Gestin de Proyectos Master en Evaluacin de Proyectos

Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 5: Planeamiento de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos 1 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Master en Evaluación de Proyectos 2 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Planeamiento de Proyectos • • Objetivos y beneficios del planeamiento. Sistema de planeamiento y control Identificación de variables estratégicas. Roles y cuestiones del planeamiento Información necesaria Estructura de Trabajo (WBS). Control de Cambios. Procedimientos Master en Evaluación de Proyectos 3 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Introducción • Las responsabilidades más importantes del Project Manager son: planeamiento, integración y ejecución. • Se establecen cursos de acción en un medio proyectado. • Comprende la toma de decisiones ante alternativas. • Es una función de gestión requerida para facilitar la comprensión de problemas complejos con factores interrelacionados • Es deseable que el project manager esté involucrado desde la etapa de la concepción del proyecto hasta su ejecución Master en Evaluación de Proyectos 4 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Planeamiento del Proyecto • Debe ser: üSistemático üFlexible üDisciplinado üMultifuncional Master en Evaluación de Proyectos 5 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Objetivo Principal • Definir por completo todo el trabajo necesario • A través de documentos • Disponibles para todos los participantes de proyecto Master en Evaluación de Proyectos 6 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Consecuencias de un Planeamiento Pobre • • Iniciación Proyecto Entusiasmo salvaje Desilusión Caos Búsqueda de los culpables Castigo de los inocentes Promoción de los que no participaron • Definición de los requerimientos Master en Evaluación de Proyectos 7 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Beneficios de la Certidumbre • Todo el trabajo preplaneado • Mayor comprensión por anticipado • Menos cambios en las prioridades, programaciones y asignación de recursos • Mayor cantidad de información se puede procesar para asegurar efectividad de los resultados Master en Evaluación de Proyectos 8 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Sistema de Planeamiento y Control del Proyecto METAS OBJETIVOS REDES PROGRAMACION DESCRIPCIONES INSTRUCCIONES • SPECS • SOW • WBS PROGRAMACION DETALLE • SISTEMA • EMPRESA SISTEMA DECISION • Situación • Estrategias • Tablas repago PRESUPUESTOS MONITOREO TIEMPOS COSTOS RESULTADOS SISTEMA DE REPORTES • Tiempos • Costos • Resultados • Confiabil. Master en Evaluación de Proyectos 9 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Los 9 componentes del Planeamiento 1. -Objetivo Meta, blanco o cuota a cumplir 2. -Programa Estrategia o acciones más importantes 3. -Programación Plan de tareas: inicio y fin 4. -Presupuesto Erogaciones planificadas para cumplir objetivo 5. -Forecast Proyección de lo que sucederá en el período 6. -Organización Cantidad y nivel de posiciones con sus responsabilidades 7. -Políticas Guía general de decisiones y acciones 8. -Procedimientos Método para llevar a cabo la política 9. -Estándares nivel de resultado de comparación Master en Evaluación de Proyectos 10 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Forecasting Master en Evaluación de Proyectos 11 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Políticas del Proyecto • Subordinadas a las Políticas Superiores • Basadas en los principios conocidos por las áreas operativas • Deben ser ü definibles ü comprensibles ü preferiblemente por escrito • Flexibles y estables • Razonablemente abarcativas en su alcance Master en Evaluación de Proyectos 12 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Requerimientos de Planeamiento para el Grupo de Trabajo o nivel funcional • Acuerdo de propósitos • Asignación y aceptación de responsabilidades individuales y grupales • Coordinación de tareas • Compromiso con los objetivos grupales y organizacionales • Comunicación vertical y horizontal • Reconocimiento y resolución de los conflictos de objetivos del grupo Master en Evaluación de Proyectos 13 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Variables Estratégicas INTERNAS EXTERNAS Operativas • Cambios de producto • Economías de escala • Salarios vs. automatización • Investigación y Desarrollo Operativas • Requerimientos de clientes • Capacidad de Plantas • Gastos de préstamos • Avances tecnológicos Legales • Calidad del productos • Requisitos sindicales Legales • Requerimientos de producto • Niveles sonoros OMS Económicas • Indicadores • Políticas precio promocionales Económicos • Proyecciones por sector • Niveles de stock en la cadena Sociopolíticas • Asignación de recursos • Precios/disponibilidad materias primas • Posibilidad de exportar • Niveles de productividad Sociopolíticos • Producir lo rentable • Productos primarios o con valor agregado • Amenaza de importación • Estabilidad de los mercados abiertos Master en Evaluación de Proyectos 14 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

“Definir los Requerimientos” 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Alcance general Objetivos y antecedentes Tareas contratistas Requerimientos contratistas Referencias a estudios, documentos y especificaciones Datos de ítems (documentación) Soporte de equipos para ítems contratados Propiedades, facilities, equipos y servicios Documentación Programas de resultados Master en Evaluación de Proyectos 15 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Acuerdo con el Plan Interfases Gerenciales Master en Evaluación de Proyectos 16 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Roles en el Planeamiento • Project Manager define: ü metas y objetivos ü hitos principales ü requerimientos ü reglas generales y supuestos ü limitaciones en tiempos, costos y resultados ü procedimientos operativos ü políticas administrativas ü requerimientos de reportes Master en Evaluación de Proyectos 17 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Roles en el Planeamiento • El Gerente de Línea define: ü descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos los objetivos, requerimientos e hitos ü programaciones de detalle y asignación de personal para sostener los presupuestos y programas ü áreas de riesgo, incertidumbre o conflictos Master en Evaluación de Proyectos 18 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Roles en el Planeamiento • Alta Gerencia ü actúan como negociadores entre los gerentes de proyecto y los de línea ü provee aclaraciones ante cuestiones críticas ü provee canal de comunicación con la alta gerencia del cliente Master en Evaluación de Proyectos 19 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Cuestiones a partir de la definición de los Objetivos • ¿Cuáles son los elementos principales del trabajo requerido para satisfacer los objetivos? • ¿Cómo están interrelacionados? • ¿Qué áreas funcionales asumirán la responsabilidad del trabajo requerido? • ¿Los requerimientos de recursos están disponibles? • ¿Cuáles son los requerimientos del flujo de información para el proyecto? Master en Evaluación de Proyectos 20 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Información necesaria Statement of Work sow Requerimientos de Trabajo SPECS Especificaciones Programa Hitos Work breakdown Structure WBS Master en Evaluación de Proyectos 21 Estructura de Trabajo Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Requerimientos de Trabajo • es una descripción narrativa del trabajo requerido para el proyecto • para las contrataciones se usa el CSOW • es un documento sobre el que deben operarse los cambios Master en Evaluación de Proyectos 22 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo sow

Requerimientos de Trabajo Recomendaciones en su redacción • • • sow Usar un lenguaje preciso Utilizar una estructura y un orden cronológico Diferenciar las areas por su importancia Describirlas de acuerdo a su importancia No mezclar conceptos: tareas especificaciones aprobaciones • Requerir la aprobación de terceras partes cuando corresponda Master en Evaluación de Proyectos 23 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Especificaciones del Proyecto SPECS • es el conjunto de estándares que se establecen como obligatorios para la ejecución de las tareas del proyecto • condiciones: üactualizados üprecisos ücompletos Master en Evaluación de Proyectos 24 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Programa de hitos del Proyecto • Contenido üfecha inicio del proyecto üfecha finalización del proyecto üotros hitos importantes Ørevisiones Ødisponibilidad prototipos Øentregas Øtesteos üentregables o reportes Master en Evaluación de Proyectos 25 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estructura de Trabajo WBS • “Es el elemento más importante porque provee un marco de referencia común en el cual: ü el proyecto puede ser descrito como la suma de elementos parciales ü permite una base para el planeamiento ü se establecen costos y presupuestos ü permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados ü los objetivos se relaciones con los recursos ü se inicia la construcción de la red y el control posterior ü se establece el programa y procedimientos de los reportes ü se establecen las asignaciones de responsabilidad Master en Evaluación de Proyectos 26 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Estructura de Trabajo WBS • CONDICIONES ü Deben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle posible, cada elemento debe cumplir la condición q. Acción completa q. Asignable q. Medible Master en Evaluación de Proyectos 27 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Realizado por: Aprobado por: ESTRUCTURA DE TRABAJO Proyecto: Fecha: 001 002 Master en Evaluación de Proyectos 003 004 28 005 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

PROYECTO Ampliación zona de carga 2. - EJECUCION AMPLIACION 1. - PLANEAMIENTO AMPLIACION 1. 1. Control de Ingeniería 1. 2. - Desarrollo de Ingeniería 2. 1. - Modificación zona de carga 1. 1. 1. - Revisión de Planos actuales 1. 1. 2. - Establecer especificaciones 1. 1. 3. - Prever resultados 1. 1. 4. - Definir condiciones 1. 1. 5. - Verificar limitaciones Master en Evaluación de Proyectos 29 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 2. 2. - Control de Efectividad

1. -Desarrollo del Manual de Compras y Procedimientos 1. 1. -Objetivos del Manual 1. 2. -Compras de Caja Chica 1. 3. -Compras Normales 1. 3. 1. -Materiales Catalogados 1. 3. 2. -Materiales no catalogados 1. 4. -Solicitud de cambios y modificaciones 1. 5. -Evaluación de Proveedores 1. 6. -Pagos a Proveedores 1. 7. -Aceptación de mercadería 1. 7. 1. -Reclamos de faltantes 1. 7. 2. -Devoluciones 1. 8. -Aspectos de Seguridad Master en Evaluación de Proyectos 30 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Master en Evaluación de Proyectos 31 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

ESTRUCTURA DE TRABAJO Proyecto: Construcción Planta Propia Fecha: 001 002 Puesta en Marcha Instalaciones 003 Realizado por: Aprobado por: 004 Calidad Abastecimiento 005 006 Recursos Humanos Legales Tirada Piloto Edificios (Compra, alqu. , construccion) Especificación Productos Localizar Proveedores Definición Requisitos Nacionales Locales Aprobación Equipos Especificación Procesos Evaluación Selección Habilitación Especificación Equipos Aprobación Capacitación Fabricación en Serie Contratos Master en Evaluación de Proyectos 32 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Proyectos 1. Llamado a concurso y juzgamiento de ensayos acerca de Proyectos 2. Organización de un viaje de directivos de PYMES a una feria internacional de la Industria 3. Organizar una entrega de Premios con cena-show 4. Diseño de un sistema de evaluación de la presentación de un proyecto 5. Diseño y ejecución de un programa de radio dirigido a líderes de proyecto Master en Evaluación de Proyectos 33 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Gestión de Configuración Control de Cambios • Debe proveer: ü niveles de aprobación de revisión y control de cambios ü elementos críticos para introducir cambios ü representantes autorizados • Debe responder a: ü ü ü costo del cambio mejoras en la calidad justificación del costo adicional necesidad del cambio impacto en la fecha de finalización Master en Evaluación de Proyectos 34 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

Procedimientos - Beneficios • provee uniformidad • estimula la documentación • comunica con efectividad • estandariza formatos • une a los grupos de proyecto • provee base de análisis • documenta acuerdos para el futuro • refuerza compromiso • minimiza el papeleo • minimiza conflictos y confusión • delinea tareas • conduce nuevos miembros • base de experiencias p/ futuro Master en Evaluación de Proyectos 35 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo