GERENCIAMENTO DE PROJETOS Eduardo Arajo PMP Ementa do

GERENCIAMENTO DE PROJETOS Eduardo Araújo, PMP

Ementa do curso • • • Definição e organização de projeto. Partes Interessadas no Projeto. Influências Organizacionais. Ciclo de Vida do Projeto. Etapas de projeto – do conceito à especificação. O Que é Gerenciamento de Projetos? Portfólios, Subprojetos e Programas. Escritório de Projetos. Análises de riscos e gestão de conflitos nos projetos. 2/19/2021 Executive Business Consulting 2

APRESENTAÇÃO DO INSTRUTOR • EDUARDO ARAÚJO, PMP – Profissional certificado em Gerenciamento de Projetos (Project Manager Professional) pelo PMI – Project Management Institute – Mestre em International Management pela United Business Institutes, Bruxelas, Bélgica – Experiência de 8 anos em projetos na Área de Logística Inbound e qualidade – ISO 9001 2/19/2021 – Ocupou cargos gerenciais na Volkswagen do Brasil e Am. Bev – Gestor de Projetos para as áreas pública, privada e 3º. setor – Instrutor de matérias de Projetos, Planejamento Estratégico da Qualidade, Supply Chain, Gestão e Logística de Suprimentos para Pós-Graduação Executive Business Consulting 3

Tom Peters 2/19/2021 Executive Business Consulting 4

PROJETO Definição “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. ” (*) * PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) 2/19/2021 Executive Business Consulting 5

PMBOK- A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE É um guia que descreve o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. O Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos completo inclui práticas tradicionais comprovadas amplamente aplicadas, além de práticas inovadoras que estão surgindo na profissão, inclusive materiais publicados e não publicados. Como resultado disso, o Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos está em constante evolução. 2/19/2021 Executive Business Consulting 6

Propósitos do PMBOK • Identificar o subconjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa prática. • Uma boa prática não significa que o conhecimento descrito deverá ser sempre aplicado uniformemente em todos os projetos • Padronizar termos • Livro-texto para treinamento e profissionalização e biblioteca de referência 2/19/2021 Executive Business Consulting 7

O PMI – O PMI - Project Management Institute, 2/19/2021 sediado na Pensilvânia, Estados Unidos, é uma associação sem fins lucrativos de profissionais da área de gerenciamento de projetos. – O PMI visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos, assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações nesta área. – Desde sua fundação em 1969, o PMI cresceu para ser a organização dos “profissionais de gerenciamento de projetos”. Executive Business Consulting 8

CERTIFICAÇÃO PMP® • Desde 1985 o PMI mantém um programa de certificação rigoroso que visa avançar a profissão do Gerente de Projeto e reconhecer os profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos. • A Certificação Project Management Professional (PMP®) é a credencial profissional com maior reconhecimento para profissionais associados com Gerência de Projetos 2/19/2021 Executive Business Consulting 9

PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO PMP • Critérios de elegibilidade comprovando a participação em projetos. • Exame com 200 questões com no mínimo 81% de acertos. • 10 línguas a escolher. • Questões estão distribuídas conforme as cinco fases dos processos do gerenciamento. 2/19/2021 Executive Business Consulting 10

PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO PMP • Certificado de treinamento comprovando 35 horas • Resume (currículo com experiência) 2/19/2021 Executive Business Consulting 11

VISÃO GERAL DA CERTIFICAÇÃO • Passo 1 - Tornar-se membro do PMI. Pagar o valor adicional (US$ 20, 00) referente à inscrição no "chapter". Total: US$ 139, 00. • Passo 2 - Preparar o "Experience Verification Form" 4. 500 horas em GP, dentro de 3 anos (36 meses) nos cinco processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento) nos últimos 6 anos. Fazer a inscrição "online“. • Passo 3 – Aguardar a “Eligibility Letter”, válida por 1 ano. Recebe a carta com um voucher number para 2/19/2021 a prova. Executive Business Consulting 12 fazer

VISÃO GERAL DA CERTIFICAÇÃO • Passo 4 – Marcar prova junto a Prometrics • Passo 5 – Estudar, . . . • Passo 6 – Fazer a prova - O tempo de duração é de 4 h. • Passo 7 – Em caso de aprovação o Certificado e o "pin" vão ser enviados para o endereço de correspondência. 2/19/2021 Executive Business Consulting 13

PROCESSO DE RECERTIFICAÇÃO • A certificação é mantida através da concordância com o Código de Conduta Profissional (Code of professional Conduct) e pelo Continuing Certification Requirements (CCR), sua função é apoiar os profissionais PMP na manutenção da certificação PMP. • Os PMPs têm que cumprir um "ciclo" de Continuidade de Certificação. Esse ciclo dura 03 anos e é iniciado em 1º de janeiro do ano seguinte à aprovação no exame 2/19/2021 Executive Business Consulting para PMP. 14

PROJETO X ROTINA 2/19/2021 Executive Business Consulting 15

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ATIVIDADES ROTINEIRAS • Ciclos curtos de duração • Podem ser desenvolvidas por apenas uma pessoa • Características bem conhecidas • Não tem cronologia muito acentuada Resultados Padrão 2/19/2021 Executive Business Consulting 17

PROJETOS • Atividades integradas com alto conteúdo de inovação • Tarefas pouco ou quase nada rotineiras • Pessoas e sistemas têm que ser adaptados • Possuem uma cronologia bem definida Resultados Inovadores 2/19/2021 Executive Business Consulting 18

Atividades Rotineiras X Projetos • Contínua e realizada diariamente • Prazos que devem ser cumpridos • Prazos mais flexíveis • Prazos mais rígidos • Conhecidas e dominadas • Incertezas • Abrangência menor • Abrangência maior • Recursos humanos são fixos • Recursos humanos temporários • Repetem-se em períodos de tempo estabelecidos • Orçamentos definidos 2/19/2021 • Data de início e término • Tipo e ritmo de gastos variáveis Executive Business Consulting 19

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO • Os projetos são únicos • Os projetos são de natureza temporária • Os projetos estarão concluídos quando as metas forem alcançadas • Projetos possuem recursos próprios • Um projeto bem sucedido é aquele que atende ou excede as expectativas dos stakeholders 2/19/2021 Executive Business Consulting 20

Patrocinador STAKEHOLDERS (São pessoas físicas os jurídicas que têm interesse no resultado do projeto). Projeto Gerente do Projeto Gerentes de departamento Cliente Distribuidores Diretoria Fornecedores Gerentes executivos 2/19/2021 Executive Business Consulting 21

INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAIS Universo Sistema Solar Política Sociedade Planeta Terra Leis Sistemas de Trabalho Operacional Sistemas Organizacionais Internos Organização Gestão do Projeto Sistemas Organizacionais e de Negócios Sistemas Sociais e Políticos Outros Projetos Economia Cultura Fé 2/19/2021 Tecnologia Sistemas de Alto Nível Crenças Executive Business Consulting 22

CICLO DE VIDA DO PROJETO 2/19/2021 Executive Business Consulting 23

CARACTERÍSTICAS DO CICLO DE VIDA DE PROJETOS • • Definir o início e o fim do projeto Determinar quais ações de transição deveriam estar ou não incluídas ao final das fases projeto ou entre os projetos Definir o trabalho ou esforço técnico que deveria ser feito em cada fase do projeto Determinar as pessoas que deveriam estar envolvidas em cada fase do projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 24

INFLUÊNCIA DAS PARTES INTERESSADAS AO LONGO DO TEMPO 2/19/2021 Executive Business Consulting 25

RELAÇÃO ENTRE O PRODUTO E OS CICLOS DE VIDA DO PROJETO 2/19/2021 Executive Business Consulting 27

Projetos (exemplos) • Implantação de um novo sistema de armazenagem • Lançamento de uma nova unidade/ produto • Verticalização de estoques • Implantação de Just-in-Time • Implantação de VMI • Criação de um centro de distribuição • Automatização da armazenagem 2/19/2021 Executive Business Consulting 28

Projetos (exemplos) • • 2/19/2021 Executive Business Consulting 29

PROJETO DEFINIÇÃO “Projeto é um processo único, consistente com um conjunto coordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidas para atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos. ” (*) * Norma ISO 10. 006 (Diretrizes para Qualidade no Gerenciamento de Projetos) 2/19/2021 Executive Business Consulting 30

GERENCIAMENTO DE PROJETOS “Gerenciamento de projetos é aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de forma a atender aos seus requisitos” (*) * PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) 2/19/2021 Executive Business Consulting 31

Gerência de Portfólio de Projetos É uma coleção de projetos que são conduzidos sob o gerenciamento de uma organização particular Os projetos competem pela utilização dos recursos 2/19/2021 Executive Business Consulting 32

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Gerência de Portfólio de Projetos • Alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos organizacionais • Maximização do valor • Balanceamento de parâmetros (riscos, retorno, etc) • Cada projeto pode estar relacionado ou ser independente dos demais 2/19/2021 Executive Business Consulting 34

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA ADMINISTRAÇÃO GERAL • Finanças e contabilidade, vendas e marketing, pesquisa e desenvolvimento, manufatura e distribuição; • Planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional; • Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoas e carreiras; • Gestão das relações de trabalho através de motivação, delegação, supervisão, formação de equipes, administração de conflitos; • Gestão do tempo. 2/19/2021 Executive Business Consulting 36

HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS • Habilidades nas comunicações • • • Habilidades organizacionais • • Habilidade de escutar Habilidade de persuadir Planejamento Estabelecimento de objetivos Análise Habilidades no gerenciamento do time • • 2/19/2021 Empatia e Motivação Espírito de corpo Executive Business Consulting 37

HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS • Habilidades de liderança • • • Ser exemplo constante Energia Visão Delegação Atuação otimista • Habilidades internas 2/19/2021 • • Flexibilidade Criatividade Paciência Persistência Executive Business Consulting 38

O Que é ADMINISTRAÇÃO? CICLO PDCA Agir Planejar Corrigir, aprender, melhorar Definir atividades e metas A P C D Action Verificar Medir os resultados das atividades 2/19/2021 Check Plan Do Executive Business Consulting Fazer Treinar e executar as atividades 39

Áreas de Competência O PMBOK® descreve o contexto do gerenciamento de projetos em nove áreas de conhecimento: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Integração Escopo Custo Suprimentos RH Riscos Comunicação Qualidade Tempo 2/19/2021 Executive Business Consulting 40

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO • A área de conhecimento em gerenciamento de integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os diversos processos e atividades de gerenciamento de projetos dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos. • A integração implica no balanceamento entre objetivos e alternativas conflitantes, no sentido de atender as necessidades das partes envolvidas. 2/19/2021 Executive Business Consulting 41

GERENCIAMENTO DO ESCOPO • O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso • O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto. 2/19/2021 Executive Business Consulting 42

GERENCIAMENTO DO TEMPO • O gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo. • Em alguns projetos, especialmente nos de menor escopo, o seqüenciamento de atividades, a estimativa de recursos da atividade, a estimativa de duração da atividade e o desenvolvimento do cronograma estão estreitamente ligados que são considerados um único processo 2/19/2021 Executive Business Consulting 43

GERENCIAMENTO DO CUSTO • O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. • Os diferentes interessados podem avaliar os custos do projeto de maneiras diferentes e em diferentes tempos. 2/19/2021 Executive Business Consulting 44

GERENCIAMENTO DA QUALIDADE • • Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização. Eles implementam o sistema de gerenciamento da qualidade através da política, dos procedimentos e dos processos de planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade, com atividades de melhoria contínua dos processos conduzidas do início ao fim, conforme adequado. 2/19/2021 Executive Business Consulting 45

GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS • A Gestão de Recursos Humanos inclui os processos requeridos para possibilitar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto. • Isto inclui todos os interessados do projeto - patrocinadores, clientes, contribuintes individuais, etc. • As pessoas influenciam o sucesso ou o fracasso do projeto • Os problemas do projeto somente podem ser resolvidas por pessoas 2/19/2021 Executive Business Consulting 46

GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO • O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. • Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas. 2/19/2021 Executive Business Consulting 47

GERENCIAMENTO DOS RISCOS • O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto; a maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto. • Os objetivos do gerenciamento de riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto. 2/19/2021 Executive Business Consulting 48

GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES • O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados. 2/19/2021 Executive Business Consulting 49

Como nasce um projeto? 1. Demanda do mercado 2. Necessidade empresarial 3. Solicitação do cliente 4. Avanço tecnológico 5. Exigência legal 6. Necessidade social 2/19/2021 Executive Business Consulting 51

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GRUPOS DE PROCESSOS DE GESTÃO DE PROJETOS Processos de Iniciação Processos de Planejamento Processos de Execução 2/19/2021 Processos de Controle Executive Business Consulting Processos de Encerramento 55

Iniciação A iniciação do projeto é o reconhecimento formal de que um projeto deve começar e que devem ser alocados recursos para a sua execução. 2/19/2021 Executive Business Consulting 56

I. Iniciação • Identificação de necessidades e/ou oportunidades • Equacionamento e definição do problema • Determinação dos objetivos e metas a serem alcançados • Análise do ambiente do problema • Análise das potencialidades e/ou recursos disponíveis • Avaliação da viabilidade de conclusão dos objetivos • Estimativa dos recursos necessários • Elaboração da proposta do projeto • Apresentação da proposta • Decisão quanto à execução 2/19/2021 Executive Business Consulting 57

As Metas do Projeto As metas descrevem o que você está tentando fazer, atingir ou produzir. 2/19/2021 Executive Business Consulting 58

Todo projeto necessita de metas e justificativas claras e tangíveis, e suas entregas e produtos devem ser bem definidos. 2/19/2021 Executive Business Consulting 59

METAS DO PROJETO Uma meta só é meta, se for SMART - quer dizer "esperto", em inglês. Ela tem que atender alguns requisitos, tendo que ser: * S - e. Specífica (e e. Scrita, de preferência) * M - Mensurável * A - Alcançável (nada de projetos lunáticos ou pequenos demais) * R - Relevante (em termos pessoais) * T - Temporal (com data para acontecer) Exemplo: nosso objetivo é montar, em Porto Alegre, uma filial da empresa com toda a infra-estrutura da matriz, dentro de um prazo máximo de 18 meses e um custo total de US$350. 000, 00. 2/19/2021 Executive Business Consulting 60

JUSTIFICATIVA • Justificativa é tudo aquilo que está oculto no objetivo, isto é, é a razão de ser do projeto, o benefício gerado por ele. É de difícil mensuração porque representa, na maioria das vezes, um sentimento da organização. • Exemplo: Queremos montar nossa filial em Porto Alegre para aumentarmos em 30% nosso market share no país e estabelecermos uma base para futuras expansões para outros países do mercosul. Executive Business Consulting 2/19/2021 61

PRODUTOS • Produtos são todos os resultados físicos obtidos na conclusão do projeto. Os produtos identificam a abrangência do projeto. • Exemplo: O produto do projeto da filial de Porto Alegre é uma estrutura física preparada e configurada conforme escopo definido no Termo de Abertura. 2/19/2021 Executive Business Consulting 62

ENTREGAS • Entregas (resultados práticos) são todos os resultados físicos ou semi-produtos obtidos ao longo do projeto. Servem para medir e avaliar a performance do projeto. Normalmente podem ser definidas através de marcos ou etapas no cronograma. • Exemplo: O projeto da filial de Porto Alegre pode ter uma entrega chamada “Filial Pintada”, pode ter outra chamada “Rede Lógica Testada”. Ambas são entregas de um único projeto e servem para identificar o que foi e o que não foi concluído. 2/19/2021 Executive Business Consulting 63

Identificação das Restrições do Projeto As restrições compreendem tudo que limitar ou determinar os atos da equipe do projeto, delimitando seu raio de ação. • • • 2/19/2021 Tempo Orçamento Qualidade Cronograma Tecnológicas Administrativas Executive Business Consulting 64

Documentação das Premissas As premissas são um aspecto crucial do gerenciamento de projetos. São informações que consideramos verdadeiras ou reais, e que vão sendo elaboradas pouco a pouco no decorrer do processo de Planejamento. São uma saída do processo de Iniciação e serão usadas como entrada durante o planejamento do projeto. 2/19/2021 Executive Business Consulting 65

Identificação dos Recursos • Recursos humanos • Recursos tecnológicos • Equipamentos • Infra-estrutura 2/19/2021 Executive Business Consulting 66

Papéis Projetos podem envolver ampla gama de pessoas com diferentes habilidades e experiências. Porém existem muitos papéis básicos comuns a todos os projetos. 2/19/2021 Executive Business Consulting 67

Definição do Orçamento Inicial • Custos de recursos humanos • Custos de recursos ou do projeto • Custos administrativos 2/19/2021 Executive Business Consulting 73

Documento de Abertura do Projeto Termo de Abertura É a confirmação e reconhecimento oficiais e por escrito da existência de um projeto; é emitido pela gerência e concede ao gerente do projeto autoridade para designar recursos organizacionais para atividades do projeto. 2/19/2021 Executive Business Consulting 74

O Termo de Abertura deve conter pelo menos os seguintes elementos: ü ü ü ü ü Uma visão geral do projeto Metas e objetivos Entregas do projeto Necessidade do projeto Estimativas de recursos e custos Estudo de viabilidade, se houver Recursos humanos necessários Lista dos principais stakeholders Nome do gerente do projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 75

MÉTODOS DE MEDIÇÃO DOS BENEFÍCIOS Critérios Peso Projeto A Projeto B Projeto C Lucro potencial 5 5 5 3 Aceitação do mercado 3 4 Facilidade 1 para produzir 4 3 2 Total (∑ nota x 41 (4, 55) 37 (4, 11) 29 (3, 22) - peso) ou ((∑ nota x peso) / (∑ peso)) 2/19/2021 Executive Business Consulting 76

Planejamento O planejamento é o processo de formular e revisar as metas e objetivos do projeto e delinear os planos que serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir. 2/19/2021 Executive Business Consulting 77

II. Planejamento • declaração do escopo do projeto • detalhamento das atividades • análise dos riscos • determinação dos resultados tangíveis • programação da utilização dos recursos • estabelecimento da estrutura orgânica formal • estruturação do sistema de comunicação e decisão a ser adotado • treinamento 2/19/2021 Executive Business Consulting 78

Escopo do Projeto Escopo é uma descrição daquilo que vai ser feito. O seu objetivo é definir claramente o produto e subprodutos do projeto. • O que vai ser feito • O que não vai ser feito 2/19/2021 Executive Business Consulting 79

Declaração do Escopo do Projeto A finalidade da declaração de escopo é documentar as metas, entregas e requisitos do projeto, de modo a usá-los como referências para futuras decisões. Informa a todos os interessados no projeto qual exatamente será o resultado obtido quando o trabalho tiver terminado. 2/19/2021 Executive Business Consulting 80

Componentes da Declaração do Escopo ü Justificativa do projeto ü Produto do projeto ü Entregas do projeto ü Objetivos do projeto ü Requisitos do projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 81

Estrutura Analítica do Projeto (EAP) “a EAP é um conjunto de componentes do projeto, estruturado com base nas entregas, que organiza e define o escopo total do projeto; o trabalho não incluído na EAP está fora do escopo do projeto. ” (*) * PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) 2/19/2021 Executive Business Consulting 82

Construção da EAP Não existe um “jeito” certo de construir uma EAP. Na prática, a estrutura em árvore é usada com freqüência, mas também é possível compor uma EAP esquematicamente; fica a seu critério. 2/19/2021 Executive Business Consulting 83

Exemplo da EAP Nível 1 da EAP Nível 2 da EAP Nível 3 da EAP 2/19/2021 Executive Business Consulting 84

Seqüenciamento e Duração • Identificação das dependências necessárias ou desejáveis para cada umas das atividades do projeto • Estimativa da duração das atividades, baseada em dados históricos, experiência, dados do mercado, etc. 2/19/2021 Executive Business Consulting 85

Plano de Gerenciamento das Comunicações O plano de gerenciamento das comunicações especifica as necessidades de comunicação dos stakeholders e documenta que informações serão distribuídas e como, para quem e com que freqüência. O plano também documenta como coletar, armazenar, arquivar e corrigir o material já publicado. 2/19/2021 Executive Business Consulting 86

Planejamento de Recursos O processo de planejamento de recursos envolve identificar os recursos necessários e as suas respectivas quantidades através de: • Levantamento das necessidades • Julgamento de especialistas • Identificação de alternativas • Tomada de decisão 2/19/2021 Executive Business Consulting 87

Alocação de Recursos e de Pessoal • Distribuição de funções e responsabilidades • Organograma • Detalhes de apoio 2/19/2021 Executive Business Consulting 88

Planejamento de Riscos são fatores que podem gerar ameaças ou oportunidades ao projeto. 2/19/2021 Executive Business Consulting 89

Gerenciamento de Riscos é o processo de Planejar, Identificar e caracterizar, Quantificar, Responder e Controlar os riscos de um projeto. Planejar 2/19/2021 Identificar e caracterizar Quantificar e avaliar Executive Business Consulting Desenvolver uma resposta Controlar 90

Identificação dos Possíveis Riscos M Orçamento/fundo de reservas M Cronogramas M Fornecedores M Problemas técnicos M Problemas com pessoal M Hardware M Contratos M Problemas políticos M Riscos empresariais M Risco ambiental 2/19/2021 Executive Business Consulting 92

Identificação de Riscos Algumas técnicas para identificação de riscos: ü Lições aprendidas de projetos anteriores ü Entrevistas ü Fluxogramas ü Check-list ü Brainstorming 2/19/2021 Executive Business Consulting 95

100% de segurança é uma utopia, não existe! 2/19/2021 Executive Business Consulting 96

Efetuando a Qualificação do Risco Médio Baixo Impacto Alto Para avaliação dos riscos empregamos a combinação dos seguintes fatores: Baixo Risco Nulo Baixa Médio Risco Alto Risco Médio Risco Baixo Risco Média Alta Probabilidade 2/19/2021 Executive Business Consulting 101

Neutralizando Riscos provenientes. . da Estruturação do Projeto • Contratação de especialistas • Treinamento no assunto • Alto envolvimento do cliente nas decisões do projeto da Tecnologia do Projeto • Contratação de especialistas • Treinamento na tecnologia a ser aplicada 2/19/2021 Executive Business Consulting 105

Neutralizando Riscos provenientes. . do Grau de Comprometimento da Alta Diretoria • situação da concorrência no tema do projeto • benefícios que o projeto trará para a empresa da Disponibilidade de Recursos a não disponibilidade de recursos críticos pode afetar seriamente o projeto. Cabe ao Gerente do projeto efetuar um levantamento de todos os recursos necessários e estimar qual o risco proveniente de cada um deles. 2/19/2021 Executive Business Consulting 106

Neutralizando Riscos provenientes. . de Cronograma “Apertado” • Estabelecimento de prêmios por metas atingidas • Conseguir mais recursos para o projeto • Estabelecer um esquema de horas extras ou de trabalho nos finais de semana da Falta de Poder/Competência do Gerente do Projeto • o gerente do projeto deve mostrar à sua chefia os riscos da sua falta de expertise ou autoridade. 2/19/2021 Executive Business Consulting 107

Neutralizando Riscos provenientes. . da Falta de Competência da Equipe do Projeto • a melhor solução é montar uma equipe com elementos chaves competentes. da Necessidade de Treinamento • realizar treinamento da equipe de Fatores Externos • apólice de seguro • aumento do preço do contrato 2/19/2021 Executive Business Consulting 108

Ferramentas do Planejamento “Não são os grandes planos que dão certo; são os pequenos detalhes. ” (Stephen Kanitz) 2/19/2021 Executive Business Consulting 109

Plano Geral do Projeto e Plano Detalhado das Fases Ø O Que? / Quem? / Quando? / Onde? / Como? / A que custo? ØLista de Atividades ØRecursos Requeridos ØEstimativa de Duração ØEstimativa de Custos ØPrecedências ØCronograma ØOrçamento 2/19/2021 Executive Business Consulting 120

INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO 1. Necessidades da Organização Planejamento Como Atender as Necessidades 12. Orçamento do Projeto 2. Abertura do Projeto TOP-DOWN 3. Escopo do Projeto 2/19/2021 13. Plano do Projeto 4. Estrutura Analítica do Projeto 11. Cronograma do Projeto 5. Atividades do Projeto 10. Diagrama de Rede do Projeto 6. Recursos 7. Durações 8. Custos 9. Precedências 121 BOTTOM-UP Iniciação

Execução e Controle É a concretização dos planos do projeto. O processo de execução mantém o plano sob controle e assegura que sua execução permaneça em sincronia com os objetivos visados, com base nos controles estabelecidos 2/19/2021 Executive Business Consulting 122

• A execução é o processo primário para levar a cabo o plano do projeto. • A maior parte do orçamento do projeto será despendida nele. • Neste processo, o gerente e a equipe de gestão do projeto devem coordenar e direcionar as diversas interfaces técnicas e organizacionais do projeto. • É o processo mais diretamente afetado pela área de aplicação do projeto, pois é exatamente nele que o produto do projeto é criado. 2/19/2021 Executive Business Consulting 123

III. Execução • ativar a comunicação entre os membros do projeto • executar as etapas previstas e programadas • utilizar os recursos humanos e materiais dentro do que foi programado • efetuar reprogramações no projeto segundo seu status • gerenciar o clima e os relacionamentos da equipe do projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 124

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização Funcional 2/19/2021 Executive Business Consulting 125

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização por Projetos 2/19/2021 Executive Business Consulting 126

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização Matricial Balanceada 2/19/2021 Executive Business Consulting 129

Reuniões de Acompanhamento Reuniões de acompanhamento visam à troca de informações atualizadas sobre o andamento do projeto. 2/19/2021 Executive Business Consulting 132

Relatórios de Desempenho • Coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para alcançar os objetivos do projeto. Este processo inclui: – Relatórios de Situação - descrevam a posição atual do projeto; – Relatórios de Progresso - descrevem o que a equipe do projeto tem conseguido; – Previsões - predizem a futura situação e progresso do projeto. • Devem fornecer informações do escopo, cronograma, custos e qualidade, e adicionalmente podem eventualmente incluir dados sobre riscos e aquisições. 2/19/2021 Executive Business Consulting 133

Relatórios de Desempenho • Relatórios de Performance – Gráficos de Gantt – Curvas S – Histogramas • Relatórios de Custos – Tabelas de Despesas – Curvas S • Relatórios de Prazo – Gráficos de Barras – Gráficos de Milestones (Marcos) 2/19/2021 Executive Business Consulting 134

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Lidando com Conflitos Conflito é conseqüência da incompatibilidade de metas e da resistência ou tentativa, por uma das partes, de impedir que a outra alcance seus fins 2/19/2021 Executive Business Consulting 140

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NÍVEL DE CONFLITO X PERFORMANCE 2/19/2021 Executive Business Consulting 142

Razões para os Conflitos • Necessidade de cumprimento de prazos • Imposição de datas – externas – à equipe do projeto • Na falta de dedicação ao planejamento, indo direto ao “fazejamento”. • Nas indefinições quanto à autoridade e à responsabilidade • Na limitação de recursos (pessoas, materiais, equipamentos, etc. ) • no emprego de recursos pouco preparados ou não qualificados no projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 144

ASPECTOS POSITIVOS DOS CONFLITOS • Força mudanças • Aumenta a criatividade na criação de novas opções • Melhora as comunicações se ambas as partes estiverem interessadas em ganhos mútuos • Aumenta a energia e a coesão do grupo • Promove o balanceamento entre poder e influência, quando associado a técnicas efetivas de solução de problemas • Clarifica as metas 2/19/2021 Executive Business Consulting 145

ASPECTOS NEGATIVOS DOS CONFLITOS • Aumenta a hostilidade e agressividade • Apresenta desejo de ser o vencedor, podendo bloquear a criação de novas alternativas • Inibe as comunicações porque a informações relevantes não são compartilhadas • Causa estresse e cria uma atmosfera desfavorável • Pode, se conduzido da forma ganhador-perdedor, causar perda de status ou posição • Apresenta discussões que podem ganhar conotação pessoal 2/19/2021 Executive Business Consulting 146

Como Lidar com Conflitos • • • Retirada (Deixar / Evitar) (escapar de uma situação atual ou de potencial conflito), o qual não soluciona o problema Abrandamento (Amaciar / Acomodar) ( enfatizando o uso de acordos melhor do que desacordos), o qual somente providencia soluções de curtotermo Imposição (Forçar) (resultado “win-lose”), o qual pode resolver o conflito temporariamente na superfície (fachada) mas sentimentos negativos podem emergir mais tarde em outras formas Acordo (Comprometimento) ( pesquisando e barganhando por soluções que trazem algum grau de satisfação para ambas as partes), o qual proporciona solução definitiva Confronto, também conhecido como resolução de problemas ou negociação (Tratando conflito como um problema para ser solucionado; dirigindo para uma solução “win-win”), o qual proporciona uma última resolução 2/19/2021 Executive Business Consulting 148

Encerramento O encerramento é importante porque é nesse momento que realizamos os encerramentos formais e que todas as informações do projeto são reunidas e armazenadas para referência futura. 2/19/2021 Executive Business Consulting 149

IV. Encerramento • aceleração das atividades que, eventualmente, não tenham sido concluídas • realocação dos recursos humanos para outras atividades ou projetos • obtenção do aceite final do cliente • elaboração da memória técnica do projeto • emissão de avaliações globais sobre o desempenho da equipe do projeto e dos resultados alcançados • planejar um acompanhamento pós-projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 150

Existem quatro tipos formais de término de projeto, são eles: 1. Absorção 2. Esgotamento 3. Integração 4. Extinção 2/19/2021 Executive Business Consulting 151

EXECUÇÃO, CONTROLE E ENCERRAMENTO Execução Controle 1. Plano do Projeto 8. Detalhamento da Fase Seguinte Encerramento SIM 2. Preparação das Atividades NÃO Fase Concluída? NÃO SIM 3. Execução dos Pacotes de Trabalho Projeto Concluído? 4. Monitoração das Atividades 7. Controle Geral do Projeto 10. Fechamento dos Contratos 6. Relatório de Andamento 11. Fechamento da Pasta do Projeto 2/19/2021 5. Apuração dos Executive Business Consulting Resultados 9. Avaliação dos Resultados 158

Um Projeto Bem Sucedido • Prazo previsto • Orçamento previsto • Dentro das especificações técnicas previstas • Stakeholders satisfeitos com o produto 2/19/2021 Executive Business Consulting 159

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POR QUE OS PROJETOS FALHAM? 2/19/2021 Executive Business Consulting 161

ü Indefinição de um gerente para o projeto ü Inexperiência ü Falta de comprometimento ü Falta de credibilidade ü Resistência às mudanças ü Subestimar importância do planejamento ü Falta ou sobrecarga de recursos ü Rodízio de pessoas ü Indefinição ou inversão das prioridades ü Sistema ineficaz de controle do projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 162

ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR RISCO • • • Reduzir probabilidade do risco Reduzir impacto do risco Contratar seguro Transferir risco a terceiros Não realizar o projeto 2/19/2021 Executive Business Consulting 163

ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR CUSTOS • Eliminação de tempo dedicado a atividades que não agregam valor • Substituição de recursos dispendiosos por mais baratos • Introdução de despesas com equipamentos para substituir despesas com pessoal • Balancear uso de recursos • Alocar recursos de maneira contínua • Programas atividades ALAP • Negociações antecipadas • Subcontratar a custo fixo, repassando risco a terceiros • Acompanhamento firme do projeto e compartilhamento de informações 2/19/2021 Executive Business Consulting 164 • Evitar H. E.

ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR DURAÇÃO • • • Aliviar o caminho crítico Executar atividades em paralelo Terceirizar serviço Aumento de H. E. Premiação baseada em prazos 2/19/2021 Executive Business Consulting 165