GESTIN DE ACTIVOS FIJOS MDULO SAP AM SECRETARIA

GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS MÓDULO SAP - AM SECRETARIA DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES - SETIC HÉCTOR FABIO RENGIFO FLOR MARIA ARARAT “VALLE TERRITORIO INTELIGENTE E INNOVADOR”

AGENDA • Parte 1 – Gestión de Activos Fijos • Parte 2 – Funcionalidades del Módulo • Parte 3 – Operaciones Diarias • Parte 4 – Operaciones Periódicas • Parte 5 – Transacciones

GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS • El módulo de activos fijos es un sistema completo y de gran facilidad de uso para el manejo correcto de activos de propiedad, planta y equipo de la Entidad. • Es un sistema integrado con la Contabilidad que facilita al usuario registrar las operaciones de activos (compra, venta, bajas, traslados, revalorizaciones).

GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS • Permite almacenar y consultar los valores históricos (valor de adquisición) y los valores calculados a partir de la vida útil del activo (depreciación, avalúo, revalorización). • Uno de sus objetivos es ser el libro auxiliar de la contabilidad general, que permite calcular y obtener el valor de todos y cada uno de los activos de una compañía a valor real en cualquier momento del tiempo.

GESTIÓN DE ACTIVOS FIJOS • Como libro auxiliar almacena datos planificados y reales de depreciaciones, ajustes, avalúos, deterioro, incluyendo sus acumulados, en cualquier momento del tiempo. • Además permite ver la ficha técnica de cada activo (tipo, clase, ubicación, matrícula, responsable, etc. )

FUNCIONALIDADES El modulo de activos fijos (Asset Accounting) se encarga del control y valoración de los activos fijos dentro de la empresa, y del registro de los movimientos y operaciones relacionadas con los mismos. Esto se realiza mediante el empleo de un Plan de Valoración y Áreas de Valoración.

FUNCIONALIDADES Plan de valoración El plan de valoración se utiliza para gestionar diferentes condiciones legales para la depreciación y valoración de activos. El plan de valoración es independiente de la sociedad pero dependiente del mandante. En nuestro caso se ha definido un Plan de Valoración ETCO

FUNCIONALIDADES Áreas de valoración El principal criterio que define un área de valoración es el método de valoración que ésta gestiona. En un área de valoración se puede valorar el patrimonio activo fijo con fines específicos como: § § § § 01 Área Contable 02 Área de Ajuste contable 03 Área Contable + Área de Ajuste contable 11 Área Fiscal 12 Área de Ajuste fiscal 13 Área Fiscal + Área de Ajuste fiscal 51 Área Contable USD

FUNCIONALIDADES

FUNCIONALIDADES

FUNCIONALIDADES Clases de Activos Fijos se componen de dos Las partes: datos maestros y datos de valoración. ü Los datos maestros de una clase de activo fijo se define una sola vez a nivel de mandante. ü Los datos de valoración dependen del plan de valoración asignado, este a su vez está directamente relacionado con la sociedad FI.

FUNCIONALIDADES La Determinación de Cuentas es el conjunto de cuentas de mayor que pueden ser afectadas por la clase de activo fijos. Los registros maestros de la clase de activos fijos se asignan a determinadas cuentas de mayor. Estas a su vez son contabilizadas en la contabilidad financiera cada vez que se produce una operación.

FUNCIONALIDADES Las Operaciones Diarias son las contabilizaciones que se puede generar durante el mes dentro del módulo de activos fijos. Estas pueden ser: § Altas § Bajas § Transferencias § Capitalizaciones Para poder efectuar esta operaciones es necesario utilizar: § Movimientos § Grupo de clases de movimiento

OPERACIONES DIARIAS Alta por compra es el resultado de la compra de un activo a un proveedor. Esta operación es registrada mediante el ingreso de la factura. SAP R/3 Activo 10, 000 Proveedor 11, 800 IGV 1, 800

OPERACIONES DIARIAS

OPERACIONES DIARIAS Traslados: Dependiendo del movimiento que se desee realizar, en la contabilidad de activos fijos pueden generarse las siguientes clases de traslado, dentro e la empresa o entre empresas: Ø Traslado o traspaso de un activo de una ubicación física a otra. Ø Traslado de valores de un activo a otro Ø Liquidación de un activo fijo en curso para contabilizarlo en un activo fijo terminado. Ø Dentro de una empresa, se puede trasladar los activos de un área usuaria a otra. También se pueden trasladar los valores de un activo a otro Ø Entre empresas, el sistema automáticamente traspasa el activo dándole de baja en la empresa de origen y de alta en la empresa de destino.

OPERACIONES DIARIAS

OPERACIONES PERIODICAS Diciembre Enero

OPERACIONES PERIODICAS Se consideran operaciones periódicas aquellas que se ejecutan en la contabilidad de activos fijos de forma periódica y no esporádica. Asimismo se describen algunas tareas necesarias para valoraciones especiales del patrimonio de activo fijo. Las operaciones periódicas presentadas en activos fijos son: • Depreciación y revalorización (ajuste por inflación) • Cierre de ejercicio • Cambio de ejercicio.

OPERACIONES PERIODICAS Una vez ejecutado el proceso de depreciación de fin de año, se ejecuta el proceso de cambio de ejercicio. Este proceso permite que se realicen operaciones contables en el siguiente año. Adicionalmente este proceso valida que no existan ninguno de los siguientes casos: Ø El cambio del ejercicio se ha realizado en todos los activos fijos. Ø Si la depreciación se han contabilizado en su totalidad. Ø Si existen activos fijos incorrectos. Una vez que se ha ejecutado el proceso de depreciación para el fin de año es posible ejecutar el cierre del ejercicio. Este proceso realiza el arrastre de los valores contables al siguiente año. Ø Si no encuentra errores, el proceso bloquea el ejercicio cerrado para toda contabilización en el área de activos fijos. Ø Si un ejercicio cerrado es liberado nuevamente para contabilizaciones, solamente puede volver a bloquearse con una nueva ejecución del proceso de cierre del ejercicio

TEMAS / TRANSACCIONES 1. DATOS MAESTROS 2. OPEACIONES BASICAS 3. DEPRECIACION 5. OPERACIONES DE CIERRE 4. OTRAS OPERACIONES 6. REPORTES

TEMAS / TRANSACCIONES 1. DATOS MAESTROS • Mantenimiento de registro maestro de activo fijo – Creación de un registro maestro (AS 01) – Creación de un subnúmero de activo fijo (AS 11) – Modificación de un registro maestro (AS 02) – Bloquear / Desbloquear un activo fijo (AS 05)

TEMAS / TRANSACCIONES 2. OPERACION ES BASICAS • Operaciones Básicas – Visualización de un registro maestro (AS 03) – Visualización de valores de activo fijo (AW 01 N) – Transferencia de un activo fijo (ABUMN) – Baja de un activo fijo (ABAVN) – Baja por venta de un activo fijo (ABAON)

TEMAS / TRANSACCIONES 3. DEPRECIACIÓN • Depreciación – Contabilización de depreciación (AFAB)

TEMAS / TRANSACCIONES 4. OTRAS OPRERACIOES • Otras operaciones – Corrección de amortizaciones de años anteriores (ABZU) – Amortización no planificada (ABAA) – Revalorización manual (ABAW) – Otros (ABSO) – Anulación de movimiento de activo fijo (AB 08) – Anulación de capitalización de activo en curso (AIST) – Abono en ejercicio de factura (ABGL) – Abono en ejercicio siguiente (ABGF)

TEMAS / TRANSACCIONES 5. OPRERACIONE S DE CIERRE Operaciones de cierre – Cambio de ejercicio – Recálculo de valores – Cierre de ejercicio

TEMAS / TRANSACCIONES 6. REPORTES Reportes – Cuadro de activo fijo – Comprobación de origen de cargos de activo fijo – Altas de activo fijo – Bajas de activo fijo – Traslados de activo fijo – Movimientos de activo fijo – Modificaciones de los registros maestros de activo fijo

MUCHAS GRACIAS HECTOR FABIO RENGIFO MESA DE AYUDA - SETIC hfrengifo@valledelcauca. gov. co