Gerenciamento do Escopo PMBOK Guide 2000 Gerenciamento do

Gerenciamento do Escopo PMBOK Guide 2000 Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Objetivos n Apresentar os processos, ferramentas e técnicas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 2

Ao final desta aula você será capaz de. . . n n n Organizar e estruturar todo o trabalho necessário para a realização do projeto Diferenciar escopo do projeto de escopo do produto Formalizar a autoridade do gerente de projetos Controlar as mudanças no escopo do projeto Formalizar a aceitação dos resultados Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 3

Escopo do Projeto x Escopo do Produto são características e funcionalidades que caracterizam o produto ou serviço Escopo do Projeto é todo o trabalho que terá que ser realizado para produzir o produto ou serviço Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 4

O que é Gerência de Escopo do Projeto? Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho necessário para o seu sucesso Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 5

Características n n Define e controla o que será incluído ou não no projeto Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto Verificação constante para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado Impedir a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto (gold plating) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 6

Processos da Gerência do Escopo Iniciação Planejamento de Escopo Controle de Modificação de Escopo Definição de Escopo Verificação de Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 7

Fluxo do controle do escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 8

Controle do escopo : : Entradas n Declaração do escopo do projeto n n Estrutura analítica do projeto n n O principal documento gerado pelo processo Criar EAP, a própria EAP. Dicionário da EAP n n Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto. Documento complementar da EAP contendo o conteúdo detalhado dos componentes contidos em uma EAP Plano de gerenciamento do escopo do projeto n Fornece orientação sobre como o escopo do projeto será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 9

Controle do escopo : : Entradas n Relatórios de desempenho n n Solicitações de mudança aprovadas n n Fornecem informações sobre o desempenho do trabalho do projeto, como as entregas provisórias que foram terminadas; Qualquer modificação feita na linha de base do escopo do projeto acordada; Informações sobre o desempenho do trabalho n Informações sobre o andamento das atividades do projeto que estão sendo executadas para realizar o trabalho do projeto. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 10

Controle do escopo : : Ferramentas e Técnicas n Sistema de controle de mudanças n n n Define os procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e no escopo do produto. inclui a documentação, os sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanças também fica de acordo com todas as cláusulas contratuais relevantes Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 11

Controle do escopo : : Ferramentas e Técnicas n Análise da variação n n Determinar a causa da variação em relação à linha de base do escopo e decidir se são necessárias ações corretivas As medições de desempenho do projeto são usadas para avaliar a extensão da variação. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 12

Controle do escopo : : Ferramentas e Técnicas n Replanejamento n n Solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificações na EAP e no dicionário da EAP, na declaração do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto. Sistema de gerenciamento de configuração n Garante que as mudanças solicitadas no escopo do projeto e no escopo do produto serão cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanças. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 13

Controle do escopo : : Saídas n Declaração do escopo do projeto (atualizações) n n Estrutura analítica do projeto (atualizações) n n Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a declaração do escopo do projeto será revisada e refeita. Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a EAP é revisada e refeita para refletir as mudanças aprovadas. Dicionário da EAP (atualizações) n Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e refeito para refletir as mudanças aprovadas. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 14

Controle do escopo : : Saídas n Linha de base do escopo (atualizações) n n A declaração do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionário da EAP associados a ela. Mudanças solicitadas n Os resultados do controle do escopo do projeto podem gerar mudanças solicitadas, que são processadas para revisão e destinação de acordo com o processo Controle integrado de mudanças do projeto. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 15

Controle do escopo : : Saídas n Ações corretivas recomendadas n n Qualquer passo recomendado para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do projeto. Ativos de processos organizacionais (atualizações) n As causas das variações, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas do controle de mudanças do escopo do projeto são documentados e atualizados no banco de dados histórico dos ativos de processos organizacionais. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 16

Controle do escopo : : Saídas n Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) n Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, são revisados e refeitos para refletir as mudanças aprovadas. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 17

Fluxograma de processo do gerenciamento do escopo do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 18

Iniciação Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Qual a finalidade do processo de Iniciação? É o processo responsável por formalizar a existência de um projeto ou que o mesmo deva continuar na próxima fase Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 20

Elementos do Processo de Iniciação Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 21

Iniciação : : Entradas n Product Description n n Documento extremamente importante contendo a descrição do produto ou serviço que será gerado pelo projeto Deve conter o relacionamento claro com o negócio que será beneficiado com a sua criação Esta descrição deverá ser detalhada à medida que o projeto for evoluindo A forma e conteúdo variam, mas deve prover informação suficiente para suportar o planejamento do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 22

Iniciação : : Entradas n Strategic Plan n n Project Selection Criteria n n O projeto a ser desenvolvido deve estar alinhado com o plano estratégico da empresa Critérios definidos para escolha de projetos (financeiro, mercado, etc) Historical Information n Sobre resultados de seleções anteriores de projetos Sobre desempenho de projetos anteriores Sobre os resultados de fases anteriores do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 23

Iniciação : : Ferramentas e Técnicas n Project selection methods n Visa a mensuração do projeto para efeitos de comparação durante a seleção. Duas categorias: n Benefit measurement (abordagem comparativa) n n n Murder Board Peer review Modelos de pontuação (scoring models) Modelos econômicos Benefícios comparados a custos Constrained optimization (abordagem matemática) n n Programação linear inteira dinâmica multi-objetivo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 24

Iniciação : : Ferramentas e Técnicas n Expert judgment n n Julgamento de especialistas e consultores pode ajudar na decisão de fazer ou não o projeto Experts: n n Colegas ou outras unidades da empresa Consultores Stakeholders, incluindo os clientes Associações técnicas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 25

Iniciação : : Resultado Principal Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 26

Iniciação : : Resultado : : O que é Project Charter? Documento que formaliza a existência de um projeto e estabelece a autoridade e responsabilidade do gerente de projeto para a realização das atividades Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 27

Iniciação : : Resultado : : Conteúdo do Project Charter n n Identificação da autoridade do gerente sobre o projeto para alocação de recursos Incluir ou ter referências para outros documentos contendo: n n A necessidade e relacionamento com o negócio que o produto/serviço pretende atender Resumo do produto n n Descrição do produto ou serviço Motivação para o seu desenvolvimento Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 28

Iniciação : : Resultado : : Project Charter nas Empresas O contrato assinado para um projeto pode servir como project charter Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 29

Iniciação : : Resultado : : Project Charter é. . . n n Criado por um gerente externo ou de um nível alto na empresa e não pelo gerente de projetos ou pela equipe Criado durante a fase inicial Não é evolutivo Não necessita de mudança quando ocorrem mudanças no projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 30

Iniciação : : Outros Resultados n n n Project manager identified/assigned Constraints Assumptions Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 31

Planejamento do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Qual a finalidade do processo Planejamento do Escopo? Processo responsável por planejar, elaborar e documentar progressivamente o trabalho a ser realizado no projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 33

Elementos do Processo Planejamento do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 34

Planejamento do Escopo : : Entradas n Descrição do Produto (Product description) n n Project charter n n Documento que reconhece formalmente a existência do projeto. Restrições (Constraints) n n Características do produto ou serviço que o projeto está incumbido de criar. Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Premissas (Assumptions) n Fatores que para os propósitos de planejamento são considerados verdadeiros. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 35

Planejamento do Escopo : : Ferramentas e Técnicas n Análise do Produto (Product Analysis) Visa obter conhecimento sobre o produto a ser desenvolvido Análise do custo/benefício (Benefit/cost analysis) n Estimativa dos custos e benefícios tangíveis e intangíveis e análise de ROI e payback period. n n n Identificação de alternativas n n n Brainstorming Lateral thinking Avaliação especializada Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 36

Planejamento do Escopo : : Resultado Principal n Declaração do Escopo (Scope Statement) n Documento base para delinear um entendimento comum sobre o escopo do projeto entre todos os “stakeholders”. Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 37

Conteúdo do “Scope Statement” n Deve incluir ou conter referências para: n n Justificativa para o projeto (project justification) Sumário sobre o produto ou serviço (project’s product) Lista do que será disponibilizado ao término do projeto, incluindo os sub-produtos (project deliverables) Objetivos do projeto de forma quantitativa para que possa ser avaliado o sucesso do projeto (project objectives) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 38

Planejamento do Escopo : : Outros Resultados n n Plano de gerência do Escopo (Scope Management Plan) n Documento que descreve como o escopo do projeto será gerenciado e como mudanças serão integradas ao projeto n Deverá indicar como as mudanças serão identificadas e classificadas n Pode ser formal ou informal, muito ou pouco detalhado n É um componente do Project Plan Detalhamento do Suporte (Supporting detail) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 39

Definição do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Qual a finalidade do processo Definição do Escopo? Detalhamento do que será disponibilizado em partes menores, mais detalhadas e gerenciáveis, com a finalidade de: n n n Ter um visão melhor para avaliação de cronograma, custos e recursos Padrões para medição de performance e controle (baselines) Atribuição de responsabilidades Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 41

Definição do Escopo n A definição apropriada do escopo é um ponto crítico para sucesso do projeto ”Quando existe uma definição pobre do escopo, pode ser esperado um custo final do projeto mais alto por causa de inevitáveis mudanças que rompem com o ritmo do projeto, causam retrabalho, aumentam o tempo do projeto e diminuem a produtividade e o moral da força de trabalho” Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 42

Elementos do Processo “Definição do Escopo” Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 43

Definição do Escopo : : Entradas n Declaração do Escopo n n Restrições n n Documentação que servirá de base para tomada de decisões futuras no projeto e para confirmar ou desenvolver um entendimento comum do escopo entre as partes envolvidas fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto Premissas n fatores que, para os propósitos do planejamento, são consideradas verdadeiros, reais, ou certos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 44

Definição do Escopo : : Entradas n Saídas de outros planejamentos n n As saídas dos processos de outras áreas de conhecimento devem ser revisadas para previsão de possíveis impactos no detalhamento do escopo do projeto Informações Históricas n As informações históricas sobre projetos anteriores devem ser consideradas durante o detalhamento do escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 45

Definição do Escopo : : Ferramentas e Técnicas n Modelos de estrutura analítica do projeto (work breakdown structure templates) n n n é um agrupamento orientado ao subproduto (deliverableoriented) dos elementos do projeto que organiza e define o escopo total do projeto é freqüentemente usada para elaborar ou confirmar um entendimento comum do escopo do projeto Decomposição n n Técnica para dividir os produtos que serão disponibilizados (deliverables) em unidades menores (sub-produtos) que possam ser gerenciadas Deve fornecer detalhes suficientes para todas as outras etapas (planejamento, execução, controle e finalização) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 46

Definição do Escopo : : Resultado Principal Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 47

Definição do Escopo : : Resultado Principal : : WBS n O que é uma WBS? n n Agrupamento e decomposição de todas as tarefas que serão realizadas no projeto definindo o seu escopo O que não está na WBS está fora do escopo do projeto Tem a mesma estrutura de índice para um livro Existem padrões/templates que podem servir de base para a sua elaboração Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 48

Exemplo WBS 1. Software Release 1. 0 1. 1 Levantar Requisitos Especificação Técnica Implementação Code of Activity Manuais . . . 1. 1. 1 Fazer apresentações Elaborar casos De uso Protótipo Parte Geral 1. 1. 2 Fazer reuniões Elaborar Modelo dados Módulo AAA Especificação telas Módulo BBB Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 1. 2 Manuais 49

Montando uma WBS n n Deve ser montada a partir do escopo do produto e do projeto O primeiro nível é montado a partir de n n Fases do projeto Cada atividade incluída deve contribuir para geração do produto ou subproduto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 50

Montando uma WBS (cont. ) n n n Cada nível é um detalhamento da atividade superior Cada atividade pode receber um identificador único (code of activity) que pode ser estabelecido de forma hierárquica, ajudando na sumarização de custos e recursos A WBS deve ser detalhada até chegar em atividades que o gerente de projetos consiga gerenciar (work packages) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 51

Definição do Escopo : : Resultado Principal : : WBS n Características dos “work packages” n n n São reais e podem ser estimadas de forma confiável Podem ser completadas nos padrões de 4 a 40 hs ou 8 a 80 hs Possuem um resultado significativo Podem ser completadas sem necessidade de mais informações Poderão ser divididas posteriormente, pelo time de projeto, em tarefas menores Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 52

Definição do Escopo : : Resultado Principal : : WBS n Benefícios da WBS n n n Fornece uma visão gráfica do escopo do projeto Previne o esquecimento e a falta de entendimento sobre as atividades Facilita comunicação entre todos os “stakeholders” Fornece ao time uma visão do todo Fornece uma base segura para estimativas de custo, tempo e recursos Forma de PROVAR necessidade de recursos, custo e tempo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 53

WBS é a informação básica para todo o projeto Estimativas RH WBS Riscos Diagramas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 54

Definição do Escopo: : Resultado Principal : : WBS n Outros tipos de Estruturas n n n CWBS (contractual WBS): define o nível de relato do fornecedor OBS (Organizational Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com as unidades organizacionais RBS (Resource Breakdown Structure): relação das atividades da WBS com os recursos BOM (Bill of Materials): visão hierárquica da composição de um produto para a sua fabricação PBS (Project Breakdown Structure): mesmo que WBS, é utilizado quando se usa incorretamente WBS com o significado de BOM Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 55

Verificação do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Qual a finalidade do processo Verificação do Escopo Obter a aceitação formal do escopo do projeto pelos “stakeholders” Processo contínuo visando garantir que todas as atividades sejam realizadas corretamente e satisfatoriamente Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 57

Elementos do Processo Verificação do Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 58

Verificação do Escopo : : Entradas n Work results n n Produtos ou subprodutos completados Padrões de qualidade Custos Product documentation n Especificações Documentos Técnicos Desenhos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 59

Verificação do Escopo : : Entradas Estrutura Analítica do Projeto (WBS) Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 60

Verificação do Escopo : : Entradas n Scope Statement n n Tomada de deisões futuras Entendimento comum entre Stakeholders Necessita de revisões e refinamentos Project Plan n Documento para gerenciar a execução do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 61

Verificação do Escopo : : Ferramentas e Técnicas n Inspeção n n Atividades como medição, exames e testes, verificando se tudo está realizado conforme os requisitos Também chamadas de revisões, auditorias e “walkthroughs”, embora esses termos tenham significados diferentes em algumas áreas Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 62

Verificação do Escopo : : Resultado n Documento formal que o cliente aceitou o produto ou subprodutos de uma fase ou do final do projeto Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 63

Controle da Mudança de Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE

Qual a finalidade do processo Controle da Mudança de Escopo ü ü ü Garantir que mudanças sejam acordadas por todos Determinar quando uma mudança ocorreu Gerenciamento de uma mudança quando/se ela ocorrer Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 65

Elementos do Processo de Controle da Mudança de Escopo Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 66

Controle da Mudança de Escopo : : Entradas n n n WBS Performance Reports Scope Management Plan Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 67

Controle da Mudança de Escopo : : Entradas n Change Requests n Mudanças podem ocorrer de diversas formas n n n Oral ou escrita Direta ou indiretamente Iniciadas internamente ou externamente Autorizadas legalmente ou opcionais Ocorrem devido a: n n Evento externo Erros ou omissões no escopo do produto e projeto Uma característica que irá contribuir para o projeto Implementação de um plano de contingência em resposta a riscos Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 68

Controle da Mudança de Escopo : : Ferramentas e Técnicas n Scope Change Control n n Define os procedimentos de como o escopo do projeto deva ser alterado Inclui: n n n Paperwork Tracking systems Níveis de autorização necessários Performance measurement Additional planning Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 69

Controle da Mudança de Escopo : : Resultado n Qualquer mudança no escopo definido e aprovado na WBS Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 70

Controle da Mudança de Escopo : : Outros Resultados n Lessons Learned n n Adjusted Baseline n n Registro dos problemas ocorridos e das soluções para que no futuro os mesmos problemas não ocorram mais Ajuste(s), quando necessário, no(s) documento(s) base correspondentes (documentos de escopo, de risco, etc) Corrective Action Gerenciamento do Escopo Hermano Perrelli | CIn-UFPE 71