GESTIN FINANCIERA GESTIN ADMINISTRATIVA GESTIN ACADMICA OPERACIN EN
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GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ACADÉMICA OPERACIÓN EN PUNTO DE EQUILIBRIO RECUPERACIÓN SOLIDEZ FINANCIERA PLAN DE ALIVIO FINANCIERO DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ESTUDIO TÉCNICO REDISEÑO
SISTEMAS DE INFORMACIÓN FUNCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL AMBIENTE Y CLIMA DE TRABAJO EDUCACIÓN SUPERIOR DE CALIDAD ACREDITACIÓN INSTITUCIONAL ORGANIZACIONES DE BASE FACTORES SOCIALES Y CULTURALES GRUPOS DE INTERÉS
FASE 1: DIAGNÓSTICO FASE 2: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA FASE 3: ENTREGA DE PRODUCTOS ANÁLISIS MISIONAL Y ESTRATÉGICO REDEFINICIÓN FUNCIONES ÁREAS ANÁLISIS DE PROCESOS DISEÑO ESTRUCTURA INTERNA PROPUESTA PLANTA DE PERSONAL MEDICIÓN DE CARGAS DE TRABAJO Análisis interno y externo Análisis financiero Análisis de capacidad institucional Mapa de procesos Análisis de la calidad del servicio PROCESO DE INTERVENCIÓN Planta de personal Escala salarial Perfiles de cargos Evaluación Capacidad Económica Institucional Manual de funciones y competencias laborales
Ine Per stab Go did ilida be a d d F rn e I ab de inan ilid nt cie ad ida ra cu d I es nst tio itu na cio da na l 2016 2017 La crisis una oportunidad de mejora
Con responsabilidad pública y compromiso social ME DIO S Revisión, ajuste y expedición de los estatutos: General, Docente, Administrativo y Estudiantil Cargas, organigrama, planta, perfiles de cargos y manual de funciones.
Dotar a la administración de la Universidad del Tolima de una herramienta de Gestión que permita presentar y desarrollar una propuesta de estructura moderna, dinámica y flexible, que posibilite una gestión universitaria eficiente, oportuna, de calidad y orientada al estudiante, eje de la educación superior.
PROBLEMA ANÁLISIS CAPACIDAD PARA RESOLVER NO PODEMOS EVITAR LOS PROBLEMAS; PERO COMO SERES HUMANOS, TENEMOS LA CAPACIDAD DE ELEGIR LA RESPUESTA QUE LE DAREMOS.
CRONOGRAMA AJUSTADO ACTIVIDAD PRODUCTOS O METAS POR CADA ACTIVIDAD nov-16 Guía de color: Control Programado Ejecutado SEMANAS 1 2 3 4 5 dic-16 6 7 8 9 ene-17 10 11 12 13 feb-17 14 15 16 17 18 mar-17 19 20 abr-17 21 may-17 Planeación del proyecto Acuerdo de plan de trabajo y verificación de cronograma Plan de trabajo del proyecto Conformación del equipo de trabajo Contacto con supervisor y equipo de trabajo de Universidad del Tolima Etapa I – Revisión organizacional PRODUCTO 1 Preliminar Documento Realizar la recopilación y revisión de producto de la información preliminar de la revisión organizacional Presentar resultados ante las instancias preliminar pertinentes. Informe Plan de medidas (Ok entregado) coyunturales de “alivio”. Etapa II – Diagnóstico Inicial Desarrollar un análisis externo Analizar la situación financiera actual Realizar levantamiento de información de cargas de trabajo del personal PRODUCTO 2 Documento de Validar la información recopilada con el estudio técnico para el rediseño jefe inmediato o persona designada. organizacional de Realizar el cálculo de la carga laboral de la Universidad del los cargos en estudio. Tolima Validar los resultados con la persona encargada. Analizar los resultados de la medición y PRODUCTO 3 consolidar el informe de resultados. Estudio de cargas Presentar resultados ante las instancias de trabajo pertinentes. Diagnóstico, análisis y evaluación de los procesos técnico misionales y de apoyo. Evaluación de la prestación de los servicios. Entrega de productos 2 y 3
CRONOGRAMA AJUSTADO Guía de color: Control Programado Ejecutado SEMANAS ACTIVIDAD PRODUCTOS O METAS POR CADA ACTIVIDAD 1 nov-16 2 3 4 5 dic-16 6 7 8 9 ene-17 10 11 12 13 feb-17 14 15 16 17 18 mar-17 19 20 abr-17 21 may-17 Etapa III – Rediseño de la Estructura Organizacional Revisar la estructura organizacional actual y plantear una propuesta de mejora. PRODUCTO 4 Revisión y Mejora Reunión Comité Operativo del Convenio de la estructura organizacional Validar las propuestas con el coordinador PRODUCTO 5 Comparativo de o supervisor del proyecto o con las personas que se asigne. Modelo de Acto planta de personal actual y planta Administrativo de Estructura propuesta Ajuste al manual de funciones y PRODUCTO 6 competencias de acuerdo con la planta Ajuste al manual de de personal aprobada. funciones y competencias Reunión Comité Operativo del Convenio Presentar y entregar los resultados del proyecto ante las instancias pertinentes. Modelo de Acto administrativo de planta y manual de funciones Etapa IV – Plan de Implementación Acompañamiento en la elaboración y sustentación de los proyectos de normatividad interna y actos administrativos PRODUCTO 7 Modelo de actos administrativos
1. ELIMINAR RUPTURA EN LA UNIDAD DE MANDO DE LA UNIVERSIDAD 2. ESTABLECER CARGA LABORAL DE PROFESORES DE PLANTA 3. CORREGIR DIRECCIONES DE PROGRAMA O DEPARTAMENTO 4. RESTRINGIR ORDENACIÓN DEL GASTO Fortalecimiento Reducción de del Gobierno gastos de Corporativo funcionamiento Reducción de costos en productos y servicios Recuperación del funcionamiento normal Mejoramiento del desempeño Financiero Incremento de la productividad 5. INSUBSISTENCIA DE NOMBRAMIENTO A ASESOR VICERRECTORÍA ACADÉMICA 6. INSUBSISTENCIA DE NOMBRAMIENTO A PROFESIONALES DE L. N. R. 7. REVISAR NECESIDAD REAL DE CARGOS DIRECTIVOS 8. REVISAR ESTADO DE CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 9. CONGELAR PROVISIÓN DE CARGOS VACANTES O SUPRIMIR 10. VALIDAR LA NECESIDAD REAL DE ALGUNOS CARGOS 11. ESTABLECER METAS DE REDUCCIÓN DE COSTOS Y GASTOS 12. ESTABLECER METAS MES PARA EL PAGO DEL DÉFICIT 13. REVISIÓN Y AJUSTE DE LOS ESTATUTOS UNIVERSITARIOS
Decreto 1083 de 2015 Artículo 2. 2. 1. Reformas de las plantas de empleos. Las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren. (Artículo 95 del Decreto 1227 de 2005)
ARTÍCULO 5. Clasificación de los Empleos. Los empleos de los organismos y entidades regulados por la presente Ley son de carrera administrativa, con excepción de: 2. Los de libre nombramiento y remoción que correspondan a uno de los siguientes criterios: 3. b) Los empleos cuyo ejercicio implica especial confianza, que tengan asignadas funciones de asesoría institucional, asistenciales o de apoyo. (La naturaleza de LNR se establece en el Manual de funciones y requisitos)
Los cargos con naturaleza de libre nombramiento y remoción se caracterizan por inexistencia del derecho a la estabilidad que otorga la carrera administrativa y la permanencia en el cargo depende de la discrecionalidad del nominador o del empleador. (Se debe respetar retén social)
ARTÍCULO 2. 2. 11. 2. 7 Supresión de un empleo de libre nombramiento y remoción que esté siendo ejercido en comisión por un empleado de carrera. Cuando se suprima un empleo de libre nombramiento y remoción que esté siendo ejercido en comisión por un empleado carrera, regresará inmediatamente al cargo de carrera del cual sea titular. (Artículo 93 del Decreto 1227 de 2005)
Medición de Cargas Laborales Unitolima Sofía Patricia Donney´s Aponte
MEDICIÓN DE CARGAS PERSONAL DE TC REQUERIDO UNITOLIMA 3 2 1 MEDICIÓN DE CARGAS: Tiempo requerido por procedimiento, total personal de TC por dependencia y planta mínima de cargos ESTRUCTURA ORGÁNICA: Cumple normativa vigente, responde a necesidades del cliente y esta adoptada formalmente. OPCIONES PRIORITARIAS: Identifica los productos, procesos, etapas o fases y procedimientos prioritarios para el funcionamiento de la Organización.
En el desarrollo del trabajo se observa que no todos los procedimientos están documentados en el Sistema de Gestión de Calidad y está quedando al menos el 30% de las cargas pendientes de medir. Por lo tanto se determina que se hará un replanteamiento de la medición para que se haga por dependencias y así lograr medir el 100% de los cargos administrativos.
• La meta es medir el 100% de los cargos al 24 de marzo de 2017. • Actualmente se tiene un avance consolidado del 98, 2%, de la medición del personal administrativo de los cargos profesionales, técnicos y asistenciales. • Entrega de resultados el miércoles 29 de marzo de 2017 • Se solicita que mientras el estudio esté en desarrollo no deben presentarse movimientos de cargos en la planta de personal.
Diagnóstico Análisis Financiero Unitolima Lisandro Roldán- Raúl Mona
En desarrollo de la etapa del diagnóstico financiero real de la UT han existido una serie de limitaciones al alcance que han afectado el avance real del mismo: • Inestabilidad de la información presupuestal y Financiera. No se ha logrado contar con información oficial estable y confiable, lo que ha implicado diferentes versiones de análisis financiero, impactando de manera directa el avance de este componente del rediseño organizacional.
• Aplicación de conceptos de Hacienda Pública. La universidad ha venido aplicando algunos criterios en materia de Hacienda Pública en sus ejecuciones presupuestales de ingresos y egresos que han distorsionado su realidad fiscal. En esta etapa de avance del proyecto se procederá a validar y unificar dichos criterios con el área financiera de UT, que permita depurar la información financiera y presupuestal y establecer la situación real actual.
• Instrumentos de gestión pública. En razón a lo expuesto previamente, el presupuesto de la universidad se ha venido manejando como un simple requisito de ley de ordenación de gasto y no como la herramienta orientadora de la gestión fiscal que permita lograr una mejor gerencia pública. La deficiencia en la aplicación del PAC ha contribuido a la generación de déficit fiscales recurrentes que están impactando la situación financiera de la universidad.
• Indicadores de Viabilidad Fiscal. Con la determinación de la real situación fiscal de la universidad se pretende establecer si los déficit recurrentes generados en vigencias anteriores pueden ser saneados en las próximas vigencias y de manera específica determinar si la operación en cada vigencia es viable, es decir, si no genera déficit fiscal. En este aspecto es fundamental evaluar el impacto actual de la propuesta de rediseño institucional y su sostenibilidad en el tiempo
Diagnóstico Análisis Externo Unitolima Indira Melissa Shek Munz
Diagnóstico– Análisis Externo Contexto municipal Ibagué concentra el 37% de la población del departamento y concentra la mayor parte de la prestación de servicios administrativos, institucionales, financieros, comerciales, y la industria departamental. Nivel educativo: Se ha especializado en servicios de alta complejidad en salud, educación terciaria tanto técnica, tecnológica, profesional y de post grados; turismo y oferta cultural. Demografía: Población aproximada de 558. 805 habitantes (DANE, 2015). Fuente: DANE, Censo 2005.
Diagnóstico– Análisis Externo Contexto educativo: Instituciones de Educación Superior con Oferta en el Departamento Cobertura: El Tolima cuenta con un indicador de cobertura del 36, 69% (MEN, 2014). Ibagué cuenta con un indicador de cobertura del 75, 41% (MEN, 2014). Oferta: 22 instituciones de educación superior con presencia en el Tolima. Posicionamiento de la Universidad del Tolima por oferta variada y pertinente y presencia regional. Presencia Regional: En 27 de los 47 municipios. (57, 45%) En 2014 Uniminuto no aparece Fuente: MEN – SACES. SENA. 2014. Alta Calidad en la educación superior
Diagnóstico– Análisis Externo Acreditación de Alta Calidad: Política educativa nacional. Balance nacional: El país cuenta con 6. 414 programas de pregrado: 5. 470 con registro calificado y 944 con registro de alta calidad (SNIES). 14, 72% 288 instituciones de educación superior: 33 cuentan con acreditación de alta calidad. 11, 46% Cultura de la Autoevaluación. CNA – Factores de alta calidad programas académicos: 1. Misión, Visión y Proyecto Institucional y de Programa. 2. Estudiantes. 3. Profesores. 4. Procesos académicos. 5. Investigación y creación artística y cultural. 6. Visibilidad nacional e internacional. 7. Impacto de los egresados sobre el medio. 8. Bienestar institucional. 9. Organización, administración y gestión. 10. Recursos físicos y financieros.
Estructura Organizacional Unitolima Diego Escobar Álvarez
Modelo Conceptual: Triángulo del desempeño organizacional En to rn o Estructura Organizacional Desempeño Organizacional Unitolima Mapa de Procesos Dotación de Personal Cadena de construcción de valor
DIAGNOSTICO INTERNO Y EXTERNO UNIVERSIDAD DEL TOLIMA CAPACIDAD INSTITUCIONAL Eficacia Eficiencia Efectividad Equidad Ecología Economía Riesgo Calidad Rentabilidad Crecimiento Supervivencia
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1) Investigación documental sobre estructura organizacional vigente (Nivel: 1 – 19 – 59 – 2) 2) Conocer Acuerdo que adopta estructura orgánica 3) Programar entrevista con directivos (Primera semana de abril)
Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales Sandra Esperanza Vivas Dulce
Revisión, ajuste y construcción del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales de la Universidad del Tolima. Objetivo: mantener actualizados y ajustados los perfiles de los empleos, y armonizarlos con la gerencia pública moderna en los ámbitos de la innovación, desarrollo y tecnologías de la información.
Consultoría por procesos con participación democrática del estamento administrativo para la elaboración del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales del personal administrativo de la Universidad del Tolima. PRINCIPIO CONSTITUCIONAL RECTOR DEL PROCESO A trabajo igual desempeñado en puesto, jornada y condiciones de eficiencia también iguales, debe corresponder salario igual.
Decreto 229 de 2016 Decreto 2484 de 2014 Decreto 2489 de 2006 Decreto 2539 de 2005 Decreto 785 de 2005 Decreto 1083 de 2015 MOP y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1. Conocimiento del Manual de funciones y competencias vigente en la Universidad del Tolima. 2. Análisis de cargos para el estamento administrativo de la Universidad del Tolima. 3. Elaboración del perfil de cargo base por nivel jerárquico para la Universidad del Tolima. 4. Construcción de los perfiles de empleos para el estamento administrativo de la Universidad del Tolima. 5. Estructuración del manual específico de funciones y de competencias laborales de la Universidad del Tolima. 6. Revisión y ajuste de propuesta de Resolución Rectoral de adopción del Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales. 7. Elaboración de acto administrativo a presentar a Rectoría.
I. IDENTIFICACIÓN DEL EMPLEO Nivel: Denominación del Empleo Código Grado: Número de cargos: Dependencia: Cargo del jefe inmediato: II. ÁREA FUNCIONAL Dependencia o misión del cargo o proceso III. PROPÓSITO PRINCIPAL Regla gramatical V+O+C IV. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES ESENCIALES Mínimo 6 máximo 10 con regla gramatical V+O+C V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS ESENCIALES No obedecen a currículo académico COMUNES VI. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO Decreto 2539 de 2005 VII. REQUISITOS DE FORMACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA FORMACION ACADEMICA EXPERIENCIA Decreto 2484/2014 y Ley 1064/2006 Expresada en meses ALTERNATIVAS FORMACION ACADEMICA Compensación de estudio adicional experiencia. EXPERIENCIA por Compensación de experiencia adicional a la requerida por estudio.
1 C o B 1 ia Licenc B 2 o C 2 B 3 o C 3 Se establece el mínimo requerido, para evitar riesgos de baja remuneración, deficiencia en el ingreso, subempleo, desigualdad salarial, baja calidad del empleo, baja productividad, bajas condiciones del empleo, subutilización, uso inadecuado de competencias laborales y profesionales, desmotivación y frustración. Debe ser consistente con caracterización de oferta laboral en el mercado de Ibagué y del Departamento del Tolima.
OBLIGATORIO CUMPLIR ARTICULO 5 DE LA LEY 1064 DE 2006. Artículo 5°. Los certificados de aptitud ocupacional, expedidos por las instituciones acreditadas como de “Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano”, serán reconocidos como requisitos idóneos de formación para acceder a un empleo público en el nivel técnico que se señala en el Decreto 785 del 3 de marzo de 2005 y las disposiciones que lo modifiquen o adicionen. OBLIGATORIO APLICAR ARTICULOS DEL DECRETO 4904 DE 2009 3. 3. CERTIFICADOS DE APTITUD OCUPACIONAL. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 42 y 90 de la Ley 115 de 1994, los certificados de aptitud ocupacional son los siguientes: 3. 3. 1. Certificado de Técnico Laboral por Competencias. Se otorga a quien haya alcanzado satisfactoriamente las competencias establecidas en el programa de formación laboral. (Por ley 1064 de 206, artículo 5, es del nivel técnico) 3. 3. 2. Certificado de Conocimientos Académicos. Se otorga a quien haya culminado satisfactoriamente un programa de formación académica debidamente registrado. 3. 1 Duración programas: Los programas de formación académica deben tener una duración mínima de ciento sesenta (160) horas.
4. 3 Nivel Profesional. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les pueda corresponder funciones de coordinación, supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales. 4. 4. Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología. 4. 5. Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución. 4. 2. Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección territorial. 4. 1. Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. Parágrafo. Se entiende por alta dirección territorial, Gobernadores, Alcaldes… y Directores, Gerentes o Presidentes de entidades descentralizadas. (Para el caso El Rector)
PLANTA DE CARGOS Fuente: Acuerdos CSU 006/2012; 030/2016 y Conclusiones MEN
13% 1% 37% 23% 27% DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL Fuente: Acuerdos CSU 006/2012 y 030/2016 TECNICO ASISTENCIAL
Se evidencia una relación de tres perfiles de cargo por cada cinco empleos. En el enfoque por competencias laborales se debe racionalizar y armonizar para facilitar la movilidad a través de la estructura organizacional a nivel horizontal y vertical. Los niveles jerárquicos Profesional, Técnico y Asistencial deben contemplar en el perfil de cargo la movilidad horizontal y vertical en la organización, no debe ser estructural.
Decreto 1083 de 2015, Libro 2, Título 3. Artículo 2. 2. 3. 10. A los empleados públicos que al 2 de diciembre de 2014 estuvieren desempeñando empleos de conformidad con normas anteriores, para todos los efectos legales, y mientras permanezcan en los mismos empleos, o sean trasladados o incorporados a cargos equivalentes o de igual denominación y grado de remuneración, no se les exigirán los requisitos establecidos en el presente Título. Resaltado subrayado fuera de texto. (Decreto 2484 de 2014, artículo 10)
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