GEMEENTELIJKE PREMIES SUBSIDIES EN TOELAGEN Een gids om
GEMEENTELIJKE PREMIES, SUBSIDIES EN TOELAGEN Een gids om samen tot een verbeteractieplan te komen
INHOUD 1. OVER DE THEMA-AUDIT GEMEENTELIJKE PREMIES, SUBSIDIES EN TOELAGEN 2. EEN ZELFEVALUATIE VAN HET SUBSIDIEPROCES 3. ACTIEPLAN 3 7 38
1 OVER DE THEMA-AUDIT GEMEENTELIJKE PREMIES, SUBSIDIES EN TOELAGEN
DE THEMA-AUDIT KORT SAMENGEVAT SUBSIDIES? • Gemiddeld bedrag aan subsidies ligt tussen 29, 23 euro en 90 euro per inwoner • +/- 190 miljoen euro op jaarbasis voor alle lokale besturen • Voor uiteenlopende doelen en vaak van groot maatschappelijk belang AUDITAANPAK EN -REIKWIJDTE? • Enkel financiële transacties aan burgers, verenigingen of ondernemingen onderzocht • Subsidies op basis van een reglement of subsidies op naam opgenomen in het budget (nominatieve subsidies) • Audits uitgevoerd in 18 gemeenten tussen 2/2018 tot 4/2019 • Evaluatie van de risicobeheersing van onderdelen van het subsidieproces en van een aantal procesoverkoepelende voorwaarden
DE THEMA-AUDIT KORT SAMENGEVAT BELANGRIJKSTE AANDACHTSPUNTEN? • Het overzicht van subsidies is vaak onvolledig • De evaluatie van subsidies gebeurt ad hoc • Besturen worstelen met het juridisch kader • Er is onvoldoende sturing en stroomlijning van het subsidieproces EINDPRODUCTEN? • Een globaal rapport met de vaststellingen over alle audits heen (rapport) • Een afwegingskader: is het een subsidie of een overheidsopdracht? (afwegingskader) • 11 goede praktijken (goedepraktijkendatabank) • Deze gids om te komen tot een verbeteractieplan voor de 4 aandachtspunten uit het globaal rapport van deze thema-audit
HET CONTROLEPROGRAMMA: WAT KWAM AAN BOD IN DE THEMA-AUDIT? ORGANISATIEBEHEERSING Bekendmaking Subsidiebeleid Juridisch kader Indiening aanvraag Rollen & verantwoordelijkheden Beoordeling en berekening Integriteit Uitbetaling Financiële planning & beheer Informatiebeheer
2 EEN ZELFEVALUATIE VAN HET SUBSIDIEPROCES
DEZE GIDS WAT EN WAAROM? • Deze gids is een hulpmiddel voor lokale besturen en bedoeld als zelfevaluatie-instrument. De gids vertrekt vanuit de belangrijkste conclusies en aandachtspunten van de thema-audit. • De gids is opgebouwd rond 12 vragen om zicht te krijgen op het subsidieproces en de acties die nodig zijn om de risico’s van de 4 belangrijkste vaststellingen uit deze thema aan te pakken. • De slides laten toe om alles tijdens één werksessie in te vullen. • De resultaten zijn onmiddellijk bruikbaar en kunnen input geven voor het beleidsplanningsproces. AANPAK? • Stel een verantwoordelijke aan om de zelfevaluatie te begeleiden. • Breng medewerkers die betrokken zijn bij het subsidieproces samen in een werkgroep (verschillende diensten, dienst financiën, …). • Vraag de medewerkers om de vragen door te nemen en vul gezamenlijk de antwoorden in één werksessie in. • Geef telkens de belangrijkste sterke punten en verbeterpunten aan en geef aan welke verbeteracties dienen te worden ondernomen om deze verbeterpunten aan te pakken. • Sluit de werksessie af met een duidelijk verbeteractieplan.
BEVRAGING VAN 4 AANDACHTSGEBIEDEN 1 2 SUBSIDIEOVERZICHT DOELGERICHTE SUBSIDIES 3 4 JURIDISCH KADER STROOMLIJNING & OPTIMALISATIE VAN HET SUBSIDIEPROCES
1. SUBSIDIEOVERZICHT
VRAAG 1. 1 IN WELKE MATE IS ER EEN OVERZICHT VAN ALLE TOEGEKENDE SUBSIDIES? HOE WORDT DIT VOLLEDIG EN ACTUEEL GEHOUDEN? Omschrijving: Resultaat: Om op de effectiviteit en efficiëntie te kunnen sturen, moet de organisatie zicht hebben op alle subsidies die ze uitkeert (reglementaire en nominatieve subsidies). Een inventaris van de subsidies, met verwijzingen naar relevante beslissingen en documenten, is daarbij een startpunt. Dit overzicht moet actueel worden gehouden. Daarom is het belangrijk om voor elke subsidie een ‘eigenaar’ aan te duiden. De bronnen die de basis vormen voor het subsidieoverzicht, zijn correct en betrouwbaar: - alle subsidiereglementen staan op de website - de subsidies zijn correct geboekt in de boekhouding (code 664 en 649) - er is een volledig en correct overzicht van alle nominatieve subsidies De organisatie heeft maatregelen om deze informatie volledig en correct te houden. Per subsidie is een ‘eigenaar’ aangeduid. Niet alle subsidies zijn mogelijk gekend. Bijkomend is het mogelijk dat bepaalde reglementen nog bestaan, maar in onbruik zijn geraakt. Deze ‘vergeten’ of ‘slapende’ subsidies moet je ook meenemen in het subsidieoverzicht. Zie hier voor een goede praktijk.
VRAAG 1. 1 IN WELKE MATE IS ER EEN OVERZICHT VAN ALLE TOEGEKENDE SUBSIDIES? HOE WORDT DIT VOLLEDIG EN ACTUEEL GEHOUDEN? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
2. DOELGERICHTE SUBSIDIES
VRAAG 2. 1 IN WELKE MATE SLUITEN DE SUBSIDIES (VOLDOENDE) AAN BIJ DE ACTUELE NODEN EN BEHOEFTEN VAN DE DOELGROEPEN? Omschrijving: Resultaat: De organisatie gaat periodiek en systematisch na in hoeverre de subsidies (reglementair en nominatief) nog aansluiten bij de noden en behoeften van de doelgroepen (burgers, verenigingen of ondernemingen). De organisatie heeft hierbij ook oog voor eventuele nieuwe doelgroepen. De subsidies evolueren mee met de behoeften van (nieuwe) doelgroepen. De organisatie maakt keuzes over welke subsidies behouden blijven, aangepast moeten worden en of er nieuwe subsidies nodig zijn. Ook het subsidiebedrag wordt aangepast indien vereist. Een ongewijzigd subsidiebedrag vermindert immers in waarde door de inflatie. De sectorale subsidies voor sport en jeugd zijn nu opgenomen in het gemeentefonds. Dit laat de organisatie nog meer toe om los van de vroegere criteria rekening te houden met de noden van de verschillende verenigingen. Vertrekken van een lege pagina, een uitdaging. Denk alle bestaande subsidies weg en ga na wat er nodig is om tegemoet te komen aan de noden en behoeften van doelgroepen.
VRAAG 2. 1 IN WELKE MATE SLUITEN DE SUBSIDIES (VOLDOENDE) AAN BIJ DE ACTUELE NODEN EN BEHOEFTEN VAN DE DOELGROEPEN? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 2. 2 IN WELKE MATE SLUITEN DE SUBSIDIES (NOG) AAN BIJ DE ALGEMENE DOELSTELLINGEN VAN DE ORGANISATIE? Omschrijving: Resultaat: De organisatie heeft een bepaald doel voor ogen bij het geven van een subsidie. Dit doel moet aansluiten op de algemene doelstellingen. De organisatie moet ook bekijken of andere beleidsinstrumenten effectiever kunnen zijn. Een organisatie kan immers via verschillende instrumenten gedrag wijzigen of ondersteuning bieden (bv. logistieke of administratieve bijstand, promotie voor groepsaankopen). Omdat de ingezette middelen (bv. financiën, personeel, infrastructuur) op een transparante en effectieve manier ingezet kunnen worden, brengt de organisatie deze in kaart. De organisatie zet de subsidiemiddelen effectief in omdat ze bijdragen tot de realisatie van de algemene doelstellingen. Hierbij weegt ze de ingezette instrumenten zorgvuldig af, stemt deze op elkaar af en onderbouwt ze zo de keuze voor subsidies of andere middelen om het vooropgestelde doel te bereiken. Tijdens het beleidsplanningsproces brengt de organisatie het belang van subsidies in kaart bij de realisatie van haar doelen. Het is soms moeilijk om de waarde van de verschillende ondersteuningsvormen met elkaar te vergelijken. Zie hier voor een goede praktijk.
VRAAG 2. 2 IN WELKE MATE SLUITEN DE SUBSIDIES (NOG) AAN BIJ DE ALGEMENE DOELSTELLINGEN VAN DE ORGANISATIE? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 2. 3 IN WELKE MATE GAAT DE ORGANISATIE NA OF DE SUBSIDIES HUN DOELEN BEREIKEN EN STUURT ZE BIJ WAAR NODIG? Omschrijving: Resultaat: Op basis van vooropgestelde indicatoren is het belangrijk om regelmatig na te gaan of de subsidiedoelen effectief bereikt worden. Het al dan niet realiseren van dit doel hangt meestal van meerdere factoren af (bv. hoogte van de bewijslast of het subsidiebedrag). De organisatie evalueert daarom ook waarom eventuele doelen niet gehaald worden. Dit geldt ook voor nominatieve subsidies. Mogelijk zijn subsidies of maatregelen van verschillende diensten nodig om het gewenste effect te bereiken of te versterken. Hierbij vermijdt de organisatie over- en ondersubsidiëring. De organisatie moet de diverse maatregelen (zie 2. 2) op elkaar afstemmen. De organisatie staat regelmatig stil bij de doelen die ze wil bereiken met haar subsidies en in hoeverre de vooropgestelde doelen bereikt worden. Waar nodig stuurt de organisatie de subsidie bij (bv. door de voorwaarden aan te passen, subsidiebedragen te wijzigen of de subsidieovereenkomsten te herzien). Let op, nominatieve subsidies kunnen over veel geld gaan en worden soms quasi automatisch verlengd zonder de onderbouwing van het subsidiebedrag of de administratieve aspecten van de overeenkomst na te gaan. Zie hier voor een goede praktijk.
VRAAG 2. 3 IN WELKE MATE GAAT DE ORGANISATIE NA OF DE SUBSIDIES HUN DOELEN BEREIKEN EN STUURT ZE BIJ WAAR NODIG? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 2. 4 OP WELKE MANIER MAAKT DE ORGANISATIE DE AFWEGING TUSSEN HET TOEKENNEN VAN EEN SUBSIDIE VIA EEN REGLEMENT OF VIA EEN NOMINATIEVE SUBSIDIE? Omschrijving: Resultaat: De wijze waarop een organisatie een subsidie toekent, is een beleidskeuze. Om te vermijden dat de aanpak van dienst tot dienst of van afdeling tot afdeling verschilt, hanteert de organisatie een afwegingskader voor de keuze tussen subsidies via een reglement of aan de hand van een nominatieve subsidie. Dit afwegingskader helpt beleidskeuzes te maken en willekeur te voorkomen. In alle gevallen behandelt de organisatie potentieel begunstigden op een gelijke manier. Ze hanteert hiervoor duidelijke criteria om te bepalen hoe, via een reglement of een nominatieve subsidie, ze de subsidie uitkeert. Deze keuze is onderbouwd (bv. op basis van cijfers) en voldoende gemotiveerd. Besturen keuren soms een subsidiereglement goed, ook al komt er hiervoor maar Om het reglement voldoende ‘open’ te houden is het nodig om de voorwaarden doordacht te formuleren. één organisatie in aanmerking.
VRAAG 2. 4 OP WELKE MANIER MAAKT DE ORGANISATIE DE AFWEGING TUSSEN HET TOEKENNEN VAN EEN SUBSIDIE VIA EEN REGLEMENT OF VIA EEN NOMINATIEVE SUBSIDIE? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
3. JURIDISCH KADER
VRAAG 3. 1 HOE VERZEKERT DE ORGANISATIE DAT ER EEN CORRECTE, INTERNE WETTELIJKE BASIS IS VOOR ELKE SUBSIDIE? Omschrijving: Resultaat: De raad keurt (tijdig) de subsidiereglementen en de nominatieve subsidies goed. Dit is ook zo voor aanpassingen aan reglementen of verlengingen van subsidieovereenkomsten. De behandeling van de aanvragen voor een subsidie verloopt zoals bepaald in het bijhorende subsidiereglement. Het bevoegde orgaan of de bevoegde budgethouder beslist over de toekenning van de subsidies. De organisatie vermijdt dat subsidies onrechtmatig worden toegekend. Voor elke subsidie is er een correcte wettelijke basis. Alle diensten volgen de procedure en de vastgelegde voorwaarden en termijnen bij het toekennen van subsidies. Het afsluiten van overeenkomsten voor een nominatieve subsidie, gebeurt op basis van een gemotiveerde beslissingen, waar nodig na een marktverkenning (bv. bij het aangaan van een meerjarig engagement met een partner). Verander je de indieningsdatum of wijk je af van het reglement, vergeet deze aanpassing dan niet te laten goedkeuren door de raad. Via welke weg (bv. collegebesluit) een subsidiebeslissing wordt genomen, verschilt soms van dienst tot dienst. Leg daarom duidelijk vast wat de gewenste aanpak is.
VRAAG 3. 1 HOE VERZEKERT DE ORGANISATIE DAT ER EEN CORRECTE, INTERNE WETTELIJKE BASIS IS VOOR ELKE SUBSIDIE? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 3. 2 IN WELKE MATE BEVATTEN DE REGLEMENTEN EN SUBSIDIEOVEREENKOMSTEN ALLE ESSENTIËLE ELEMENTEN? Omschrijving: Resultaat: De organisatie kan de subsidieaanvragen objectief beoordelen op basis van duidelijke criteria die zijn opgenomen in de bijhorende reglementen. Ook voor de nominatieve subsidies zijn eventuele voorwaarden opgenomen in de subsidieovereenkomsten. De organisatie kan nagaan of de subsidies zijn gebruikt waarvoor ze zijn bedoeld. Dit gebeurt zonder de betrokken partijen onnodig administratief te belasten. De subsidiereglementen zijn duidelijk, actueel en laten een objectieve beoordeling van de aanvragen toe. De organisatie nam alle belangrijke elementen hierin op (bv. doel van de subsidie, voorwaarden, termijnen, verantwoordingsstukken enz). Ingeval van grotere subsidiebedragen en conform de wet van ’ 83, neemt de organisatie de verplicht aan te leveren verantwoordingsstukken (bv. balans, financiële rekening) op in een eventuele overeenkomst of subsidiebeslissing. De organisatie evalueert ook telkens in hoeverre de bewijslast noodzakelijk is en of deze steeds in verhouding staat tot het subsidiebedrag. Sjablonen of afvinklijsten kunnen helpen om alle essentiële onderdelen van de reglementen of subsidieovereenkomsten niet te vergeten. Zie hier voor goede praktijken. Voor inspiratie zie project open data.
VRAAG 3. 2 IN WELKE MATE BEVATTEN DE REGLEMENTEN EN SUBSIDIEOVEREENKOMSTEN ALLE ESSENTIËLE ELEMENTEN? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 3. 3 IN HOEVERRE GAAT DE ORGANISATIE NA OF DE SUBSIDIE IN OVEREENSTEMMING IS MET DE REGELGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE BEGINSELEN VAN BEHOORLIJK BESTUUR? Omschrijving: Resultaat: Het onderscheid tussen een subsidie en een overheidsopdracht is niet steeds duidelijk te maken. Om eventuele rechtsprocedures te vermijden, weegt de organisatie bij de toekenning van een nominatieve subsidie, waarbij de grens dun is met een overheidsopdracht, af of deze overeenstemt met de regelgeving overheidsopdrachten. Bij elke (subsidie)beslissing past de organisatie de beginselen van behoorlijk bestuur toe. De subsidies zijn juridisch afgetoetst en al de subsidiebeslissingen zijn gebaseerd op een gelijke behandeling van (potentiële) begunstigden, ze zijn zorgvuldig voorbereid en goed gemotiveerd. Op basis van het motiveringsbeginsel moet de organisatie onderbouwen waarom aan een welbepaalde organisatie een nominatieve subsidie wordt gegeven. Vaak noodzaakt dit ook een vorm van ‘marktverkenning’. Diensten zijn vaak minder vertrouwd met deze materie. Een organisatie kan dit opvangen door een intern contactpersoon aan te duiden die hierover meer informatie kan geven. Zie hier voor goede praktijken. Zie hier voor het afwegingskader.
VRAAG 3. 3 IN HOEVERRE GAAT DE ORGANISATIE NA OF DE SUBSIDIE IN OVEREENSTEMMING IS MET DE REGELGEVING OVERHEIDSOPDRACHTEN EN DE BEGINSELEN VAN BEHOORLIJK BESTUUR? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
4. STROOMLIJN EN OPTIMALISEER HET SUBSIDIEPROCES
VRAAG 4. 1 IN WELKE MATE VERLOOPT HET SUBSIDIEPROCES GESTROOMLIJND OVER DE DIENSTEN HEEN? IN WELKE MATE STAAT DE ORGANISATIE STIL BIJ DE EFFICIËNTIE VAN HET PROCESVERLOOP? Omschrijving: Resultaat: Stroomlijning van de processen over de diensten heen leidt tot efficiëntiewinsten, minder fouten, transparantie en een betere dienstverlening. Diensten delen goede werkwijzen, maar ook informatie met elkaar. Een ongelijke behandeling van subsidieaanvragen wordt zoveel mogelijk vermeden. De aanpak staat in verhouding tot het doel, het subsidiebedrag en het aantal dossiers. De behandeling van subsidiedossiers is gestroomlijnd op organisatieniveau en verloopt transparant en efficiënt. De organisatie hanteert overkoepelende (minimum-) richtlijnen, afspraken, sjablonen en/of een organisatiebrede procesbeschrijving. De organisatie volgt de naleving van deze richtlijnen tussentijds op. Waar mogelijk en wenselijk worden processtappen gedigitaliseerd. Stroomlijning van het proces wil niet zeggen dat de diensten geen eigen accenten kunnen leggen, bijvoorbeeld om het procesverloop af te stemmen op de doelgroep. Voor inspiratie zie project slimme subsidies Neem voldoende begeleidende maatregelen in geval van digitalisering. Zo wordt vermeden dat de organisatie bepaalde doelgroepen ‘verliest’. Zie hier voor goede praktijken.
VRAAG 4. 1 IN WELKE MATE VERLOOPT HET PROCES GESTROOMLIJND OVER DE DIENSTEN HEEN? I N W E L K E MATE STAAT DE ORGANISATIE STIL BIJ DE EFFICIËNTIE VAN HET PROCESVERLOOP? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 4. 2 IN WELKE MATE ZIJN ER CONTROLEPUNTEN IN HET SUBSIDIEPROCES INGEBOUWD? Omschrijving: Resultaat: Interne controles bevorderen de correcte en rechtmatige toekenning van subsidies. Dit kan bv. door een andere medewerker het voorstel van subsidiebeslissing en de bijhorende berekening (steekproefsgewijs) te laten nakijken. Deze controle en eventuele feedback wordt gedocumenteerd. Diensten die vergeten om een visum aan te vragen, het gebeurt. Neem de nodige maatregelen om te voorkomen dat het de organisatie engagementen aangaat zonder deze voorafgaande controle. Voor elke visumplichtige subsidiebeslissing wordt een visum aangevraagd. Een gunstig visum geeft een redelijke zekerheid over de budgettaire middelen en de wettigheid van de beslissing. De afspraken omtrent de visumprocedure zijn duidelijk. Visumcontrole bij de principiële goedkeuring van een subsidie of bij de uitbetaling of in beide gevallen? Maak hierover de nodige afspraken. Alle subsidies zijn correct en rechtmatig. De organisatie past daartoe onder meer het vierogenprincipe toe. De toepassing van de visumcontrole is sluitend en toereikend (budget en wettigheid) en voldoende gedocumenteerd. Als er voor elke betaling een visumcontrole nodig is, is het vaak niet haalbaar om alle elementen uit het reglement af te checken. Pak deze controle daarom doordacht aan.
VRAAG 4. 2 IN WELKE MATE ZIJN ER CONTROLEPUNTEN IN HET SUBSIDIEPROCES INGEBOUWD? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 4. 3 HOE GEBEURT HET BEHEER VAN DE SUBSIDIEDOSSIERS? Omschrijving: Resultaat: De organisatie kijkt erop toe dat alle diensten het subsidieproces nauwgezet documenteren en dat de bijhorende documenten steeds eenvoudig kunnen worden teruggevonden. Collega’s kunnen het dossier, indien nodig, probleemloos overnemen. De stukken zijn gemakkelijk terug te vinden en gaan niet verloren, ook nadat ze gearchiveerd zijn. Door een transparante documentering van de beoordeling, staat men bovendien sterk bij eventuele klachten en/of beroepen. Subsidieaanvragen kunnen door afgifte, per post of digitaal (per mail of via een online toepassing) ingediend worden. Bepaal duidelijk op welke manier deze informatie geregistreerd en beheerd wordt (bv. afdekking postregistratie, bijhouden van informatie uit telefonische gesprekken).
VRAAG 4. 3 HOE GEBEURT HET BEHEER VAN DE SUBSIDIEDOSSIERS? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
VRAAG 4. 4 IN WELKE MATE COMMUNICEERT DE ORGANISATIE NAAR DE BEGUNSTIGDEN TOE? Omschrijving: Resultaat: Door te communiceren over de behandeling van de aanvraag (bv. ontvangstbevestiging, beslissing) en de wijze waarop de indiener eventueel beroep kan aantekenen tegen een beslissing, is de begunstigde zeker over de behandeling en afloop van zijn/haar aanvraag en weet hoe hij/zij eventueel beroep kan aantekenen. De organisatie verzekert dat alle diensten over de ontvangst en de toekenning van de aanvragen communiceert naar de begunstigden toe. Het kan ook nuttig zijn om de beroepsmogelijkheid te vermelden in de subsidiereglementen zelf.
VRAAG 4. 4 IN WELKE MATE COMMUNICEERT DE ORGANISATIE NAAR DE BEGUNSTIGDEN TOE? Sterke punten: Verbeteracties: Verbeterpunten:
3 ACTIEPLAN
ACTIEPLAN VAN 4 AANDACHTSGEBIEDEN VERBETERACTIE QUICK WIN? VERANTWOORDELIJKE STREEFDATUM
ACTIEPLAN VAN 4 AANDACHTSGEBIEDEN VERBETERACTIE QUICK WIN? VERANTWOORDELIJKE STREEFDATUM
Veel succes!
- Slides: 41