GESTIN DEL ALCANCE Incluye los procesos necesarios para

GESTIÓN DEL ALCANCE Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya TODO (y únicamente todo) el trabajo requerido para completarlo

RECOPILAR REQUISITOS DEFINIR EL ALCANCE • Identificar las necesidades • Describir el objetivo del proyecto • Describir las características del proyecto CREAR EDT • Identificar el trabajo a realizar • Descomponer el trabajo en paquetes manejables VERIFICAR EL ALCANCE CONTROLAR EL ALCANCE • Formalizar la aceptación de los entregables • Gestionar los cambios de alcance del proyecto PROCESOS DE LA GESTION DEL ALCANCE

TIEMPOS ANTIGUOS • Para crear el Imperio romano, Julio Cesar utilizaba la técnica «Divide y vencerás» EN LA ACTUALIDAD • Los profesionales de la administración de proyectos utilizan la misma premisa para dividir sus proyectos en partes manejables El éxito de la administración de proyectos radica en la PLANIFICACIÓN, por lo que es necesario definir objetivos del proyecto con información detallada

Descomposición jerárquica orientada al entregable Destinados a cumplir los objetivos y crear entregables ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO Permite organizar y definir la totalidad del proyecto Cada nivel descendiente representa una definición más detallada del trabajo

La EDT subdivide el esfuerzo en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar La EDT debe descomponerse hasta el nivel de paquetes de trabajo Un paquete de trabajo es una cantidad de esfuerzo que puede programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costos

USOS DE LA EDT • Define el alcance en términos de entregables • Crea una organización para reportar el avance del proyecto • Facilita la comunicación entre los involucrados y el administrador del proyecto • Es una entrada clave a un sinnúmero de entregables del proyecto

BENEFICIOS DE LA EDT Ayuda al equipo a desarrollar una visión más clara del trabajo a ser realizado Genera mejor comunicación con patrocinadores, involucrados y miembros del equipo Permite la estimación precisa de tareas, riesgos, plazos y costos Aumenta la confianza al identificar el trabajo requerido

PRINCIPIOS DE LA EDT Todo el trabajo debe estar incluido en la EDT Es Excluyente entre si: debe limitarse al alcance de cada componente Se enfoca en resultados El nivel de detalle se refiere a paquetes de trabajo Utiliza nombres descriptivos para sus entregables

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Describe la participación de cada uno de los roles para lograr la terminación de las tarea o de los entregables dentro de un proyecto

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Identificar la actividades del algún proceso (filas de la matriz) Identificar/definir los roles funcionales (columnas de la matriz) Asignar los códigos «RACI» a cada tarea Identificar ambigüedades o problemas y trabar para solucionarlos Distribuir la matriz e incorporar el feedback Comunicarla de modo efectivo a todos los involucrados Una matriz esta viva y hay que asegurar su actualización periódica Un mismo rol puede ser compartido por una o mas personas, sobre todo en organizaciones pequeñas

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ROL DESCRIPCIÓN R Responsable de ejecutar Es quien debe ejecutar las tareas. Este rol realiza el trabajo y es el responsable por su realización. Lo más habitual es que exista solo una R; si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo. A Aprueba Es quien debe asegurar que se ejecuten las tareas. Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento se vuelve responsable por el. Solo puede existir una A por cada tarea. C Consultado Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información (comunicación bidireccional) I Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. A diferencia del consultado, la comunicación es unidireccional.

REGLAS DE USO DE UNA MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Para cada actividad o tarea debe haber «una y solo una» A, ya que el responsable final de la misma tiene un rol único Todo rol con una «A» debe poseer autoridad suficiente para desempeñarlo Intentar que las «R» estén referidas a tareas concretas y especificas, para que no resulten ambiguas Hacer caso a la matriz La matriz RACI facilita la gestión en las organizaciones, permitiendo que se sepa en todo momento que rol cumple cada uno en las mismas y provocando un aumento significativo de la productividad de todos y cada uno de sus miembros.