GERENCIA POR PROYECTOS SEMINARIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DE
GERENCIA POR PROYECTOS SEMINARIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS DE ESCUELAS DE ADMINISTRACION NOVIEMBRE DE 2007 CESAR AUGUSTO MONTERO
UNA ORGANIZACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 2
PROBLEMAS VERTICALES LO EXISTENTE INDIVIDUALISMO REPETICION ADMINISTRACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 3
PROBLEMAS HORIZONTALES LO NUEVO EQUIPO CREATIVIDAD GERENCIA CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 4
DIFICULTADES DISEÑO ORGANIZACIONAL CULTURA SOCIAL Y EMPRESARIAL MEMTE REPETITIVA CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 5
RENOVACION CULTURAL QUE ES GERENCIAR ?
PERIODO CERRADO ADMINISTRACION 1880 60’s AUTOCRACIA INDIVIDUALISMO CONTINUISMO CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 7
PERIODO ABIERTO GERENCIA 70’s 00’s PARTICIPACION EQUIPO INNOVACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 8
QUÉ ES GERENCIAR? ORGANIZACION MEDIO ORGANIZACIONAL CESAR AUGUSTO MONTERO MORA MEDIO EXTERNO SOLUCIONES EMPRESARIALES 9
ADMINISTRAR O GERENCIAR �ADMINISTRAR ES: El mantenimiento de las soluciones existentes. �GERENCIAR ES: Transformar, innovar y crear soluciones empresariales. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 10
PROYECTOS CONDICIONES NUEVO TEMPORAL SINGULAR CARACTERISTICAS MATERIALIZADOR INTEGRADOR FLEXIBLE FRAGIL CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 11
PROYECTO Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final, limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 12
GERENCIA DE PROYECTOS �La Gerencia de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 13
RENOVACION ESTRUCTURAL PARA GARANTIZAR LA ADAPTABILIDAD Y EL CAMBIO CULTURAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIZACION PROYECTOS PERMANENTE PRODUCCION LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE MERCADEO LOS PROYECTOS ES FINANZAS TOTALMENTE RECURSOS HUMANOS CIRCUNSTANCIAL ADMINISTRACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 15
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIZACION PERMANENTE �TIENE UNA ORGANIZACION FIJA �LA MOVILIDAD DEL PERSONAL REGULARMENTE ES EN ASCENSO �FUNCIONA A TRAVES DE PROCEDIMIENTOS �RESPONDE A PLANES Y PROGRAMAS. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 16
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PROYECTOS �ORGANIZACION DINAMICA �PROCEDIMIENTOS ESPECIALES �PERSONAL TEMPORAL �DIFERENTES FASES �FLUJO DE FONDOS NEGATIVO �TOMA DE DECISIONES DINAMICA CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 17
EVALUACION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACION PERMANENTE �SE EVALUA POR EL GRADO DE DESEMPEÑO EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS DE LA EMPRESA �EN EL GRADO DE SATISFACCION DE LOS USUARIOS. �INDICES DE PRODUCTIVIDAD ETC. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 18
EVALUACION DEL DESEMPEÑO PROYECTOS �LOGRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO: CALIDAD, TIEMPO, COSTO, ALCANCE. �ESTRATEGIA SIN REBASAR LOS LIMITES DE SU ALCANCE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 19
CONTROL ORGANIZACION PERMANENTE �LA EJECUCION PRESUPUESTAL DEBE SER PRECISA. �LA APLICACION DE PROCEDIMIENTOS ES ESTRICTA �EL PERSONAL DEBE PRESENTAR UN PATRON DE CONDUCTA DEFINIDO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 20
CONTROL PROYECTOS �SE PERMITEN TOLERANCIAS AMPLIAS EN EL CONTROL �NO HAY UNA APLICACION ESTRICTA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS �PERMITE TRANSACCIONES ENTRE TIEMPO, CALIDAD, COSTO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 21
TOMA DE DECISIONES ORGANIZACION PERMANENTE �CON INFORMACION Y TIEMPO SUFICIENTES. �PUEDEN TARDAR AÑOS. �CONSIDERA TODOS LOS ASPECTOS Y EL RIESGO SE DISMINUYE A SU MAS MINIMA EXPRESION. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 22
TOMA DE DECISIONES PROYECTOS �EXIGE TOMA DE DECISIONES SOBRE LA MARCHA. �SE ATIENDE A ESTIMADOS SUPERFICIALES. �LA EXPERIENCIA Y LA INTUICION JUEGAN UN PAPEL PREDOMINANTE CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 23
CARACTERIZACION DEL PROYECTO �CICLO DE VIDA DE UNA ORGANIZACION PERMANENTE �CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO �CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 24
CICLO DE VIDA DE UN NEGOCIO CORPORATIVO �IDENTIFICACION DE NECESIDADES. �PLANEACION CORPORATIVA. �CONCEPCION DEL NEGOCIO. �EJECUCION DEL NEGOCIO. �PRODUCTOS EN SERVICIO. �CIERRE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 25
CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO �FACTIBILIDAD. �ADQUISICION. �OPERACION. �DESCARTE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 26
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO �EUFORIA. �CASTIN. �TRABAJO A LO LOCO �PREOCUPACION �LOCURA �ENTREGUE LO QUE PUEDA �DESCARTE �RESPONSABLES. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 27
CICLO DE VIDA DE LOS PROYECTOS CONCEPCION. PREPARACION. PLANEACION. EJECUCION. CONCEPTUAL. DESARROLLO. IMPLEMENTACION TERMINACION. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 28
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO CICLO DE VIDA DE UNA ORGANIZACION PERMANENTE NECESIDADES PLANEACION PROYECTO EJECUCION PRODUCTOS CIERRE CICLO DE VIDA DE UN PRODUCTO FACTIBILIDAD ADQUISICION OPERACION DESCARTE CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DEFINICION DESARROLLO IMPLEMEN. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA TERMINACION 29
FASE CONCEPTUAL ACTIVIDADES TIPICAS �CONCRETAR LA IDEA. �ESTABLECIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS. �EVALUACION DEL PROYECTO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 30
FASE CONCEPTUAL RESULTADOS �ALCANCE DEL PROYECTO. �ESTIMADO PRELIMINAR DE COSTOS. �PROGRAMACION A NIVEL DE MACROACTIVIDADES. �BENEFICIOS �BANCO DE PROYECTOS CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 31
FASE DE DESARROLLO ACTIVIDADES TIPICAS �PREPARACION DE ESPECIFICACIONES TECNICAS DE DISEÑO �DEFINICION DEL ENFOQUE ORGANIZACIONAL. �ESTUDIOS DE SOPORTE �DISEÑO BASICO (“KNOW HOW”) �FINANCIACION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 32
FASE DE DESARROLLO RESULTADOS �ESPECIFICACIONES DE DISEÑO. �CONTRATO DE SUMINISTRO DE TECNOLOGIA. �PLAN DE EJECUCION. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 33
FASE DE EJECUCION ACTIVIDADES TIPICAS �DEFINICION ORGANIZACIONAL. �DISEÑO DETALLADO. �ADQUISICIONES. �CONTROL DEL PROYECTO. �RESOLUCION DE PROBLEMAS. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 34
FASE DE EJECUCION RESULTADOS �REQUISICIONES DE MATERIALES Y EQUIPOS. �CONTRATO DE CONSTRUCCION Y MONTAJE. �DIBUJOS Y ESPECIFICACIONES DE CONSTRUCCION Y MONTAJE. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 35
FASE DE FINALIZACION ACTIVIDADES TIPICAS �PRUEBAS DE ACEPTACION. �AJUSTE. �TRASFERENCIA DE RESPONSABILIDAD. �EVALUACION DEL PROYECTO. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 36
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO R E C U R S O S FASE III FASE IV FASE II 1%-5% 60%-80% 5%-15% 10% 20% TIEMPO CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 37
GERENCIA DEL TIEMPO
QUE ES UNA TAREA? Una tarea es una unidad cohesiva de trabajo en un proyecto: Una unidad que no es demasiado grande, ni demasiado pequeña para hacerle seguimiento. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 39
DIVIDIR EL PROYECTO EN TAREAS �Cuando se divide el trabajo en tareas, uno puede poner el trabajo del proyecto en la secuencia más lógica para su conclusión. �Las tareas son una forma de organizar el proyecto en módulos que pueden ser segmentos manejables. �Al dividir el trabajo en tareas uno puede determinar las habilidades que se requieren para terminar un proyecto y calcular cuanta gente se requerirá para un trabajo. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 40
DIVIDIR EL PROYECTO EN TAREAS �Las tareas le permiten al gerente del proyecto comunicar a otros miembros del equipo sin entrar en demasiado detalle, que trabajo necesita hacerse. �Una lista de tareas también puede utilizarse para negociar los cambios necesarios en las secuencias de trabajo durante la ejecución del proyecto. �La división de trabajo en tareas permite que todas las secuencias de trabajo se identifiquen y queden bien comprendidas. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 41
SUGERENCIAS PARA DEFINIR TAREAS �Una tarea no debe ser ambigua. �Todo trabajo dentro de la misma tarea debe ocurrir en una secuencia o en un tiempo paralelo, sin que haya brechas para la realización de otras posibles tareas en medio. �Una tarea debe solo incluir los elementos de trabajo relacionados entre sí. �La mayoría de los pasos de una tarea deben corresponder a los mismos miembros del equipo. �Una tarea que incluye mucha gente avanza con fluidez si todo el personal dedicado a esa tarea trabaja en el mismo sitio o a una distancia muy próxima entre sí. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 42
UN HITO. Un hito resume la terminación de un importante grupo de tareas o la conclusión de un hecho importante en un proyecto, también puede ser llamado subproyecto. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 43
PLAN DE TRABAJO Y SU PROYECTO �Identificar las tareas principales del proyecto, de modo que necesite hacerse se indique con claridad. �Organizar las tareas en el orden más lógico, de modo que las tareas puedan programarse de manera eficiente. �Identificar las tareas que deben asignarse a varios miembros del equipo. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 44
PLAN DE TRABAJO Y SU PROYECTO �Identificar los recursos necesarios para terminar una tarea, de modo que se pueda elaborar un presupuesto. �Comunicar el trabajo que debe hacerse en forma clara, para que los miembros del equipo comprendan sus responsabilidades para terminar el trabajo. �Organizar las tareas relacionadas con hitos lógicos. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 45
PASOS PARA EL PLAN DE TRABAJO Definir el trabajo como tareas independientes. Definir con el nivel de detalle adecuado para la duración y complejidad del proyecto. Integrar las tareas en un sistema total con un principio y un final. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 46
PASOS PARA EL PLAN DE TRABAJO Presentar el orden o secuencia de tareas en una forma que pueda comunicarse con facilidad a la gente que participa en el proyecto. Verificar que la culminación de las tareas de cómo resultado el logro de todas las metas y objetivos del proyecto. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 47
ESTRUCTURA CONCEPTUAL DEL TRABAJO �Una ESTRUCTURA CONCEPTUAL DEL TRABAJO es una gráfica jerárquica que se emplea para organizar las tareas de un proyecto en áreas relacionadas. En una ECT, los hitos y tareas se definen con claridad. Una ECT terminada pude emplearse para fines de selección de personal y de presupuestación, así con también para la programación y la elaboración de diagramas de red. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 48
CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 11/24/2020 11: 22 PM 49
LOS NIVELES DE LA ECT El proyecto. Subproyectos o hitos Tareas principales Subtareas Tareas menores o elementos de trabajo. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 50
DIAGRAMA DE FLUJO DE RED �Un diagrama de flujo de la red es la representación lógica de tareas que definen la secuencia del trabajo en un proyecto. En un proyecto sencillo una red puede consistir en una o dos páginas. En un gran proyecto pueden existir varios diagramas, uno para el proyecto y uno para cada subproyecto que lleva a la terminación de un hito. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 51
UN DIAGRAMA DE FLUJO DEBE �Mostrar la secuencia de las tareas para la terminación del proyecto. �Identificar los hitos en le proyecto que se pueden utilizar para vigilar el avance y los logros. �Mostrar la relación delas tareas en diferentes partes de la jerarquía de la ECT. �Establecer un vinculo para programar las tareas CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 52
15 PROYECTO: Apertura nueva oficina 10 COMP. TELF. 0 5 10 INICIO BUSCA EDIFI. CONTRA ARRIE. 5 DISEÑO INTER. 15 CAMB. INTE. PIDE ANUNC. 1 HACE CONEX INST. TELF. 2 REV. TERMI. 5 2 ELIJE MUEB. REC. MUEB. 5 ELIJE EQUIPO 1 PIDE PAPEL. 10 PERMI. César Augusto Montero Mora 2 10 RECB. PAPEL. 2 RECB. EQUI. 5 INVIT. 2 CTAS. BANC. 53
DIAGRAMA DE GANTT
LA RUTA CRÍTICA La ruta crítica del proyecto la determina la secuencia de tareas que forma la duración más larga del proyecto. Si se atrasa una tarea que forma parte de la ruta crítica, entonces todo el proyecto se atrasa. La suma de la duración de tareas de la ruta crítica determina el tiempo total del proyecto. César Augusto Montero Mora 55
LO QUE NECESITA SABER �Comprender el concepto de ruta crítica es importante par tener controlado el proyecto. �Cuando integre un proyecto debe documentar por escrito sus supuestos. �Los días festivos hacen más lentos los proyectos. �Las tareas que están en la ruta crítica deben empezar y culminar exactamente como están programadas para cumplir con la fecha de terminación del proyecto. César Augusto Montero Mora 56
LO QUE NECESITA SABER �En el caso de las tares no críticas, hay una flotación: El tiempo extra entre la fecha más temprana de inicio y las fecha más tardía de comenzarla y todavía cumplir con el resto de programa del proyecto. � Los programas de proyectos mayores no solo requieren la determinación de la ruta crítica, sino también la nivelación de los recursos: Distribuir los recursos de manera que nadie este sobrecargado de trabajo o tenga poco. �Los recursos, incluso los materiales y el equipo, deben considerarse en el calendario. César Augusto Montero Mora 57
DEL GERENTE DE PROYECTOS
GERENTE DE PROYECTOS �El gerente de proyectos es cualquier persona que asuma la responsabilidad global de coordinar un proyecto, sin importar su tamaño, para asegurarse que el resultado final deseado se produzca dentro del tiempo, el presupuesto y la calidad requeridas. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 59
ÁREAS PARA COORDIANAR Costo Tiempo Calidad Alcance Comunicaciones Recursos Humanos Contratos Suministros Administración del riesgo CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 60
SABIDURIA POPULAR �“La cualidad más importante de un líder es ser reconocido como tal” André Maurois The art of living CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 61
PAPELES DE LIDERAZGO Interpersonales. Informativos De decisión. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 62
PAPELES INTERPERSONALES �Tratar con eficacia a personas de diversos antecedentes y crear la unidad en el equipo. �Resolver desacuerdos en el equipo. �Enfocar y motivar a los miembros del equipo para que alcancen metas intermedias en el camino para alcanzar la meta final del proyecto. �Formar relaciones positivas con los terceros involucrados en el equipo. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 63
PAPELES INFORMATIVOS �Organizar y dirigir las reunios del equipo. �Crear y mantener calendarios de trabajo a las personas que conforman el equipo. �Comunicar la visión del proyecto a la gerencia de la organización. �Proporcionar una retroalimentación respecto de los resultados, calidad y puntos alcanzados dentro del proyecto. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 64
PAPELES DE DECISIÓN �Definir entre características y beneficios. �Asignar de manera correcta los recursos. �Alcanzar el equilibrio entre costos, tiempo y resultados. �Evitar salirse del alcance del proyecto, del presupuesto. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 65
EL TIEMPO ES ORO �Un gerente de proyectos que considera que su responsabilidad en el manejo del proyecto es guiar, facilitar, negociar y coordinar, lo hará mejor que aquel que considere que la responsabilidad de la gerencia del proyecto es solo ordenar, dictar y obligar. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 66
RASGOS DE LOS BUENOS GERENTES DE PROYECTOS. Entusiasmo por el proyecto. Capacidad para adaptarse al cambio con eficacia. Actitud tolerante la ambigüedad. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 67
RASGOS DE LOS BUENOS GERENTES DE PROYECTOS Habilidades de negociación y formación del equipo. Orientación de prioridad al cliente. Adhesión a las prioridades del negocio. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 68
SABIDURÍA POPULAR �Todo hombre es hijo de sus obras” Miguel de Cervantes. CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 69
EN RESUMEN �“ Todo lo que se necesita para ser un buen gerente de proyectos es tener la inteligencia de Einstein, la paciencia de Job, La integridad de un juez de la Suprema Corte, el poder de negociación de un mongol vendedor de caballos, la sagacidad de James Bond, el atractivo de Marilyn Monroe, el carisma del Papa, las habilidades de comunicación de Colin Powell, el impulso personal de Bill Gates, la piel de un armadillo y el ego de un argentino. ” CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 70
GERENCIA DE LOS RECURSOS Y LA CALIDAD
PROGRAMACION DE RECURSOS Y Z X LIDER S Q R CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 72
MATRIZ R-R ROL-RESPONSABILIDAD ETAPAS DEL PROYECTO X Y Z Q R S A --- --- --- B ---- --- --- C --- --- --- D --- --- --- CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 73
ANALISIS HORIZONTAL ASPECTO DEL PROCESO FUNCION GERENCIAL EQUIVALENTE ANTES DIRECCION DURANTE EJECUCION DESPUES REVISION ETAPAS DEL PROYECTO LIDER X Y Z Q R S B ----ANTES ----DURANTE ----ANTES ----DESPUES ----DURANTE ----DESPUES CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 74
ANALISIS VERTICAL MATRIZ R-R ETAPAS DEL PROYECTO Y A --ANTES B --ANTES C --DESPUES CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 75
ANALISIS DE SECUENCIAS ETAPAS DEL PROYECTO X A -ANTES ---DURANTE DESPUES B -ANTES ---DURANTE C --ANTES --DURANTE D ---DESPUES --ANTES --DURANTE Y Z CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 1 B 3 A E 2 C 4 76
ANALISIS DE SECUENCIAS BY AX AY AZ BX BZ CX CZ DY DZ DX CY CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 77
RADIOGRAFIA DEL PROYECTO BY BX 1 AX AY AZ 3 BZ 2 2 3 DY DZ DX CX CZ 4 CY CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 78
PROGRAMACION DE COSTOS PERSONAL MATERIALES EQUIPO CONTRATOS CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 79
PROGRAMACION DE COSTOS 100% 75% 50% 25% 1/3 2/3 CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 3/3 80
GERENCIA DEL COSTO
PROGRAMACION DE COSTOS ETAPA 1 2 3 A 25 50 25 15 B 4 5 6 7 8 9 15 30 30 15 15 10 10 20 20 10 15 40 40 CESAR AUGUSTO MONTERO MORA 35 35 10 80 10 15 50 40 TOTAL 120 D 25 12 100 C TOTAL 10 11 30 25 30 15 60 15 360 82
GERENCIA DE CONTROL
CICLO DE CONTROL PLANEACION 2 EJECUCION MEDICION 1 DECISION CESAR AUGUSTO MONTERO MORA ANALISIS 84
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