GeschftsprozessManagement 4 Geschftsprozessmodellierung Knut Hinkelmann Das BPMS Paradigma

Geschäftsprozess-Management 4. Geschäftsprozessmodellierung Knut Hinkelmann

Das BPMS*) – Paradigma Wo liegt unsere Wertschöpfung ? Wie erstellen wir unsere Produkte ? Wie setzen wir unsere Geschäftsprozesse um ? Wie steuern wir unser operatives Geschäft ? Wie können wir unser Geschäft verbessern ? *) Organisationen Produkte Strategische Entscheidungen Geschäftsprozesse Re-Engineering Mitarbeiter IT / Ressourcen Workflow-Mgt. , ERP, Groupware Kennzahlen Umsetzung Ausführung Bewertung und Kontrolle Nach: D. Karagiannis: BPMS - Business Process Management Systems, ACM SIGOIS Bulletin, August 1995 Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 2

Geschäftsprozessmodellierung Beschreibung und Darstellung aller relevanten Aspekte eines Geschäftsprozesses in einer definierten Beschreibungssprache. Ergebnis der Modellierung ist die modellhafte Nachbildung der Realität Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 3

4. 1 Einsatzzwecke von Prozessmodellen Quelle: [Becker et a. 2002] S. 52 ff Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 4

Anforderungen an Prozessmodelle Organisationsgestaltung Verwendungszweck Anforderungen Organisationsdokumentation Transparenz über Prozesse herstellen, intuitive Modelle (Verständlichkeit) Prozessorientierte Reorganisation anschauliche Prozesse um Schwachstellen erkennen zu können (Struktur, Leistung) Kontinuierliches Prozessmanagement Prozess-Controlling, z. B. Zeitvorgaben je Funktion und möglichst automatisierte Aktualisierung der Ist-Werte Qualitätsmanagement, Zertifizierung nach ISO 9000 ff Modellverwaltung in zentralem Repository, intuitive Modelle, eindeutige Modellierung Anwendungssystementwicklung Verwendungszweck Anforderungen Auswahl von ERP-Software Vergleichbarkeit mit Prozessmodellen der ERP-Software-Entwicklung Requirements-Engineering: detaillierte Attribute, Datenstrukturen etc. , weniger betriebswirtsch. Faktoren Workflowmanagement hohe Granularität: Input- und Outputdaten, incl. Datenstrukturen, Bearbeiter („führt aus“), Applikationen Simulation Zeit-, Mengen- und Kostendaten, Verteilungen Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 5

Ziele der Prozessmodellierung Prozessstrukturtransparenz: Aufzeigen von Prozessschritten und deren Verknüpfungen zur w w Schaffung von Ablauftransparenz Festlegung der Prozessveranwortlichkeiten Schulung und Einarbeitung von Mitarbeitern Erstellung von Richtlinien Prozessleistungstransparenz: Erfassung relevanter Prozessinformationen (Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit, Kosten Kundenzufriedenheit, Qualität usw. ) zur w w w Erkennung von Verbesserungspotentialen Bewertung von Prozessänderungen Bewertung des Prozesses hinsichtlich externer und interner Wettbewerbsfähigkeit Prozesssteuerung: Festlegen von Prozesslogik und Informationsmanagement w w Prof. Dr. Knut Hinkelmann Verbindung mit Anwendungssystemen Steuerung des Informationsflusses 4. Geschäftsprozessmodellierung 6

Ebenen der Prozessmodellierung n Für die Modellierung von Geschäftsprozessen sind zwei Ebenen zu unterscheiden w fachlich-konzeptionelle Prozessmodellierung w operative Workflow-Modellierung Das Repository ist ein Wörterbuch zur einheitlichen Benennung von Modellbausteinen und ihren Beziehungen (Namen von Aktivitäten, Abteilungen usw. ) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 7

4. 2 Sichten der Prozessmodellierung Modellierung umfasst Geschäftsprozesse und ihr Umfeld, z. B. Organisation Daten / Informationen Ressourcen Prozess Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 8

Sichtenkonzepte der Prozessmodellierung n Zur Reduzierung der Komplexität und zur Verbesserung der Verständlichkeit und Transparenz der Modelle empfiehlt sich die Anwendung eines Sichtenkonzepts n Verschiedene Sichtenkonzepte setzen unteschiedliche Schwerpunkte vgl. (Gadatsch 2005, S. 64) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 9

Prozess- und Struktursichten aus (Gadatsch 2005, S. 66) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 10

ARIS – Architektur betrieblicher Informationssysteme Organisationssicht Bearbeiter und Organisationseinheiten Datensicht Daten und Informationen, die im Prozess benötigt oder erzeugt werden. Prozesssicht Darstellung der Abläufe, macht die Verbindung zwischen den anderen Sichten deutlich Funktionssicht Beschreibung auszuführender Funktionen und deren Zusammenhang Leistungssicht Beschreibung der Prozessergebnisse Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 11

4. 3 Methoden und Werkzeuge zur Geschäftsprozessmodellierung In der Praxis werden zur Dokumentation von Geschäftsprozessen vor allem folgende Mittel verwendet: w Beschreibung als Text w Tabellarische Darstellung w Graphische Darstellung (Diagramme) ohne Verwendung einer bestimmten Notation mit Hilfe einer definierten Notation aus (Allweyer 2005, S. 130) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 12

Prozessmodellierung als Text n Vorteile: w Einfach mit Textverarbeitungssystem zu erstellen w leicht verständlich und flexibel n Nachteile: w Darstellung grosser Prozesse ist unübersichtlich w Verschiedene Autoren drücken gleichen Sachverhalt unterschiedlich aus w Vollständigkeit ist schwer nachprüfbar w Automatisierte Verarbeitung nicht möglich aus (Allweyer 2005, S. 131) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 13

Prozessmodellierung als Tabelle n Vorteile: w leicht verständlich w kompakter und unübersichtlicher als rein textuelle Beschreibungen n Nachteile w Kontrollflüsse und Zusammenhänge zwischen Prozesse schlecht darstellbar w Darstellung grosser Prozesse ist unübersichtlich aus (Allweyer 2005, S. 132) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 14

Prozessmodellierung mit Tabellen u. Diagrammen n Tabellarische Modellierung kann durch graphische Darstellung ergänzt werden n Vor- und Nachteile analog zur Prozessmodellierung mit Tabellen, aber anschaulichere Darstellung des Kontrollflusses möglich Ablauf Aktivität Bearbeiter Beschreibung Antragsdaten erfassen Sachbearbeiter Antragsbearbeitung Formale Prüfung des Antrags auf Vollständigkeit und Übernahme der Daten des Prozessantrags in die Kundendatei Antrag prüfen Kreditsachbearbeiter Prüfen der Kreditsicherheiten, Kreditwürdigkeit und der Kreditfährigkeit Kreditkonditionen festlegen Kreditsachbearbeiter Festlegung von Sicherheiten, Zahlungsbedingungen usw. Ergebnis Dokumente/ Hilfsmittel Antrag Kreditsystem Bonitätsrisiko Kundendaten, Drittauskünfte Kreditsystem, Kreditrichtlinien Bonitätsrisiko . . Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 15

Graphische Prozessmodellierung ohne vordefinierte Notation n Vorteile: w Beliebige Graphikprogramme verwendbar w Einfache, anschauliche Modelle möglich Beispiel für unübersichtliche Darstellung durch unreflektierte Verwendung der Möglichkeiten des Graphikprogramms. Nicht zur Nachahmung empfohlen! Prof. Dr. Knut Hinkelmann n Nachteile w Uneinheitliche Darstellungen w Systematische Analyse und Vergleich von Prozessen wegen Fehlen einer einheitlichen Notation extrem erschwert w Keine automatisierte Verarbeitung der Informationen möglich 4. Geschäftsprozessmodellierung aus (Allweyer 2005, S. 133) 16

Graphische Prozessmodellierung mit definierter Notation n Vorteile: Beispiel: Prozessmodellierung als ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) w Kontrollfluss kann übersichtlich dargestellt werden w Gleichartige Darstellung und einheitliches Verständnis der Modelle w Graphische Modellierungselemente können mit Attributen versehen werden (z. B. Bearbeiter, Kosten, …) w Es existieren Werkzeuge zur Modellierung gemäss bestimmter Notationen w Auswertung, Analyse und Weiterverarbeitung der Modelle möglich n Nachteile: w Aufwand für das Erlernen der Notationen w Evtl. erhöhter Modellierungsaufwand aus (Allweyer 2005, S. 134) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 17

Klassifizierung graphischer Modellierungsmethoden Flussdiagramme vgl. (Gadatsch 2005, S. 67) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 18

Werkzeuge zur graphischen Geschäftsprozessmodellierung n Visualisierungswerkzeuge w Graphische Darstellung von Geschäftsprozessen n Modellierungswerkzeuge w Darstellung und Beschreibung von Geschäftsprozessen n Simulationswerkzeuge w Darstellung, Beschreibung und Simulation von Geschäftsprozessen n Workflow-Managementsysteme / CSCW w Automatisierung betrieblicher Abläufe In Anlehnung an: Bullinger, H. -J. , Schreiner, P. (Hrsg): Business Process Management Tools - Eine evaluierende Marktstudie über aktuelle Werkzeuge; Fraunhofer Institut Arbeitswirtschaft und Organisation, Stuttgart, 2002 Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 19

Modellierung: Visualisierung + Beschreibung Visualisierung Attribute/Beschreibung + Aktivität Bearbeiter Beschreibung Antragsdaten erfassen Sachbearbeiter Antragsbearbeitung Formale Prüfung des Antrags auf Vollständigkeit und Übernahme der relevanten Daten des Prozessantrags in die Kundendatei Antrag prüfen Kreditsachbearbeiter Prüfen der Kreditsicherheiten, Kreditwürdigkeit und der Kreditfährigkeit Kreditkondition en festlegen Kreditsachbearbeiter Festlegung von Sicherheiten, Zahlungsbedingungen usw. Ergebnis Dokumente/ Hilfsmittel Antrag Kreditsystem Bonitätsrisiko Kundendaten, Drittauskünfte Kreditsystem, Kreditrichtlinien Bonitätsrisiko . . Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 20

Grundbegriffe der Modellierung Objekt „Auftrag erfassen“ ist Instanz des Objekttyps „Aktivität“ Modelltypen: Legen die Notation fest für die Modellierung fest, z. B. • Flussdiagramm • Prozesskette • Organigramm • Funktionsbaum • Entity-Relationship. Modell Objekttypen: Objekte: Instanzen von Objekttypen, stehen für reale Elemente Auftrag erfassen Elemente eines Modelltyps mit festgelegter Bedeutung Aktivität Modell: Ware versenden Objektausprägung von „Auftrag erfassen“ in einem Modell Start Verzweigung Ende Nachfolgebeziehung Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung Auftrag erfassen Ware versenden Ein Objekt kann mehrfach in Modellen vorkommen. Jedes Vorkommen eines Objekts heisst Objektausprägung oder Referenz. 21

Modellierung Objekttypen des Modelltyps (Metamodell) Prof. Dr. Knut Hinkelmann Modellierung: Anlegen von Objekten und Objektausprägungen 4. Geschäftsprozessmodellierung 22

Modelltypen für die Geschäftsprozessmodellierung n Unterschiedliche Modelltypen für verschiedene Modellierungsaspekte (Sichten, Dimensionen), z. B. w w Prozess Organisation Daten Ressourcen n Unterschiedliche Modelltypen für gleiche Sichten, z. B. Prozessmodellierung mit w Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) w Flussdiagramme w Petrinetze w Acitivity Diagrams (UML) Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 23

Modelltypen der ARIS Methode Geschäftsleitung Vertrieb Produktion Sachbearbeiter Vertriebsdaten Auftragsdaten Produktionsplaner Kundenauftrag eingegangen Vertriebsabwicklung Kundendaten Auftragsbestätigung Kundendaten Kunde Organisation Sachbearbeiter Vertrieb Auftragsbestätigung erstellt Auftragsbestätigung Auftragsverfolgung Adresse Name Daten Prozess Funktion Produkt Antrieb Prof. Dr. Knut Hinkelmann Gehäuse 4. Geschäftsprozessmodellierung Leistung 24

Modelltypen der BPMS-Methode Organisation Versicherungsprodukl Antragsdaten erfassen Krankenversicherung Eingangsbestätigung schicken Sachversicherung Kf. ZVersicherung Hausratversicherung Informationstechnologie Prof. Dr. Knut Hinkelmann Prozess 4. Geschäftsprozessmodellierung Produkt 25

4. 4 Vorgehen zur Modellerstellung Mögliche Vorgehen n Neugestaltung von Prozessen n Verbesserung von Ist-Prozessen w Modellierung Ist-Zustand w Vorgabe von Verbesserungszielen w Prozessoptimierung n Referenzmodelle w Auswahl passender Referenzmodelle w Anpassung und Konkretisierung der Modelle Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 26

Neugestaltung von Prozessen Aktivitätenliste n Vorgehen: w Zusammenstellung aller notwendigen Aktivitäten zur Prozessbearbeitung w Zusammensetzung der Aktivitäten zu Prozessmodell Soll-Prozess n Probleme: w Hoher Aufwand w Gefahr, Wichtiges unberücksichtigt zu lassen Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 27

Verbesserung des Ist-Prozess n Vorgehen w Modellierung des Ist. Zustandes w Vorgabe von Verbesserungszielen w Prozessoptimierung Soll-Prozess n Probleme w Hoher Aufwand w „Hängenbleiben“ an bewährtem, Potentiale versäumen Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 28

Verwendung von Referenzmodellen Menge von "bewährten" Prozessen n Vorgehen w Wähle das am besten passende Referenzmodell w Passe es an das Unternehmen an Grobmodell Detailmodell Prof. Dr. Knut Hinkelmann n Vorteile w Geringerer Modellierungsaufwand w Nutzung von Erfahrungen: „bewährte“ Prozesse und Strukturen w Geringere Gefahr, wichtige Bereiche unberücksichtigt zu lassen w Bewertung der eigenen Leistung im Vergleich zu anderen Firmen möglich (Benchmarking) 4. Geschäftsprozessmodellierung 29

Referenzmodelle Ein Referenzmodell stellt für eine bestimmte Anwendungsdomäne Strukturen, Eigenschaften, Beziehungen und das Verhalten von Objekten in einer allgemeingültigen und anwendbaren Form dar, die es ermöglicht, durch Anpassung spezifische Modelle zu erzeugen. n Arten von Referenzmodellen w Branchen-Referenzmodelle Beispiel: SCOR w Software-Referenmodelle Beispiel: SAP Prof. Dr. Knut Hinkelmann 4. Geschäftsprozessmodellierung 30