Gestin de Proyectos Master en Evaluacin de Proyectos

Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 7: Aprovisionamiento del Proyecto Master en Evaluación de Proyectos 1 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

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Aprovisionamiento • Estrategias y fuentes. • Ciclo de requerimientos. • Requerimientos, cotizaciones y propuestas. • Tipos de Contratos. Cláusulas Típicas. • Administración de contratos. Master en Evaluación de Proyectos 3 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Aprovisionamiento • PROPOSITO üllevar a cabo todos los pasos = procesos necesarios para abastecer bienes y servicios, desde el ámbito externo a la organización que lleva adelante el Proyecto Master en Evaluación de Proyectos 4 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Aprovisionamiento • APLICACIÓN ü está desarrollado desde la perspectiva del cliente ü realza el compromiso en la relación cliente proveedor en todos sus niveles y durante todo el ciclo del proyecto ü el aprovisionamiento será llevado a cabo por proveedores, suministradores y contratistas Master en Evaluación de Proyectos 5 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Aprovisionamiento APLICACIÓN ü se destaca la criticidad de los términos del contrato, especialmente cuando: Øse abastecen elementos clave Øtienen alta incidencia en los costos Øsignifican hitos en el proyecto Ølimitan las opciones del equipo de proyecto Master en Evaluación de Proyectos 6 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estrategia • La eficacia del aprovisionamiento contribuye a la rentabilidad de las empresas. • Durante el proyecto la estrategia aplicada puede variar respecto de la corporativa por limitaciones específicas: ü restricciones tareas ü disponibilidad de elementos críticos ü requerimientos del cliente Master en Evaluación de Proyectos 7 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Contexto • MACRO • MICRO ü recesión ü inflación ü desempleo ü disponibilidad de crédito Master en Evaluación de Proyectos ü políticas ü procedimientos 8 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Riesgos • Debido a que todo aprovisionamientos está expuesto a distintos tipos de riesgos las partes deben negociar no solo los valores de los bienes o servicios a proveer sino el modo de contratación • Factores a tener en cuenta: ü dimensión y experiencia de quien contrata ü urgencia para finalizar ü disponibilidad de proveedores calificados Master en Evaluación de Proyectos 9 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Aprovisionamiento Planeamiento Requerimientos Etapas Selección Fuentes Administración de Contratos Cierre de Contratos Master en Evaluación de Proyectos • Determinación de necesidades y plazos para su disponibilidad • Documentación de necesidades de productos y servicios e identificación de posibles fuentes de abastecimiento • Obtención de cotizaciones, propuestas u ofertas • Elección de los responsables de la provisión de productos y servicios • Gestión de la relación con proveedores • Cierre formal de las etapas del contrato 10 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Plan de Gestión de Aprovisionamiento • • tipos de contrato a utilizar estimaciones criterios de evaluación relación con departamentos de la organización fuentes de información manejo provisión múltiple coordinación con otros aspecto del proyecto Master en Evaluación de Proyectos 11 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Planeamiento Aprovisionamiento • Definición de los límites del proyecto ü necesidades para el proyecto ü documentación Ø SOW Ø SPEC´S Ø WBS ü análisis producir o comprar ü hitos en el programa de aprovisionamiento ü estimaciones de costos ü aprobación para proceder Master en Evaluación de Proyectos 12 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Especificaciones Diseño qué debe hacerse en términos de características físicas Performance capacidades medibles que debe Riesgo contratista cumplir el producto terminado de sus características operativas Funcionales características relacionados con Riesgo contratista el uso del producto Master en Evaluación de Proyectos 13 Riesgo comprador Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Producir o • Falta calidad en proveedores • Falta confiabilidad de proveedores • Necesidad de garantía en la provisión • Mantener actividad en Planta • Secretos diseño o proceso Master en Evaluación de Proyectos Comprar • • • 14 Especialización Patentes Flexibilidad Control Pequeñas cantidades Capacidad Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Requerimientos de Aprovisionamiento • Especificaciones • Fuentes de provisión habituales • Historia de resultados • Documentos para solicitar cotizaciones (habitualmente estandarizados) Master en Evaluación de Proyectos • Proveedores calificados • Criterios evaluación • Manejo de cambios • Sistema de Pagos • Sistema reuniones con postulantes 15 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Requerimientos de Aprovisionamiento • RESULTADOS • Pedidos de cotización • Solicitud Propuestas de trabajo Condiciones • • Master en Evaluación de Proyectos Permitir respuestas adecuadas y completas Debe incluir requerimientos de trabajo (SOW) Descripción de la respuesta esperada Requerimientos contractuales 16 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Ciclo de adjudicación • Objetivo: ü negociar tipo y condiciones de contrato que signifiquen un riesgo razonable para el adjudicatario y le proporcionen al proveedor los incentivos para un aprovisionamiento efectivo y económico • Elementos básicos ü mutuo acuerdo ü existe una retribución ü el proveedor es apto para el resultado esperado ü el contrato sirve a los fines legales ü el contrato refleja todas las obligaciones Master en Evaluación de Proyectos 17 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Caminos hacia la adjudicación • Licitaciones públicas o privadas • Negociaciones • Proveedores exclusivos Master en Evaluación de Proyectos 18 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Caminos hacia la adjudicación • RESULTADOS • Criterios de evaluación de capacidades de nuevas fuentes ü ü ü • Costos / precios relativos Comprensión de la necesidad Costo ciclo total Capacidad Técnica Capacidad Gerencial Capacidad Financiera Actualización de requerimientos de Trabajo Master en Evaluación de Proyectos 19 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Conocer al Proveedor Areas Críticas • • • Capacidad respuesta: global y particular • Compromiso con la Calidad • Situación Financiera • Manejo RRHH • Relaciones Cliente Proveedor Antecedentes Posición Competitiva Posición de Liderazgo Alta Dirección Orientación al cliente o al producto Master en Evaluación de Proyectos 20 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Calificación del Proveedor • Información Financiera • Información Operativa • Información Gerencial • Información de Desempeño Master en Evaluación de Proyectos 21 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Evaluación Desempeño Master en Evaluación de Proyectos 22 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Evaluación de Proveedores Características de un buen sistema • Orientado al cliente que evalúa • Confiable • Que cubra todos los aspectos de desempeño • Claro para el evaluador y el evaluado Master en Evaluación de Proyectos • Que brinde resultados representativos • Que posibilite la oportunidad de mejorar el desempeño del proveedor • Fácil de procesar • Costo razonable 23 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Relaciones - Empresas Master en Evaluación de Proyectos 24 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Zonas de Negociación Ejemplo: Determinación del Precio mínimo dispuesto a cobrar máximo esperado a cobrar B A A=Cliente potencial B=Proveedor Zona Negociación mínimo esperado a pagar Master en Evaluación de Proyectos máximo dispuesto a pagar 25 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Campos de Fuerza Negociación - + POSITIVAS: • Apoyan • Refuerzan • Sustentan • Potencian • Facilitan Master en Evaluación de Proyectos A Zona Negociación Precio = Componentes Técnicos 26 B NEGATIVAS • Impiden • Dificultan • Obstaculizan • Rechazan • Antagonizan Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Alianzas con Proveedores • • • Compromiso Compatibilidad Flexibilidad Complementariedad Credibilidad Voluntad de agregar valor durante toda la relación Master en Evaluación de Proyectos Realista Mutuo conocimiento Riesgos compartidos Apertura en la comunicación • Manejo equilibrado de situaciones no previstas 27 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Selección tipo de contrato • Basado en: ü ü ü ü ü Master en Evaluación de Proyectos monto total y grado de riesgo conjunto tipo y complejidad del requerimiento grado de competencia de precios análisis costo / precio urgencia período que abarca responsabilidad del proveedor sistema información contable del proveedor contratos en curso con el proveedor grado de subcontratación del proveedor 28 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Tipos de Contrato • Precio Fijo más: üpremios üfórmula ajuste • Tiempo y Materiales • Costo más: ütasa porcentaje o tasa fija ümáximo garantizado ümáximo más ahorros compartidos üPremios Master en Evaluación de Proyectos 29 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Elementos selección tipo contrato • • Provee incentivos • Mínima auditoría • Reduce negociación de precios • Incentiva reducción de costos • Grado definición de elementos Flexibilidad Fijar rentabilidades Permitir rápido inicio Permite cambios Fija costos máximos Asegura rápida información acerca de variaciones Master en Evaluación de Proyectos 30 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Check list Contratos • • • Descripción del Proyecto Alcance del Servicio Administración del Contrato Términos de pago Obligaciones Items que se proveen-cronograma y especificaciones • Garantías y Garantes Master en Evaluación de Proyectos 31 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Check list Contratos • • Límites de responsabilidad Tasas Patentes Información confidencial Provisiones-previsiones Cambios Extras Master en Evaluación de Proyectos 32 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Check list Contratos • • • Demoras Requerimientos de seguros Manejo de disputas Plazo de rescisión Arbitros Master en Evaluación de Proyectos 33 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Administración de Contratos • ELEMENTOS • Contratos • Resultados • Requerimientos de cambio • Facturas Master en Evaluación de Proyectos 34 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Administración de Contratos • OPERADORES • Sistema de medición de eficacia de cumplimiento • Sistema de Pagos • Sistema de control de cambios del contrato Master en Evaluación de Proyectos 35 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Administración de Contratos • RESULTADOS • Documentación / Correspondencia • Cambios en el contrato • Ordenes de Pago Master en Evaluación de Proyectos 36 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Cierre de Contratos • ELEMENTOS • Master en Evaluación de Proyectos Documentación de Contratos • Contrato • Documentos de Programación • Cambios requeridos y aprobados • Documentación técnica • Resultados • Facturas y registros de pagos 37 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Cierre de Contratos • HERRAMIENTAS / TECNICAS • • Revisiones o auditorías del proceso de aprovisionamiento RESULTADOS • • Master en Evaluación de Proyectos Archivo completo del Contrato Identificación de éxitos y fallas 38 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo