Geschftsprozessoptimierung in der Bauaufsicht des Kreises Prsentation am

Geschäftsprozessoptimierung in der Bauaufsicht des Kreises Präsentation am 06. 07. 2006 Uwe Maaßen Fachdienst Bau und Naturschutz

Gliederung 1. Strategische Zielsetzungen 2. Maßnahmen zur Zielerreichung 3. Bisherige Ergebnisse 4. Fortsetzung der Geschäftsprozessoptimierung 5. Optimierungsmöglichkeiten im Zusammenwirken von Bauaufsicht und Entwurfsverfassern 2

1. Strategische Zielsetzungen Strategisches Ziel Handlungsziele für die Bauverwaltung Verbesserung der Standortfaktoren und Rahmenbedingungen zur Schaffung und Sicherung von Arbeitsplätzen Förderung der Ansiedlung und Entwicklung gewerblicher und landwirtschaftlicher Betriebe 3

2. Maßnahmen zur Zielerreichung Vereinbarungen mit Fachbehörden Standardisierung von Prozessen Verbesserung der Information und Beratung Konzentration der Entscheidungsprozesse 4

2. Maßnahmen zur Zielerreichung n Verbesserung der Information und Beratung - Erstellung eines Investorenleitfadens (Ende 2005) - Schriftliche Information an Entwurfsverfasser über Nachforderung von Bauvorlagen und über Entscheidungen über Bauanträge 5

2. Maßnahmen zur Zielerreichung n Standardisierung von Prozessen - Schriftliche Rückmeldung an Antragsteller innerhalb von 7 Arbeitstagen nach Eingang über - Vollständigkeit der Bauvorlagen, - nachzufordernde Bauvorlagen und - voraussichtliche Verfahrensdauer ab Vollständigkeit (Prüfkriterium im Rahmen der beabsichtigten Zertifizierung als mittelstandsorientierte Kommunalverwaltung) 6

3. Bisherige Ergebnisse Durchschnittliche Bearbeitungsdauer bei bauaufsichtlichen Verfahren 7

4. Fortsetzung der Geschäftsprozessoptimierung n Visualisierung und Analyse der wesentlichen Stufen des Kernprozesses n Ausbau der Informationen an Bauherren über das Internet (z. B. über genehmigungsfreies Bauen) n regelmäßiger Infobrief für Entwurfsverfasser n Anträge, die bei der Amts- bzw. Stadtverwaltung persönlich abgegeben werden, werden anhand einer Checkliste so weit wie möglich auf Vollständigkeit überprüft 8

4. Fortsetzung der Geschäftsprozessoptimierung n Nutzung des Geografischen Informationssystems zur Prüfung der Betroffenheit von Schutzgütern (z. B. Naturschutz oder Denkmalschutz) n verstärkte Nutzung der elektronischen Kommunikation (z. B. bei Fachbehördenbeteiligung und Information über Baugenehmigung) n Auswertung guter Beispiele anderer Kreise zur GPO in der Bauaufsicht n Einbeziehung der Wahrnehmung und Erwartungen der Kunden: Befragung von Antragstellern für gewerbliche und landwirtschaftliche Vorhaben 9

5. Optimierungsmöglichkeiten im Zusammenwirken von Bauaufsicht und Entwurfsverfassern n Nutzung einer Checkliste / Entwicklung einer „To-do-Liste“ in der individuellen Bauberatung Nutzung einer Checkliste, aus der in der Bauberatung eine „To-do-Liste“ entwickelt werden kann, - welche Vorabprüfungen (z. B. Abstimmung mit Brandschutz oder St. UA) von wem zu veranlassen sind und - welche Bauvorlagen in welcher Anzahl und in welcher Form dem Bauantrag beizufügen sind. 10

5. Optimierungsmöglichkeiten im Zusammenwirken von Bauaufsicht und Entwurfsverfassern n Behandlung von Bauanträgen mit unvollständigen Bauvorlagen Bisherige Handhabung: - erste Frist für die Vervollständigung der Bauvorlagen: 4 Wochen - bei Verstreichen der ersten Frist: ggf. mehrfache Erinnerungen von jeweils 4 Wochen Folge: In Einzelfällen sehr lange Zeiträume bis zur Vorlage vollständiger Bauvorlagen (teilweise weit über 6 Monate). Vorschlag für eine künftige Handhabung: bei erheblichen Mängeln: Gespräch der Bauaufsicht mit Bauherrn und Entwurfsverfasser erste Frist für die Vervollständigung der Bauvorlagen: 3 Wochen bei Verstreichen der ersten Frist: Nachfrist von 2 Wochen verbunden mit der Anhörung zur kostenpflichtigen Zurückweisung sofern keine besonderen Gründe: Zurückweisung 11

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