GERENTE DEL PROYECTO n Responsable n Alcance n

GERENTE DEL PROYECTO n Responsable n Alcance n Calidad n Tiempo n Presupuesto en cuanto a aspectos de:

RESPONSABILIDADES EN CUANTO AL PROCESO n Planeación: Objetivo y acuerdo con el cliente n Organización: Asegurar los recursos n Control: Dar seguimiento a avance real versus planeado

HABILIDADES CLAVE n n n n Liderazgo Compromiso con capacitación y desarrollo del equipo Comunicador efectivo Habilidades interpersonales Manejar el estrés Buen solucionador de problemas Administrar bien su tiempo

CÓMO DESARROLLAR HABILIDADES n n n n Capitalizar experiencias en participaciones Retroalimentación Autoevaluación Entrevistas a gerentes efectivos Programas de capacitación Pertenencia a organizaciones voluntarias Lectura

AUTORIDAD Definición: capacidad para hacer que la gente nos tome en serio y cumpla nuestras órdenes n Clases de autoridad – Formal – Económica – Burocrática – Técnica – Carismática – Otras: confiable, cumplidor, apariencia, intimidación, crisis, . . . n

ESTILOS DE DIRECCIÓN Autocrático: proyectos de rutina, bajo riesgo y decisiones rápidas – Desventajas: desmoralización del equipo, decisiones erróneas por excluir información n Permisivo: proyectos que requieren de mucha creatividad e innovación – Desventajas: desorganización que conduce a desamparo, no bueno para decisiones rápidas n

ESTILOS DE DIRECCIÓN (Cont. ) n Democrático: facilita la toma de buenas decisiones y aumenta el compromiso – Desventajas: tiranía de la mayoría, votantes equivocados y no bueno para decisiones rápidas

DOS ASPECTOS MÁS DEL GERENTE n Delegación : grados y posibles barreras n Administración de cambios

EL EQUIPO DE TRABAJO n El fracaso o buen éxito del emprendimiento del proyecto dependerá de la calidad de la gente que en él trabaje n De estructuras jerarquizadas a planas: – Dos fuerzas: satisfacción del ciente y creciente complejidad

EL EQUIPO DE TRABAJO (Cont. ) Características: n Perspectiva organizacional n Perspectiva psicosocial

FUNCIONAMIENTO EN LAS ETAPAS Formación Tormentas Adaptación Alto Bajo Sensación de equipo Desempeño del trabajo Desempeño

ETAPAS DEL EQUIPO DE PROYECTOS Formación: Expectativas y deseos positivos, aunque mucho desconocimiento: propósito, miembros, . . ; el gerente busca dar dirección y estructura. n Tormenta: Contrastan expectativas con realidad, motivación y moral bajas; gerente proporciona un ambiente de comprensión y respaldo. n

ETAPAS DEL EQUIPO DE PROYECTOS n Adaptación: Se reduce nivel de conflicto y surge una estabilización de relaciones; mayor confianza, compartimiento de información, cooperación, aportaciones; gerente minimiza autoridad. n Desempeño: Alta interdependencia, delegación plena de autoridad; gerente como mentor del desarrollo del equipo. �

FACTORES CONDICIONANTES n Número de personas n Han trabajado o no juntas antes n Complejidad del proyecto n Habilidades para trabajar en equipo

CARACTERÍSTICAS DE EQUIPOS EFECTIVOS n Comprensión clara de objetivos n Expectativas claras del papel y las responsabilidades de cada persona n Orientación hacia resultados n Alto grado de cooperación n Alto grado de confianza

CREACIÓN DEL EQUIPO n Propiciar socializaciones n Lugar físico común n Actos simbólicos y protocolarios n Reuniones de cómo vamos

TIPOS DE ESTRUCTURA n Isomórfica n Por especialidad n Equipos n Equipo sin egocentrismo quirúrgico

ESTRUCTURA ISOMÓRFICA Informe Técnico Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Estructura del Producto Gerente de Proyecto A Miembro del Equipo B Miembro del Equipo C Miembro del Equipo D Miembro del Equipo Estructura del Equipo E Miembro del Equipo

ESTRUCTURA POR ESPECIALIDAD Especialista A B Especialista C Gerente de Proyecto Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5

ESTRUCTURA SIN EGOCENTRISMOS A. Miembro del Equipo B. Miembro del Equipo Capítulo 1 Capítulo 2 C. Miembro del Equipo Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5

ESTRUCTURA QUIRÚRGICA Administrativo Capítulo 4 Capítulo 1 Capítulo 5 Capítulo 3 Capítulo 2 Administrador del Proyecto Escritor en Jefe Asistente Especialista A Especialista B Editor Demandas sobre el tiempo del equipo del proyecto provenientes de otros proyectos Especialista C

FUENTES DE CONFLICTO n Alcances del trabajo n Asignaciones de recursos n Programa n Prioridades; proyecto o área funcional n Temas organizacionales n Diferencias personales

RESOLUCIÓN DEL CONFLICTO n Evitarlo o retirarse n Competir u obligar: ganar-perder; subestima relación entre las personas n Adaptación o conciliación: asigna valor alto a la relación personal n Concesión: posición intermedia, pero ¿conviene al proyecto?

RESOLUCIÓN DEL CONFLICTO n Colaboración, confrontación o solución de problemas: actitud constructiva, exploración conjunta de soluciones, enfocar en intereses y no posiciones o personas, utilizar criterios objetivos.

TIPOS PSICOLÓGICOS n Tipología myers & briggs – Extroversión-introversión – Sensitividad-intuición – Racionalidad-afectividad – Juicio-percepción Ejemplos de tipos psicológicos – Diseño: INRJ – Ventas: ESAJ – Director del proyecto: ESRJ

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES n Funcional n De Proyectos o Proyectizada n Matricial – Débil – Balanceada – Fuerte

ESTRUCTURA FUNCIONAL n Ventajas – No hay duplicación de actividades – Excelencia funcional – Continuidad de políticas y procedimientos administrativos n Desventajas – Creación de “islas” de trabajo – Respuestas lentas – Carencia de enfoque al cliente – Orientado a actividad no al problema

ESTRUCTURA PROYECTIZADA n Ventajas – Control de los recursos – Sensibilidad hacia al cliente – Autoridad completa de gerente de proyecto – Compromiso y motivación altos hacia el proyecto n Desventajas – Ineficiencia en costos – Bajo nivel de transferencia de conocimientos entre proyectos – Incertidumbre sobre destino del personal cuando el proyecto concluye

ESTRUCTURA MATRICIAL n Ventajas – Uso eficiente de los recursos – Experiencia funcional disponible para todos los proyectos – Mayor aprendizaje y transferencia de conocimientos – Mejor comunicación n Desventajas – Dobles relaciones de dependencia – Necesidad de equilibrio del poder

ADECUACIÓN DE ESTRUCTURAS Funcional: Empresas que producen y venden productos estándares y rara vez realizan proyectos externos n Proyectizada: Compañías que trabajan con múltiples proyectosy no fabrican productos estándares; participan en proyectos muy grandes con altos costos y larga duración n Matricial: Compañías que están trabajando en múltiples proyectos al mismo tiempo, que aunque varían en tamaño en complejidad, presentan aspectos técnicos similares n

COMUNICACIÓN n Efectiva y frecuente n Oportuna y abierta n No limitarse a canales formales n Saber escuchar n Proporcionar retroalimentación

COMUNICACION ORAL Cara a cara, teléfono, video conferencias u otros n Atencion al lenguaje corporal y diversidad cultural n No limitarse a los canales formales de comunicacion n Directa, sin ambigüedades n Anticipar los tiempos necesarios

COMUNICACION ESCRITA n Cartas, memoranda, e-mail u otros n Difundir informacion n Confirmar informacion verbal n Claros y concisos

ESCUCHAR EFECTIVAMENTE Obstáculos – Fingir escuchar – Distracciones – Prejuicio y mentalidad estrecha – Impaciencia – Saltar a conclusiones n Recomendaciones: – Centrar la atención en la persona que habla – Participar en una escucha activa – Hacer preguntas, no interrumpir n

REUNIONES n Revisar la situación n Solucionar n Revisión problemas del diseño técnico

REUNIONES EFECTIVAS n Antes: – Necesaria – Propósito – Participantes – Agenda anticipada – Ayudas visuales y material a entregar – Arreglos del salón

REUNIONES EFECTIVAS n Durante: – Comenzar a tiempo – Nombrar encargado de minuta – Revisar agenda – Facilitar –no dominar- la reunión – Resumir resultados – Cuidar el tiempo programado – Evaluar proceso de reunión

REUNIONES EFECTIVAS n Después: – Distribuir minuta pronto – Enviar aún a ausentes

INFORMES n Redactados de acuerdo al interes de los lectores, no de quien lo redacta n Tipos – De avance – Final

DE AVANCE n n n n De acuerdo a un período específico Logros desde el anterior Situación actual de desempeño del proyecto Avance hacia solución de problemas identificados previamente Problemas o posibles problemas desde el informe anterior Acciones correctivas planeadas Puntos de referencia que se piensan alcanzar durante el siguiente período

FINAL n Necesidad, objetivo, requisitos y beneficios originales del proyecto n Grado de cumplimiento n Breve descripción del proyecto n Consideraciones futuras n Relación de partidas a entregar n Información de pruebas

PREPARACIÓN n Concisos n Lenguaje sencillo n Primero puntos importante n Uso de gráficas, diagramas, tablas, … n Importante la forma como el contenido