General Cashier INTRODUCTION Organisation chart Director of Finance

General Cashier INTRODUCTION Organisation chart Director of Finance F. A. M(FINANCIAL ACCOUNTING MANAGER) - F. C (FINANCIAL CONTROLLER) ------- G. C (GENERAL CASHIER) - C. A (CHIEF ACCOUNTING)------ PURCHASING, BOOK KEEPER, AR(ACCOUNT RECEIVABLE), AP(ACCOUNT PAYABLE), COST CONTROLL, STORE KEEPER) Defination of G. C

Job Description of G. C adalah bagian dari Departemen accounting dan finance yang memiliki tugas pokok mengelola semua penerimaan(penerimaan kas hotel yang paling banyak biasanya berasal dari hasil penjualan tunai semua outlet) dan pengeluaran kas hotel dari semua transaksi biaya yang terjadi selama periode waktu transaksi. G. C mempunyai tugas antara lain : Memeriksa dan menerima semua transaksi pembayaran (Remittance of found ), Bank Transfer (mengumpulkan uang dari cahsier untuk dibawa ke bank), dan semua pembayaran dari travel agent dengan mencocokan data pada bagian yang terkait (Income Audit dan Account Receivable). Membuat Jurnal Transaksi dari semua pembayaran yang masuk setiap hari. Membuat laporan Harian mengenai pendapatan dan pengeluaran serta mempertanggung jawabkan semua administrasi kepada bagian Accounting. Menyiapkan semua transaksi pembayaran baik secara Cash maupun Kredit.

JOB TITLE: General Cashier DIRECTLY REPORTS TO: Financial Accountant / Assistant Manager of Finance / Director / Manager of Finance and Business Support DEPARTMENT: Finance 1. KEY RESPONSIBILITIES Job Summary – (Role Summary) Responsible for the timely preparation of the daily banking of cash, preparing the General Cashiers Summary and processing petty cash Essential Duties and Responsibilities – (Key Activities of the role) 1. Daily banking involving the collection of banking envelopes from safe, and the opening, counting and balancing as a whole 2. Process petty cash as required and reconcile weekly 3. Prepare over and under, balance monthly and present to Business Manager of designate 4. Issue and return house bank contracts as required and prepare house bank accounts summary on a monthly basis 5. Process due backs daily 6. Liaise with Department Heads about cashiering problems 7. Liaise with income auditor 8. Monitor hotel exchange rats and adjust as necessary in accordance with Finance Policy 2. REQUIRED QUALIFICATIONS Demonstrated ability to interact with customers, employees and third parties that reflects highly on the hotel, the brand the Company, Proficient in the use of Microsoft Office, and Good writing skills

Memeriksa dan menerima semua transaksi pembayaran(remittance of found) oleh cashier-- laporan yang dibuat G. C berdasarkan Transmital Envelope SIGN CASHIER = WITNESS 1 = WITNESS 2= RUPIAH QUANTITY AMOUNT 100. 000 50. 000 20. 000 10. 000 5. 000 2. 000 1. 000 500 200 100

. Rekapitulasi Penermaan kas (signature by Cashier and acknowlede by Income Auditor) Seksi nama Jml. Rp pengem balian Disetor Beda kas Bersih Pembay aran p. tunai Piutang dagang Bank Sisa sebelu mnya setoran Sub jumlah pembaya ran sisa

TAHAPAN PROSES AUDIT-- AUDIT TRANSAKSI CASH - - (PENGECEKAN KEMBALI DATA-DATA PENDAPATAN YANG MASUK KE DALAM HOTEL YANG MELALUI TRANSAKSI YANG SISTEM PEMBAYARANNYA DILAKUKAN SECARA TUNAI) DAN AUDIT TRANSAKSI CREDIT/CITY LEDGER(CL)-- (PENGECEKAN KEMBALI. . YANG MELALUI TRANSAKSI YANG SISTEM PEMBAYARANNYA SECARA KREDIT , BAIK PERSONAL, COMPANY, GOVERMENT, ATAUPUN TRAVEL AGENT, ATAUPUN DENGAN MENGGUNAKAN CREDIT CARD) AUDIT TRANSAKSI CASH Compare data Registration Card dengan Guest Bill Setelah itu, urutkan support documennya dengan urutan, Guest Bill, RC dan Bill Outlet kemudian berikan kepada General Cashier Lihat Pada akhir transaksi apakah sudah dilakukan pembayaran secara tunai Jika tidak sesuai antara support dokumen dengan guest bill , lakukan proses koreksi Jika sudah sesuai antara support dokumen dengan guest bill, lakukan proses balancing

AUDIT TRANSAKSI CREDIT Compare data registration card dengan guest bill Lihat pada akhir transaksi apakah sudah dilakukan penyelesaian pembayaran secara credit Jika sudah sesuai antara support dokumen dengan guest bill, lakukan proses balancing Setelah itu urutkan support dokumennya dengan irutan , guest bill, rc dan bill outlet kemudian berikan kepada Account Receivable Jika tidak sesuai antara support dokumen dengan guest bill, lakukan proses koreksi

PROSEDUR KAS---- Kas sebagai bentuk dari aktiva lancar adalah merupakan sumber danda yang dimiliki oleh hotel dalam melaksanakan kewajiban-kewajiban lancar kepada pihak ke 2 atau suplier. BENTUK KAS - Ada 2 kategori yaitu Kas Bank dan Kas di tangan (Cash On Hand) Dalam Tahapan Pengeluaran Kas , maka beberapa format form yang dipakai harus dipersiapkan terlebih dahulu, format form tahapan ini terdiri dari : 1. Disbursement Voucher(DV) 2. Receiving Record (RR) 3. Invoice/Faktur/Nota Tagihan dari Vendor 4. Surat Jalan 5. Supporting dokumen lain 6. Petty Cash form (PC) KAPAN KAS DIKELUARKAN 1. Kas akan dikeluarkan jika ada transaksi Pembayaran. 2. Saat mengisi House Bank 3. Saat Mengisi Kas Kecil

PEMBAYARAN RECEIVING RECORD (RR) • COPY NOTA/FAKTUR • SURAT JALAN TANDA TERIMA FAKTUR • DITUKAR DENGAN TANDA TERIMA • LAMPIRKAN DISBURSEMENT VOUCHER YANG TELAH DI TANDA TANGANI OLEH F. C

HOUSE BANK --- PERSEDIAAN UANG YANG TERDAPAT DI CASHIER OUTLET YANG BERFUNGSI SEBAGAI UANG PENGEMBALIAN TERHADAP TRANSAKSI PEMBAYARAN YANG BERSIFAT TUNAI , HOUSE BANK INI HARUS TETAP NILAINYA , DAN TIDAK BOLEH BERUBAH , KARENA HOUSE BANK AKAN DISISIHKAN TERSENDIRI SAAT TRANSAKSI SELESAI. ALUR PENGISIAN HOUSE BANK KAS BESAR HOUSE BANK FO CAHSIER ( 5 JUTA) HOUSE BANK CASHIER OUTLET (1 JUTA) HOUSE BANK F& B CASHIER HOUSE BANK EXCECUTIVE LOUNGE (3 JUTA)

Bagian Receptionist 1. Mulai, membuat Registration Form (RF) rangkap dua dan Guest List (GL) 2. RF didistribusikan kepada= lembar 1(dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor dan Lembar 2 diserahkan ke bagian FO cashier yang nantinya digunakan untuk membuat Guest Bill (GL). 3. Guest list yang dibuat olehb receptionist di distribusikan ke kantor polisi yang kemudian dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor. Bagian FO Cashier 1. berdasarkan RF yang didistribusikan oleh receptionist, FO Cashier membuat GL rangkap 2. 2. Lembar 1 = diserahkan kepada tamu yang menginap di hotel untuk menunjukkan harga kamar tersebut Lembar 2 = digunakan untuk membuat Cash Recept (CR) 3. Membuat Cash Recepit(CR)rangkap empat , yang didistribusikan kepada : Lembar 1 = diserahkan kepada tamu yang menginap di hotel Lembar 2 = diserahkan kepada general cashier beserta uang yang sudah dimasukkan ke dalam Transmital Envelope. Lembar 3 = direkam dalam Front Office Cashier Summary yang nantinya akan diserahkan ke income audit, selesai Lembar 4 = di masukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor.

Bagian Waiters 1. Mulai , membuat Restauran & Bar Order dengan menggunakan formulir rangkap dua yang didistribusikan kepada : Lembar 1 = diserahkan ke kasir Lembar 2 = diserahkan ke kitchen untuk proses lebih lanjut Bagian Kasir 1. 2. 3. Menerima Restoran & Bar lembar 1 dari bagian waiters yang digunakan untuk membuat captain order Membuat Captain Order rangkap 2 yang didistribusikan kepada : Lembar 1 ; diserahkan tamu untuk pembayaran Lembar 2 : diserahkan ke FO Cashier Setelah tamu membayar captain order lembar 1 disobek dan direkam dalam Restaurant Cashier Daily Report , kemudian mendistribusikan ke bagian FO Cashier. Bagian FO 1. 2. 3. 4. Menerima Captain Order Lembar 2 dan menerima Restaurant Cashier Daily Report dari bagian kasir. Membandingkan Captain order dan restaurant cashier daily report untuk kemudian dibuat Master Bill. Memasukan Master Bill beserta uang dari tamu ke dalam Transmital Envelope , kemudian mendistribusikan ke General Cashier. Kemudian Master Bill direkam dalam FO Cashier Summary dan diserahkan kepada Income Audit, selesai.

Example room service order report

Example cashier summary Restaurant/room service

Bagian Laundry Hotel Bagian Room Boy/ Room Maid 1. Mulai , membuat laundry order yang akan didistribusilan kepada bagian Laundry. Bagian Laundry 2. Menerima Laundry Order dari bagian room boy/room maid or direct from guest 3. Membuat Laundry list rangkap 2 yang didistribusikan kepada: Lembar 1 = diarsipkan secara permanen menurut nomor Lembar 2 = diserahkan ke bagian FO Cashier Bagian FO Cashier 4. Menerima Laundry list dari bagian laundry. 5. Menerima Uang dari tamu dan membuat cash receipt rangkap tiga yang akan didistribusikan kepada: Lembar 1 = Diberikan untuk tamu Lembar 2 = Beserta Uang dari Tamu di masukkan ke Transmital Envelope kemudian diserahkan ke General Cashier. Lembar 3 = Direkam dalam Front Office Cashier Summary dan diserahkan kepada Income Audit, selesai.

Penjualan Telepon/Fax Hotel Bagian Operator/BC attendant 1. Mulai, membuat T/FE rangkap dua yang didistribusikan kepada : Lembar 1 = Diarsipkan secara permanent menurut nomor Lembar 2 = Didistribusikan ke bagian FO Cashier Bagian Front Office Cashier 1. Menerima T/FE dari bagian operator. 2. Menerima uang dari tamu dan membuat cash reeopt rangkap 3 yang didistribusikan kepada: Lembar 1 = Diberikan untuk tamu Lembar 2 = Beserta uang dari tamu dimasukan ke Transmital Envelope Lembar 3 = Direkam ke dalam FOCS dan diserahkan ke Income Audit.

KAS KECIL -- PERSEDIAAN UANG TUNAI DENGAN NILAI RELATIF KECIL YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMBAYAR TRANSAKSI-TRANSAKSI YANG NILAINYA KECIL , SEPERTI ONGKOS KIRIM PAKET , PARKING SERVICE , PEMBELIAN BBM , DAN LAINNYA. MEKANISME PENGISIAN KAS KECIL TRANSAKSI PENYISIAN KE KAS KECIL BUKTI TRANSAKSI YANG DIBIAYAI DARI KAS KECIL

flow chart (fo cashier /f&b cashier/outlets cashier to G. C second meeting Cindy Citya Dima , M. Mpar cp : 082326118409

Flow Chart Penjualan Restaurant/Bar Hotel Mulai Bagian Waiters 1. Mulai, membbuat Restaurant & Bar Order dengan menggunakan formulir rangkap dua yang didistribusikan kepada : Lembar 1 = diserahkan ke kasir Lembar 2 = diserahkan ke kitchen untuk proses lebih lanjut. Buat R&B Order R&B order (1) 1 (2) 2

1 Bagian Cashier F&B 1. Menerima Restoran dan Bar lembar 1 dari bagian Waiter yang digunakan untuk membuat Captain Order. 2. Membuat Captain Order rangkap 2 yang didistribusikan kepada : Lembar 1 = diserahkan tamu untuk pembayaran Lembar 2 = diserahkan ke FO Cashier 3. Setelah tamu membayar captain order lembar 1 disobek dan direkam dalam Restaurant Cashier Daily Report, kemudian mendistribusikan ke bagian FO Casier R&B Order(1) Membuat Captain Order CO(1) (2) 3 Rp CO disobek CO (1) RCDR (1) 4

Bagian Kitchen 1. Menerima Restaurant & Bar Order lembar 2 dari bagian waiters yang akan diproses lebih lanjut. (2) R&B order (2) Untuk Proses Lebih Lanjut

Bagian FO 1. Menerima Captain Order Lembar 2 dan menerima Restaurant Cashier Daily Report dari bagian kasir. 2. Membandingkan Captain Order dan Restaurant Cashier Daily Report untuk kemudian dibuat Master Bill. 3. Memasukan Master Bill beserta uang dari tamu ke dalam transmital Envelope, kemudian mendistribusikan ke GC. 4. Kemudian Master Bill direkam dalam FO Cashier Summary dan diserahkan kepada Income Audit. 3 4 CO (2) RCDR CO &RCDR dibandingkan dan membuat MB MB MB beserta Uang dimasukkan ke TE RP (to GC) FOCS to IA

Penjualan Loundry done

Penjualan Telepon/Fax di hotel

Mulai FLOW CHART PENJUALAN ROOM HOTEL 1. Mulai, membuat Registration Form (RF) rangkap dua dan Guest List (GL) 2. Registration Form (RF) rangkap dua tersebut didistribusikan kepada: Lembar 1 : dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor. Membuat RF & GL Lembar 2 : diserahkan ke bagian F. O Cashier yang nantinya digunakan dalam membuat Guest Bill (GB) Lembar 3 : GL (Guest List) yang dibuat oleh receptionist di distribusikan ke kantor polisi yang kemudian dimasukkan ke dalam arsip secara permanen menurut nomor. GL RF(1) (2) 1 N 2

1 Bagian F. O Cashier 1. Berdasarkan RF yg didistribusikan olehreceptionist , F. O cashier membuat GB rangkap dua, yg didistribusikan kepada ; 2. Lembar 1 : diserahkan kepada tamu yang menginap di Hotel untuk menunjukkan harga kamar tsb. RF (2) Lembar 2 : digunakan untuk membuat Cash Receipt. 3. Membuat CR rangkap 4 yg harus didistribusikan kepada tamu yg menginap di hotel, TE ke GC, FOCS to IA, dan arsip secara permanen menurut nomor. GB (2) GB (1) Membuat GB CR (4) CR (3) CR (2) CR 1 membuat CR TE Untuk tamu FOCS to IA N

Bagian Kantor Polisi 4. Menerima GL yg didistribusikan oleh receptionist. 2 GL N