GESTIN DEL TIEMPO GESTIN DEL TIEMPO BIENVENIDOS 2
GESTIÓN DEL TIEMPO
GESTIÓN DEL TIEMPO BIENVENIDOS 2
GESTIÓN DEL TIEMPO El Tiempo y su Gestión 3
CONCEPTO DE TIEMPO Del latín tempus: magnitud física que mide la duración o separación de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación, esto es, el período que transcurre entre el estado del sistema cuando éste aparentaba un estado y el instante en el que dicho estado registra una variación perceptible para un observador (o aparato de medida). La unidad básica de medida del tiempo es el segundo y un día tiene 86. 400 segundos. 4
CONCEPTO DE TIEMPO Para los griegos, Cronos representaba el tiempo lineal que hacía que el tiempo siguiera su curso, mientras Kairos era el tiempo oportuno para hacer las cosas, el tiempo correcto. 5
CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO • Atípico. Diferente a los recursos que el hombre conoce y está habituado a manejar. • Equitativo. Todos disponemos de la misma cantidad: 24 horas. • Inelástico. El tiempo no puede acumularse ni ahorrarse ni tomar prestado. • Indispensable. No hay acción humana que pueda realizarse sin tiempo. • Insustituible. No puede ser reemplazado por otro recurso. • Inexorable. No conocemos modo de cambiar el sentido ni la velocidad del tiempo. 6
LEYES SOBRE EL TIEMPO Ley de Carlson "Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua. " "Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades muy superiores a las que plantea una corta. “ 7
LEYES SOBRE EL TIEMPO Ley de Fraisse "El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o psicológica, que es función del interés sentido por la actividad ejercida. " 8
LEYES SOBRE EL TIEMPO Principio de Pareto "El 20% del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80% de los resultados y viceversa. “ "Los elementos críticos de cualquier conjunto, por lo general, sólo constituyen una minoría. “ 9
LEYES SOBRE EL TIEMPO Ley de Parkinson "Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar a ocupar la totalidad del tiempo disponible para su completa realización. “ "El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible. " 10
LEYES SOBRE EL TIEMPO Leyes de Murphy "Nada es tan sencillo como parece al principio. “ "Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio. “ "Si algo puede ir mal irá mal. " 11
LEYES SOBRE EL TIEMPO Ley del valor económico del tiempo "Establecer el valor de cada hora de trabajo propia (coste hora) es una información útil que nos aporta lo que cuesta el tiempo perdido o improductivo. " 12
LEYES SOBRE EL TIEMPO Otras "El tiempo que requiere una tarea se incrementa cuando la interrumpimos y la reanudamos. “ "Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga nunca hay tiempo. " 13
TIME MANAGEMENT El 95% de los directivos encuestados dijeron no disponer de más de 30 minutos seguidos para trabajar con sosiego a causa de los motivos siguientes: • Falta de organización personal. • Confusión de las prioridades. • Escasa delegación en los colaboradores. • Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y potencial de trabajo. 14 • Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio. • Poca puntualidad y control del horario. • Dilación de las decisiones importantes. • Precipitación en las decisiones.
TIME MANAGEMENT De los siete hábitos de la gente altamente efectiva según Stephen Covey, tres se aplican a la gestión del tiempo: 15 • Ser proactivos. • Empezar con un fin en mente. • Establecer primero las prioridades.
TIME MANAGEMENT Hay personas que prefieren no gestionar su tiempo por diferentes motivos: • Tienen un volumen de trabajo inferior al que deberían asumir. 16 • Muestran falta de voluntad. • Carecen de seguridad en el puesto que ocupan.
GESTIÓN DEL TIEMPO Planificación y programación 17
NECESIDAD DE PLANIFICAR Antes de entrar de lleno en la propia gestión del tiempo, es primordial que la persona sepa qué quiere hacer con el tiempo disponible para luego establecer una estructuración del mismo. 18
NECESIDAD DE PLANIFICAR Los japonenses han demostrado que la duración de la fase de planificación repercute no sólo en el tiempo total de ejecución sino también en la calidad de los resultados: Fase de planificación corta: fase de ejecución larga --> más defectos. Fase de planificación larga: fase de ejecución corta --> menos defectos. 19
DEFINIR LOS OBJETIVOS Una persona sólo será capaz de lograr sus objetivos si éstos están absolutamente claros. Los objetivos que no están a la vista de forma clara, que no se recuerdan constantemente, tienen pocas probabilidades de ser cumplidos. Los planes a corto plazo no pueden establecerse sino una vez definidos los de medio y largo plazo. 20
DEFINIR LOS OBJETIVOS Requisitos de los objetivos bien definidos 21 • Ser propios. • Ser concretos y específicos. • Ser pocos y muy importantes. • Ser mensurables, cuantificables en lo posible. • Tener plazos intermedios. • Ser compatibles pero con dificultad. • Estar escritos y ser fácilmente consultables.
FIJAR PRIORIDADES • ¿Qué objetivos/tareas/deseos son los más importantes? • ¿Cuáles pueden esperar? • ¿En qué tareas debemos emplear los escasos recursos personales? 22
FIJAR PRIORIDADES El sistema ABC es una estrategia de señalar prioridades • Las tareas A son las que es necesario hacer de inmediato. • Las tareas B son las que se deberían hacer pronto. • Las tareas C son las que se pueden dejar de lado sin que se produzcan consecuencias. 23
PROGRAMACIÓN La programación consiste en convertir los objetivos/tareas/deseos definidas aquí y ahora. 24 en acciones
PROGRAMACIÓN Antes de cada período de planificación debemos detenernos y plantarnos las cuestiones siguientes: • ¿Qué es lo que quiero conseguir durante este período? ¿De cuánto tiempo dispongo? • Cómo tengo que actuar para sacar el máximo rendimiento? • ¿En qué orden tengo que tratar estas cosas? • ¿Qué tipo de preparación necesito para poder empezar las tareas y acciones relativas a este período concreto? • 25 ¿Quién tiene que ser informado con anticipación?
PROGRAMACIÓN Consejos para la planificación de una jornada de trabajo • Sed realistas. • Registrad en un cuaderno ideas, tareas, llamas, proyectos… lista maestra. • Repasad a diario la lista maestra. • Dejad un margen de tiempo para lo inesperado. • Confeccionad la lista diaria del día siguiente. • Evaluad las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad. • 26 Determinad el período de mayor actividad.
PROGRAMACIÓN Beneficios de una planificación adecuada • Tener una visión global que fortalecerá la energía y el rendimiento. • Tener una conciencia clara de la clase exacta de tareas y problemas que se han de resolver el día siguiente. • Controlar el tiempo y los momentos en los que van a suceder los acontecimientos del día, lo que hará más difícil dejar una actividad pendiente y evitar interrupciones. 27
GESTIÓN DEL TIEMPO Ejecución de la planificación 28
URGENTE E IMPORTANTE IMPORTANCIA En qué medida la actividad es más o menos importante. URGENCIA En qué medida la actividad requiere atención inmediata o puede posponerse. 29
URGENTE E IMPORTANTE Roles y actividades 30 Urgente No urgente Importante I) Bombero Son las tareas más difíciles de controlar: problemas, crisis, imprevistos, reclamaciones… Posiblemente son evitables con una planificación adecuada (cuadrante II) Provocan: estrés, agotamiento, ansiedad. . . II) Realista Son actividades que requieren de planificación y preparación, tiempo adicional ahora a fin de evitar trabajo innecesario en el futuro. El resultado es: visión, perspectiva, control, calidad de vida. . . No importante III) Autoengañado Aparentemente necesitan atención inmediata pero tienen una importancia real mucho menor. Son actividades como: llamadas, correspondencia, memorándums, informes y visitas espontáneas. Se puede reducir más del 50% de estas actividades. Suponen: interrupciones, prisas, demostrar un carácter camaleónico y atento a la reputación, impotencia. . . IV) Frívolo No son especialmente importantes para el trabajo o los objetivos y pueden realizarse en cualquier momento. Son actividades como: mirar propaganda, actividades de "escape" y trivialidades en general. Se pueden eliminar todas estas actividades y ganar un 30 -40% de tiempo. Generan: pérdidas de tiempo, irresponsabilidad, despidos. . .
TAREAS GIGANTES Tareas abrumadoramente grandes y cuya ejecución depende de la aplicación consistente de esfuerzo sobre prolongados períodos de tiempo. 31
TAREAS GIGANTES Cómo afrontarlas • Colocarlo lejos en el horizonte para verlo con cierta perspectiva. • Cortarlo en pedacitos y comérselo poco a poco. • Cortarlo en bocados convenientemente pequeños. • Planificar comer cada bocado en períodos definidos: "tarea del día", "tarea de la semana". . . 32
TAREAS GIGANTES Cómo afrontarlas • Asegurarse de que se come un bocado cada día, además de realizar otras tareas diarias de rutina. • Asegurarse de que se continúa comiendo del mismo hasta que se ha terminado por completo. • No preocuparse de la dimensión de la tarea en el trabajo diario. 33
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 1. Interrupciones. 2. Teléfono. 3. Papeleo. 4. Escritorio. 5. Reuniones. 6. Correo electrónico. 34
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 1. Interrupciones Probablemente, el ladrón de tiempo más importante. Algunas son necesarias, ineludibles y difíciles de prever. Otras son innecesarias, previsibles y pueden soslayarse. Es imposible evitar todas las interrupciones pero sí se puede aprender a vivir con ellas y a disminuir sus efectos negativos. 35
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 1. Interrupciones Algunos consejos • Registro de interrupciones: Se tiene que averiguar de qué tipología son. • Interrupciones aceptables: es contraproducente evitar todas las interrupciones y aislarse completamente del mundo por un extenso período de tiempo. 36 • Preved citas inesperadas. • Limitad la duración de las visitas.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 2. Teléfono – Consejos sobre cómo tratarlo • Limitar el número de llamadas inoportunas e innecesarias. • No atender siempre al teléfono. • Explicar en recepción, en caso de tenerla, cuándo se desea no ser molestado y cuando se va a estar disponible de nuevo. • Comunicar con quién se está siempre dispuesto a hablar. • Intentar averiguar cuando se responda al teléfono de qué trata la llamada, y después, si es posible, comunicar o referir su contenido a alguien. 37
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 2. Teléfono – Consejos sobre cómo tratarlo • Evitar las conversaciones telefónicas largas. • Sugerir otro momento en el que se pueda reemprender la conversación. • Delimitar el tiempo disponible para la llamada al inicio de la misma. • Devolver las llamadas en momentos del día que no propicien las conversaciones largas. 38
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 2. Teléfono – Consejos sobre cómo tratarlo • Establecer un buen ritmo de trabajo agrupando las llamadas pendientes. • Devolver las llamadas dentro del espacio convenido. Si no se ha acordado ninguna fecha al respecto, llamar antes de dos días. • Planificar las llamadas anotando objetivos, tácticas, preguntas e ideas antes de hacerlas. 39
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 3. Papeleo Existen 3 clases de papeles: • La de los que requieren una acción inmediata. • La de los que contienen información que hace falta transmitir o archivar. • 40 Las de los que deben ir a la papelera.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 3. Papeleo 41 - Sistema TRAA Acción Objeto Destino Tirarlo Papel que no tiene valor ni ahora ni en el futuro inmediato Papelera Remitirlo Papel para entregarlo a quien pueda hacerse cargo o le pueda interesar Bandeja de salida Actuar sobre el asunto Papel que requiere una respuesta Bandeja de actuación Archivarlo Papel que puede tener un valor futuro. Bandeja de Siempre que sea posible, asignarle una fecha archivo de caducidad.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 4. Escritorio – Consejos sobre cómo tratarlo • Manejar cada papel sólo una vez. • Utilizar el escritorio para procesar los papeles, no para almacenarlos. • Mantener el lugar de trabajo organizado de modo que siempre se mantenga una visión global de las tareas y proyectos y se pueda tenerlos bajo control. • 42 Conservar la mesa de trabajo completamente despejada.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 4. Escritorio – Consejos sobre cómo tratarlo • Asegurarse de que toda la información entrante es colocada en un lugar, en la bandeja de entrada. • Colocar toda la correspondencia entrante, mensajes, periódicos, etc. , en una bandeja de entrada. Seguidamente, vaciar la bandeja de entrada cada vez que volváis a vuestra mesa. • Asegurarse de que se está continuamente resolviendo asuntos y procesando información. No permitir que las cosas se acumulen y pesen en la mente. 43
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 4. Escritorio – Consejos sobre cómo tratarlo • Evitar recoger montones de papeles que no se sabe cómo tratar. • Establecer un sistema personal de archivo ajustado a las necesidades. − Un archivo de sobremesa, para asuntos en los que se esté trabajando. − Un archivo al alcance de la mano, para asuntos a los que es necesario remitirse con frecuencia. − Un archivo fuera del alcance, para asuntos completados a los que raramente se va a remitir. 44
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 5. Reuniones Las reuniones aparecen siempre en cabeza de las causas de frustración y pérdida de tiempo. Una reunión no tiene por qué ser necesariamente ineficaz. Antes de tomar la decisión de convocar una reunión, hay que auditar su necesidad. 45
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 5. Reuniones – Consejos sobre cómo tratarlas Antes de la reunión 46 • Establecer una agenda detallada u orden del día de los puntos a tratar. • Determinar el propósito general de la reunión y los objetivos secundarios. • Asegurarse de que asisten las personas adecuadas y de que están informadas con la antelación suficiente para su preparación. • Fijar los tiempos límite (hora de comienzo y finalización).
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 5. Reuniones – Consejos sobre cómo tratarlas Durante la reunión 47 • Definir las reglas de juego: moderador, apuntador. . . • Dinamizar al grupo mostrando los puntos tratados e impulsando los restantes.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 5. Reuniones – Consejos sobre cómo tratarlas Después de la reunión 48 • Redactar un acta de trabajo o plan de acción que incluya los temas tratados, decisiones adoptadas y responsable con fecha límite. • Hacerla llegar cuanto antes a los participantes en la reunión y personas interesadas. • Establecer un procedimiento de seguimiento regular para asegurar que se están llevando a cabo todas las decisiones tomadas durante la reunión.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 6. Correo Electrónico – Consejos sobre cómo tratarlo 49 • Reducir el número de correos electrónicos: cuantos menos se envían, menos se reciben. • Contestar a unas horas específicas. • Empezar por los más recientes: a veces se envían varios mensajes sobre el mismo asunto, algunos de ellos para corregir o ampliar la información de los anteriores. • Leer primero todos los asuntos: Utilizar como asunto un titulo bien descriptivo.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 6. Correo Electrónico – Consejos sobre cómo tratarlo 50 • Especificar el tema, el núcleo de información y el cierre, con lo que se facilita una lectura más ágil y se apunta a las cuestiones relevantes. • Utilizar "huecos en la jornada laboral“. • Organizar por urgente y no urgente. • Escribir sobre un único tema en cada mensaje: para facilitar al destinatario el tratamiento y archivo de su mensaje. • Evaluar el mensaje según el remitente.
OBSTÁCULOS EN LA EJECUCIÓN: LOS LADRONES DEL TIEMPO 6. Correo Electrónico – Consejos sobre cómo tratarlo • Hacer una clara referencia del mensaje al que se está contestando. • Utilizar el campo CCO en los mensajes a varios destinatarios: una buena solución es insertar todos los destinatarios en el campo CCO (con copia oculta), para así mantener la privacidad y poner su propio nombre o uno ficticio en campo "para". • 51 Ser cuidadosos con lo que se envía.
GESTIÓN DEL TIEMPO Actitudes en la gestión del tiempo 52
SABER DELEGAR Dirigir es delegar. Delegar es acotar, acompañar, corregir, educar…, hacer que otros hagan. Delegar no es abdicar. 53
SABER DELEGAR Algunos consejos 54 • Identificar la tarea a delegar. • Dibujar sobre papel el flujo del proyecto asignado. • Localizar la persona adecuada. • Explicar la asignación y los beneficios. • Especificar las normas. • Tratar la fecha final. • Establecer el método de información. • Animar a plantear preguntas. • Dirigir la comprobación del progreso. • Realizar el seguimiento. • Elogiar/sugerir mejoras (feedback).
NO ABUSAR DE LA DILACIÓN Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar Algunos consejos 55 • No invocar razones poco válidas para justificar un comportamiento dilatorio, como, por ejemplo, la falta de información. El mañana no arregla la situación. • Se deben tomar decisiones ya que el trabajo, sobre todo el directivo, consiste en decidir y nadie lo va a hacer por él. • Es mejor una decisión imperfecta a tiempo que una perfecta a destiempo. • Vencer los temores y conflictos que están en la raíz de la mayoría de las dilaciones.
SABER DECIR “NO” Algunos consejos 56 • Ser asertivo para saber decir "no“. • Dar una razón. • Ser diplomático. • Sugerir un intercambio. • No retrasar la decisión. "
NO SER EXCESIVAMENTE PERFECCIONISTA No seas perfeccionista. El perfeccionismo es una maldición y una carga Algunos consejos • Reconocer que lo que está por debajo de lo admisible para un perfeccionista a menudo es aceptable para cualquier otro. • Dejar que sea la finalidad para la que se está haciendo un trabajo lo que determine el tiempo que se debe dedicar a ejecutarlo. • Los perfeccionistas han aprendido a medir el valor propio en función de los logros y, en consecuencia, les aterra estar dentro de la media. • Las personas que consiguen sus objetivos saben que de las cosas que se hacen mal viene la experiencia para hacer las cosas bien más adelante. 57
ADICCIÓN AL TRABAJO (WORKAHOLISM) Los workaholic son aquellas personas que son adictas al trabajo. Aspectos positivos 58 • Alta motivación para entregarse al trabajo. • Suelen sobrepasar las expectativas. • Encuentran soluciones más fácilmente. • Asumen mayor número de decisiones.
ADICCIÓN AL TRABAJO (WORKAHOLISM) Aspectos negativos 59 • Compromiso excesivo y compulsivo con la actividad profesional. • Pensar en el trabajo cuando no se está trabajando. • Ansiedad e inseguridad ante las responsabilidades laborales. • Recrearse sólo con "entretenimientos" que tienen que ver con su profesión. • Esperar que todos trabajen como él. • No disponer de un sistema de prioridades estables.
ADICCIÓN AL TRABAJO (WORKAHOLISM) Aspectos negativos 60 • No disponer de un sistema de prioridades estables. • Sentido de culpa cuando no se trabaja. • Sus familiares lo acusan de mostrar más interés por el trabajo que por ellos. • Experimentar placer cuando relata lo mucho y lo duro que trabaja. • No tomar vacaciones.
ESTRÉS Es una respuesta no específica del cuerpo a cualquier demanda que se le hace. Síntomas de estrés 61 • Dolores de cabeza 33, 1% • Ira 22, 6% • Frustración 20, 8% • Tensión 7, 9% • Fatiga/cansancio 7, 3% • Problemas de estómago 5, 9% • Otros 2, 4%
ESTRÉS Síntomas de estrés en su fase inicial • Nerviosismo (los de fuera lo ven enseguida). • Crisis de humor (nos molesta "perder tiempo para ir al cine con los amigos"). • Dificultades intelectuales (lapsus de memoria). • Inseguridad personal (apatía). • Desconfianza (dudas sobre sí mismo y sobre los que le rodean). • 62 Nivel de descanso insuficiente.
ESTRÉS Síntomas de estrés en su fase aguda • Fatiga mental (incapacidad para resolver problemas). • Hipersensibilidad (nos molestan cosas que antes no percibíamos). • Ansiedad (por no poder abarcar todo el trabajo). • Neuralgias. • Trastornos gástricos. • Desjerarquización de valores (damos importancia a cosas insignificantes). 63
ESTRÉS Hipoestrés Estrés óptimo R E N D I M I E N T O Nivel adecuado de rendimiento Estrés o estimulación 64 Hiperestrés
ESTRÉS Grado de estrés óptimo: • Alta motivación. • Sensaciones de alegría y seguridad. • Capacidad de captar y procesar la información rápidamente. • Capacidad para emitir juicios acertados. • Acciones eficientes. • Niveles altos de producción, excelente calidad de la productividad. • Enérgico y sin fatiga. • Disminución de la ingesta de alimentos y de la sensación de hambre. 65
ESTRÉS Algunos consejos para tratar las consecuencias del estrés • Retirarse. Hay ocasiones en que es mucho mejor abandonar una situación que presenciar su final. Muchas veces, retirarse es más bien ir hacia alguna otra cosa que dejar algo atrás. • Cambiar la actitud. Preguntarse a sí mismo qué es lo que puede aprender de su exposición a este acontecimiento. Si se está a punto de perder algo importante, como una persona o una propiedad, concentrarse en la alegría que ya ha obtenido al haber conocido a esa persona o el beneficio que le ha proporcionado la posesión de ese objeto. 66
GESTIÓN DEL TIEMPO Gracias por su participación en este curso 67
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