Gerenciamiento Productivo de Reuniones 2 Vicios en las

Gerenciamiento Productivo de Reuniones 2

Vicios en las Reuniones En general, ¿cómo funciona? : Ø Sin objetivos (fuga del tema, la solución para más adelante. . . ); Ø Los extremos: uno o dos que dominan, o hablan todos; Ø La repetición de temas, o enrollar sobre el tema; Ø Sin respeto por el tiempo; Ø Escasa participación o compromiso.

Razones de una Reunión ¿ Cuándo y para que reunirse? Ø Desarrollar alternativas o ideas Ø Compartir puntos de vista y acciones Ø Delegar responsabilidades Ø Comunicar informaciones, ideas. . . Ø Encontrar soluciones Ø Construir conocimiento

Concepto ¿Qué es una reunión? Evento que reúne a personas en un determinado lugar y tiempo con los objetivos previamente definidos. Advertencia: En grupos voluntarios el proceso de discusión es más importante que la propia decisión.

Los elementos Componen una reunión Contenido: En relación directa con el tema o una cuestión de si discutir. Procedimiento: Se trata de la Metodologia, la conducta y las relaciones entre los participantes (comunicación, motivación y conflictos. )

Tipos de Reunión v. Informativa v. Negociación / decisión v. Planeamiento v. Delegación de Tareas

Tipos de Reunión 1) Informativa: Ø La preparación previa es esencial. Ø Los argumentos de lo que se pasará deben ser concretos. Ø Presentación debe hacerse paso a paso, para facilitar la comprensión. Ø Use ayudas visuales tales como transparencias, carteles. . . Ø Siempre que posible, ejemplos de uso, simulaciones …

Tipos de Reunión 2) Negociación y de decisión: Ø Una vez más la preparación es esencial. Preguntas como: § ¿qué queremos? § ¿ qué valor? § ¿ como el pedido será entregado? § ¿ en que tiempo ? … deben ser respondidas por adelantado y acordado por las personas que van a negociar.

Tipos de Reunión 2) Negociación y de decisión: Ø Después de la presentación de la oferta se cosechan comentarios y se toma la decisión. Ø Es preferible escuchar a todos los presentes. TIEMPO: Buscar ponerlo a nuestro favor.

Tipos de Reunión 3) Planificación: Desarrollar las actividades: ü secuencialmente, ü estructurado y organizada ü tratando de maximizar los resultados. 4) Delegación de acciones: Distribución de acciones a los participantes con el fin de realizar la tarea con el mínimo esfuerzo.

Conducción de Reunión Antes de la Reunión - Planeamiento • • • Definir el THOM de la reunión Elaborar la pauta Confirmar fecha, hora, local, invitados… Garantizar que las providencias sean viabilizadas Organizar ambiente, materiales. . . Movilizar los Participantes

Conducción de Reunión Antes de la Reunión - Planeamiento THOM Ø Tema – ¿Qué asunto será discutido? Ø Horario – ¿Cuál es el tiempo disponible? Ø Objetivo – ¿Adónde se quiere llegar? Ø Método – ¿De qué manera será la discusión? Responsabilidad

Conducción de Reunión Durante la Reunión Ø Cumplir horarios y Seguir la pauta Ø Buscar la participación y el consenso Ø Promover la resolución de conflictos Ø Concluir los temas (plan de acción) Ø Hacer el resumen y evaluar. Tener Actitud Positiva

Conducción de Reunión Comunicación no verbal Actitud Defensiva Ø No mirar directamente a su interlocutor; Ø Mantenerse alejado de su interlocutor; Ø Cerrar y apretar las manos con frecuencia; Ø Volver a los pies para la puerta; Ø Cruzar a los brazos.

Conducción de Reunión Comunicación no verbal Pensativo Ø Mirar vagamente el interlocutor por mucho tiempo; Ø Sacar las lentes y ponerlas al borde de la boca; Ø Apoyar las manos en la barbilla; Ø Revolver en la barbilla o la nariz; Ø Inclinar la cabeza hacia un lado; Ø Inclinarse hacia atrás en cuanto escucha;

Conducción de Reunión Consenso Método para toma de decisiones y solución de problemas, con la finalidad que la gente discuta activamente los temas agregando experiencias, ideas, conocimientos y sentimientos. Consenso no es unanimidad

Conducción de Reunión Resolución de Conflictos Ø Reconocer la existencia; Ø Identificar la causa real; Ø Escuchar a todos los puntos de vista; Ø Identificar soluciones alternativas; Ø Buscar soluciones de consenso; Ø Seguir con la acción.

Conducción de Reunión Finalización de la Reunión: -- ¿Con que información salimos de aquí hoy que no teníamos al llegar? - Plan de Acción: • Por qué • Cómo • Cuándo • Quién • Cuánto

Conducción de Reunión Consejos de cierre Ø Tome los problemas en serio, pero no se pierda el humor; Ø Tenga la valentía de cometer errores, es decir: hable, participe. Usted tiene derecho; Ø Jamás dé la impresión de que derrotó a la otra persona; Ø Expresiones como "obviamente" no ayudan a construir relaciones.

Conducción de Reunión Consejos de cierre Ø Haga un Resumen al final de la reunión Ø No hay crítica constructiva o destructiva, quién la recibe es que la califica Ø Un cuadro de diálogo sólo se produce cuando escuchamos la propuesta de otro. Ø Inicie en el tiempo, independientemente del número de personas presentes

Conducción de Reunión Pos Reunión Ø Elaborar el informe Ø Organizar el material utilizado Ø Contactar participantes poco actuantes Evitar hacer por los otros

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