMEN DE CONFORMIDAD LA NO Acción/Acciones implantadas Estado No se han presentado servicios no conformes por quejas recurrentes o incumplimiento a los 2 acuerdos de servicio: Días promedio para el trámite de cuentas por pagar Disponibilidad presupuestal

RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS

RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS Resultados de Auditorias internas NC NC NC NC NC II-2006 I-2007 I-2008 II-2008 I -2009 I -2010 2011 2012 -2 2013 -1 2013 -2 2014 -1 2014 -2 2015 -1 2015 -2 7 3 2 2 0 0 0 1 0 0 NC NC 2016 -1 2016 -2 0 0 0 NC NC 2017 -1 2018 -1 0 0 AUDITORÍAS INTERNAS 2018 No se presentaron hallazgos, se encontró una observación en cada ciclo de auditoría

RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS Resultados de Auditorias Externas proceso GF Auditoria externa NC OBS 0 0 Se recibió visita de auditoría externa de seguimiento en el mes de julio de 2018 para las seccionales de: Bogotá, Barranquilla y Pereira, no se presentaron hallazgos en el proceso

ESTADO DE LAS NO CONFORMIDADES Y DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Auditoría interna ACCIONES CORRECTIVAS 2 EN PROCESO EFICACIA ACCIONES CERRADAS 1 ACCIONES 1 % 50% SEGUIMIENTO Observación 1: Se tienen evidencia de acompañamiento a las áreas para el proceso de elaboración de presupuesto vigencia 2018, planes de acción registrados en el formato establecido por el Revisar las actas y hacer firmar las Cerrada: Se firmaron conjuntamente con las sistema de gestión de calidad y quedando registro de que no tengan firmas del presupuesto 2019 actas, las cuales no cuentas con las formas respectivas (numeral 8, 5, 1 control de la producción y de la provisión del servicio de la norma ISO 9001: 2015). Observación 2: Debido a los inconvenientes presentados a nivel nacional con la unificación de los sistemas de información no se tenían datos de la bitácora, por lo cual no se evidencia resultados de indicadores (Numeral 9. 1. 1 Generalidades de la Norma ISO 9001: 2015) Dependemos del avance del proyecto nacional para los cierres contables y sus consecuentes indicadores de cartera, los demás indicadores semestrales fueron entregados En Proceso: Proceso de unificación del sistema contable próximo a terminar, adelanto aproximado del 95%. Pendiente ajustar estados financieros en norma NIIF

GESTIÓN DEL RIESGO Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades. OPORTUNIDADES DE MEJORAEN PROCESO CERRADAS TOTAL RIESGOS EFICAZ % 4 0 2 50% 2 2 Se identificaron 2 riesgos (Tecnológico y Legal) y se formularon 4 oportunidades de mejora, 2 de ellas se encuentran cerradas. RESUMEN RIESGO y CAUSA A ELIMINAR OPORTUNIDADES DE MEJORA SEGUIMIENTO s A raíz del proyecto de unificación, la sede RIESGO TECNOLÓGICO: Fallas en la conectividad en principal debe garantizar la Cerrada: El software genera las copias de respaldo todos los días el sistema de información conectividad de los para brindar seguridad a las operaciones de las seccionales sistemas para todas las Seccionales

GESTIÓN DEL RIESGO Eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades. OPORTUNIDADES DE MEJORAEN PROCESO CERRADAS TOTAL RIESGOS EFICAZ % 50% 4 0 2 2 2 Se identificaron 2 riesgos (Tecnológico y Legal) y se formularon 4 oportunidades de mejora, 2 de ellas se encuentran cerradas. RESUMEN RIESGO y CAUSA A ELIMINAR OPORTUNIDADES DE MEJORA SEGUIMIENTO s Adquisición de dos cámaras de seguridad con ubicación estratégica que vigile sitios de En Proceso: Se hizo requisición de compra almacenamiento de pagarés y CDT En Proceso: Ya se dio inicio a la construcción Habilitación de espacios para almacenamiento y del edificio administrativo. Se deberá la política, porque los RIESGO LEGAL: custodia adecuada de los títulos valores en el nuevo modificar Pérdida de títulos valor edificio administrativo intermediarios financieros cada vez más se niegan a emitir CDT¨s en físico Carta de autorización de colocación de prórroga de CDT con advertencia que el título valor no es Cerrada: Acción permanente negociable y sello de pago a primer beneficiario en todos los cheques girados